Espoon koulutuskuntayhtymä Omnia

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 1 (6) Espoo Catering -liikelaitos hankkii lihaa, lihatuotteita ja valmisruokia tuotantokeittiöille tällä hetkellä noin kahden miljoonan euron arvosta vuodessa. Hintaliitteestä (liite 3) selviävät Espoo Cateringin arvioidut käyttömäärät, tuotekohtaiset laatu- ja muut vaatimukset sekä muut tuotteisiin liittyvät oleelliset tiedot. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tuotantokeittiöitä on Espoossa tällä hetkellä noin 70 kappaletta. Koulukeittiöihin tulee viikossa noin kaksi (2) kuljetusta ja laitoskeittiöihin noin kolme (3) kuljetusta viikossa. Toimipisteet on lueteltu liitteellä 5. Espoo Catering -liikelaitoksen palvelukeittiöt sekä kaupungin muut yksiköt hankkivat liha- ja valmisruokatuotteet tukkuliikkeestä eivätkä ole mukana tässä kilpailutuksessa. Mikäli jollain toimipisteellä on perusteltu syy tehdä hankintansa suoraan toimittajalta eikä tukkuliikkeen kautta, niin se on mahdollista, mutta asiasta sovitaan erikseen. Espoon koulutuskuntayhtymä Omnia Omnian toiminta ei liity Espoo Cateringin toimintaan. Keskeisiä sopimusehtoja (liite 6) noudatetaan myös Omnian ja valitun toimittajan välillä, mutta sopimuksen voimaantulon jälkeen toimittaja ja Omnia sopivat tarkemmin tilaus- ja toimitustavoista sekä laskutuksesta. Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omniassa on seuraavat kuusi toimipistettä, jotka kuuluvat tähän kilpailutukseen: Lakelankatu 1, Espoo Kirkkokatu 16, Espoo Lehtimäentie 1A, Espoo Lehtimäentie 1B, Espoo Upseerinkatu 11, Espoo Purotie 6, Kirkkonummi

2 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 2 (6) Sopimuskausi Sopimus on määräaikainen , jonka jälkeen Espoon kaupunki voi halutessaan ottaa käyttöön yhden optiovuoden Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Puitesopimus Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely neljän toimittajan kanssa. Toimittajat valitaan liitteellä 3 ilmoitettujen tuotteiden ja niiden hankintamäärien perusteella kuten liitteessä 2, kohdassa tarjousten vertailu on kerrottu. Hankinnat sopimuskaudella Sopimuskausi on jaoteltu hankintajaksoihin. Arvioidut jaksot ovat seuraavat: Lisäksi mahdollinen optiokausi toteutetaan samalla jaksotuksella. Päätös optiovuoden käyttöönotosta ratkaisee, otetaanko seuraavat puolivuotiskaudet käyttöön. Jaksojen arvo on noin miljoona euroa (alv 0 %) toimintakuukausista riippuen. Espoon kaupunki varaa itselleen oikeuden muuttaa jaksojen pituuksia perustellusta syystä. Hankinnat valituilta puitesopimustoimittajilta sopimuskauden ensimmäisellä jaksolla ( ) ja sitä seuraavilla jaksoilla tullaan tekemään tuotekoreittain halvimman tuotekorin tarjonneelta puitesopimustoimittajalta.

3 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 3 (6) Minikilpailutukset / sähköinen huutokauppa Sopimuskauden ensimmäisen jakson jälkeen valitaan tuleville puolivuotisjaksoille yksi puitesopimustoimittaja/tuotekori, yhteensä 1-4 puitesopimustoimittajaa/hankintajakso. Toimittajat valitaan hinnan perusteella joko minikilpailutuksella tai sähköisellä huutokaupalla. Minikilpailutus järjestetään noin kaksitoista viikkoa ennen seuraavan puolivuotiskauden alkua. Minikilpailutus / sähköinen huutokauppa tehdään kuten liitteellä 6 keskeiset sopimusehdot, kohdassa minikilpailutukset ja sähköinen huutokauppa on ilmoitettu. Espoon kaupunki varaa oikeuden muuttaa tuotteita, tuotekriteerejä, tuotekorien määrää, tuotekorien sisältöjä sekä raaka-aineiden ja tuotteiden määriä. Tarjouksen hintatiedot Tuotehinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 3. Hintaliite (liite 3) toimii sopimuskauden aikana nettohintalistana. Tuotehintojen tulee sisältää tuotteiden kuljetuskustannukset. Hintaliitettä ei ole sallittua millään tavoin muuttaa. Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä tai siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Ensimmäisen jakson ( ) tuotekorien toimittajat valitaan tämän kilpailutuksen perusteella. Tarjoajan tulee toimittaa hintaliitteen lisäksi muistitikulla yleinen tuoteluettelonsa hintoineen (alv 0 %). Tuoteluettelosta tulee mainita kunkin tuotteen hinnan voimassaoloaika. Tuotteiden laatu Espoon kaupunki hankkii laadukkaita ja ravitsemissuositusten mukaisia elintarvikkeita. Elintarvikkeiden ja muiden tuotteiden laatutaso ja muut ominaisuudet on määritetty tarkasti ja ne ovat ehdottomia vaatimuksia, ja tarjoajan tulee tarjota vaatimukset täyttäviä tuotteita. Hintaliitteellä (liite 3) on annettava vastaukset

