ULKOASIAINHALLINNON HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖS 2015

Transkriptio

1 ULKOASIAINHALLINNON HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖS 2015

2 SISÄLLYS Johdanto 2 1. Johtaminen 2 Työhyvinvointi 4 Työsuojelu 6 Työterveyspalvelut 6 Sairastavuus ja tapaturmat 6 Liikunta ja ergonomia 7 Työajan käyttö ja työaikasuojelu 7 Yhteistoiminta 7 Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus 8 2. Henkilöstöresurssien kohdentaminen 10 Henkilöstön määrä ja rakenne Tehtäväkiertoon soveltuva palkkausjärjestelmä 11 Palkkaus, tavoite- ja kehityskeskustelut sekä suoritusarviointi Urajärjestelmien analysointi 12 Yleisura 12 Erityisvirkamiehet 12 Paikallisesti palkatut Osaamisen turvaaminen muutostilanteessa 14 Osaamisen hallinta ja kehittyminen 14 Urakeskustelut 14 Johtopäätökset ja kehittämiskohteet 15 Kannen kuva: Tussitaikurit Lisätietoja: Ulkoasiainministeriö Hallintopalvelut PL VALTIONEUVOSTO

3 Johdanto Henkilöstötilinpäätös on strategisen henkilöstöjohtamiseen ja henkilöstösuunnitteluun liittyvän päätöksenteon työkalu, jossa kuvataan henkilöstön tilaa käytettävissä olevien tietojen pohjalta. Raportti sisältää tietoja muun muassa henkilöstön määrästä ja rakenteesta, koulutuksesta, työajankäytöstä ja työhyvinvoinnin mittareista. Raporttiin on koottu myös johtopäätökset ja kehittämiskohteet henkilöstötilinpäätöksessä olevista tiedoista. Henkilöstötilinpäätöksen rakenne vastaa henkilöstöstrategian (Hestra) painopistealueita: 1. Johtaminen 2. Henkilöstöresurssien kohdentaminen 3. Tehtäväkiertoon soveltuva palkkausjärjestelmä 4. Urajärjestelmien analysointi ja johtopäätösten tekeminen 5. Osaamisen turvaaminen muutostilanteessa Uusi henkilöstöstrategia vuosille kirjoitettiin ja julkaistiin loppuvuodesta Uuden Hestran viisi tavoitetta linjattiin henkilöstöltä kerättyjen painopisteiden pohjalta: 1. Ohjaamme henkilövoimavarat entistä joustavammin tärkeimpiin kohteisiin 2. Kehitämme ministeriön palkkausjärjestelmää 3. Toteutamme hyvän johtajuuden periaatteita entistä tasaisemmin ja paremmin koko organisaatiossa 4. Vahvistamme työhyvinvoinnin yhteyttä henkilöstön kehittämiseen 5. Kehitämme edustustojen toimintaa työnantajana Ulkoministeriön arvot kertovat, mikä on tärkeää ja arvokasta ulkoministeriölle ja sen henkilöstölle. Ne merkitsevät jatkuvuutta, vaikka arvopohjaa on samalla jatkuvasti kehitettävä. Arvot heijastuvat organisaation kaikkeen toimintaan. Yhteistyö UM:n henkilöstö arvostaa työtovereitaan ihmisinä ja osaajina. Se noudattaa sovittuja pelisääntöjä, toimii avoimesti ja huolehtii tiedonkulusta. Tavoitteet voidaan saavuttaa vain yhteistyön avulla. UM toimii aktiivisessa yhteistyössä myös sidosryhmiensä ja yhteistyökumppaneidensa kanssa. Luovuus Kaikessa toiminnassa henkilöstöä kannustetaan uutta luovaan ja ennakkoluulottomaan ajatteluun. Jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä UM tarttuu rohkeasti uusiin haasteisiin. Henkilöstö on valmis ammatilliseen ja inhimilliseen kehittymiseen sekä oman organisaation aktiiviseen kehittämiseen. Tuloksellisuus UM:n henkilöstö osaa työnsä ja on luotettavaa. Henkilöstö vastaa osaltaan koko organisaation tuloksista ja palvelun laadusta ja puuttuu epäkohtiin. Se on valmis luopumaan ennakkoluulottomasti tuloksettomista toimintatavoista ja kehittämään niiden tilalle uusia, toimivampia ratkaisuja. 2

