Draivia rekryyn hankkeen kilpailutus kartoituksesta Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi OUKA/7110/02.08.01/2015 Tarjouspyyntö julkaistu HILMA:ssa 11.8.2015. Tarjouspyyntö julkaistu Oulun kaupungin internet-sivuilla www.ouka.fi/tarjouspyynnot 11.8.2015.
Sisällys 1. HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS... 3 2. HANKINNAN KOHDE... 3 3. TARJOAJAN KELPOISUUS... 4 3.1 Tilaajavastuulain mukainen selvitys... 4 3.2 Palvelun suorittavien asiantuntijoiden kokemus ja pätevyys... 5 4. TARJOUKSEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILUKRITEERIT... 5 5. HANKINTAMENETTELYN KULKU... 6 5.1 Hankintamenettely... 6 5.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tarjoukset ja yhteistarjoukset... 7 5.3 Tarjoajan poissulkeminen... 7 5.4 Tarjousten hylkääminen... 7 5.5 Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana... 7 5.6 Hankinta-asiakirjojen julkisuus... 8 5.7 Hankintamenettelyn vaiheet... 8 6. HANKINTASOPIMUKSEEN SOVELLETTAVAT EHDOT... 8 6.1 Hankintasopimuksen allekirjoittaminen... 8 6.2 Sopimuskausi... 8 6.3 Tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus sopimuskaudella... 8 6.4 Laskutus ja maksuehto... 9 6.5 Vakioehtojen soveltaminen... 9 6.6 Välitön ja välillinen vahinko... 9 6.7 Hankintasopimukseen sovellettavat asiakirjat pätemisjärjestyksessä... 9 7. OHJEET TARJOUKSEN LAATIMISEKSI... 10 7.1 Tarjouksen voimassaolo... 10 7.2 Hankintayksikölle toimitettavat asiakirjat... 10 7.3 Tarjousten toimitus ja toimitusosoite... 10 8. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET... 11 Liite 1 Tarjouslomake... 12 Liite 2 Kelpoisuuslomake... 13 Liite 2.1 CV- ja referenssilomake... 14 Liite 3 Hintalomake... 19 Liite 4 Laatulomake... 20 Liite 5 Hankintasopimus (luonnos)... 21
1. HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS 2. HANKINNAN KOHDE Oulun kaupungin konsernipalveluiden työllisyyspalveluissa toimiva Draivia rekryyn -hanke pyytää tarjousta kartoituksesta toimenpidesuosituksineen Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi Hilma-ilmoituskanavassa ja Oulun kaupungin internet-sivuilla 11.8.2015 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Oulun kaupungin konsernipalveluiden työllisyyspalvelut (jäljempänä myös Hankintayksikkö tai Tilaaja ) toteuttaa Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen myöntämällä ESR-osarahoituksella Draivia rekryyn -hankkeen ajalla 1.10.2013 30.9.2015. Draivia rekryyn -hankkeella vastataan toimintaympäristön ja muuttuvan taloustilanteen luomiin haasteisiin. Hankkeella tuetaan rakennemuutoksen myötä vapaana olevan osaamisen suuntaamista paremmin yritysten ja eri toimialojen tarpeita vastaavaksi, parannetaan erityisesti nuorten koulutettujen sekä kokeneiden osaajien työllistymistä ja selvitetään vapaana olevan työvoiman valmiuksia ja mahdollisuuksia liikkuvuuteen Pohjois-Norjaan, -Ruotsiin ja - Suomeen. Hankinnan kohteena oleva Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestintä- ja markkinointitarpeiden kartoitus toimenpidesuosituksineen edistää Draivia rekryyn hankkeen tavoitteita kokonaisvaltaisesti. Kohteen tarkempi sisällön kuvaus on luvussa 2. Hankinnan kohteena on kartoittaa Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnällisiä tarpeita ja laatia niiden pohjalta toimenpidesuosituksia, miten työllisyyspalveluiden viestintää ja markkinointia voidaan kehittää yhtenäisenä kokonaisuutena niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässäkin huomioiden Oulun kaupunkikonsernin yleiset viestintäohjeistukset ja Oulun alueen muiden työllisyyden edistämisen parissa toimivien organisaatioiden viestintä. Toimeksiannon tavoitteena on laatia toimenpidesuosituksia kuinka kaupungin työllisyyspalvelut tavoittaa entistä paremmin Oulun alueen työnhakijat ja työnantajat. Edelleen tavoitteena on laatia toimenpidesuosituksia kuinka kaupungin työllisyyspalveluiden viestintää ja markkinointia yhtenäistetään ja selkeytetään kaikissa viestintämuodoissa välttäen päällekkäisyyksiä muiden organisaatioiden viestinnän kanssa. Oulun kaupungin työllisyysohjelman mukaisesti viestintä työnhakija- ja työnantaja-asiakkaiden suuntaan tulee olla asiakkaan tarpeet tunnistavaa ja selkeäkielistä, oikein kohdennettua ja ajoitettua sekä toisten työllisyystoimijoiden viestinnästä tietoista ristiriitaisuuksien välttämiseksi. Palveluiden saavutettavuutta parannetaan selkeillä yhteydenottokanavilla kaupungin työhönvalmennus -palveluiden kautta. Kartoituksesta ja toimenpidesuosituksista tulee laatia kirjallinen raportti. Toimeksiannon tulee olla valmis 25.9.2015 mennessä.
