Tarjouspyyntö 1 (9) Uudenkaupungin kaupungin viestintä- ja markkinointipalvelujen tuottaminen Hankintamenettely Taustaa ja tavoitteet Uudenkaupungin kaupunki pyytää tarjoustanne viestintä- ja markkinointipalveluista vuosille 1.3.2015-31.12.2017 sekä kahdelle erilliselle optiovuodelle 2018 ja 2019 tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Optiovuodella tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin ja mahdollisesti muiden kuin tässä tarjouspyynnössä mainittujen palvelujen tuottamiseen. Option käytöstä päätetään erikseen kirjallisesti. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty Hilmakanavaan osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu Uudenkaupungin kaupungin internet-sivuilla osoitteessa uusikaupunki.fi/tarjouspyynnöt. Uudenkaupungin kaupunki on melkein 400 vuotta vanha, vireä merenrantakaupunki. Vireys kuvastuu hyvin myös kaupungin strategiasta: Elinvoimainen uusi kaupunki 2020, jonka läpileikkaavina teemoina ovat sujuvat arjen palvelut, investoinnit tulevaisuuteen sekä elävät taajamat. Uudenkaupungin strategia löytyy kaupungin internet-sivuilta uusikaupunki.fi/kaupunkitietoa/strategiat. Uudessakaupungissa on asukkaita noin 16 000 ja kaupungin vakituinen henkilöstömäärä on noin 800. Markkinoinnissa jatketaan vuodesta 2007 aloitettua Uudenkaupungin omintakeista, visuaalista päälinjaa, sitä päivittäen. Jo valmistettua markkinointiaineistoa toimitetaan pyynnöstä tätä tarkoitusta varten kootussa materiaalipaketissa. 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209
Tarjouspyyntö 2 (9) Pyynnöt toimitetaan elinkeinopalveluihin vain sähköpostitse osoitteella:. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Materiaalipaketti: Uusikaupunki 2014 viestintä- ja markkinointitarjouspyyntö. Markkinoinnin tavoitteena on Uudenkaupungin tunnettuuden ja kiinnostavuuden lisääminen, matkailija- ja asukasmäärän kasvattaminen, ammattitaitoisen työvoiman saaminen paikkakunnalle ja uusien yritysten saaminen paikkakunnalle. Kohderyhmät: 1. Pääkohderyhmänä demografisesti Varsinais-Suomi ja Satakunta sekä pääkaupunkiseutu. Muut painotusalueet (tämän sisällä): 2. lapsiperheet 3. kaupungin omat asukkaat 4. matkailijat 5. yritykset Markkinoinnin mielikuvatavoitteita voi kuvata seuraavilla sanoilla: aito, merellinen, idyllinen, laadukas, vireä. Muita kuvaavia adjektiiveja ovat: sympaattinen, huumorintajuinen, omintakeinen. Uudenkaupungin ydinviesti: Uusikaupunki, aidosti sinua varten. Ydinviestiä halutaan tukea seuraavilla lauseilla: Kaikesta, mitä Uusikaupunki tekee ja mitä siellä kokee huokuu aitous: ei kikkailua, ei sokerikuorrutusta, ei tehtyä kivaa. Aito idylli, aitoa elämisen laatua, aitoja ihmisiä, aitoa palvelua, aitoa toimintaa, aidosti aikaa, aidosti rauhaa, aitoa merellisyyttä. Uudenkaupungin kaupunki ei sitoudu tiettyyn määrään toimeksiantoja sopimuskaudella, vaan sopimuksessa tullaan määrittelemään puitteet yhteistyön sisällölle ja kustannuksille. Yksittäiset hankinnat tehdään erillisinä toimeksiantoina ja niistä laskutetaan yksittäin tehtävän sopimuksen mukaisesti. Hankinnan kohde 1. Viestintä- ja markkinointivälineiden suunnittelu ja toteutus vuosille 2016-2017 a. Uudenkaupungin matkailuesitteen suunnittelu ja tuotanto Nykyisen matkailuesitteen sivun koko on leveys 150 mm x korkeus 250 mm. Esite sisältää rivi-ilmoitukset, toimituksellisia ilmoituksia (1 ja 1/2 sivua) sekä mainosilmoituksia (koot 1, 1/2 ja 1/4 -sivua). Viimeksi esite on valmistettu vuodelle 2014. 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209