4 1. Johtaminen Henkilöstöstrategiassa vuosille johtamiselle asetetut tavoitteet Johtamisen kehittäminen Johtamissopimukset Johtajapolitiikan periaatelinjauksen laadinta Johtajapotentiaalin tunnistaminen Rekrytointiperiaatteiden määrittely johtamistehtäviin Henkilöjohtaminen ja työhyvinvointi osaksi kaikkien esimiesten tulostavoitteita Hestra-kauden tavoitteiden toteutuminen: Vuonna 2015 johtamisen kehittämistoimien ja johtamisvalmennuksen kohteina olivat edellisessä UM360-johtajuusarviossa sekä työtyytyväisyysbarometrissä esiin nousseet kehittämisalueet. Tavoitteena oli ylläpitää ja edelleen parantaa jo saavutettua johtamisen korkeaa tasoa johdonmukaisesti koko organisaatiossa. UM360- johtajuusarvion kokonaistulokset paranivat jonkin verran, mutta havaitut vahvuudet ja kehittämiskohteet pysyivät pääpiirteissään samoina. Johtaminen pysyi yhtenä uuden henkilöstöstrategian keskeisenä tavoitteena, ja siihen panostetaan myös tulevaisuudessa. Jatkossa johtajuusarvio on tarkoitus toteuttaa säännöllisesti, noin kolmen vuoden välein ja TTB yhdessä muun valtionhallinnon kanssa aina syksyisin. Esimiesvalmennukset ja edustustojen päälliköitä valmentavat perehdytyskeskustelut ovat jatkuneet. Keskusteluissa on käyty läpi edustustojen henkilöstötilanne ja mahdolliset tiedossa olevat haasteet. Samalla on kerrattu esimiestyön perusteet ja myös kuultu päälliköiden tulevan työyhteisönsä kehittämisajatuksia. Ministeriö toteutti esimiespotentiaalin kartoituksen pilottihankkeena kesän 2014 aikana. Siitä saatujen myönteisten kokemusten pohjalta toteutettiin vuonna 2015 täydentävä kierros. Esimiespotentiaalikartoituksen tuloksia on jo osin hyödynnetty, ja niitä on pidetty erittäin hyvänä apuvälineenä esimiesvalinnoissa. Henkilöjohtamistaidot ja -potentiaali olivat tärkeitä kriteereitä esimiesvalinnoissa kaikilla tasoilla. Määräykset varsinaisiin esimiestehtäviin yksikönpäällikkötasosta alkaen olivat kaikki määräaikaisia. Henkilöstövaikutuksiltaan keskeiset muutoshankkeet Ulkoasiainhallinnossa on meneillään useita hallinnon kehittämishankkeita. Merkittäviä osia tehtävistä siirtyi vuoden 2015 aikana Valtioneuvoston hallintoyksikön (VNHY) hoidettavaksi. Erityisesti VNHY:hyn siirtyviä henkilöitä haluttiin tukea erilaisin muutosjohtamisen tukitoimin. Uudistustyö jatkuu toimintatapojen kehittämisellä edustautumisen tavat ja mallit-hankkeen (TAMA) sekä Kieku-henkilöstöhallinnon käyttöönottoprojektin yhteydessä. Hallituksen painopistealueiden muutosten myötä kehitysyhteistyömäärärahoihin kohdistui merkittäviä leikkauksia. 35 henkilötyövuoden säästövelvoite asetti haastavan velvoitteen ministeriön kehitysyhteistyöhallinnolle. Tavoitteisiin pääsemiseksi on tarvittu yhteistyötä ministeriön johdon, operatiivisen johdon, taloussuunnittelun sekä henkilöstöjohdon välillä. Keskeisenä henkilöstöpoliittisena tavoitteena leikkauksissa on ollut, että ministeriö ei joudu irtisanomaan vakinaisia virkamiehiä. Johtamiseen ja yhteistoimintaan on panostettu koko prosessin ajan. 3

5 Työhyvinvointi Työhyvinvoinnin perustavoite on valtavirtaistaa se osaksi ulkoasiainhallinnon toimintajärjestelmää ja kulttuuria. Työhyvinvoinnin tärkeys on ymmärretty koko organisaatiossa. Ministeriön johdon tuki on ollut työhyvinvoinnin kehittämiselle vahvaa. Sisäiset koulutukset, aktiivinen viestintä, vierailut työyhteisöissä ja kartoitusmatkat ulkomaan edustustoihin ovat tärkeä osa työhyvinvoinnin edistämistä koko organisaatiossa. Vuoden 2015 aikana valmisteltiin työhyvinvointiyksikön sekä henkilöstön kehittämisyksikön yhdistymistä osana Hallintopalvelujen organisaatiouudistusta. Yhdistymisen tavoitteena on muodostaa kokonaisvaltaisempi ohjausrooli henkilöstön kehittämiseen sekä työhyvinvointiin koko UH:ssa, sekä tarjota asiantuntemusta ja työkaluja työyhteisöille. Vuoden 2015 muutostukihankkeita olivat mm. koko henkilöstölle kohdistettu Monimuotoinen muutos-työpajavalmennus, jonka tavoitteena oli tukea henkilöstöä muutoksissa. Lisäksi Kaikutyöelämärahalla toteutettiin Brysselin kolmen edustuston (suurlähetystö, EU-edustusto ja edustusto Natossa) hallintokeskittymän muutostukihanke. Työhyvinvointiyksikkö on toiminut muutosjohtamisen asiantuntijana Kiekun käyttöönoton valmistelussa. Hyvän työyhteisön oppaan (2013) ongelmatilanteiden käsittelymallit ovat vakiintuneet osaksi työyhteisöjen toimintaa. Oppaassa on konkretisoitu työkaluja työkyvyn johtamiseen ja tukemiseen. Tällaisia työvälineitä ovat varhaisen tuen keskustelu, työhönpaluukeskustelu, työterveysneuvottelu ja työkykyselvitys. Kaiku- ja työyhteisökehittäjistä on muodostunut osa UH:n työhyvinvointiverkostoa, jotka toimivat tärkeässä roolissa työyhteisöjen kehittämisen tukena. Työyhteisösovittelu otettiin uudeksi malliksi konfliktitilanteiden ratkaisuun, ja UM:ssä koulutettiin 12 omaa työyhteisösovittelijaa. Sovittelua toteutettiin vuonna 2015 useassa tilanteessa, ja tästä saatiin hyviä vuorovaikutusta lisääviä kokemuksia. Ministeriössä toteutetut ja meneillään olevat työnohjaushankkeet ja yksilötyönohjaukset saivat myönteisen vastaanoton. Työnohjaus on vakiintunut osaksi työhyvinvoinnin työkalupakkia. Työhyvinvointiyksikön perheasiamiestoiminto perheiden ja hallinnon perhepolitiikan tukena on vakiintunut. Perhenetin päivitys on saatu toivotunlaiseksi ja toimii erinomaisesti. Työtyytyväisyysbarometri Ministeriö saa työtyytyväisyysbarometrilla kokonaisvaltaista ja vertailukelpoista tietoa, jota hyödynnetään niin organisaatio- kun työyhteisötasolla. TTB toteutettiin ulkoasiainhallinnossa välisenä aikana. Kyselyyn vastasi ministeriössä (UM) 74,5 % ja ulkomaan edustustoissa (UE) 74,6 % henkilöstöstä. Työtyytyväisyys oli noussut kaikissa TTB:n osakysymyksissä. Ulkoasiainhallinnon perinteisiä vahvuuksia olivat jälleen työn sisältö ja työilmapiiri. Merkittävin kasvu näkyi tyytyväisyydessä TAKE- ja lähiesimiehen johtamiseen ja tiedonkulkuun. Johto ja esimiehet olivat tyytyväisin henkilöstöryhmä, ja myös erityisvirkamiesten tyytyväisyys oli hieman noussut. UE:n tulokset olivat hieman matalammat, mutta suuria eroja ei ollut nähtävissä. Edellisvuosien tapaan TTB-kyselyn jälkeen palkittiin diplomilla työyhteisöjä, jotka olivat panostaneet henkilökunnan työhyvinvointiin kokonaisvaltaisesti, tasalaatuisesti ja pitkäjänteisesti tai parantaneet tulostaan oikeasuuntaisella esimies- ja yhteistyöllä. Palkittavien työyhteisöjen osalta kiinnitettiin huomiota erityisesti henkilöstön määrään, 4