3. TARJOAJAN KELPOISUUS Tarjoajan tulee täyttää Hankintayksikön asettamat Tarjoajaa koskevat kelpoisuusvaatimukset. Kelpoisuusvaatimukset ja niiden täyttymisen todistamiseksi pyydettävät selvitykset liittyvät tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta, ja ne on suhteutettu hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Katso tarkemmin tämän tarjouspyynnön liitteenä oleva kelpoisuuslomake, jolla tarjoajan tulee antaa selvitys kelpoisuudestaan [liite 2]. 3.1 Tilaajavastuulain mukainen selvitys Tarjoajan tulee toimittaa hankintayksikölle tilaajavastuulain mukainen selvitys, jossa: 1. selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/ 1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; 2. kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot; 3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; 4. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty; 5. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista; sekä Suomessa kohdan 1 vaaditut selvitykset sisältyvät kohdan 3 todistukseen verojen maksamisesta tai verovelkatodistukseen. Edellä mainitut tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Oulun kaupunki on ottanut käyttöön Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani - palvelun. Mikäli myös tarjoaja on liittynyt kyseiseen palveluun, tulee tarjoajan ilmoittaa asiasta tarjouksessaan. Tällöin hankintayksikkö tarkistaa itse tarjoajaa koskevan yritysraportin palvelusta, eikä edellä mainittuja tilaajavastuulain mukaisia todistuksia tarvitse erikseen toimittaa tarjouksen mukana. Oulun kaupunki kehottaa tarjoajia liittymään Tilaajavastuu.fi -palveluun. Liittyminen edellyttää valtakirjasopimuksen allekirjoittamista ja 95 euron (+ alv.) vuosimaksun suorittamista. Lisätietoja osoitteesta: www.tilaajavastuu.fi/valtakirja. Mikäli toimintansa aloittavalla tarjoajalla ei vielä ole kaikkia edellä lueteltuja todistuksia saatavissa, tulee ne toimittaa viimeistään ennen mahdollisen sopimuksen allekirjoittamista.
