Espoo Catering -liikelaitoksen toimintasuunnitelma 2015 Laatija Minna Ahola 27.2.2015
2 (18) Sisällys 1. Toiminnan kuvaus, organisaatio... 3 2. Keskeiset tavoitteet... 5 2.1. Valtuuston asettamat sitovat tavoitteet... 5 2.2. Yksikön omat tavoitteet ja miten ne edistävät TATU tavoitteiden saavuttamista... 5 2.3. Kolme keskeisintä tavoitetta vuodelle 2015 ja toteutuksen aikataulu... 9 3. Liikevaihto... 11 3.1. Liikevaihto asiakkaittain... 11 3.2. Tuottavuutta edistävät toimenpiteet ja mittarit... 12 4. Henkilöstö... 12 5. Osaamisen kehittäminen... 12 6. Muut tuotannontekijät... 13 7. Hankinnat... 13 7.1. Palvelut... 13 8. Aineet ja tarvikkeet... 13 8.1. Kilpailutukset... 14 9. Toimitilat... 14 10. Investoinnit ja poistot... 15 11. Toiminnan seuranta... 16 12. Riskit... 16
3 (18) 1. Toiminnan kuvaus, organisaatio Kuntien ruokapalvelutyö on aterioiden valmistuksen ja tarjoamisen ohella myös ravitsemusvaikuttamista, kansanterveystyötä sekä kestävien ympäristö- ja energiaratkaisujen edistämistä. Parhaimmillaan se on investointia kuntalaisten terveyteen ja hyvinvointiin yhteistyössä kunnan muiden toimijoiden kanssa. Tässä työssä Espoo Catering -liikelaitoksella on merkittävä rooli. Ammattikeittiöt tarjoavat noin 890 miljoonaa ateriaa vuodessa, josta julkisen sektorin osuus on noin 420 miljoonaa ateriaa. Espoo Cateringin osuus tästä on 17 miljoona ateriaa, neljä prosenttia. Espoo Catering tuottaa ja järjestää kaupungin sisäiset lasten, nuorten, ikäihmisten, potilaiden ja henkilöstön ruokapalvelut sekä kokous- ja juhlapalvelut. Espoo Catering tarjoaa myös ateriapalvelutoimintaan liittyviä asiantuntijapalveluja. Toiminta vastaa kaupungin strategiaa ja eri asiakasryhmien tarpeita. Ruokalistat suunnitellaan ja tuotteet valitaan ikäryhmäkohtaisten ravitsemussuositusten ja asiakassopimusten perusteella. Espoo Catering osallistuu ikäihmisten ravitsemuskuntoutukseen sekä lasten ja nuorten ravitsemus- ja tapakasvatuksen tukemiseen yhdessä asiakkaiden kanssa. Henkilöstöruokailu tukee henkilöstön työssä jaksamista ja terveellisiä ruokavalintoja. Keskeiset tapahtumat toiminnassa Vuoden alussa siirryttiin viiden viikon kiertävään ruokalistaan. Ruokalistat suunnitellaan koko vuodeksi kerrallaan. Lyhyempi kiertoaika helpottaa tuotemäärien arviointia sekä vähentää ravintoainetietojen ja tuoteselosteiden päivittämistä. Lisäaineita sisältävät liemijauheet ja muut makuun vaikuttavat aineet vähennetään minimiin. Resepteillä olevat sokerimäärät arvioidaan uudelleen. Ruokalistoille lisätään kasviksia ja otetaan huomioon kauden tuotteet. Luomupiimä otetaan käyttöön kaikille asiakkaille. Aamupaloilla tarjotaan kerran viikossa kotimaisista marjoista tehtyä sosetta. Haasteena ovat edelleen monimuotoiset erityisruokavaliopyynnöt ja yksittäisten vanhempien toiveet. Yleisimmin esitetyt kysymykset vastauksineen viedään Espoo Cateringin uudistuville Internetsivuille. Ravitsemustietoisuuden lisäämiseksi lähetetään kouluille teemainfoja. Asiakastyytyväisyyskyselyt tehdään kouluille, kotipalvelun ruokailija-asiakkaille sekä sopimus- ja tilaaja-asiakkaille. Espoon kaupungin Kestävä elämäntapa hanke ohjaa toimintaa. Reilun kaupan edistämisyhdistys on yhteistyökumppani. Käytössä on valtuuston päätöksen mukaisesti Reilun kaupan kahvia ja teetä. Ruokalistoilla ja tuoteselosteissa viestitään sydänmerkkiaterioista sekä luomu-, Reilun kaupan ja MSC-tuotteista. Espoo Cateringin vuosittain päivitettävässä ympäristöohjelmassa esitetään merkittävimmät ympäristönäkökohdat, - päämäärät ja -tavoitteet. Toimintavuonna pääpaino on ruokahävikin (biojätemäärän) vähentämisessä. Ympäristötietoisuutta lisätään tiedottamisen ja koulutusten avulla. Ympäristöpassisuorituksia on vuoden loppuun mennessä 250 ja ekotukihenkilöitä 50. Valmiussuunnitelma päivitetään ja edellisvuonna Etelä-Suomen aluehallintovirastolle tehty suunnitelma vakavien häiriötilanteiden varalle jalkautetaan keittiöille. Toiminnasta kerrotaan neljä kertaa vuodessa ilmestyvässä sähköisessä Espoo Cateringin Uutisia Sinulle asiakaslehdessä. Espoo Cateringin Facebook-sivut ovat suora keskustelukanava kuntalaisten kanssa.
