1 (8) Toimistoalan tukipalvelujen uudelleen organisointi Marja Kynsijärvi 5.2.2015
Sisällysluettelo 2 (8) 1. TOIMISTOALAN TUKIPALVELUT...3 2. TIIMITYÖ - POIKKIHALLINNOLLINEN YHTEISTYÖ KAUPUNGIN TOIMINNASSA...4 2.1. Tiimityö...4 2.2. Tiimityön tavoitteet...5 2.3. Tiimiorganisaation roolit, vastuut ja tehtävät...6 3. LOPUKSI...7
3 (8) 1. TOIMISTOALAN TUKIPALVELUT 1.1. Johdanto Kuntien toimintaympäristö on muuttunut olennaisesti viime vuosina. Muutospaineita aiheuttavat kunnille etenkin taloudellinen tilanne, henkilöstön saatavuus ja osaamisen varmistaminen. Muutokset vaikuttavat kaupunkilaisten palvelutarpeisiin ja vaatimuksiin, mikä asettaa haasteelliseksi myös palvelujen järjestämisen. Haasteet pakottavat kunnat tarkastelemaan toimintatapojaan ja tuottamaan palvelut järkevästi. Tehokkuuden ja tuottavuuden lisäys edellyttää palvelutuotannon rakenteiden ja niihin liittyvien toimintatapojen ja -prosessien uusimista yli organisaatiorajojen. Lähivuosina kuntasektorilta poistuu hyvää osaamista mm. eläköitymisten myötä. Meidän tulee omaksua uusia asioita toimintakulttuurissamme, johtamisessamme sekä luopua monista tutuista välineistä ja toimintatavoista. Tulevina vuosina tullaan päättämään myös henkilöstön asemaan, työtehtäviin ja työhyvinvointiin liittyvistä asioista. Muutoksesta on tullut kuntasektorille "uusi arki". Jatkossa tarvitaan "uudistua rohkeasti" -asennetta, uteliaisuutta sekä halua kyseenalaistaa olemassa olevia rakenteita ja toimintatapoja, myös toimistoalan tukipalvelujen osalta. Kemin kaupungin palvelustrategiassa yhdeksi keskeiseksi päämääräksi on kirjattu henkilöstön kehittäminen, joka sisältää mm. henkilöstösuunnittelun kehittämisen, tuottavuuden, henkilötyöpanoksen hallinnan ja työssä jaksamisen. Edellä mainituista haasteista johtuen kaupunginjohtajan johtoryhmä päätti kokouksessaan 16.1.2014 aloittaa toimistoalan tukipalvelujen esiselvitystyön. Esiselvitys oli ensimmäinen laatuaan ja sillä pyrittiin antamaan työnantajalle kokonaisvaltainen näkemys toimistoalan tukipalvelujen (jatkossa tukipalvelut) nykytilanteesta ja kehittämisehdotuksia tukipalvelujen kehittämiseksi. Esiselvitys valmistui toukokuussa 2014, jota selvityksen laatija hallintopäällikkö Marja Kynsijärvi esitteli kaupunginhallituksen kokouksessa elokuussa 2014. Esiselvityksen pohjalta kaupunginhallitus nimesi Marja Kynsijärven valmistelemaan esitystä tukipalvelujen uudelleen organisoimiseksi. Selvityksen laatijan tehtävänä oli tehdä esitys tukipalvelujen uudelleen organisoimiseksi 2014 loppuun mennessä. Selvitystyön ohjausryhmänä toimi kaupunginjohtajan johtoryhmä. Johtoryhmä kokoontui vuoden 2014 aikana neljä kertaa. Johtoryhmän jäseniä ovat Tero Nissinen (pj.), Jukka Vilén, Allan Mikkola, Martti Höynälänmaa, Liisa Niiranen, Tapani Onkalo, Teemu Sääksniemi, Reijo Konu, Kari Filpus ja Leila Ylianunti (siht.). Johtoryhmän kokousten lisäksi selvitystyötä esiteltiin myös pääluottamusmiesten kahdessa kokouksessa. 1.2. Tukipalvelujen nykytilanne Tällä hetkellä kaupungin tukipalveluja tuotetaan hajautetulla mallilla neljällä palvelualueella. Tukipalveluilla tarkoitetaan yhteisiä tukipalvelutehtäviä, jossa tukipalvelutehtäviä tekevät henkilöt tekevät melko pitkälle samankaltaista työtä. Näiden tukipalveluiden avulla mm. pidetään yllä ja tuetaan organisaation toimintaa, suunnittelua, päätöksentekoa, taloushallintoa, viestintää, asiakirjahallintoa ja henkilöstöhallintoa.