3.2 Palvelun suorittavien asiantuntijoiden kokemus ja pätevyys Tarjoajan asiantuntijoilla / tarjoajan käyttämillä asiantuntijoilla tulee olla hankittavan palvelun laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävä pätevyys ja riittävästi työkokemusta viestinnän ja/tai markkinoinnin kehittämistehtävistä alla tarkemmin kuvatulla tavalla. Tarjoaja voi nimetä tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun toteuttamiseen enintään kaksi (2) asiantuntijaa. Tarjoajan palvelusta vastaavilla kaikilla asiantuntijoilla tulee olla tarjouspyynnön kohteen kannalta tarkoituksenmukainen ja soveltuva korkeakoulututkinto. riittävä työkokemus: Riittäväksi työkokemukseksi katsotaan, että kaikilla palvelusta vastaavilla asiantuntijoilla on kullakin vähintään viiden (5) vuoden työkokemus viestinnän ja/tai markkinoinnin kehittämistehtävistä. Lisäksi edellytetään, että kartoituksen toteutuksesta vastaavassa asiantuntijatyöryhmässä vähintään yhdellä (1) asiantuntijalla on kokemusta organisaatioiden viestinnän kokonaiskehittämisestä vähintään yhdellä (1) asiantuntijalla on kokemusta organisaatioiden markkinoinnin kokonaiskehittämisestä Tarjoajan on annettava selvitys tarjottavasta palvelusta vastaavien asiantuntijoidensa kokemuksesta ja pätevyydestä siten, että selvityksestä käyvät ilmi tuotettu palvelukokonaisuus ja ajankohta. Selvitys annetaan täyttämällä tarjouspyynnön liitteenä 2.1 oleva CV- ja referenssilomake ja liittämällä ko. täytetty lomake tarjoukseen. Tarjoaja sitoutuu siihen, että mikäli asiantuntijoiden osalta tapahtuu henkilövaihdoksia sopimuskauden aikana, Tilaajalla on oikeus hyväksyä tai hylätä vaihdokset. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, mikäli asiantuntijat muuttuvat henkilövaihdosten seurauksena asiantuntemukseltaan Tilaajan mielestä huonommaksi. 4. TARJOUKSEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILUKRITEERIT Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailukriteerit ovat: A. Hinta = max. 40 pistettä B. Laatu = max. 60 pistettä Hinta vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen perusteella [liite 3]. Tarjouksessa on ilmoitettava: Toimeksiannon kokonaishinta arvonlisäverottomana (alv 0 %) kiinteänä euromääräisenä nettohintana, josta kaikki myönnettävät alennukset on
vähennetty. Hinta sisältää kaikki palveluntuottajalle toimeksiannon suorittamisesta johtuvat kustannukset, mukaan lukien matka- ja muut vastaavat kustannukset. Vertailussa halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: (halvin hinta / vertailtava hinta) x 40. Laatua vertaillaan ja pisteytetään toimeksiannon sisällön ja toteutuksen perusteella. Tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun sisällön ja toteutuksen kuvaus = max. 60 pistettä Sisällön ja toteutuksen kuvaus annetaan tarjoukseen liitetyllä toteuttamissuunnitelmalla. Aikataulutetussa toteutussuunnitelmassa tulee olla kuvaus siitä, miten hankinnan kohteena oleva kartoitus toimenpidesuosituksineen toteutetaan, sekä kuvaus kaikista Tarjoajan käyttämistä menetelmistä ja toimenpiteistä. Tarjoajan tulee kuvata käytettävissä olevat resurssinsa ja osaamisensa sekä miten näillä resursseilla varmistetaan, että toimeksianto pystytään toteuttamaan suunnitellussa laajuudessa ja ajassa. Suunnitelman pituus saa olla maksimissaan viisi (5) A4-arkkia, eikä suunnitelmaan saa sisältyä tämän lisäksi erillisiä liitteitä. Toteuttamissuunnitelman arvioinnissa erityistä huomiota kiinnitetään seuraaviin asioihin: 1. Toteutettavuus suunnitellussa laajuudessa ja aikataulussa huomioiden Toteuttajan nimeämien asiantuntijoiden aiemman kokemuksen julkishallinnon organisaatioiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämisestä (20 pistettä) 2. Kartoituksen tiedonkeruumenetelmien ja -toimenpiteiden laajuus ja monipuolisuus. Esim. asiantuntijahaastattelut, Oulun kaupungin työllisyyspalveluihin, muiden organisaatioiden viestintään ja Oulun kaupunkikonsernin yleisiin viestintäohjeistuksiin perehtyminen jne. (20 pistettä) 3. Kuinka kartoituksen esille tuomien tarpeiden pohjalta johdetaan toimenpidesuosituksia viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi julkisorganisaation viestinnän luonne huomioonottaen. (20 pistettä) Tarjoajien saamat laatupisteet voivat olla maksimissaan 60. Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen normaalein pyöristyssäännöin kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Suurimman yhteispistemäärän saavuttanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Tasapisteiden sattuessa ratkaisevat arvioitavat laatupisteet. 5. HANKINTAMENETTELYN KULKU 5.1 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007 muutoksineen) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat
sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 5.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tarjoukset ja yhteistarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Useampi palveluntuottaja voi tehdä yhteisen tarjouksen hankittavan palvelukokonaisuuden tuottamiseksi. Tarjouksesta tulee selkeästi käydä ilmi tuottajien rooli. Kaikki tuottajat vastaavat yhteistarjouksestaan yhteisvastuullisesti. 5.3 Tarjoajan poissulkeminen Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla jostakin hankintalain 53 :ssä mainitusta rikoksesta. Hankintayksikkö voi myös harkinnanvaraisesti päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan hankintalain 54 :n mukaisten edellytysten täyttyessä. 5.4 Tarjousten hylkääminen Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Lisäksi tarjous hylätään, jos tarjoushinta on ilmoitettu varsinaisessa tarjousasiakirjassa. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen siten, kuin hankintalain 63 :ssä säädetään. 5.5 Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen mika.vierimaa@ouka.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämisen kilpailutus. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 14.8.2015 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internet-sivuilla osoitteessa www.ouka.fi/tarjouspyynnot viimeistään 18.8.2015. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
5.6 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjat tulevat kuitenkin julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty ja sitä koskeva pöytäkirja on tarkistettu. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne mainittava ja lueteltava erillisellä, salainen -otsikoidulla liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta tai tarjousten vertailussa käytetty muu tekijä ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 5.7 Hankintamenettelyn vaiheet Menettelyn vaiheet ovat seuraavat tarjousten jättämisen jälkeen: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimuksen/toimeksiannon tekeminen. 6. HANKINTASOPIMUKSEEN SOVELLETTAVAT EHDOT 6.1 Hankintasopimuksen allekirjoittaminen Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 6.2 Sopimuskausi Varsinainen sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen ja kestää 30.9.2015 saakka. 6.3 Tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus sopimuskaudella Jos sopimus on voimassa yli 12 kuukautta, palveluntuottajan on toimitettava tilaajalle sopimussuhteen aikana 12 kuukauden välein tilaajavastuulain 5 :n 1 momentin 3 ja 4 kohdassa tarkoitetut todistukset verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty sekä todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja
eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Hankintayksiköllä on oikeus purkaa sopimus, jos toimittaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisen tai jos toimittaja ei toimita määräajassa kyseisiä selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista hankintayksikön tulee kirjallisesti huomauttaa toimittajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa puitesopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa. Jos palveluntuottaja on kuitenkin rekisteröitynyt asianmukaisesti Tilaajavastuu.fi -palveluun, tämä riittää annetuksi selvitykseksi, eikä muuta selvitystä tarvitse antaa. 6.4 Laskutus ja maksuehto Maksut maksetaan laskun perusteella. Laskut on toimitettava verkkolaskuna jälkikäteen. Operaattorina toimii Basware Oyj. Maksuehto on 21 päivää netto laskun saapumisesta. Laskutus-, toimitus- tai muita vastaavia lisiä ei hyväksytä. 