6 haastaviin muutostilanteisiin ja monikulttuurisessa työympäristöissä työskenteleviin työyhteisöihin. Vuoden 2015 TTB-tulosten perusteella diplomi myönnettiin UM:ssä viestintäosastolle, oikeuspalveluille, sekä suunnittelu- ja tutkimusyksikölle, sekä UE:ssa Bukarestin, Tunisin ja Pekingin suurlähetystöille. Työyhteisöjen tuloksia arvioitiin indeksien (johtajuus, osaamisen johtaminen, työhyvinvointi, osaamisen kehittyminen ja uudistuminen, motivaatio ja työn imu, johtaminen ja työyhteisön vuorovaikutus ja johdon johtajuus) keskiarvojen perusteella. Arvioinnissa käytettiin asteikkoa 1-5, jossa: Kiitettävä taso yli 4,00 Tavoitetaso 3,40-3,99 Seurantataso 3,00-3,39 Tutkittava taso 2,51-2,99 Hälytystaso alle 2,5 5

7 Työsuojelu Työhyvinvoinnin ja työsuojelun työtä ohjaa työsuojelun ja työhyvinvoinnin toimintaohjelma vuosille Tiivistä yhteistyötä tehdään jatkuvasti henkilöstö-, kiinteistö- ja turvallisuushallinnon sekä työterveyshuollon kanssa, ja tämä näkyy mm. suunnatuissa työpaikkaselvityksissä, UEkartoitusmatkoissa, sisäilmatyössä, ergonomiatyöryhmässä, valmiusnormiyhteistyössä sekä eri strategiatöissä. Painopistealueiksi määriteltiin työhyvinvoinnin, työterveyshuollon, henkilöturvallisuuden ja terveellisen työympäristön kehittäminen. Työsuojelu osallistui myös turvallisuusstrategian toimeenpanotyöhön, jossa korostui mm. riskien hallinta. Sisäilmatyöryhmä teetti koko henkilöstölle suunnatun sisäilmakyselyn vuonna Kyselyn tulosten perusteella lämpösuhteisiin ja vetoisuuteen rakennuksissa tulee kiinnittää huomiota. Rakennuksille laadittiin korjaussuunnitelmat. Lisäksi työhyvinvointiyksikkö linjasi erityisesti pahimpien ilmansaastekaupunkien osalta, että sisäilma pyritään pitämään mahdollisimman puhtaana niin työpaikalla kuin kotona. Edustustoja kehotettiin budjetoimaan ja hankkimaan riittävä määrä ilmanpuhdistimia sekä myös hengityssuojaimia. Työterveyspalvelut Panostus ennakoivaan työterveyshuoltoon on kannattava sijoitus henkilöstön terveyteen. Työterveyshuoltoa käytetään jaksamisen tuen moniammatillisena asiantuntijana, joka tarjoaa sekä yksilöettä ryhmäpalveluita. Ulkomaan siirtoihin liittyvä laaja terveystarkastuskäytäntö palvelee henkilöstön ja heidän mukana seuraavien perheenjäsentensä terveydenhuoltoa ulkomaan komennuksen työjaksoina. Työterveyshuollon uusittu palvelusopimus Mehiläisen kanssa astui voimaan 2015 alussa ja sopimus on voimassa vuoden 2019 loppuun asti. Työterveyshuollon kanssa toteutettiin vuonna 2015 useita suunnattuja työpaikkaselvityksiä, jotka ovat kattava panostus sekä yksilö- että työyhteisökohtaiseen terveyteen ja hyvinvointiin. Selvitysten tuloksia käytetään rinnan TTB-tulosten kanssa myös työyhteisöjen kehittämistyön työkaluna. Lisäksi henkilöstön ikäryhmätarkastuksia jatkettiin toimintasuunnitelman mukaisesti. Aslak- (ammatillisesti syventävä lääketieteellinen kuntoutus) kuntoutuksia aloitti kaksi 10 virkamiehen ryhmää. Myös yksilöllisiä kuntoutuksia sekä työkokeiluja toteutettiin. Lisäksi aloitettiin työ paikallisesti palkattujen terveystarkastuksien kehittämiseksi. Ulkomaan terveydenhuollon korvausjärjestelmä toimii asemamaissa sairastuneiden virkamiesten ja heidän perheenjäsentensä palveluna. Neuvonta ja opastus lain soveltamisessa käytäntöön on keskeinen palvelumuoto. Työhyvinvointiryhmällä on aktiivinen ja toimiva yhteistyö Eläketurvakeskuksen ja KELAn kanssa, jotka EU-järjestelmän mukaan ovat toimijoina Suomen sosiaaliturvan säilymisessä EU-ETA-alueelle suuntautuvien siirtojen yhteydessä. KELA on yhteistyökumppani kaikissa lähetettyjen virkamiesten sosiaaliturvaan liittyvissä kysymyksissä. Sairastavuus ja tapaturmat Ulkoasiainhallinnon