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 4 (6) tuotteisiin liittyviin kysymyksiin. Laatu- ja muut vaatimukset on merkitty tuotteittain hintaliitteelle. Tarjoukseen on liitettävä myös tuotekortit kaikista hintaliitteellä tarjotuista tuotteista. Tuotekortilla ja hintaliitteellä ilmoitetut tuotteen tiedot eivät voi olla keskenään ristiriitaisia. Tuotekortista tulee käydä ilmi tuotteen valmistusaineet, tuotesisältö-, ravintoarvo- ja tuotetiedot. Vaatimuksena on, että - kypsät lihatuotteet eivät saa sisältää ruoka-allergioiden takia muita mausteita kuin suolaa - broilerinliha- ja broileria sisältävät tuotteet ovat salmonellavapaita - tarjoaja noudattaa hankinnankohteeseen liittyvää voimassa olevaa lainsäädäntöä ja määräyksiä mm. elintarviketurvallisuuden, varastoinnin ja kuljetuksien osalta Tuotenäytteet Tarjouskilpailussa olevista alla mainituista viidestä tuotteesta tarjoajan on toimitettava tuotenäyte. Kunkin tuotteen yhtä ominaisuutta arvioidaan aistinvaraisesti tuotenäytteen perusteella Espoon kaupungin toimesta. Arvioitavat tuotteet Jauhettu naudanliha, kypsä, tuore, ei kasvikuitua, irtonainen rakenne kylmänä Broilerin paistiliha, suikale, kypsä, tuore, ei marinoitu, Broilerin fileesuikale, kypsä, tuore, ei marinoitu, Kalkkunan fileesuikale, kypsä, tuore, ei marinoitu, Broilerin kuutio, kypsä, tuore tai pakaste, ei marinoitu, Arvioitava ominaisuus Kylmän tuotteen rakenne Jauhetun naudanlihan rakenne arvioidaan tarjoajan ilmoittamassa tuotteen kylmäsäilytyslämpötilassa. Broileri- ja kalkkunatuotteet kuumennetaan tarjoajan ilmoittaman kuumennusohjeen mukaisesti + 80 asteeseen, jonka jälkeen arvioidaan. Pakastetuotteet sulatetaan kylmiössä ennen niiden kuumentamista. Mikäli tuote todetaan aistinvaraisessa arvioinnissa vaaditun mukaiseksi ja tuote on myös muiden ehdottomien vaatimusten mukainen, tuote etenee hintavertailuun. Muussa tapauksessa tuote saa 0 pistettä.

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 5 (6) Tuotenäytteet toimitetaan klo välillä Muuralan keskuskeittiöön, osoite Virastopiha 3B. Kutakin tuotetta toimitetaan 2 yksikköpakkausta. Tuotenäytteiden mukana tulee toimittaa näytelista, joka on tarjouspyynnön liitteenä 7. Näytelista tulee täyttää ja tulostaa kahtena kappaleena. Mikäli tuotteita ei ole toimitettu määräaikana, saa tarjoaja niistä 0 pistettä. Ympäristönäkökohdat Tilaaminen Espoon kaupunki tukee vastuullista ruokatuotantoprosessia sekä omassa että sopimustoimittajien toiminnassa ja ottaa sen mahdollisuuksien mukaan huomioon jo kilpailutusvaiheessa muun muassa valitsemalla sopivia pakkauskokoja, keskittämällä elintarvikkeiden kuljetuksia, lajittelemalla ruoanvalmistuksessa ja - tarjoilussa syntyvät jätteet ja tekemällä biojäteseurantaa. Tilaukset tehdään Espoo Cateringin toimipisteistä Aromijärjestelmän kautta suoraan toimittajan sähköiseen järjestelmään tai sähköpostin liitteenä toimittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaus Aromista toimittajan sähköiseen järjestelmään Aromi muodostaa xml-muotoisen ostotilauksen, joka välitetään FTP-siirtona sanomaoperaattorille, joka muuntaa ostotilauksen toimittajakohtaiseen sanomamuotoon ja välittää toimittajan järjestelmään. Espoon kaupungin operaattorina toimii Enfo Oy, joka välittää edi-sanoman eteenpäin viiden minuutin välein klo 7-16 välillä arkipäivisin. Sähköpostin liitteenä lähetetty tilaus Keittiö lähettää sähköpostin liitteenä tilauksen toimittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Puhelintilaus/tilaus toimittajan online-järjestelmään Omnian keittiöt tekevät tilauksensa joko puhelimitse tai toimittajan online-järjestelmää käyttäen. Keittiöt jättävät tilauksen noin viikkoa ennen sovittua toimituspäivää. Keittiöillä on oltava mahdollisuus korjata (lisätä tai

6 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 6 (6) vähentää tuotteita) tilausta viimeistään 48 tuntia ennen toimitusta. Toimittajan on ilmoitettava kahden tunnin sisällä eli viimeistään 46 tuntia ennen toimitusajankohtaa, pystyykö hän korjatun tilauksen toimittamaan (tilausvahvistus). Tilausvahvistus Toimittajan tulee sitoutua lähettämään Espoo Cateringin keittiön sähköpostiosoitteeseen tilausvahvistus viimeistään kahden (2) tunnin kuluttua tilauksen saapumisesta toimittajan järjestelmään. Tuotetietojen toimittaminen Omnian tilauksista toimittajan tulee sitoutua antamaan tilausvahvistus myös toimittajan järjestelmän kautta tehdystä online-tilauksesta. Toimittaja sitoutuu toimittamaan sopimusaikana: - hinta- ja tuotetiedot (mm. EAN-koodi, tuotenumero, hinta ja myyntierä) xml-tiedostona - tuotesisältö- ja ravintoarvotiedot kopioitavissa olevassa tiedostomuodossa - muuttuvat tuotetiedot sekä uutuustuotteiden tuotetiedot vähintään neljä viikkoa ennen muutosajankohtaa. Tuotteiden tuotetiedot tulee olla saatavissa myös Sinfostuotetietopankista. Verkkolasku Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon.