1 (8) Tarjouspyyntö: Sisällys 1. Hankinnan kohde... 2 1.1. HAAGA-HELIAn nykyinen järjestelmäarkkitehtuuri... 2 2. Hankintamenettely, aikataulu ja muutoksenhaku... 2 2.1. Hankintapäätöksestä ilmoittaminen... 3 3. Tilaajan kuvaus ja hankintayksikkö... 3 4. Tarjoushinnan ja muiden vertailuperusteiden ilmoittaminen... 3 5. Alihankkijan käyttäminen... 4 6. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset... 4 6.1. Tarjoajan yleinen soveltuvuus... 4 6.2. Tarjoajalle asetettavat vähimmäisvaatimukset... 4 7. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus... 5 7.1. Tarjouksen vähimmäisvaatimukset... 5 8. Tarjousten vertailu ja tarjouksen valinta... 5 8.1. Vertailuperusteet:... 6 9. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset... 6 10. Hankintaoptio... 6 11. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus ja tietojen luottamuksellisuus... 6 12. Tarjouksen voimassaoloaika... 7 13. Noudatettavat sopimusehdot... 7 14. Tarjouksen jättömenettely ja voimassaolo... 7 15. Tarjousten käsittely... 7 16. Yhteydenpito ja lisätietojen pyytäminen kilpailutuksen aikana... 7 17. Allekirjoitukset... 8 Liitteet: 1. Hinta- ja laatulomake 2. Tarjoajaa ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset 3. Sopimusluonnos 4. Järjestelmän yleiskuvaus
2 (8) 1. Hankinnan kohde HAAGA-HELIA Oy Ab (jäljempänä Tilaaja) pyytää tarjouksia Opintojaksopalautejärjestelmän rakentamisesta. Hankinnan nimi on. Kyseessä on pääasiassa palveluhankinta, ja pääasiallinen toimitus- ja toteutuspaikka on Helsinki. Hankinnan kohde on järjestelmä, joka noutaa automatisoidusti tietoja Winha opiskelijahallintojärjestelmästä, syöttää Winhasta noudetut tiedot E-lomake järjestelmään, jolla opiskelijoille lähetetään palautelomakkeet ja tallennetaan saatu palaute tietokantaan tekee perusraportoinnin E-lomakkeen tuottamien tietokantojen tietosisällöstä Koska kyseessä on Tilaajan nykyiseen järjestelmäarkkitehtuuriin liittyvä integraatio ja laajennus, on tässä tarjouspyynnössä käytetty normaalikäytännöstä poiketen hankinnan kohteen määrittelyssä tuotenimiä ja valmistajien nimiä. Tilaajan näkemyksen mukaan hankinnan kohteen yksiselitteinen määrittely edellyttää tätä menettelyä. Järjestelmä voi koostua mahdollisesta valmiista tai puolivalmiista integraatiokomponentista ja asiantuntijatyöstä, jonka avulla järjestelmä toteutetaan Tilaajan toivomalla tavalla ja a.o. tarkoitukseen sopivaksi. Järjestelmäkokonaisuutta tässä hankinnassa tarkoitetulla tavalla on kuvattu liitteessä 4. Olennaista hankinnassa on Winhan keskeisten tunnistetietojen automatisoitu siirtyminen E-lomakkeen pohjatiedoiksi ja palautekyselyn automatisointi, koska kyselyitä lähetetään reilut 50 000 kpl/vuosi. Hankintaoptiona Tilaaja voi hankkia Toimittajalta lisätöinä liittymiä ja uusia toiminnallisuuksia hankinnan kohteena olevaan kokonaisuuteen. Hankintaoptio on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön kohdassa 10. Tarjouskilpailulla pyritään löytämään hankinnan toteuttamisesta kiinnostunut ja siihen kykenevä yhteistyökumppani. 1.1. HAAGA-HELIAn nykyinen järjestelmäarkkitehtuuri Tilaajan IT-infrastruktuuri muodostuu omassa palvelinsalissa olevista kymmenistä fyysisistä ja virtuaalisista palvelimista, oman henkilöstön ylläpidossa olevasta tietoverkosta ja tuhansista työasemista (henkilöstö, luokat, yhteiset tilat). Käyttäjähakemistona on Open LDAP ja Microsoftin AD. Tilaajan järjestelmäarkkitehtuurissa on tunnistettu yli 200 kohdetta. Hankinnan kohteen kannalta keskeisiä ovat Winha -opiskelijahallintojärjestelmä ja E-lomake järjestelmä sähköisiä lomakkeita ja sähköistä asiointia varten. Winha on CGI Finland Oy:n toimittama Microsoftin SQL tietokantaan pohjaava järjestelmä ja E-lomake on Eduix Oy:n toimittama järjestelmä, jonka taustalla on MySQL-tietokanta. Näiden järjestelmien tuntemus on tarjoajalle eduksi. 2. Hankintamenettely, aikataulu ja muutoksenhaku Kyseessä on julkista hankintaa koskeva yhden toimittajan hankinta, jonka ennakoitu kokonaisarvo ylittää kansallisen kilpailutusrajan, mutta ei ylitä EU-kynnysarvoa.