sairauspoissaolot ovat edelleen valtionhallinnon keskimääräistä sairauspoissaoloa huomattavasti matalammat, mutta lisääntyivät hieman vuonna 2015 edelliseen vuoteen verrattuna. Sairauspoissaolojen seurantakäytäntöä päivitettiin varhaisen tuen toteuttamiseksi siten, että työterveyshuollolle toimitetaan tiedot pidemmistä sairauspoissaolokertymistä. Näiden tietojen pohjalta työterveyshuolto pystyy arvioimaan tehokkaammin työkyvyn tukitoimia. Työtapaturmaselvityksissä ja -korvauksissa yhteistyö Valtiokonttorin kanssa on ollut toimivaa. Vuonna 2015 työtapaturmahakemuksia oli 39, pääosin kaatumisia työmatkalla tai työpaikalla. 6

8 Sairauspoissaolot UM+UE 5,9 (pv/htv) Sairauspoissaolot koko valtionhallinto 8,6 (pv/htv) Keskimääräinen sairaustyöpäivän hinta 446 euroa Sairauspoissaolojen keskimääräinen pituus työpäivää/tapaus 3,7 Sairauspäiviä yhteensä 8596 Sairaustapauksia yhteensä 2311 Liikunta ja ergonomia Työnantaja on jatkanut liikuntaan kannustavaa toimintaa. Myös edustustojen liikuntamahdollisuuksia on myös pyritty kehittämään. Liikunta- ja kulttuurisaldotukeen käytettiin yhteensä noin euroa. Harrastetukea saavia harraste- ja liikuntaryhmiä oli ministeriössä 16 kpl, joiden tuki oli noin euroa. Liikuntapäivään Santahaminassa osallistui 320 aktiivista liikkujaa. Lisäksi ulkoministeriö osallistui Budjettiruuhi-tapahtumaan. Ergonomiatyöryhmä kokoontui työsuojelupäällikön johdolla yhden kerran. Kalusteiden ja toimitilojen osalta yhteistyö muuttui näiden toimintojen siirryttyä VNHY:lle. Työajan käyttö ja työaikasuojelu Ulkoasiainministeriö on pyrkinyt vastamaan työ- ja vapaa-ajan toimivan yhteensovittamisen haasteisiin kehittämällä mahdollisuuksia työajan joustavaan käyttöön. Liukuvan työajan ja työaikapankin lisäksi myös pidennetyn työajan käyttöä on hyödynnetty aktiivisesti. Työnantaja on jatkanut tehostettua työajanseurantaa viestimällä aktiivisesti työajan tasoitusjaksoista, työajanhallintakeinoista ja työaikasaldojen käyttämisestä vapaana työsuojelun ylläpitämiseksi. Liukuvan työajan tasoitusjaksojen vaihtuessa (1.3. ja ) liukumasaldon yli 40 tuntia ylittäviä leikkaantuneita tunteja ministeriössä oli yhteensä 594. Etätyömahdollisuutta on hyödynnetty runsaasti. Etätyön käyttö on jatkuvasti lisääntynyt ja sen hyödyt ovat sekä työtyytyväisyydessä ja keskittymistä vaativien työtehtävien hoidossa on huomattavia. Vuonna 2015 uusia etätyösopimuksia diplomaattiuralla solmittiin 46. Hallintouralaisten etätyösopimuksia oli vuonna 2015 voimassa 67 henkilöllä, ja erityisvirkamiesten etätyösopimuksia oli voimassa 85 henkilöllä. Yhteistoiminta Jokainen työtekijä vastaa omalla osallistumisellaan välittömästä yhteistoiminnasta ja koko yhteisön työhyvinvoinnista. Välillistä yhteistoimintaa hoitavat työnantajan ja ammattiyhdistysten (UHVY ry ja UH Akava) edustajat ulkoasiainhallinnon yhteistoimintajohtokunnassa. Yhteistoimintajohtokunnassa on toimintakauden aikana käsitelty asioita, jotka koskevat yleisesti koko ulkoasiainhallintoa, ulkoasiainministeriötä tai useampaa kuin yhtä osastoa ja joilla on vaikutusta koko henkilöstöön. Yhteistoimintajohtokunta kokoontui toimintakauden aikana 10 kertaa. Ministeriön toinen yhteistoimintaelin on työsuojelutoimikunta, jossa oman toimensa ohella toimivat työsuojeluvaltuutettu, varavaltuutetut sekä työsuojeluasiamiesverkosto. Työsuojelutoimikunta käsittelee työturvallisuuslainsäädännön mukaiset ja työsuojelun yhteistoimintasopimuksessa määritellyt henkilöstön työoloihin liittyvät asiat. Vuonna 2015 etsittiin VNHY:n ja UH:n välisiä toimintamuotoja ja painopistealueita mm. ergonomian toimitilakysymysten alueella. Uusi työsuojeluorganisaatio valittiin kaudelle