4 (18) Ruoka- ja ateriapalveluita ostetaan 60 asiakaskohteeseen. Ostopalveluna hankittu toiminta ja palvelu vastaavat Espoo Cateringin ja sopimusasiakkaiden kanssa määriteltyä laatutasoa. Toimintaa kehitetään yhdessä palveluntuottajien kanssa ja auditoidaan mm. päivä- ja ryhmäperhepäiväkotiaterioiden tilaus-toimitus-laskutusprosessi. Ostopalvelukohteiden tuotteiden ja palvelun laatua seurataan Espoo Cateringin tekemien tarkastuskäyntien, tilaaja-asiakkaiden puhelinkontaktien ja tapaamisten sekä asiakkaiden, toimittajan ja Espoo Cateringin välisten kehityskokousten avulla. Organisaatio Kuva 1 Espoo Catering -liikelaitoksen organisaatiokaavio
5 (18) 2. Keskeiset tavoitteet 2.1. Valtuuston asettamat sitovat tavoitteet 1. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. 2. Investointien kokonaismäärä on enintään valtuuston hyväksymän talousarvion mukainen. 2.2. Yksikön omat tavoitteet ja miten ne edistävät TATU tavoitteiden saavuttamista Kuva 2 EC:n tavoitteet 2015 1. Espoolaisen liikelaitosmallin kehittäminen yhdessä konserniesikunnan ja muiden toimialojen kanssa tavoitteena kaksinkertaisen resursoinnin eliminointi ja tuottavuuden parantaminen Organisaatiota muutetaan palvelustrategiasta tehtyjen päätösten mukaisesti. Loma-ajan toimintaa kehitetään yhteistyössä varhaiskasvatuksen kanssa. Tiedon keruuta toteutuneista loma-aikojen ateriamääristä tarkennetaan. Tulokset käsitellään yhteistyössä varhaiskasvatuksen kanssa ja suunnitellaan seuraavien loma-aikojen toiminta.
6 (18) 2. Palvelustrategian laatiminen kaikkiin liikelaitoksiin tavoitteena kilpaillun markkinan tehokkaampi hyödyntäminen Palveluliikelaitosten johtokunta päätti 11.6.2014 TATU-ohjelman toimenpiteiden valmistelusta palveluliiketoimessa. Päätöksen mukaan espoolaista liikelaitosmallia kehitetään yhdessä konserniesikunnan ja muiden toimialojen kanssa. Tavoitteena on tuottavuuden parantaminen. Kaupunginhallitus päätti linjaukset palveluliiketoimen ja sisäisten palvelujen tilaajayksiköiden kokonaisuuden kehittämiselle 2.12.2014. Linjausten mukaan johtamisjärjestelmää selkeytetään. Palvelujen ja toimintojen järjestämis- ja tuottamistapaa sekä sijoittumista kaupunkiorganisaatioon arvioidaan koko kaupungin näkökulmasta. Espoo Cateringin organisointivaihtoehtojen selvittämiseksi on perustettu EsPro-mallin mukainen projekti, jonka tavoitteena on selvittää vaihtoehtoiset mallit, joilla kaupungin tarvitsemat cateringpalvelut voidaan tuottaa lakia noudattaen, kokonaistaloudellisesti ja sosiaalinen tarkoituksenmukaisuus huomioiden sekä aikatauluttaa ja suunnitella sovitun mallin käyttöönotto. Projektin taustalla on kilpailuviraston kannanotto liittyen kunnallisen liikelaitoksen asemaan. Kuntalain ja kilpailulain mukaan tulee se osa liikelaitosta, jossa toimitaan markkinoilla kilpailutilanteessa, lopettaa tai yhtiöittää. Lain mukainen siirtymäaika päättyi 31.12.2014. Cateringin ulkoisesta myynnistä osa on kilpailuviraston näkemyksen mukaan toimintaa kilpailluilla markkinoilla. Projekti tukee myös toimialan talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman tavoitteiden toteutumista. Projektissa selvitetään toiminnan eri organisointivaihtoehtoja: A. Liikelaitos jatkaa ilman ulkoista myyntiä. Ulkoinen myynti lopetetaan. B. Liikelaitos jatkaa ilman ulkoista myyntiä. Ulkoinen myynti yhtiöitetään. C. Liikelaitoksen ulkoinen myynti kilpailutetaan ja sen tuottaa markkinoilla toimiva sopimustoimittaja. Liikelaitos tuottaa itse muun tuotannon. D. Liikelaitos yhtiöitetään in house yhtiöksi. Tämä yhtiö olisi kaupungin kokonaan omistama yhtiö, joka tuottaa palveluja vähäisissä määrin ulkopuolisille tahoille. Projektipäällikkönä toimii palveluliiketoimen liiketoimintajohtaja ja projektissa on henkilöstön, sivistystoimen, sosiaali- ja terveystoimen sekä Espoo Cateringin edustus. Projektin selvitys uudelleenorganisoinnista valmistuu kevään 2015 aikana. 