3 (8) Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, muutoksia 321/2010). Kilpailutus toteutetaan julkisista hankinnoista annetun lain 24 tarkoittamaa avointa menettelyä käyttäen. Lisäksi noudatetaan Tilaajan toimintaa säätelevää lainsäädäntöä, säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita. Sopimuskumppaniksi valitaan se tarjoaja, jonka tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin, kun otetaan huomioon tarjouspyynnön kohdissa 7 ja 8 kuvatut vaatimukset. Hankinnan suuntaa-antava aikataulu: : Hankintailmoitus lähetetään julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavan kautta ja Tarjouspyyntö julkaistaan HAAGA-HELIAn internet-palvelussa 3.4..2014: Kysymysten esittämisaika päättyy 14.4.2014: Tarjousten jättöaika päättyy klo. 15.00. Hankinnasta on tehty hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi) julkaistavaksi. Tämä tarjouspyyntö on ollut samasta päivästä lukien saatavilla HAAGA-HELIAn Internetpalvelussa osoitteessa http://www.haaga-helia.fi/fi/haaga-heliasta/hankinnat/meneillaan-olevat-hankinnat Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Tilaajan edellyttämällä tavalla tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Tilaaja voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, Tilaaja voi vetäytyä tarjouskilpailusta osittain tai kokonaan. 2.1. Hankintapäätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätöksestä toimitetaan ilmoitus sähköpostitse kaikille tarjoajille. Sopimussuhdetta ei vielä synny hankintapäätöksellä, vaan vasta valitun toimittajan kanssa erikseen tehtävällä kirjallisella hankintasopimuksella. Hankintapäätökseen voi hakea muutosta siten kuin päätöksessä mainitaan. Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen tai oikaisuvaatimuksen perusteella. 3. Tilaajan kuvaus ja hankintayksikkö HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu kouluttaa liike-elämän ja palveluelinkeinojen asiantuntijoita sekä tutkii ja kehittää näihin aloihin liittyvää osaamista ja toimintaa. Koulutusalamme ovat liiketalous, tietotekniikka, hotelli-, ravintola- ja matkailuala, johdon assistenttityö, toimittajakoulutus, liikunta-ala sekä ammatillinen opettajankoulutus. HAAGA-HELIAn 10 500 opiskelijaa luovat työelämäverkostoja jo opiskeluaikanaan. Opiskelijoita tukee 700 työntekijän korkeatasoinen kansallinen ja kansainvälinen osaaminen. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulua ylläpitää HAAGA-HELIA Oy Ab. Lisätietoja HAAGA-HELIAsta löytyy osoitteesta www.haaga-helia.fi Hankintayksikkönä on HAAGA-HELIA Oy Ab, jonka Y-tunnus on 2029188-8. 4. Tarjoushinnan ja muiden vertailuperusteiden ilmoittaminen Tarjoushinnat tulee ilmoittaa euroina, kiinteinä, arvonlisäverottomina ja niiden tulee sisältää kaikki korvaukset ja kulut. Hinnan varaumia, laskutus-, toimitus- ym. lisiä ei hyväksytä.