9 Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus Ulkoministeriön osastojen, palvelujen sekä henkilöstöjärjestöjen edustajista koostuva tasaarvotyöryhmä kokoontui vuonna 2015 yhteensä kolme kertaa. Uusi tasa-arvosuurlähettiläs aloitti tehtävässään syyskuussa 2015, ja lisäksi syksyllä valittiin uusi tasa-arvotyöryhmä. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma päivitetään kyselyn pohjalta Henkilöstöpoliittinen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman 2015 painopistealueet ja tavoitteet: Rekrytoinnin sukupuolijakauman tasoittumisen mahdollisuudet Sukupuolijakauman tasoittuminen poissaolojen osalta Sukupuolijakauman tasoittuminen osallistumisessa henkilöstön kehittämisohjelmiin ja koulutukseen sekä virkistystoimintaan Perhepoliittinen näkökulma siirtymishalukkuuden helpottamiseksi. Loppuvuodesta 2015 ministeriössä toteutettiin henkilöstölle suunnattu tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysely. Kyselyn perusteella varmistui, että ulkoasianhallinnossa koetaan olevan enemmän yhdenvertaisuus- kuin tasa-arvo-ongelmia. Tulokset olivat samansuuntaiset edellisessä vuoden 2014 kyselyssä. On tärkeää saada esiin tarkempia näkemyksiä tasa-arvosta ja yhdenvertaisuudesta, vaikka TTB-kyselyn perusteella voidaan todeta yleisesti tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden kokemusten olevan hyvällä tasolla. Koko ulkoasiainhallinnon (mukaan lukien paikallisesti palkatut) henkilöstöstä naisia on 74 %. Johtotason tehtävissä (UM+UE) naisia on 43 %. Edustustonpäälliköistä 46 % on naisia. 8

10 9

11 2. Henkilöstöresurssien kohdentaminen Henkilöstöstrategiassa vuosille henkilöstöresurssien kohdentamiselle asetetut tavoitteet Ministeriön ylin johto määrittelee alustavasti miten henkilöresurssit tulee toiminnallisten tavoitteiden mukaisesti kohdentaa Laaditaan toimintamallit henkilöstöresurssien joustavalle kohdennukselle organisaation eri tasoilla Johto määrittelee ydintehtävät Henkilöstön määrä ja rakenne Vuonna 2015 ulkoasiainhallinnossa tehtiin 1452 henkilötyövuotta. Henkilötyövuosilla tarkoitetaan säännöllistä normaalia vuosityöaikaa, johon ei lasketa ylitöitä eikä muuta normaalin työajan ylittävää työaikaa. Henkilötyövuodet on määritelty työvoimakustannuslaskennassa, joka määrittelee vuoden keskimääräisen luvun, kun taas henkilöstömääräksi on ilmoitettu vuoden lopun luku. Tästä syystä henkilöstön määrä eroaa henkilötyövuosista. Tämä luku ei sisällä paikallisesti palkattua henkilöstöä. Yhteensä työntekijöitä oli 2400 (virka- ja työsuhteiset, paikallisesti palkatut). Htv-kehitys on ollut viimeisen kymmenen vuoden aikana useissa henkilöstöryhmissä laskevaa. Muutos henkilötyövuosissa vuosien välisenä aikana on ollut näkyvintä työsopimussuhteisten (-66,3 %), erityisvirkojen (52,3 %) ja virastomestarien (-46,8 %) kohdalla. Yhteensä UM:n henkilötyövuodet tällä tarkastelujaksolla ovat vähentyneet 12,6 %, mikä tarkoittaa 198 htv:tä vähemmän kuin kymmenen vuotta sitten. Vuoden 2015 maaliskuussa perustettu Valtioneuvoston hallintoyksikkö (VNHY) aiheutti muutoksia myös UM:n henkilöstömäärässä. Hallintoyksikköön siirtyi 49 työntekijää. Henkilöstön keski-ikä vuonna 2015 oli 48,1 vuotta (naisten 47,9 ja miesten 48,3). Ennusteen mukaan vuoden 2016 aikana tulee eläköitymään noin 45 virkamiestä, jonka jälkeisinä vuosina eläköityminen tasoittuu noin 30 virkamieheen vuodessa. Virkamieskunnan keski-iän ollessa suhteellisen korkea, ulkoministeriön haasteena ja tavoitteena on eri ikäkaudet huomioivan ikäkausijohtamisen kehittäminen. 10