Tarjouspyyntö 3 (9) Tarjouksessa tulee eritellä hinnat seuraaville osakokonaisuuksille: Kansisivun suunnittelu ja toteutus Sisältösivun suunnittelu Toimitukselliset ilmoitukset 1 sivu ja 1/2 sivua Ilmoitussivujen ja rivi-ilmoitussivujen asemointi Koko esite painovalmiiseen pdf-muotoon b. Uudenkaupungin matkailun verkkosivujen päivitys ja kehittäminen Matkailulla on omat mobiilikäyttöiset verkkosivut osoitteessa: /matkailu Verkkosivujen päivitys vuosittain matkailuesitteen sisällön pohjalta. Sisällön lisäksi kehitetään myös verkkosivujen rakennetta ja tekniikkaa. c. Muiden matkailuesitteiden valmistus Muita matkailun tuote- ja kampanjaesitteitä valmistetaan kampanjoiden ja tarpeen mukaisesti. d. Sosiaalisen median hyödyntäminen 2015-2017 Olemassa olevien Kesä Uudessakaupungissa ja Haavi auki -Facebooksivujen aktiivinen hyödyntäminen markkinoinnissa ja kampanjavälineinä. Optiohankinta Lisäksi pyydämme tarjoustanne seuraavista, mahdollisesti hankittavista välineiden suunnittelusta ja toteutuksesta. Toivomme ehdotuksia myös muista mahdollisista välineistä. e) muu painettu materiaali f) liikuteltava messuosasto g) muu sähköinen materiaali h) liike- ja give away lahjojen ideointi ja suunnittelu 2. Kampanjoiden ja tapahtumien suunnittelu ja toteutus vuosille 2015-2017 Asukashankintakampanja / Yleiskampanjat Kampanjaidea Lehti-ilmoitukset Sähköiset kanavat Muut markkinointimateriaalit ja -välineet 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209
Tarjouspyyntö 4 (9) Kampanjoiden suunnittelussa on erityisesti kiinnitettävä huomio kunnan jo olemassa oleviin tapahtumiin, niiden merkitykseen pitäjäidentiteetin kannalta ja hyödyntämiseen kaupungin tapahtumia suunniteltaessa. Optiohankinta Lisäksi pyydämme tarjoustanne seuraavasta, mahdollisesti hankittavasta viestinnän ja markkinoinnin toimenpiteen suunnittelusta ja toteutuksesta. Internet-sivujen uudistaminen Uudenkaupungin kaupungin verkkosivut löytyvät osoitteesta: Verkkosivujen uudistaminen nykyaikaisiksi, mobiilikäyttöisiksi ja niin ulkonäöltään kuin sisällöltäänkin selkeiksi ja helppokäyttöisiksi. Verkkosivujen visuaalisen ilmeen tulee olla Uudenkaupungin brändin mukainen. Uusikaupunki-Facebook -sivusto Uudenkaupungin kaupungin virallisen Facebook-sivuston käyttöönotto ja kehittäminen. Hinnat Tarjoajan tulee antaa kustakin osa-alueesta arvioidut kokonaiskustannukset, sekä mahdollisia lisätöitä varten tuntihinnoittelu. Lisäksi tarjouksessa tulee ilmetä toimittajan antama arvio jokaisen osa-alueen työmäärästä tunteina. Suuremmista lisätyökokonaisuuksista tullaan pyytämään tarjous/hintaarvio projektikohtaisesti. Tarjouksen ja siinä ilmoitetun kokonaiskustannuksen tulee sisältää kunkin osa-alueen kustannukset kokonaisuudessaan, sisältäen suunnittelun, toteutuksen, siihen liittyvät mahdolliset yhteistyöpalaverit ja workshopit, sekä projektin valvonta kaikkine henkilöstökuluineen. Tarjouksen hinnat pyydetään ilmoittamaan arvonlisäverottomina. Tarjouksen hinnat tulee ilmoittaa hintaerittelytaulukossa määritellyin kokonaisuuksin. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjottujen markkinointi- ja viestintäpalveluiden tuntihintoja voidaan tarkistaa ensimmäisen kerran 1.1.2017. Mahdolliset hinnanmuutosperusteet tulee esittää tarjouksessa (esim. palkka-, 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209
Tarjouspyyntö 5 (9) Valinta- ja vertailuperusteet materiaali- tms. kulujen nousu). Mikäli toimittaja haluaa muuttaa tarjoamiensa palveluiden hintoja, on siitä esitettävä neuvottelupyyntö kaksi kuukautta ennen muutosta tilaajalle, joka joko hyväksyy tai hylkää esityksen. Hinnanmuutosvaatimukset tulee perustella tarjouspyynnössä ja tarjouksessa mainittujen hinnanmuutosperusteiden mukaisesti. Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksen valintaperusteena on hinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuutta arvioidaan seuraavasti: laatu 60 % hinta 40 % Laatua arvioitaessa painotetaan toimittajan yhteistyökykyä, joustavuutta ja proaktiivisuutta sekä kykyä sitoutua pitkäjänteiseen kumppanuuteen. Työskentely kaikissa eri hankinnan kohteissa tapahtuu projekteittain tiiviissä yhteistyössä tilaajan edustajien kanssa, jotka määritellään tarkemmin sopimusvaiheessa. Laadun arvioinnin valintaperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. Toimiston kokemus ja asiakkuudet, 20 pistettä - Toimittajan kokemus Uudenkaupungin kaupunkiin verrattavien organisaatioiden vastaavista ja vastaavan kokoisista viestinnällisistä uudistushankkeista (suunnittelu, toteutus, projektinjohto). - Toimittajan kokemus julkisen sektorin kampanjoista sekä kunta-alan asiantuntemus. - Toimiston mahdolliset laatu- ja ympäristösertifikaatit sekä työskentelyssä noudatettavat kestävän kehityksen periaatteet. - Toimittajan asiakkuudet, niiden vakuuttavuus ja vaativuus, asiakassuhteiden pituus ja kumppanuuspainotteisuus. Tilaaja voi ottaa yhteyttä asiakkaisiin laadun, palvelukyvyn, ammattitaidon, työnäytteiden ja toimeksiantojen vastaavuuden sekä toimintavarmuuden toteamiseksi. 