3. Kaluston käytön ja tilojen tehostaminen tavoitteena kustannustehokkaampi toiminta Keskuskeittiön arvioidaan valmistuvan vuonna 2017. Keskuskeittiön suunnittelussa on vaikutettu sekä rakentamisen että toiminnan kustannuksiin. Hyväksytyn hankesuunnitelman tilatehokkuuden parantamiseen on panostettu, toimintaprosessien kustannustehokkuutta on kehitetty, energiaratkaisuista on tehty kustannustehokkuuslaskelmat ja tekniset ratkaisut on suhteutettu saavutettavaan hyötyyn. Laitehankinnoissa on panostettu elinikäisten energiavaikutusten kustannuksiin ja laitteistoa hyödynnetään prosessitehokkaasti. Vuonna 2015 seurataan ja valvotaan näiden tavoitteiden toteutumista sekä osallistutaan keskuskeittiön urakoiden vertailuun ja valintaan. Koulu-päiväkotisektorin ruokalistojen kehittämistyöryhmän työ painottuu tulevan keskuskeittiön kokonaisvaltaiseen ruokalista- ja reseptisuunnitteluun. Suunniteltu cook & chill - ruokatuotantomenetelmä, eli heti tuoreena jäähdytetty, edellyttää huolellista ja suunnitelmallista
7 (18) testaamista, jota jatketaan vuoden 2015 aikana. Tarkoituksena on valita sopivat raaka-aineet ja laatia kaksivaiheinen reseptiikka, joka käsittää ruoan valmistuksen keskuskeittiössä ja kuumennuksen palvelukeittiössä. Säilyvyyskokeilla varmistetaan ruoan laatu ja turvallisuus. Säästöjä syntyy ateriatuotannon keskittämisestä noin 1,0 milj. euroa/vuosi. Tuottavuuden paraneminen johtuu ruokatuotannon keskittämisestä, tuotantotavan ja -prosessien joustavuudesta, ruokakuljetusten tehostumisesta ja keskuskeittiön toiminnan vakiinnuttua henkilöstö- ja elintarvikekulujen säästöistä. 4. Liikelaitosten yleiskulujen pienentäminen tavoitteena kustannustehokkaammat sisäiset palvelut muille toimialoille Sähköisen asioinnin lisääminen ja manuaalisen työn vähentäminen on esitetty kohdassa 2.2.7. Henkilöstön palkkaamisessa noudatetaan tarkkaa harkintaa. 5. Työhyvinvoinnin ja esimiestyön kehittäminen tavoitteena motivoitunut, työkykyinen ja sitoutunut henkilöstö minkä seurauksena poissaoloista ja tapaturmista aiheutuvien kustannusten väheneminen Työnvaativuuden arviointeihin liittyvä palkkarakenteen uudistaminen päätetään kaupunginhallituksessa toukokuussa. Uudistetuissa työnvaativuuden arvioinnessa on kolmiportainen palkkajaottelu kullekin ammattiryhmälle. Palkkajaottelussa on huomioitu saman ammattinimikkeen sisällä olevat työtehtäväerot. Henkilöstömitoitukset tarkistetaan säännöllisesti syksyisin ja toiminnan muuttuessa. Osatyökykyisten henkilöiden selviytyminen työelämässä sekä työn ja perhe-elämän yhteensovittaminen otetaan huomioon räätälöidyillä työtehtävä- ja työaikajärjestelyillä. Espoo Catering osallistuu toimialan kokonaisvaltaisen työhyvinvoinnin ja esimiestyön kehittämisohjelman toteuttamiseen. Varhaisen puuttumisen malli on käytössä. Esimiehet seuraavat sairauspoissaoloja ja tukevat aktiivisesti henkilöstön työkykyä. Henkilöstö tietää sairauspoissaolokäytännön ja varhaisen puuttumisen mallin. Valtakunnallisen Kunta10 -tutkimuksen tulokset syksyltä 2014 valmistuivat alkuvuonna. Tulokset analysoidaan ja käsitellään yhdessä henkilöstön kanssa palvelualueittain. Tulokset kertovat vahvuudet ja kehittämiskohteet, jotka huomioidaan toiminnan suunnittelussa ja toteuttamisessa. Työsuojelua suunnitellaan, toteutetaan, seurataan ja arvioidaan yhteistyössä työnantajan, henkilöstön, työsuojelutoimijoiden ja työterveyshuollon kanssa jatkuvasti. Päivitetty työsuojelukansio ja siihen liittyvät tarkennetut ohjeet otetaan käyttöön. Työsuojeluun on laadittu vastuunjakotaulukko, jonka mukaiset vastuut opastetaan esimieskoulutuksissa. Työpistekohtainen vaarojen tunnistaminen ja riskien arviointi tehdään työolosuhteiden ja toiminnan muuttuessa. Esimiehet tekevät suunnitelmat ja aikataulut toteutettavista toimenpiteistä, joita seurataan toimipisteittäin. Työtapaturmat ja turvallisuushavainnot raportoidaan ja käsitellään henkilöstön kanssa. Työturvallisuuskävelyt toteutetaan jokaisessa keittiössä kaksi kertaa vuodessa. Henkilöstölle hankitaan suojavälineitä, jotka parantavat työturvallisuutta, ennalta ehkäisevät työperäisiä sairauksia ja vähentävät sairauspoissaoloja.
8 (18) Asiakaspalvelun periaatteet tukevat Jutellaanko? Ska vi prata? -konseptia. Sairauspoissaolot päivää/henkilötyövuosi ovat laskeneet viimeiset neljä vuotta. Poissalot on saatu joulukuun 2014 lopun tilanteessa laskemaan 36 prosenttia - 10,2 päivää - verrattuna vuoden 2011 maaliskuuhun. 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Sairauspoissaolot/poissaolokuorma 2009-2014 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Maaliskuu Kesäkuu Syyskuu Joulukuu Taulukko 1 Sairauspoissaolot/poissaolokuorma 2009-2014 6. Hankintatoimen kehittäminen tavoitteena koko kaupungissa kustannustehokkaampi toiminta Espoo Catering osallistuu kaupunkitasoiseen oppisopimus- ja sosiaalisen työllistämisen hankkeisiin. 7. Liikelaitosten tuotannonohjauksen kehittäminen tavoitteena kustannustehokkaammat sisäiset palvelut Sähköisten lähetyslistojen käyttöönotto laajenee koskemaan kuutta toimittajaa, mikä helpottaa lähetyslistojen käsittelyä keittiöissä ja vähentää manuaalista työtä. Espoo Catering on mukana ns. ennustepankissa, jossa tuotetarpeista annetaan ennuste Aromin kautta sopimustoimittajille. Ennustepankin piirissä on viisi toimittajaa ja määrän arvioidaan lisääntyvän. Ostojen seuraamiseksi Aromi -ruokatuotantojärjestelmää on kehitetty siten, että ohiostoja ei ole mahdollista tehdä. Aromin käyttöä eri tuotteiden hankintaan lisätään ja elintarviketilaukset laajennetaan koskemaan palvelukeittiöitä. Aromin käyttö hankinnoissa toteuttaa tuottavuusmittaria automaattisesti kohdistuneiden laskujen määrän lisäyksestä.
9 (18) Aromi-ruokatuotantojärjestelmä uudistuu vuoden 2015 lopussa. Espoo Catering on mukana kehitystyössä, jotta voidaan vaikuttaa sen hyödynnettävyyteen ja toimivuuteen. Pilotoimalla uutta Aromi 2015 -versiota arvioidaan saatavan järjestelmään ominaisuuksia, jotka edesauttavat keskuskeittiön prosesseja. Aromissa oleva tilaajatoiminto on ollut käytössä hoivasektorilla. Toimintoa laajennetaan koskemaan myös päivähoitoa, jolloin päiväkotien osastoilta tilataan ateriat ja raaka-aineet Aromin kautta. Community- ja Aromi-järjestelmän yhteensopivuutta ja toimivuutta laskutuksen automatisoimiseksi ja manuaalisen työn vähentämiseksi selvitetään vuoden 2015 aikana. Sisäinen laskutus suoraan järjestelmästä otetaan käyttöön heti, kun se on teknisesti mahdollista. Omavalvonnan automatisoitu seuranta- ja valvontajärjestelmä kilpailutetaan ja otetaan käyttöön tuotantokeittiöistä alkaen. Omavalvonnan automatisointi parantaa omavalvonnan dokumentointia ja vähentää manuaalisiin kirjauksiin käytettävää työaikaa. Ruokalistojen integrointi julkaisujärjestelmä Net Communityn ja Aromin välillä toteutetaan. Ylijäämäruoan myyntiä jatketaan Puolarmetsän sairaalan ja Pihatalon henkilöstöravintoloissa sekä sitä kokeillaan Kuitinmäen koulussa. 2.3. Kolme keskeisintä tavoitetta vuodelle 2015 ja toteutuksen aikataulu Kuva 3 Espoo Catering -liikelaitos keskeiset tavoitteet
10 (18) Toteutuksen aikataulu A) Keskuskeittiön tila- ja toiminnallinen suunnittelu Vastuuhenkilöt: Minna Ahola, Helena Tolvanen B) Palvelustrategia laadittu ja toimeenpano käynnissä Vastuuhenkilö: Minna Ahola C) Aromin laajentaminen ja hyödyntäminen Vastuuhenkilöt: Hellen Junninen, Regina Ekroos I neljännes A) Rakennusluvan ja urakkasuunnitelmien valmistelu Ruokatuotannon suunnittelu jatkuu B) Projektin suunnittelu ja projektisuunnitelman hyväksyminen. Selvitystyö organisointivaihtoehdoista. Välitilanteen raportointi. C) Palvelukeittiöistä 20 tekee sähköisen ostotilauksen ja laskut kohdistuvat automaattisesti. Päiväkodeista kaksi tilaa ateriat