12 3. Tehtäväkiertoon soveltuva palkkausjärjestelmä Henkilöstöstrategiassa vuosille tehtäväkiertoon soveltuvalle palkkausjärjestelmälle asetetut tavoitteet Tehtäväkiertoon paremmin soveltuva palkkausjärjestelmä Vaativuusluokituksen ja suoritusarvioinnin yksinkertaistaminen Edustustojen päälliköiden palkkausjärjestelmän tarkastelu Palkkaus, tavoite- ja kehityskeskustelut sekä suoritusarviointi Ulkoasianministeriössä palkkaus muodostuu pääsääntöisesti tehtäväkohtaisen vaativuustason ja henkilökohtaisen suorituksen arvion yhteisvaikutuksesta. Palkkausjärjestelmän (UPJ) piiriin kuuluvat käyvät vuosittain esimiehensä kanssa tavoite- ja kehityskeskustelun. Keskustelussa asetetaan tavoitteet tulevalle kaudelle ja arvioidaan edelliskauden henkilökohtainen työsuoritus ja ammatinhallinta. Valtaosalla niistä, jotka eivät käyneet kehityskeskusteluja kierroksen aikana, oli siihen VES:n mukainen hyväksyttävä syy, esimerkiksi siirto uusiin tehtäviin, virkavapauden alkaminen tai kierroksen aikana tapahtuneet sairastumiset ja virkamatkat. Ministeriöön virka- tai työsuhteessa olevien henkilömäärä v take-keskustelujen aikana oli 1653 henkilöä, joista aktiivipalveluksessa oli 1530 ja virkavapaalla 123 henkilöä. UPJ:n piiriin kuului 1264 henkilöä eli 83 % aktiivihenkilökunnasta. Näistä suoritusarviointi tehtiin 1128 henkilöstä (89 %), muihin palkkausjärjestelmiin kuuluvista henkilöistä suoritusarviointi tehtiin 32 henkilöstä. Keskipalkka ulkoasiainministeriön UPJ:n piirissä olevilla oli elokuussa 2015 n euroa/kk. Samapalkkaindeksin arvoksi tulee tarkasteluhetkellä (8/2015) 100,6, mikä merkitsee, että saman vaatimustason tehtävässä naiset saavat hiukan miehiä parempaa ansiota. Edellisvuoden vastaava indeksiarvo oli 99,5, eli näin ollen naisten ansiokehitys on ollut miehiä suotuisampaa tarkastelujaksolla. 11

13 4. Urajärjestelmien analysointi Henkilöstöstrategiassa vuosille urajärjestelmien analysoinnille asetetut tavoitteet Ura-alueita tarkastellaan palkkausjärjestelmän kehittämisen yhteydessä Henkilöstöryhmien asemaa ja ura-ajatteluun liittyviä kysymyksiä tarkastellaan kokonaisvaltaisesti Urapolkuvaihtoehtojen kuvaaminen ja tarkastelu Yleisura Ulkoasiainhallinnon yleisura perustuu tehtäväkiertoon yleisviroissa. Yleisuran tehtäviin määrääminen ei ole virantäyttöä, eivätkä sitä ohjaa viranhakua ja -täyttöä koskevat säännökset. Siirtosuunnittelua ohjaavat hyvän hallinnon periaatteet, kuten avoimuus, tasapuolisuus ja tasa-arvo. Tavoitteena on sujuva ja hyvään suunnitteluun perustuva tehtäväkierto, joka tukee ulkoasiainhallinnon tavoitteiden saavuttamista. Ministeriössä tehtäväkierron lähtökohtana on 2 5 vuoden työskentely tehtävässä ennen siirtymistä toiseen tehtävään. Ulkomaanedustustossa toimikauden tavoitteellinen pituus yhdessä edustustossa on 3 4 vuotta. Ulkoministeriö rekrytoi uusia työntekijöitä pääsääntöisesti kahdella yhteishaulla: kansainvälisten asioiden valmennuskurssille (Kavaku) ja hallintouran kurssille (Halku). Kavaku-kurssin rekrytointia ei toteutettu vuonna 2015, mutta vuoden 2016 kurssin rekrytointivalmistelut aloitettiin syksyllä Kurssin hakijamäärä (1446 henkilöä) ylitti huomattavasti aiempien vuosien hakijamäärän. Loppuvuodesta 2015 käynnistetty hallintouran Halku-kurssin rekrytointi avattiin ensimmäistä kertaa valtiolle.fi -sähköisessä rekrytointijärjestelmässä. Halkulle saapui hakemuksia Erityisvirkamiehet Erityisvirkamiesten osalta lähtökohtana on valtionhallinnon yleinen virkajärjestelmä, jonka piirissä muutokset tapahtuvat virkanimityksin. Ulkoasiainhallinnon virkarakenteen tavoitteena on, että erityisvirkamiesten asiantuntemusta olisi käytettävissä niissä tehtävissä, joita varten sitä on nimenomaisesti hankittu. Erityisvirat ja asiantuntijatehtävät täytetään avoimella hakumenettelyllä. Vuoden 2015 aikana monet erityisvirkamiehet ovat siirtyneet määräaikaisesti myös yleisuran tehtäviin. Osana Suomen kilpailukyvyn vahvistamiseen tähtäävää kärkihanketta ja Team Finland -toiminnan kehittämistä ulkoasiainministeriö haki syksyllä 2015 yhteensä kuutta kansainvälisen liiketoiminnan erityisasiantuntijaa Ankaraan, Los Angelesiin, New Yorkiin, Ottawaan, Singaporeen ja Teheraniin. Tehtäviin saatiin yhteensä 542 hakemusta. Erityisasiantuntijat aloittavat työnsä alkuvuodesta Paikallisesti palkatut Edustustojen henkilöstöstä 64 % kuuluu henkilöstöryhmään, jotka ovat työsopimussuhteessa edustustoon. Vuonna 2015 paikallisesti palkattuja oli yhteensä 980 henkilöä, mikä on 40 % koko UH:n henkilöstöstä. He edustavat yhteensä 80 eri kansalaisuutta. Paikallisesti palkatuista 37 % on Suomen kansalaisia. Paikallisesti palkatun henkilöstön tehtävät on ryhmitelty kuuteen eri tehtäväryhmään tehtävänsisällön perusteella. Henkilöstöryhmä on edustustojen kannalta keskeinen voimavara ja resurssi. Vuonna 2014 pilotoitua kannustinpalkkiojärjestelmää päätettiin jatkaa ja laajentaa edustustojen toiminta- ja taloussuunnitelmien esitysten pohjalta. Kannustinpalkkio on peruspalkan päälle mak- 12