6.5 Vakioehtojen soveltaminen Hankintasopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut) siltä osin, kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa tai sen liitteissä ei ole toisin sovittu. JYSE 2014 (Palvelut) -ehtojen kohdasta 12.3 poiketen viivästyssakko on suuruudeltaan kaksi (2) prosenttia viivästyneen palvelun tai sen osan arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun määräpäivän. 6.6 Välitön ja välillinen vahinko Julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) kohtaan 16 lisätään seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. 6.7 Hankintasopimukseen sovellettavat asiakirjat pätemisjärjestyksessä Hankintasopimuksen sisältö määräytyy seuraavien toisiaan täydentävien asiakirjojen perusteella. Jos asiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, niitä sovelletaan seuraavassa pätemisjärjestyksessä: 1. Hankinta/Toimeksiantosopimus 2. Tarjouspyyntö 11.8.2015 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut) 4. Tarjous liitteineen
7. OHJEET TARJOUKSEN LAATIMISEKSI 7.1 Tarjouksen voimassaolo Hankintayksikölle lähetettävän tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 30.9.2015 asti. 7.2 Hankintayksikölle toimitettavat asiakirjat Hankintayksikölle lähetettävä tarjous koostuu seuraavista hankintayksikön laatimista määrämuotoisista ja tarjoajan täyttämistä lomakkeista: 1. Tarjouslomake [liite 1] 2. Kelpoisuuslomake tarvittavine selvityksineen/ asiakirjoineen [liite 2] a. CV- ja referenssilomake [liite 2.1] 3. Hintalomake [liite 3] 4. Laatulomake [liite 4] Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen ja sisällettävä kaikki pyydetyt tiedot. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia sopimusehtoja. 7.3 Tarjousten toimitus ja toimitusosoite Hankintayksikölle osoitetut suomenkieliset tarjous-, kelpoisuus-, CV- ja referenssi-, hinta- sekä laatulomakkeet tulee toimittaa paperisena versiona suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena. Hintalomake palautetaan muiden lomakkeiden ohessa omassa suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena. Tarjoushinta on esitettävä vain hintalomakkeessa. Tarjouksen kuoreen tulee kirjoittaa merkintä: "Tarjous: Draivia rekryyn hankkeen kilpailutus kartoituksesta Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi sekä asianumero OUKA 7110/02.08.01/2015. Tarjoukset tulee toimittaa viimeistään 21.8.2015 klo 16.00 alla olevaan osoitteeseen. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Postiosoite: Oulun kaupungin kirjaamo PL 27 90015 Oulun kaupunki
Käyntiosoite: Torikatu 10 90100 Oulu Avoinna arkisin klo 8-16 8. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tämän tarjouspyynnön liitteenä ovat: Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: Kelpoisuuslomake o Liite 2.1 CV- ja referenssilomake Liite 3: Hintalomake Liite 4: Laatulomake Liite 5: Hankintasopimuksen luonnos
Liite 1 Tarjouslomake Tämä tarjouslomake [liite 1] palautetaan täytettynä hankintayksikölle. Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: Y-tunnus: Osoite: Sähköpostiosoite*: Draivia rekryyn hankkeen kilpailutus kartoituksesta Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi * Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sähköpostiosoite, josta tarjoajan tarpeen vaatiessa tavoittaa ja johon hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi. Tarjoajan tulee rastittaa ja hyväksyä alla olevan taulukon kohdat. Tarjoaja vahvistaa tarjouksensa sisällölliset elementit tarjouksen allekirjoituksella. Tarjouksen sisältö Rasti ruutuun: Tarjoamme tarjouspyynnön mukaista palvelua Täytämme tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset Hyväksymme hankintasopimukseen sovellettavat ehdot Tämän tarjouslomakkeen ohessa on kelpoisuus-, cv- ja referenssi-, hinta- ja laatulomakkeet + niihin kuuluvat asianmukaiset erittelyt Tämä tarjous on voimassa 30.9.2015 asti Paikka ja aika [ ] [ ].[ ].[20 ] Tarjoajan allekirjoitus [Nimenselvennys ja asema tarjoajan organisaatiossa]