sähköisesti. Sähköisen lähetyslistan käyttöönottoa valmistellaan. EC mukana uuden Aromin kehittämisessä. Automaattista asiakaslaskutusta selvitetään. II neljännes A) Rakennusluvan lainvoimaisuus ja urakoiden hankinta Ruokatuotannon suunnittelu jatkuu B) Esitys uudelleen organisoinnista. Päätösten mukainen tarkennettu toteutussuunnitelma osana loppuraportointia ja loppuraportin laadinta. C) Palvelukeittiöistä 40 tekee sähköisen ostotilauksen ja laskut kohdistuvat automaattisesti. Päiväkodeista viisi tilaa ateriat sähköisesti. Sähköinen lähetyslista valmis ja käytössä yhdeksässä keittiössä. EC mukana uuden Aromin kehittämisessä. Automaattista asiakaslaskutusta selvitetään. 2015 III neljännes A) Urakoiden vertailu ja valinta Ruokatuotannon suunnittelu jatkuu B) Jälkiarviointi ja mahdolliset uudet projektit C) Palvelukeittiöistä 50 tekee sähköisen ostotilauksen ja laskut kohdistuvat automaattisesti. Päiväkodeista 10 tilaa ateriat sähköisesti. EC mukana uuden Aromin kehittämisessä. Automaattista asiakaslaskutusta selvitetään. IV neljännes A) Rakentaminen alkaa Ruokatuotannon suunnittelu jatkuu B) Mahdolliset uudet projektit. C) ) Kaikki 100 palvelukeittiötä tekevät sähköisen ostotilauksen ja laskut kohdistuvat automaattisesti. Päiväkodeista 65 tilaa ateriat sähköisesti. Uuden Aromin pilotointi. Ruokalistojen integrointi. Automaattisen asiakaslaskutuksen pilotointi. Kuva 4 Kolme keskeisintä tavoitetta ja toteutuksen aikataulu
11 (18) 3. Liikevaihto Liikevaihto on 44,9 milj. euroa. Liikevaihto kasvaa edellisen vuoden tilinpäätökseen nähden 1,3 milj. euroa, 3 prosenttia. Kasvu johtuu sisäisten asiakasmaksujen 2,5 % ja ulkoisten hintojen noususta sekä sisäisten asiakasmäärien lisäyksestä. Liikevaihdosta 94 % on sisäistä ja 6 % ulkoista tuottoa. Liikevaihdon lisäksi tuottoja kertyy henkilöstö- ja eläkeläisaterioihin maksettavista tuista 0,9 milj. euroa. 3.1. Liikevaihto asiakkaittain Sisäiset myyntituotot perustuvat toimialojen käyttösuunnitelmien tietoihin. Kuva 5 Liikevaihto 2015
12 (18) 3.2. Tuottavuutta edistävät toimenpiteet ja mittarit Tuottavuutta edistävät toimenpiteet on esitetty kohdassa 2.2. Mittarit TOT 2013 TOT 2014 TA 2015 Ruokajätteen väheneminen 31.12. tilanteesta, % 0 0-2 % Automaattisesti kohdistuneet ostolaskut, % kaikista ostolaskuista 44,4 49,3 55 Taulukko 2 Tuottavuutta edistävät mittarit 4. Henkilöstö Henkilöstökulut ovat 16,8 milj. euroa, 37 prosenttia kaikista kuluista. Henkilöstömäärä on 491 henkilöä. Henkilöstösuunnitelma vuosille 2015 2017 on hyväksytty palveluliikelaitosten johtokunnassa 24.9.2014. Espoo Catering ja Kiinteistöpalvelut -liikelaitos työstivät kaksi erilaista toimintamallia ruokailun järjestämiseksi suomen- ja ruotsinkielisen varhaiskasvatuksen yhteisen avustavan henkilöstön pisteissä. Toimintamalleja pilotoitiin vuoden 2014 aikana ja niiden jatkamisesta sovitaan vuonna 2015. 5. Osaamisen kehittäminen Henkilöstöä koulutetaan tarkennetuista sekä osittain uudistetuista erityisruokavalioprosesseista ja - ohjeistuksista vuoden alussa. Edellisen vuoden lopussa päivitetty omavalvontaohjelma koulutettiin henkilöstölle alkuvuonna. Esimieskoulutuksia pidetään neljä kertaa vuodessa. Koulutuksissa käsitellään ajankohtaisia teemoja ja asioita. Muita koulutuksia järjestetään kohdennetusti eri ammattiryhmille. Olemassa olevaa osaamista hyödynnetään henkilöstön työpisteiden valinnassa. Koulutukset toteutetaan pääosin omana koulutuksena. Osallistutaan Palveluliiketoimen ja kaupungin järjestämiin esimies-, työsuojelu-, riskienkartoitus- ja työhyvinvointikoulutuksiin.