14 settava erä eikä nosta palkkatasoa pysyvästi, vaan on kertaluontoinen yhden tai kahden viikon palkkaa vastaava summa. Myös ylityölaskennan ja -hallinnon ulkoistamista Palkeille on pilotoitu. Asemamaiden palkkavertailuja toteutettiin niin Pohjoismaiden kesken kuin edustustojen keräämien tietojen pohjalta. Näitä käytettiin lisätietona toiminta- ja taloussuunnitelmien esitysten käsittelyssä ja edustustojen sisäisen palkkarakenteen tarkasteluissa. Paikallisesti palkattujen henkilötietojärjestelmän sisältöä uusittiin ja sen ylläpito keskitettiin ministeriöön. Myös edustustojen työnantajatukityötilaa päivitettiin ja hyödynnettiin aktiivisesti. Paikallisesti palkattujen työntekijöiden palvelussuhteen ehtojen kehittäminen jatkuu henkilöstöstrategian toimeenpanossa, jossa edustustojen toimintaa työnantajana kehitetään. 13

15 5. Osaamisen turvaaminen muutostilanteessa Henkilöstöstrategiassa vuosille osaamisen turvaamiselle muutostilanteessa asetetut tavoitteet Keskeiset kehittämistoimet priorisoidaan vuosittain TAKE -keskusteluissa asetetaan jokaiselle henkilökohtaiset kehittämistavoitteet Osaamisen kehittämisen tarjonta ja välineet muokataan vastaamaan tehtäväsisältöjä Työyhteisöjen omaa roolia osaamisen kehittämisessä vahvistetaan Edustustoja tuetaan henkilöstön kehittämisessä Tehtäväkiertoa tukevat menettelyt määritellään ja otetaan käyttöön (perehdyttäminen) Ulkoasiainhallinnon koulutustasoindeksi vuonna 2015 oli 6,1, josta naisten indeksi oli 6,1 ja miesten 6,2 (vaihteluväli on 1-7 ja valtion vertailuluku 5,3). Koulutustasoindeksi kertoo organisaation ammatillisella pohjakoulutuksella mitatusta osaamispotentiaalista. Osaamisen hallinta ja kehittyminen Vuonna 2015 henkilöstön kehittämistä mahdollistettiin sekä ministeriön sisäisellä koulutuksella että ulkopuolisen koulutustarjonnan avulla. Osastojen omien koulutusten lisäksi henkilöstön kehittämisyksikkö tarjosi diplomaattiuran valmennusta, paikallisesti palkattujen perehdyttämiskursseja, paikallisesti palkattujen kokkien koulutusta sekä siirtokoulutusta ulkomaanedustukseen siirtyville henkilöille. Verkkokoulutuspaketti asiakaspalvelusta on käytössä sekä suomeksi että englanniksi, joten myös edustustoon työsuhteessa olevat vieraskieliset voivat hyödyntää tätä mahdollisuutta. Samoin kirjoittamisesta järjestettiin verkko-opetusta. Videoneuvottelulaitteiston avulla useita eri koulutuksia pystyttiin tarjoamaan myös edustustojen hyödynnettäviksi. Viimeisimmän kielikoulutuksen kilpailutuksen voittaneen Maison de Quartierin kanssa jatkettiin yhteistyötä. UH-asetuksen uudistusten myötä virkamiesten kielitaitoa koskevia kelpoisuusvaatimuksia on laajennettu, ja näin ollen kyseisten uusien kielten tarjontaa on lisätty koulutusohjelmaan. Vaihtoehtoisena koulutusmuotona perinteiselle henkilöstön kehittämisen tiloissa tapahtuvalle luokkaopetukselle ovat yksiköissä/osastoilla järjestettävät itseohjautuvat ryhmät lisänneet suosiotaan. Johtamisfoorumeita on järjestetty yleisenä johtamisen kehittämisvälineenä. Uusille TAKE - esimiehille järjestettiin jälleen velvoittava useista moduuleista koostuva valmennusjakso. Ministeriö lähetti jälleen edustajiaan valtionhallinnon yhteisiin johtamiskoulutusohjelmiin (JOKO, JOVA). Tiiminvetäjille tai vastaavissa tehtävissä toimiville suunnattu kevyempi esimiesmiesvalmennus, Esimiesratikka, on järjestetty kaksi kertaa vuodessa käynnistyvänä ohjelmana. Mentorointiohjelmaa jatkettiin entisellä formaatilla ja siihen sisällytettiin mahdollisuuksia myös vertais-, ryhmä- ja vertaisryhmämentorointiin. Urakeskustelut Urakeskustelut antavat tavoite- ja kehityskeskustelujen ohella lisätietoa henkilöstön kiinnostuksen kohteista ja osaamisen vahvuuksista. Edustustoista palanneiden diplomaattiuralaisten kanssa käytiin menneenä vuonna 16 urakeskustelua, ministeriöön tulleiden kavakulaisten kanssa 20 urakeskustelua ja hallintouralaisten kanssa 15 urakeskustelua. Erityisvirkamiesten kanssa on käyty muutamia keskusteluja. Henkilöstösuunnittelijat ja henkilöstöhallinnon johto saivat urakeskusteluihin liittyvää koulutusta syksyllä