Liite 2 Kelpoisuuslomake Tämä kelpoisuuslomake [liite 2] palautetaan täytettynä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa. Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: Draivia rekryyn hankkeen kilpailutus kartoituksesta Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi Tarjoajan tulee toimittaa hankintayksikölle tämän kelpoisuuslomakkeen ohessa asianmukainen erittely, josta ilmenee tarjoajalle asetettujen kelpoisuusvaatimusten täyttyminen. Joidenkin kelpoisuusvaatimusten kohdalla edellytetään myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Tämä kelpoisuuslomake tulee olla ohessa annetun erittelyn kansilehtenä. Tarjoajan kelpoisuusvaatimuksiin liittyvät tarjouksen ja tämän kelpoisuuslomakkeen liitteenä toimitettavat asiakirjakirjat / selvitykset: kaupparekisteriote (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun) selvitys, onko tarjoaja merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun) veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista; (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun) todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta; (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun) CV- ja referenssilomake täytettynä, ks. tarjouspyynnön liite 2.1. selvitys +työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun)
Liite 2.1 CV- ja referenssilomake Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: Draivia rekryyn hankkeen kilpailutus kartoituksesta Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi Tarjoaja ilmoittaa tällä CV- ja referenssilomakkeella palveluista vastaavien henkilöiden pätevyyden. Tarjoaja voi nimetä palvelun toteuttamiseen enintään kaksi (2) asiantuntijaa. CV- ja referenssilomakkeeseen nimetyt asiantuntijat muodostavat samalla tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun toteuttavan asiantuntijatyöryhmän. Tämän liitteen 2.1 mukaiset CV- ja referenssilomakkeet ovat tarjouslomakkeita, jotka palautetaan täytettyinä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa. Tarjoaja voi tarvittaessa lisätä CV- ja referenssilomakkeisiin lisää rivejä. Tarjoajan palveluista vastaavia henkilöitä koskevat pätevyysvaatimukset ovat esitetty tarjouspyynnön kohdan 3.2. mukaisesti ja ovat seuraavat: Tarjoajan palvelusta vastaavilla kaikilla asiantuntijoilla tulee olla tarjouspyynnön kohteen kannalta tarkoituksenmukainen ja soveltuva korkeakoulututkinto. riittävä työkokemus: Riittäväksi työkokemukseksi katsotaan, että kaikilla palvelusta vastaavilla asiantuntijoilla on kullakin vähintään viiden (5) vuoden työkokemus viestinnän ja/tai markkinoinnin kehittämistehtävistä. Lisäksi edellytetään, että tapahtuman toteutuksesta vastaavassa asiantuntijatyöryhmässä vähintään yhdellä (1) asiantuntijalla on kokemusta organisaatioiden viestinnän kokonaiskehittämisestä vähintään yhdellä (1) asiantuntijalla on kokemusta organisaatioiden markkinoinnin kokonaiskehittämisestä Tarjoajan on annettava selvitys tarjottavasta palvelusta vastaavien asiantuntijoidensa kokemuksesta ja pätevyydestä siten, että selvityksestä käyvät ilmi asiantuntijatyön aihe, tuotettu palvelukokonaisuus ja ajankohta.
Asiantuntija 1. Asiantuntijan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite: Koulutus Tutkinnon nimi Oppilaitoksen nimi Valmistumisvuosi Riittävä työkokemus (vähintään viiden (5) vuoden kokemus viestinnän ja/tai markkinoinnin kehittämistehtävistä) Työnantajan/asiakkaan nimi Työn sisältö ja kuvaus työstä tai tuotetusta palvelusta Työsuhteen/ asiakkuuden kesto ja ajankohta
Muu vaadittava työkokemus: vähintään yhdellä asiantuntijalla on oltava kokemusta 1) organisaatioiden viestinnän kokonaiskehittämisestä 2) organisaatioiden markkinoinnin kokonaiskehittämisestä Työnantajan/asiakkaan nimi Työn sisältö ja kuvaus työstä tai tuotetusta palvelusta Työsuhteen/ asiakkuuden kesto ja ajankohta
Asiantuntija 2. Asiantuntijan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite: Koulutus Tutkinnon nimi Oppilaitoksen nimi Valmistumisvuosi Riittävä työkokemus (vähintään viiden (5) vuoden kokemus viestinnän ja/tai markkinoinnin kehittämistehtävistä) Työnantajan/asiakkaan nimi Työn sisältö ja kuvaus työstä tai tuotetusta palvelusta Työsuhteen/ asiakkuuden kesto ja ajankohta
Muu vaadittava työkokemus: vähintään yhdellä asiantuntijalla on oltava kokemusta 1) organisaatioiden viestinnän kokonaiskehittämisestä 2) organisaatioiden markkinoinnin kokonaiskehittämisestä Työnantajan/asiakkaan nimi Työn sisältö ja kuvaus työstä tai tuotetusta palvelusta Työsuhteen/ asiakkuuden kesto ja ajankohta