13 (18) 6. Muut tuotannontekijät Esitetty kohdassa 2.2.7. 7. Hankinnat Hankinnoissa noudatetaan kaupungin hankintaperiaatteita. 7.1. Palvelut Palvelujen ostot ovat 10,8 milj. euroa, 24 prosenttia kuluista. Ateriapalvelujen ostot ovat 6,4 milj. euroa, 14 prosenttia kuluista. Fazer Food Services Oy (entinen Blue Service Partners Oy), jonka sopimuksen vuosiarvo on noin 3,4 milj. euroa, toimittaa ruoka- ja ateriapalvelut 56 toimipisteelle sopimuskaudella 1.8.2012 31.7.2015 sekä optiokaudella 1.8.2015 31.7.2017. Ruokapalveluja ostetaan muilta myös palveluntuottajilta: Vindängenin koululle ja päiväkodille (palvelun tuottaja Fölkhälsan Sys Ab), Kuninkaantien lukiolle (Arandur, Sodexo Oy), Tapiolan ja Viherlaakson lukiolle (Fazer Food Services Oy) sekä Jorvin sairaalan päiväosastoille ja Keinumäen sairaalakoululle (HUS Ravioli -liikelaitos). Työvoimanvuokrauspalveluja käytetään lyhytaikaisiin poissaoloihin sekä täydentämään rekrytointivajetta ja mitoitusta. Sisäissä ostoissa on varauduttu Aromi -järjestelmän laajentamisesta aiheutuviin lisenssien ostoon ja käyttökustannuksiin. 8. Aineet ja tarvikkeet Aineisiin ja tarvikkeisiin on varattu 13 milj. euroa, 29 prosenttia kuluista. Suurin kuluerä on elintarvikkeet. Kilpailutukseen tulevat hankinnat vuonna 2015: Tuoreet hedelmät ja vihannekset (Sopimus päättyy 31.5.2015) Tukkutoimittaja, palvelukeittiöt (Sopimus päättyy 31.5.2015) Astianpesu- ja keittiöhygieniatuotteet (Sopimus päättyy 31.1.2016) Henkilöstöruokailun sopimusravintolat (Useita sopimuksia) Leipomotuotteet (Sopimus päättyy 31.1.2016) Omavalvontajärjestelmän hankinta (Uusi hankinta)
14 (18) 8.1. Kilpailutukset Optioiden käyttöönotosta päätetään vuoden 2015 aikana seuraavien sopimusten osalta: Tuoteryhmä Varsinainen sopimuskausi Liha, lihavalmisteet, ja valmisruoka 01.02.2013-31.10.2015 Kotipalveluaterioiden kuljetukset 01.03.2013 28.02.2015 (1 + 1 v.) Aterioiden laatikkokuljetukset Vuokratyövoimapalvelujen hankinta 01.01.2014-31.12.2015 01.09.2012-31.08.2015 Taulukko 3 Mahdollisten optioiden käyttöönotosta päättäminen Minikilpailutusjaksot seuraavissa puitesopimuksissa: Meneillään oleva Käyttöön otettava optiokausi optiokausi ----- 01.11.2015-31.10.2016 01.03.2015-01.03.2016-28.02.2016 28.02.2017 ----- 01.01.2016-31.12.2016 ----- 01.09.2015-31.08.2016 Tuorekala Pakastekala Liha ja valmisruoka Tuore leipä ja leipomotuotteet 01.04.2015 31.07.2015 01.06.2015 30.11.2015 01.08.2015 01.12.2015 30.11.2015 31.5.2016 01.12.2015 01.06.2015 31.03.2016 30.11.2017 Taulukko 4 Minikilpailutusten jaksot 2015 01.05.2015 31.10.2015 01.11.2015 30.04.2016 01.05.2016 31.10.2016 01.11.2015 31.01.2016 ----- ----- 9. Toimitilat Espoo Catering -liikelaitoksen keittiöt, lukuun ottamatta Muuralan keskuskeittiötä/pihatalon henkilöstöravintolaa ja Valtuustotalon keittiötä, sijaitsevat aina koulujen, päiväkotien tai hoiva- ja palvelukotien toimitiloissa. Toimialat hallinnoivat näiden toimitilojen sijaintia ja määrää. Espoo Catering järjestää toimipaikkojen ateriapalvelut ja on riippuvainen toimialojen ratkaisuista. Tuotantokeittiöt Palvelukeittiöt Ateriapalvelujen ostot m² /vuosi m² /vuosi m² /vuosi Koulut 9 787 2 013 829 948 166 628 1 101 222 317 Päiväkodit 75 14 433 3 064 656 762 440 85 464 Henkilöstöravintolat 2 263 490 195 40 8 848 Hoivakodit ja palvelukeskukset 2 384 556 119 Hallinto 756 186 346 Taulukko 5 Espoo Catering -liikelaitoksen pinta-alat ja vuokrat (Tilakeskus -liikelaitoksen 2015 tietojen mukaisesti)