4 (8) Asiakkaat ovat pääasiassa sisäisiä (palvelualueet, lautakunnat, konserniyhtiöt) mutta myös ulkoisia (kuntalaiset ja yritykset). Tukipalvelut hoidetaan omana työnä ja työt organisoidaan asiakkaiden tarpeet huomioiden, eivätkä ole ostettavissa markkinoilta. Palvelualueet ovat luonteeltaan erilaisia, jonka johdosta organisaatiorakenteet, toiminnat ja toimintatavat vaihtelevat. Toiminta on siiloutunutta, mikä voi johtua osittain siitä, että tukipalvelujen hallinnointi, koordinointi ja kehittäminen ei ole kenenkään vastuulla. Yhteistyötä tehdään, tosin sitä voisi tehdä enemmänkin. Hajautettu toimintamalli on saattanut johtaa päällekkäisiin toimintoihin, mahdollistanut erilaisten käytäntöjen syntymisen ja resurssien epätasaista jakautumista. Hajautettu toimintamalli ei enää ole välttämättä paras, tehokkain ja henkilöstöä motivoivin. Seuraavassa kiteytettynä keskeisimmät epäkohdat ja niiden ratkaisut tukipalvelujen näkökulmasta: Valtakunnallisesti em. haasteisiin on vastattu käynnistämällä tukipalvelujen uudistamis- ja kehittämishankkeita. Näiden hankkeiden tavoitteena on ollut toimistoalan tukipalvelujen tehostaminen ja turvaaminen tulevaisuudessa tiimityöllä. Hankkeiden tulosten mukaan tiimityön hyötyjä ovat palvelun käyttäjän näkökulmasta mm. tukipalvelujen tuottavuuden parantaminen, tukipalvelujen saatavuuden turvaaminen, poikkihallinnollisten prosessien kehittäminen, toimialojen mahdollisuus keskittyä varsinaiseen palvelutoimintaan ja toimiva varahenkilöjärjestelmä. Tiimityö myös vahvistaa toimistohenkilöstön osaamista ja jaksamista, ammattitaidon ylläpitämistä, yhteisen koulutuksen järjestämistä, uusien työtehtävien ja toimintatapojen jakamista, muutoksiin sopeutumista ja osaamisen hyödyntämistä. Yksittäisin palvelualueen ei ole järkevä tuottaa tukipalveluja itsekseen, vaan kaikkien palvelualueiden tarvitsemat yhteiset tukipalvelut olisi järkevä jatkossa hoitaa poikkihallinnollisella yhteistyöllä, tiimityöllä. 2. TIIMITYÖ - POIKKIHALLINNOLLINEN YHTEISTYÖ KAUPUNGIN TOIMINNASSA 2.1. Tiimityö Poikkihallinnollisella yhteistyöllä tarkoitetaan eri palvelualueiden ylittävää yhteistyötä, joka tarjoaa tehokkaan keinon luoda vuorovaikutusta yli organisaatioidenrajojen, ja jossa organisointimuotona on tiimit. Tiimejä on käytetty jo pitkään yritysmaailmassa. Tiimit
organisaatiomuotona ovat levinneet myös julkiselle sektorille, jossa on alettu mukautua ajalle tyypilliseen joustavaan ja oppivaan organisaatiokäsitykseen, jolle on ominaista projektityyppinen toiminta, joustavuus työnkuvassa ja palveluiden tuottamisessa. 5 (8) Tiimityölle ja tiimeille ei ole olemassa yhtä yhtenäistä määritelmää. Tiimi on pieni ryhmä ihmisiä, joilla on toisiaan täydentävää osaamista. Tiimillä on yhteinen päämäärää, yhteiset suoritustavoitteet ja yhteinen toimintamalli, johon kaikki ovat sitoutuneet. Lisäksi tiimin jäsenet tuntevat kuuluvansa tiimiin ja kantavat vastuuta yhdessä. Tiimityö toimii, kun kukin ammattilainen antaa oman asiantuntijuutensa tiimin käyttöön ja koko tiimi toimii asiakkaan hyväksi. Tiimityö vaatii opettelua, sitoutumista ja toisen työn arvostamista. Tiimin työt organisoidaan sisällöllisten ja toiminnallisten yksiköiden mukaan, ei hallinnollisten. Tiimityö ei välttämättä edellytä organisaatiorakenteiden purkamista vaan toimintatavan uudistamista niin, että syntyy organisaation poikkikulkevia vastuualueita. Olennaista on, että toimintaa haittaavat raja-aidat murretaan organisaation, asiakkaitten ja suorittavan työntekijän väliltä. Tiimien tehtävänä on tuottaa kaikille palvelualueille riittävät, asianmukaiset ja yhtäläiset toimistoalan tukipalvelut. Toiminnan perusajatuksia ovat tehokkuus, selkeys ja nopeus. 