Liite 3 Hintalomake Tämä hintalomake [liite 3] palautetaan täytettynä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa erilliseen kirjekuoreen suljettuna aidon kilpailun mahdollistamiseksi. Tarjoushinta on esitettävä vain tässä hintalomakkeessa. Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: Draivia rekryyn hankkeen kilpailutus kartoituksesta Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi Tarjouksessa on ilmoitettava Toimeksiannon kokonaishinta arvonlisäverottomana (alv 0 %) kiinteänä euromääräisenä nettohintana, josta kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hinta sisältää kaikki palveluntuottajalle toimeksiannon suorittamisesta johtuvat kustannukset, mukaan lukien matka- ja muut vastaavat kustannukset. Tapahtuman kokonaishinta Hinta (alv. 0 %)
Liite 4 Laatulomake Tämä laatulomake [liite 4] palautetaan täytettynä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa. Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: Draivia rekryyn hankkeen kilpailutus kartoituksesta Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi Tarjoajaa koskevat laatutekijät on esitetty tarjouspyynnön kohdassa 4. Tarjoajan tulee rastittaa ruutuun pisteytettävien laatutekijöiden täyttyminen. Mikäli laatutekijät eivät täyty, jätetään rasti laittamatta. Laatutekijöiden arvioinnissa pisteytetään tarjouksen liitteenä toimitettu toteuttamissuunnitelma. Sisällön ja toteutuksen kuvaus annetaan tarjoukseen liitetyllä toteuttamissuunnitelmalla. Aikataulutetussa toteutussuunnitelmassa tulee olla kuvaus siitä, miten hankinnan kohteena oleva kartoitus toimenpidesuosituksineen toteutetaan, sekä kuvaus kaikista Tarjoajan käyttämistä menetelmistä ja toimenpiteistä. Tarjoajan tulee kuvata käytettävissä olevat resurssinsa ja osaamisensa sekä miten näillä resursseilla varmistetaan, että toimeksianto pystytään toteuttamaan suunnitellussa laajuudessa ja ajassa. Suunnitelman pituus saa olla maksimissaan viisi (5) A4-arkkia, eikä suunnitelmaan saa sisältyä tämän lisäksi erillisiä liitteitä. Toteuttamissuunnitelman arvioinnissa erityistä huomiota kiinnitetään seuraaviin asioihin: 1. Toteutettavuus suunnitellussa laajuudessa ja aikataulussa huomioiden Toteuttajan nimeämien asiantuntijoiden aiemman kokemuksen julkishallinnon organisaatioiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämisestä (20 pistettä) 2. Kartoituksen tiedonkeruumenetelmien ja -toimenpiteiden laajuus ja monipuolisuus. Esim. asiantuntijahaastattelut, Oulun kaupungin työllisyyspalveluihin, muiden organisaatioiden viestintään ja Oulun kaupunkikonsernin yleisiin viestintäohjeistuksiin perehtyminen jne. (20 pistettä) 3. Kuinka kartoituksen esille tuomien tarpeiden pohjalta johdetaan toimenpidesuosituksia viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi julkisorganisaation viestinnän luonne huomioonottaen. (20 pistettä) Tarjouksen mukana toimitetaan toteuttamissuunnitelma Rasti ruutuun:
Liite 5 Hankintasopimus (luonnos) HANKINTASOPIMUS TILAAJA Oulun kaupunki / Konsernipalvelut / Draivia rekryyn -hanke Y-tunnus: 0187690-1 PL 1 90015 Oulun kaupunki Yhteyshenkilö: PALVELUNTUOTTAJA Yritys X Oy Y-tunnus: 100000-1 Katuosoitteentie 1 90130 Oulu Yhteyshenkilö: SOPIMUKSEN KOHDE Tällä sopimuksella sovitaan Oulun kaupungin ja Yritys X Oy:n välillä Draivia rekryyn hankkeen kartoituksesta Oulun kaupungin työllisyyspalveluiden viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi. SOPIMUKSEN SISÄLTÖ Sopimuksen sisältö määräytyy Oulun kaupungin konsernipalveluiden 11.8.2015 Hilmassa julkaiseman tarjouspyynnön [liite 1], julkisia palveluhankintoja koskevien yleisten sopimusehtojen [JYSE 2009 Palvelut] ja Yritys X Oy:n [x.x.2015] päivätyn tarjouksen [liite 2] perusteella. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 - Palvelut) löytyvät osoitteesta: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisu t/20100217julkis/jyse_2009_palvelut.pdf TOIMITUSAIKATAULU Palvelu toimitetaan seuraavan täsmennetyn aikataulun mukaisesti: Kartoituksen valmistelu ja toteuttaminen alkaa välittömästi. Toimeksiannon tulee olla kokonaisuudessaan valmis ja laskutettu 25.9.2015 mennessä. Tarkemmat ajankohdat sovitaan yhteistyössä Tilaajan ja Tarjoajan välillä.