16 Johtopäätökset ja kehittämiskohteet Johtopäätökset ja toteutuneet tavoitteet UM:n johtamispolitiikka on toteutunut hyvin. Toteutumista tukevat tehdyt esimiesarviot ja mittaukset sekä esimiespotentiaalikartoitus. Muutosjohtamisosaaminen on lisääntynyt mm. VNHY:n tuomien muutosten myötä. Ikäkausijohtamiseen on kiinnitetty erityistä huomiota. Ikäkausijohtamista tullaan tarkastelemaan koko henkilöstö hallinnon osalta (mm. urakeskustelut, esimieskoulutukset). Ministeriön johto kohdentaa henkilöstöresursseja joustavammin hyödyntäen toiminta- ja taloussuunnitteluprosesseja. Palkkausjärjestelmän soveltamista on kehitetty. Miesten ja naisten väliset palkkaerot samasta tehtävästä ovat vähäiset (samapalkkaindeksi). Kriisimaissa olevien edustustojen henkilöstön jaksamiseen on panostettu tiivistetyllä yhteydenpidolla, kriisitilainteiden jälkihoidolla sekä edustustojen päälliköiden vertaistapaamisen järjestämisellä suurlähettiläskokouksen yhteydessä. Työyhteisösovittelu ja työnohjaus on vakiinnutettu osaksi työhyvinvoinnin työkaluja. Edustustoilla on kattava, ajantasainen sähköinen työnantajaohjeistus käytössään ja sähköistä ryhmätyötilaa käytetään viestintäkanavana edustustojen työnantaja-asioissa. Paikallisesti palkattujen tehtävien sijoittaminen tehtäväryhmiin saatettiin loppuun. Tämä mahdollisti selkeämmän ja objektiivisemman ulkoisen palkkavertailun sekä edustustojen sisäisen palkkarakenteen tarkastelun myös osana toiminta- ja taloussuunnitelmien kokonaiskäsittelyä. Tavoitteet ja kehittämiskohteet Uuden Hestran toimeenpanon suunnittelu ja konkretisointi TAMA-hankkeen toteuttaminen ja KIEKU-henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän käyttöönotto menestyksekkäästi Suoritusarvioinnin kehittäminen mm. tehtäväkiertoon sopivammaksi VES-puitteissa. Suoritusarviointikriteerien kirkastaminen tehtävän vaativuus huomioiden. Esimies- ja johtamisvalmennusten kehittäminen edelleen tarjoamalla mm. henkilökohtaista valmennusta ja työnohjausta toiminta- ja ajattelutavan lanseeraus koko organisaatioon ja osastojen järjestämien henkilöstön kehittämistilaisuuksien tehokkaampi koordinointi Hallintopalveluiden ja henkilöstöhallinnon viestintäsuunnitelman laatiminen Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskyselyn tulosten johdosta yhdenvertaisuuden kokemuksen lisääminen strategia- ja johtotyöskentelyn kautta Paikallisesti palkattujen palvelussuhteiden hoidon toimintatapojen, prosessien ja käytäntöjen kuvaamiseen, ohjeistukseen ja viestintään panostettava entistä enemmän. Lisäksi kaikissa edustustoissa tulisi olla käytössä edustustokohtainen työsuhteen ehtojen käsikirja. 15