4 (8) Hinnat ja vähimmäisvaatimusten toteutuminen sekä laatutekijät ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteenä 1 olevan Excel-lomakkeen avulla, joka tulee olla täytettynä tarjouksen liitteenä. Tarjoaja ilmoittaa lomakkeella miten tarjottu palvelu täyttää Tarjouspyynnön kohdassa 7.1. kuvatut vaatimukset sekä ilmoittaa lomakkeella pyydetyn kokonaishinnan. Tarjoaja saa ilmoittaa hintalomakkeella vain pyydetyn kokonaishinnan, mutta tarjouksessa hinnan muodostumista tulee kuvailla tarkemmin. Vertailuperusteena käytetään hintalomakkeella ilmoitettua kokonaishintaa. Liitteen 1 lomakkeeseen merkitään myös tarjouspyynnön kohdassa 8. esitettyjen laadullisten vertailuperusteiden toteutuminen. Tarvittaessa Tarjoaja voi käyttää liitteitä tarkempien perustelujen esittämiseen. Liitteen 1 lomake on toimitettava sekä paperitulosteena että Excel-tiedostona. Tarjoaja täyttää lomakkeen keltaisella taustavärillä olevia soluja, mutta ei saa muuten muokata tiedostoa. 5. Alihankkijan käyttäminen Tarjoaja voi käyttää alihankkijaa, mutta tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Alihankkijan on täytettävä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajan mahdollisesti käyttämät alihankkijat (nimet, yhteystiedot, henkilöt) sekä se, miltä osin tarjoaja antaa hankinnan kohteeseen liittyviä tehtäviä alihankkijoiden tehtäviksi, on mainittava tarjouksessa (erillisenä tarjouksen liitteenä "Alihankinta"). Tilaaja voi edellyttää tarjouskilpailun kestäessä, että alihankkijoiden osalta esitetään samat selvitykset, joita tässä tarjouspyynnössä edellytetään tarjoajan osalta esitettäväksi. 6. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset 6.1. Tarjoajan yleinen soveltuvuus Tarjoajalta vaadittava oikeudellinen muoto on Oy tai vastaava. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan Y-tunnus. Maksu tapahtuu laskulla, sopimuksessa kuvatulla tavalla. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, joilla ei ole teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Edellytykset arvioidaan tarjoajalle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa (tarjouspyynnön kohta 6.2.) mainituin perustein. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 6.2. Tarjoajalle asetettavat vähimmäisvaatimukset Toimittajaksi soveltuvan yrityksen talouden tulee olla kunnossa ja toiminnalla pitää olla jatkuvuutta. Yrityksen ja sen omistajien menneisyydessä ei saa olla seikkoja, jotka vaarantavat luottamuksen jatkuvuuteen. Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteen 2 lomake, jossa kuvataan tarjoajalle ja tarjoukselle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Näiden tietojen avulla voidaan todeta tarjoajaan liittyvien taloudellisten ja teknisten vähimmäisedellytysten täyttyminen. Mikäli tarjoaja ei voi osoittaa kelpoisuuttaan, Tilaaja voi hylätä tarjoajan tekemän tarjouksen. Myös puuttuva tieto voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen.