ALIHANKKIJAT JYSE kohdan 4.1 ensimmäisen virkkeen sijasta todetaan, että Palveluntuottaja voi teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijoilla, jotka Tilaaja on hyväksynyt tarjouskilpailun yhteydessä alihankkijoiksi. Muilta osin Palveluntuottajalla ei ole oikeutta teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviä alihankkijalla ilman Tilaajan etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista lupaa. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU Hankittavan palvelun sisältö ja laatu on tarkemmin kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Palveluntuottajalle yksinoikeutta myydä Palvelua Tilaajalle. Palvelu tulee tuottaa suomen tai englannin kielellä. Palveludokumentaation tulee olla suomen- tai englanninkielistä. Mikäli Palvelun virheet ovat olennaisia tai toistuvia, Tilaajalla on oikeus päättää Sopimus JYSE kohdan 17 mukaisesti. Osapuolet toteavat JYSE kohtien 7.3 ja 7.4 lisäksi, että Palvelu ei saa aiheuttaa vahinkoa Tilaajalle tai kolmansille ja mikäli vahinkoa aiheutuu, Palvelussa on virhe, jolloin Tilaajalle syntyy oikeus vaatia korvauksia tai päättää Sopimus tämän Sopimuksen ehtojen mukaisesti erityisesti JYSE kohtien 16 18 mukaan. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ Palveluntuottajan tulee käyttää Palvelun tuottamisessa tarjouksessa nimettyjä henkilöitä. Palveluntuottajalla on oman henkilöstönsä työnjohto- ja valvontavastuu ellei kyse ole henkilöstövuokrauksesta. JYSE kohdan 8.1 tarkoittamassa henkilön vaihtamistilanteessa Palveluntuottajan on kuitenkin ennen henkilön vaihtamista ilmoitettava Tilaajalle aikeestaan vaihtaa henkilö ja pyytää tähän Tilaajan suostumus. Vaihtamiseen on ryhdyttävä myös Tilaajan perustellusta vaatimuksesta. JYSE kohdan 8.2 ensimmäisen virkkeen sijasta todetaan, että Palveluntuottajalla ei ole, ilman Tilaajan etukäteistä kirjallista lupaa, oikeutta tehdä sellaisia palveluntuottamiseen liittyvien henkilöiden vaihdoksia, joilla voi olla vaikutusta Palvelun laatuun. Mikäli tarjouksessa nimetty henkilö ei Osapuolista riippumattomista syistä voi osallistua Palvelun tuottamiseen, pyrkii Palveluntuottaja nimeämään hänen tilalleen yhtä pätevöityneen henkilön. HINNAT Palvelun hinta on ilmoitettu toimeksiannon kokonaishintana. Palvelusta perittävä hinta maksetaan laskun perusteella. Palveluntuottaja toimittaa laskut
verkkolaskuna Tilaajalle jälkikäteen Tilaajan myöhemmin määrittämänä ajankohtana. Maksuehto on 21 päivää netto. Operaattorina toimii Basware Oyj. JYSE kohtien 11.1., 11.3. ja 11.4. selvennykseksi todetaan, että maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Laskutus-, toimitus- tai muita vastaavia lisiä ei hyväksytä. VAHINGONKORVAUS JYSE-ehtojen kohdan kohtaan 16 lisätään seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen ja kestää 30.9.2015 saakka. Tilaajan niin edellyttäessä palveluntuottajalla on velvollisuus sopimuksen päättymisestä huolimatta jatkaa palvelun toimittamista JYSE 2009 Palvelut 10.10 kohdan mukaisesti. SOPIMUKSEEN SOVELLETTAVAT ASIAKIRJAT PÄTEMISJÄRJESTYKSESSÄ Mahdollisessa ristiriitatilanteessa sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa pätemisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirja 11.8.2015 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 - Palvelut) PAIKKA JA AIKA Oulussa x.x.2015 Oulun kaupunki N.N. Asema organisaatiossa Yritys X Oy N.N. Asema organisaatiossa LIITTEET 1. Tarjouspyyntö 11.8.2015 2. Yritys X Oy:n tarjous x.x.2015