15 (18) Espoo Catering -liikelaitoksen vuoden 2015 sisäiset toimitilavuokrat ovat yhteensä 4,4 milj. euroa. Vuokrapinta-alaa on yhteensä 20 858 m². Vuokriin sisältyvät tuotantokeittiöiden vuokrat ja niiden palvelukeittiöiden vuokrat, joissa työskentelee Espoo Cateringin työntekijä. Uudet kohteet: 2015 2016 2017 Espoo Cateringin keskuskeittiö Leppävaaran Elä- ja asu seniorikeskus, tuotantokeittiö Mattbergets daghem, palvelukeittiö (muuttaa uudisrakennukseen) Nuumäen päiväkoti, palvelukeittiö Opinmäen kampus, tuotantokeittiö Paapurin päiväkoti, palvelukeittiö Painiityn päiväkoti, palvelukeittiö Suviniityn päiväkoti, palvelukeittiö Aarrekartan päiväkoti, palvelukeittiö Taulukko 6 Uudet kohteet Peruskorjaukset: 2015 2016 2017 Auroran koulu, tuotantokeittiö Lintuvaaran koulu, tuotantokeittiö Lintuvaaran päiväkoti, palvelukeittiö Mainingin koulu, tuotantokeittiö Pohjois-Tapiolan päiväkoti, palvelukeittiö Tapiolan koulu, tuotantokeittiö Päivänkehrän koulu, tuotantokeittiö Kirkkojärven päiväkoti, palvelukeittiö Kirstin koulu, tuotantokeittiö Karamäen päiväkoti, palvelukeittiö Mainingin päiväkoti, palvelukeittiö Soukankujan päiväkoti, palvelukeittiö Taulukko 7 Peruskorjaukset 10. Investoinnit ja poistot Investoinneissa varaudutaan Aromin muuttamiseen Aromaksi, ruokalistatietojen integrointiin järjestelmästä Internetiin ja omavalvontajärjestelmän ostamiseen. Poistoista maksetaan edellisinä vuosina hankittujen ruoankuljetusvaunujen ja vuonna 2015 hankittavien aineettomien hyödykkeiden poistot, 44 000 euroa.
16 (18) 11. Toiminnan seuranta Toiminta ja talous Aikataulu Vastuu Ruokajätteen määrän mittaus 03/05/09/11 Suunnittelija Ruokajätteen päivittäinen seuranta Koko vuosi Keittiön esimies Automaattisesti kohdistuneet laskut Kuukausittain Controller Sitovat tulostavoitteet 4 vuodessa Toimitusjohtaja Toimintasuunnitelma Koko vuosi Toimitusjohtaja Kuukausiseurannat ja seurantaraportit 9 vuodessa Controller Sähköisten ostotilausten määrä Neljännesvuosittain Ruokapalveluohjaaja Toimipisteiden lukumäärä Vuoden lopussa Kehityspäällikkö Riskianalyysi 2 vuosi Kehityspäällikkö Tuloskortti 4 vuodessa Controller Ristiinarvioinnit = ruokatuotantoprosessien toteutumisen seuranta 1-2 kertaa vuodessa Tuotantopäällikkö Asiakaspäälliköt Henkilöstö Aikataulu Vastuu Henkilöstömäärän kehitys Kuukausittain Henkilöstöasiainhoitaja Sairauspoissaolot Neljännesvuosittain Henkilöstöasiainhoitaja Työhyvinvointimatriisin lukuarvo Kerran vuodessa Asiakaspäällikkö Työkykyindeksi Kerran vuodessa Asiakaspäällikkö Kunta10 -tulokset ja toimenpiteet Tulokset/1 krt vuosi, toimenpiteet Toimitusjohtaja koko vuosi 4 vuodessa Henkilöstöasioista päättävä esimies Henkilöstön osallistaminen /osallistujien suhteellinen määrä henkilöstöstä Työllistettyjen määrä Seurantaraporttien yhteydessä Asiakaspäällikkö Riskien arviointi työpaikoissa 1 vuosi Asiakas- /tuotantopäällikkö Työturvallisuuskävelyt 2 vuosi Asiakas- /tuotantopäällikkö Asiakas Aikataulu Vastuu Asiakaspalautteet Jatkuvaa, koonti 2 vuodessa Asiakaspäälliköt Palvelusopimukset Koko vuosi