5 (8) 7. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Puutteet kappaleessa 7.1. esitetyissä vähimmäisvaatimuksissa johtavat tarjouksen hylkäämiseen. Tarjoajan on syytä laatia tarjous siten, että jäljempänä mainitut pakolliset ominaisuudet ja vertailuperusteiden täyttyminen käyvät siitä ilmi selvästi. Olennaista on täyttää liite 1 huolellisesti. 7.1. Tarjouksen vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tulee täyttää huolellisesti liitteen 1 lomake, jolla kuvataan miten tarjottu palvelu täyttää vähimmäisvaatimukset. Samalla liitteellä ilmoitetaan myös palvelun hinta. 7.1.1. Toteutusprojekti Tarjoajan tulee tarjouksessa kuvata mahdollisimman tarkasti miten se aikoo toteuttaa hankinnan kohteena olevan järjestelmän, Winhan ja E-lomakkeen välisen tiedonsiirron, prosessin automatisoinnin ja raportoinnin. Kuvauksessa tulee nimetä henkilöresurssit, työmääräarviot eri vaiheissa, teknologiset ratkaisut ja muut tarjottavan palvelun arviointiin vaikuttavat seikat. Kuvauksessa on eriteltävä miten tarjouksen kokonaishinta muodostuu (eri työvaiheiden kesto ja yksikköhinta, mahdolliset ohjelmisto- ja lisenssikustannukset, matkakulut, projektihallinto jne.). Toteutusprojektin kuvaus pitää olla sellainen, että Tilaaja voi sen perusteella arvioida tarjotun järjestelmän/palvelun soveltuvuuden ja toteutusprojektin toteutuskelpoisuuden. Toteutusprojektin kuvauksesta voi saada tarjousten vertailussa enintään 20 pistettä. 7.1.2. Kokonaishinta Toteutusprojektin kokonaishinta tulee ilmoittaa hintalomakkeen kohdassa H1. Kokonaishintaa käytetään tarjousten vertailussa. Tarjoaja sitoutuu toteuttamaan hankinnan kohteena olevan järjestelmän/palvelun toteutusprojektin kuvauksessa kertomallaan tavalla ilmoittamallaan hinnalla. Tästä sovitaan tarkemmin hankintasopimuksessa. 8. Tarjousten vertailu ja tarjouksen valinta Tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus määritetään a) hinnan ja b) laatutekijöiden perusteella. Tarjouksen enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Eniten pisteitä saanut tarjous voittaa tarjouskilpailun ja hankintasopimus tehdään sen tarjonneen yrityksen kanssa. Painoarvot: Hinta 50 % Laatu 50 % Hinta muodostaa 50 % mahdollisista pisteistä. Pisteet määritellään siten, että kokonaishinnaltaan halvin tarjous saa 50 pistettä ja kallein saa 0 (nolla) pistettä. Muiden tarjousten pistemäärä lasketaan kaavalla 50 * (kallein hinta vertailtavan tarjouksen hinta) / (kallein hinta halvin hinta) Laskentaesimerkki: Oletetaan halvimman tarjouksen olevan kokonaishinnaltaan 30 000 ja kalleimman 60 000. Tällöin hinnaltaan 40 000 hintainen tarjous saa 50p * (60 000-40 000 ) /(60 000-30 000 ) = 33,33 p
6 (8) Laatutekijöillä tarkoitetaan tässä hankinnassa Tarjoajan toteennäyttämää kyvykkyyttä hoitaa hankinnan kohteena olevan järjestelmän rakentaminen. Tarjouksessa on kuvattava toteutusprojekti, referenssit ja muu kokemus hankinnan kohteen kannalta merkittävistä hankkeista ja tuotteista. 8.1. Vertailuperusteet: 8.1.1. Referenssit ja muu kokemus Tarjoaja voi esittää Tarjouksessa hankinnan kohteen kannalta merkittäviä referenssejä korkeakouluympäristöistä viimeisten kolmen vuoden ajalta. Niiden merkittävyys ja laatu Tilaajan kannalta huomioidaan pisteytyksessä. Referensseistä on oltava kattava kuvaus ja tilaajan yhteystiedot. Referenssien perusteella Tarjoaja voi saada enintään 14 pistettä. Referenssit eivät ole vähimmäisvaatimuksena, eikä niiden lukumäärästä saa pisteitä. Tarjoajan kokemus automatisoidusta tietojen hakemisesta Winha-järjestelmästä ja Winhan rajapinnan tuntemus huomioidaan pisteytyksessä. Kokemus on kuvattava tarjouksessa kattavasti. Tästä voi saada enintään 8 pistettä. Winha-tuntemus ei ole vähimmäisvaatimuksena. Tarjoaja kokemus E-lomake järjestelmän päälle rakennetusta raportoinnista huomioidaan pisteytyksessä. Kokemus on kuvattava tarjouksessa kattavasti. Tästä voi saada enintään 8 pistettä. Tämä ei ole vähimmäisvaatimuksena. 9. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 10. Hankintaoptio Tilaaja varaa mahdollisuuden hyödyntää hankintaoptiota. Optio voi käsittää lisätöinä liittymiä, raportoinnin kehittämistä (esim. BI-ominaisuuksia) ja uusia toiminnallisuuksia hankinnan kohteena olevaan kokonaisuuteen. Hankintaoption hinnoittelusta ja optiokauden pituudesta sovitaan tarkemmin hankintasopimuksessa. Hankintasopimus ei automaattisesti sisällä option hyödyntämistä, vaan Tilaaja päättää hankintaoption käyttämisestä sopimuksessa ilmoitettuun määräaikaan mennessä. 11. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus ja tietojen luottamuksellisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan (621/1999) pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne tulee koota erilliseen liitteeseen ja tämä liite merkitä luottamukselliseksi. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Tarjouksen tekijä vastaa itse liike- ja ammattisalaisuuden määrittelystä tässä kohdassa esitetyllä tavalla. Kaikki Suomen lakiin ja sopimuksiin perustuvat oikeudet tämän hankinnan yhteydessä tarjoajalle toimitetuttuihin asiakirjoihin ja muuhun materiaaliin kuuluvat Tilaajalle.
7 (8) 12. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa, kunnes hankintasopimus on allekirjoitettu, kuitenkin vähintään 1.8.2014 saakka. 13. Noudatettavat sopimusehdot Ellei yhteisesti muuta sovita, hankinnassa noudatetaan tarjouspyynnön liitteenä 3 olevaa HAAGA- HELIAn sopimusmallia liitteineen. 14. Tarjouksen jättömenettely ja voimassaolo Tarjouksen tulee olla tehty tässä asiakirjassa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarjous tulee laatia suomenkielisenä, mutta mahdolliset teknisluontoiset liitteet voivat olla englanninkielisiä. Tarjous on jätettävä kahtena kappaleena, joista toinen on kirjallisessa ja toinen digitaalisessa muodossa muistitikulla tai CD/DVD-levyllä. Mikäli kirjallisessa ja sähköisessä versiossa muodossa jätetyt tarjoukset poikkeavat toisistaan, saa kirjallinen versio etusijan. Sitova tarjous on toimitettava suljetussa kuoressa viimeistään 14.4.2014 klo 15:00 osoitteeseen: HAAGA-HELIA Oy Ab Hankinnat/Kurttio Ratapihantie 13 00520 Helsinki Tarjousasiakirjojen kuoreen on merkittävä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Lähettäjän on huolehdittava tarjousasiakirjojen saapumisesta määräajassa. 15. Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjoajien ja tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien edellytysten arviointi (tarjouspyynnön kohdan 6 mukaan) 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (tarjouspyynnön kohdan 7 mukaan) 3. Tarjousten vertailu (tarjouspyynnön kohdan 8 mukaan) 16. Yhteydenpito ja lisätietojen pyytäminen kilpailutuksen aikana Tarjouspyynnöstä voi esittää tarkentavia kysymyksiä 3.4.2014 klo 16:00 saakka. Kysymykset tulee lähettää suomenkielisinä sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@haaga-helia.fi ja viestin otsikossa on mainittava viite HAAGA-HELIAn OPJ-integrointi 2014. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan yhtä aikaa samansisältöisinä kaikille tarjoajille HAAGA-HELIAn internet-palvelussa samassa osoitteessa kuin tarjouspyyntökin (ks. tarjouspyynnön kohta 2). Vastaukset pyritään antamaan 8.4.2014 klo 12:00 mennessä, mutta Tilaaja voi tarvittaessa muuttaa vastausaikataulua, kuitenkin huomioiden kilpailutuksen yleisen aikataulun. Samassa yhteydessä ilmoitetaan internet-palvelussa