2.2. Tiimityön tavoitteet Organisaatiot pyrkivät tavoitteisiin, tekevät työtä yhteisen päämäärän hyväksi. Tukipalvelutiimien tavoitteena on palveluprosessien yhdenmukaistaminen, tehtävien ja tehtäväkokonaisuuksien rationalisointi, kustannussäästön aikaansaaminen ja henkilöresurssien turvaaminen. Edellä mainitut tavoitteet saavutetaan tehostamalla nykyistä toimintamallia mm. poistamalla toimintojen päällekkäisyydet selkeyttämällä vastuita ja valtuuksia lisäämällä poikkihallinnollista yhteistyötä käytännön tasolla ja levittämällä hyviä käytäntöjä yhdenmukaistamalla toimintatapoja turvaamalla henkilöstöresurssit, luomalla varahenkilöjärjestelmä hyödyntämällä sähköisiä järjestelmiä tehokkaammin ja poistamalla perinteiset hallintorajat, jossa toimistoalan tukipalveluja tarkastellaan kokonaisuutena ei erillisenä. Edellä mainittujen tavoitteiden (=vahvuuksia) lisäksi myös heikkouksia on analysoitu. Tiimin jäsenet saattavat edustaa palvelualueidensa intressejä, ei tiimin. Lukuisista yrityksestä huolimatta ei ole löydetty selkää yhteistä tavoitetta. Jäsenet pyrkivät omiin tavoitteisiinsa ja jotkut saattavat kokea tiimiin osallistumisensa kuormittavana. He sanovat, että heidän varsinainen työnsä on tärkeämpää, ja heidän työpanostaan tarvitaan muissa ryhmissä. Kaikki eivät noudata sovittuja sääntöjä, eivätkä osallistu palavereihin. Lisäksi voi esiintyä luottamuksen puutetta ja muutosvastarintaa.
6 (8) 2.3. Tiimiorganisaation roolit, vastuut ja tehtävät Onnistuneen tiimityön edellytyksenä on se, että selkeästi sovitaan tiimiorganisaation toimijoiden roolit ja vastuut: kuka kantaa mitäkin vastuuta tiimin kehittämisestä, panoksesta ja tuotoksesta. Tiimiorganisaatio koostuu tilaajatiimistä (=kokonaisjohtaminen), tiimikoordinaattorista (tiimin valmentaminen) tiimin vetäjästä ja tiimin jäsenistä, jossa roolit ja vastuut on jaettu seuraavasti: Kokonaisjohtamisella tarkoitetaan tukipalvelujen omistajuutta. Tukipalvelujen omistajuus kuuluu tilaajatiimille, joka vastaa kokonaisvaltaisesta tukipalvelujen toiminnasta, tuloksesta ja kehittämisestä. Kokonaisjohtamisen vastuiden näkökulmasta on tärkeää tehdä tiimisopimuksia, mikäli tiimi jäsenet ovat yhtä aikaan sidottuja tiimiin ja toiseen organisaatioyksikköön. Tiimisopimukseen kirjataan toiminnan kannalta tärkeimmät asiat ja sen avulla voidaan kehittää ja arvioida työtä ja työyhteisöä. Tiimisopimukset ovat myös merkityksellisiä työyhteisön toimivuuden ja tavoitteellisuuden kannalta. Tiimisopimus ei ole kerralla valmiiksi tehtävä asiakirja, vaan sitä on tarkoitus prosessoida rauhassa ja tarkistaa aika ajoin. Sen tulisi sisältää mm. seuraavia asioita: sopijoiden nimeäminen, tiimin tarkoitus, tiimin tavoitteet ja mittarit, tiimin valtuudet ja resurssit, tiimin osaamisrakenne, tiimin palkitsemisperusteet ja muut sovittavat asiat. Varsinkin tiimin kehittämisen alkuvaiheessa tarvitaan tiimikoordinaattoria. Tiimikoordinaattorin tehtävänä on vastata siitä, että tiimillä on hyvät työskentelyolosuhteet ja että kokonaisprosessit toimivat. Hän vastaa myös tiimien välisen yhteistoiminnan