Asiakaspäälliköt Asiakastyytyväisyys 1 vuosi, joka toinen vuosi Asiakaspäälliköt Kehityskokoukset 2 vuosi tuloyksiköittäin Asiakaspäälliköt Taulukko 8. Toiminnan seuranta 12. Riskit Oleellisin riski on asiakkaan sairastuminen tarjotusta ruosta. Sen ehkäisemiseksi otetaan käyttöön tarkennetut, osittain uudistetut erityisruokavalioprosessit ja -ohjeet. Toimintamallissa otetaan huomioon pääkaupunkiseudun ravitsemus- ja erityislääketieteen asiantuntijoista koostuneen erityisruokavaliotyöryhmän tulokset tiettyjen erityisruokavalioiden tarpeellisuudesta päiväkoti-ikäisille. Ammattitaitoisen työvoiman saamiseksi ja pysymiseksi liittyvät toimenpiteet sisältyvät kohtaan 2.2. Maahanmuuttajataustaisten henkilöiden rekrytoinnissa käytetään catering-alalle tehtyä kielitaidon arviointityökalua.
17 (18) Liiteet yksikön tarina Projektit täytetään suoraan salkkuun - sähköinen lähetyslista - palvelukeittiöiden sähköinen ostotilaus ja laskujen kohdistus - päiväkotien sähköinen asiakastilaus - sähköinen omalvontajärjestelmä
18 (18) Liite Sinulle Kohokohtia arjesta juhlaan - Espoo Catering -liikelaitoksen tarina Keitä olemme Tarinamme alkaa vuodesta 2004, jolloin toimintamme keskitettiin Ruokapalvelukeskukseksi silloisen keskushallinnon alaisuuteen. Viisi vuotta myöhemmin matkamme jatkui kunnallisena liikelaitoksena teknisen ja ympäristötoimen toimialan kautta vuonna 2010 perustettuun Palveluliiketoimeen. Valmistamme päivittäin aterioita noin 55 000 asiakkaalle. Teknologian ja toimintatapojen kehittyminen ovat mahdollistaneet yhä suuremman ateriatuotannon ja keskittymisen asiakastyöhön. Palvelujemme periaatteet Valtakunnallisesti roolimme on merkittävä terveyttä edistävänä ja ylläpitävänä toimijana. Edelläkävijänä aikaan saatu tuottavuus ja kustannustehokkuus ovat peruspilareitamme. Vuonna 2016 valmistuva keskuskeittiö parantaa tuoteturvallisuutta ja tehostaa toimintaamme. Sopimukset auttavat meitä onnistumaan palvelutilanteissa. Valmistamme sopimusten mukaiset tuotteet asiakkaidemme tilausten mukaan. Laatu ja kilpailukyky Olemme tunnettu toimija ja tuotamme laadukkaita palveluja. Taloutemme on terveellä pohjalla. Meillä on hyvä yhteistyö asiakkaiden kanssa. Ohjaamme Aromi -tuotannonohjausjärjestelmällä ruokatuotantoa ja tilauksia. Vastuullinen toiminta ja kestävän kehityksen hankkeet lisäävät ekologisuutta sekä kilpailukykyämme, samoin erinomainen hankintaosaaminen. Elintarvikehygienian mukainen omavalvonta takaa turvalliset tuotteet. Arvioimme järjestelmällisesti koko toimintaamme. Asiakkaat ja asukkaat Koulutuksilla tuemme henkilöstömme palveluosaamista. Hyödynnämme eri tavoilla saamamme asiakaspalautteet. Ruokailijat ovat asiakasraatien kautta mukana palvelujemme kehittämisessä. Yhteisöllinen media tarjoaa aktiivisen keskustelukanavan kuntalaisten ja asiakkaiden kanssa. Sähköinen asiakastilausjärjestelmä on käytössä. Ammattitaitoinen henkilöstö Espoo Catering on haluttu työnantaja ja työtämme arvostetaan. Keittiöissämme työskentelee ammattitaitoisia ja työhönsä sitoutuneita henkilöitä. Prosessit ohjaavat toimintaamme. Tuemme henkilöstömme jaksamista, niin että sairauspoissaolojen määrä laskee edelleen. Kehitämme palkkausjärjestelmiä ja joustavaa palkitsemista. Positiivinen imago lisää mielenkiintoa työpaikkojamme