2. Henkilöstön kokemus, erityisosaaminen ja pätevyys, 15 pistettä - Suunnitteluun ja toteutukseen osallistuvan henkilöstön työkokemus, erityisosaaminen ja pätevyys. - Tiimihenkilöt tulee nimetä jo tarjouksen jättövaiheessa, jotta ammattitaito ja erityisosaaminen ovat arvioitavissa kokemuksen ja alalla toimittujen vuosien kautta. - Toimittajan on osoitettava, että käytettävissä on riittävä määrä toimittajan omia henkilöresursseja asiantuntijatehtävissä, vähintään 3 henkeä. 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209
Tarjouspyyntö 6 (9) - Toimittajan käytettävissä olevat erityisosaajat (ei välttämättä itse tiimiin kuuluvina), joita voidaan tarvittaessa käyttää alihankinta- ja konsulttitehtävissä. - Tarjouksen antaja kykenee antamaan riittävästi resursseja kaupungin käyttöön kiireisimpinäkin aikoina. 3. Työnäytteet, 15 pistettä - Pyydämme alustavaa ideaa kaupungin markkinointiin. Ideat esitellään tarkemmin yrityksen esittelyssä tilaajalle (kohta 4). - Pyydämme esittelemään isomman viestintäkokonaisuuden/kampanjaesimerkin mediavalintoineen sekä jollekin organisaatiolle tehdyn viestintästrategian/viestintäohjelman/ viestintäsuunnitelman. Pyydämme myös ilmoittamaan työnäytteiden toteutuneet kustannukset. Työnäytteitä esitellään tarkemmin yrityksen esittelyssä tilaajalle (kohta 4). - Työnäytteiden avulla arvioidaan toimiston kykyä ennakkoluulottomiin ja positiivisesti erottuviin mutta kuitenkin tarkoituksenmukaisiin viestintäratkaisuihin, työnjäljen laatua sekä töiden hinta-laatusuhdetta. - Tarjoukseen voi liittää myös toimiston mahdolliset alan tunnustukset. 4. Yrityksen esittely tilaajalle, 10 pistettä Pyydämme toimittajalta suullista esittelyä Uudenkaupungin kaupungissa tilaajan edustajille. Pyydämme toimittajaa varaamaan esittelyajan tarjousajan päättymisen jälkeen. Esittelytilaisuus saa kestää enintään yhden tunnin. Tilaisuuden runko: - Toimittajan lyhyt yritysesittely ja toimiston toimintafilosofia. - Asiakkuudet ja kokemus vastaavista hankkeista. - Toimittaja esittelee kohdassa 3 pyydettyjä työnäytteitä, niiden ideoita ja toteutusta. - Toimittajan näkemys kaupungin viestinnän keskeisistä haasteista ja mahdollisuuksista. - Esittelyssä tulisi olla mukana niitä henkilöitä, jotka tulevat mahdollisesti tekemään kaupungin viestintää ja markkinointia. - Toimittaja maksaa esittelystä aiheutuneet kulut. Korostamme, että yritysesittelyssä ei neuvotella tarjouksen sisällöstä tai sen hinnoista. Yritysesittelyssä kuullaan ainoastaan kohdassa 4 mainitut asiat. Esittelystä laaditaan muistiot. Esittely pisteytetään osana tarjousta. 4. Tarjouksen hinta, 40 pistettä Vertailussa tarjouksen hintaa arvioidaan koko hankittavan palvelun kokonaishintana (30 pistettä) ja annettujen tuntihintojen keskiarvona (10 pistettä). 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209
Tarjouspyyntö 7 (9) Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan Y-tunnus ja tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee (sijoittautumismaa), voidaan sulkea pois kilpailusta. Tarjoajan on esitettävä tarjouksen yhteydessä seuraavat asiakirjat: verovelkatodistus ja todistus lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisesta. Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia. Hankintayksikkö voi pyytää täydentämään tai toimittamaan kyseisiä asiakirjoja. Toimittajan oman alan ehdot Toimittajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja ja oman alansa ehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan. Osatarjous Laskutus Valinta Alihankinta Osatarjouksia ei oteta huomioon. Laskutus verkkolaskutuksena. Maksuehtona käytetään 21 pv/netto, kun palvelu on hyväksytysti suoritettu ja lasku on saapunut. Laskutuseristä ja seurannasta sovitaan tarkemmin tehtävässä hankintasopimuksessa. Tarjousten vertailun ja kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnin suorittaa hankinnan valintaryhmä. Hankintapäätöksen tekee kaupunginhallitus. Alihankintakumppanit ja sovitut vastuusuhteet on ilmoitettava tarjouksessa tai sen liitteissä. Selvityksestä on käytävä ilmi ne alihankkijat, joita aiotaan käyttää ja alihankkijoiden hoidettavaksi annettavat tehtävät. Toimittaja vastaa alihankkijan töistä kuin omistaan. Lisähankintaoikeudet Kaupunki varaa mahdollisuuden lisähankintaoikeuteen eli optioihin tehdä tähän hankkeeseen liittyviä uusia projektisopimuksia suoraa neuvottelumenettelyä käyttäen. Hylkäämisperusteet 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209
Tarjouspyyntö 8 (9) Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty, tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tai tarjous saapuu myöhässä. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjouksen tekemisestä ei makseta palkkiota eikä korvausta. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja hankintasopimus tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tärkeysjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tämä tarjouspyyntö liitteineen 4. Toimittajan tarjous liitteineen 5. Julkisten hankintojen yhteiset sopimusehdot, JYSE 2009 palvelut Muut ehdot Tilaajalle, Uudenkaupungin kaupungille, siirtyy täydelliset omistus- ja käyttöoikeudet tilattuihin tuloksiin. Kaupungilla on kaikki oikeudet toimeksiantojensa perusteella valmistettuun aineistoon, kun työ on kokonaan maksettu. Tilaajalla on tuolloin oikeus muokata toimeksiantotyön tuloksia sekä tehdä niihin haluamiansa muutoksia. Lisäksi aineisto voidaan luovuttaa myös kolmannen osapuolen käyttöön ilman eri korvausta toimeksiantajan sitä halutessa. Toimittaja vastaa, että toimeksiannon perusteella valmistetun aineiston tekijänoikeuksiin ei kohdistu vaateita kolmansilta osapuolilta. Toimeksiannoissa käytettyjen valokuvien hinnoista ja oikeuksista neuvotellaan projektikohtaisesti. Tarjouksessa esitetään arvio valokuvakustannuksista. Hankinta suoritetaan projekteittain ja optioittain. Kaupunki pidättää itsellään oikeuden toteuttaa vain harkitsemansa määrän projekteja ja optioita. Toimittajan tulee ilmoittaa hyvityskäytännöt, joita sovelletaan, kun sovitut toteutukset tai tilaukset eivät ole käytettävissä, ovat myöhässä tai eivät vastaa laatuvaatimuksia tilaajasta riippumattomista syistä. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden mahdollisesti käyttää paikallista toimijaa nopeisiin ja yksittäisiin toimeksiantoihin. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Mahdolliset liike- ja ammattisalaisuudet on merkittävä erillisille liitteille. Hinta ei ole liikesalaisuus. 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209
Tarjouspyyntö 9 (9) Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee esittää ainoastaan sähköpostilla osoitteella 13.11.2014 mennessä. Sähköpostin otsikkona tulee olla Lisätietopyyntö: Uusikaupunki 2014 viestintä- ja markkinointitarjouspyyntö. Esitetyt kysymykset ja vastaukset niihin ovat nähtävissä 17.11.2014 Uudenkaupungin kaupungin internet-sivuilla (uusikaupunki.fi/tarjouspyynnöt). Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat sitovia. Tarjouksessa tulee olla maininta siitä, että tarjoaja on käynyt määräajan jälkeen lukemassa nämä vastaukset ja tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset tarkennukset Uudenkaupungin kaupungin internet-sivuilta, ja että ne on huomioitu tarjousta laadittaessa. Tarjouksen voimassaolo, jättöpäivä ja toimitusosoite Tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjouksen jättöpäivästä. Tarjous tulee toimittaa elinkeinopalveluihin viimeistään 2 klo 12.00 mennessä osoitteeseen Uudenkaupungin kaupunki 23501 UUSI tai sähköpostitse osoitteeseen. Kuoreen tunnus Uusikaupunki 2014 viestintä ja markkinointi". Irmeli Laaksonen Matkailusihteeri Teija Isotupa Palvelusihteeri Liitteet Hintaerittelytaulukko 23501 UUSI 23500 UUSI 23501 UUSI 0440 515 209