koordinoinnista ja tiimien välisten resurssien käyttämisestä. Tiimikoordinaattorilla on olennaista kokonaisuuden hahmottaminen ja toiminnan ohjaaminen oikeaan suuntaan tavoitteita asettamalla, tiimin kehittymisen tukeminen ja riittävien valtuuksien antaminen tiimin työskentelylle. Kaiken tämän toiminnan edellytyksenä ovat luottamukselliset suhteet tiimin ja tilaajatiimin välillä. Tiimit muodostuvat tiimin vetäjästä ja tiimin jäsenistä. Tukipalvelujen tiimin jäsenet muodostuvat palvelualueilla tukipalvelutehtäviä tekevistä henkilöistä. Näitä
7 (8) tukipalvelutehtäviä ovat päätöksentekotuki-, henkilöstöasiat-, laskutus- ja asiakaspalvelu -tehtävät. Tiimin jäsenillä on oma työtiimi, johon hänet on ensisijaisesti kiinnitetty. Henkilön työpanosta jaetaan eri tiimien kesken siten että sen henkilöstöä on voitava käyttää samoissa tai samantapaisissa tehtävissä yli palvelualuerajojen. Tiimeissä yksi jäsenistä toimii tiimin vetäjänä. Hän toimii yhdyshenkilönä välittäen tietoa tiimille että tiimistä ulospäin. Hänen tehtävänään on selkiyttää tiimin jäsenille päämääriä ja tavoitteita, kehittää sitoutumista ja itseluottamusta, vahvistaa tiimin kollektiivisia taitoja ja työskentelytapoja, poistaa ulkoisia esteitä ja järjestää muille tiimin jäsenille mahdollisuuksia. Tiimin vetäjällä on ratkaiseva rooli tiimin toimivuuden kannalta ja tiimin rakentamisessa. Tämä on hyvä ottaa huomioon kun tiimin vetäjää valitaan. Tiimin jäsenet eivät työskentele päivittäin yhdessä vaan työskentely tapahtuu hajautetusti eri palvelualueilla. Tällaiselle poikkihallinnollisille tiimille on ensiarvoisen tärkeää, että he tapaavat toisiaan säännöllisesti. Tapaamisten välillä yhteydenpito tapahtuu pääasiassa sähköpostitse ja puhelimitse. Lisäksi olisi hyvä, että tiimin jäsenille pidettäisiin vuosittain tiimipäiviä, jossa heillä on mahdollisuus keskittyä tiimin toiminnan kehittämiseen. Rajojen veto vastuiden ja velvollisuuksien suhteen tiimikoordinaattorin, tiimin vetäjän ja tiimin jäsenten välillä voi osoittautua vaikeaksi, koska kaikilla tiimeillä on erilaisia muuttujia esim. oma ala, organisaatiokulttuuri, tiimin koko, vastuualue, ammattitaito, luonteet, motivaatiot, asenteet, tarpeet jne. Vastuut ja rajat selkeytyvät pitkälti toiminnan kautta mutta myös keskustelujen ja kokeilujen kautta, avoimuudella ja positiivisella asenteella. 3. LOPUKSI Kaupungin palvelustrategiassa painopistealueina ovat mm. tuottavuuden ja henkilöstön kehittäminen. Toimistoalan tukipalvelujen uudelleen organisoitumisen kehittämistyön lisäksi kaupungin organisaatiossa on käynnissä muitakin tuottavuus- ja kehittämishankkeita: työllistämispalvelujen keskittäminen ja elinkeinopalvelujen uudelleenorganisoiminen, hankintatoimen ja hankintaosaamisen lisääminen, kaupunginkonsernin rakenneselvitys, liikuntahalliyhtiöitten fuusiointi ja palveluorganisaation uudistaminen/tavoiteorganisaatio 2020. Jatkossa tukipalvelut hoidetaan tiimityöllä. Tiimityö organisaatiomuotona soveltuu hyvin toimintamalliksi kun tavoitteena on mm. tukipalveluprosessien yhdenmukaistaminen, säästöjen aikaansaaminen, varahenkilöjärjestelmän luominen ja henkilöstöresurssien turvaaminen. Siirtyminen tiimityöhön on monimutkainen prosessi eri vaiheineen. Se on suuri haaste, jotka eivät ole aikaisemmin tiimeissä työskennelleet. Tiimityöskentely edellyttää uusien taitojen ja valmiuksien oppimista sekä omien asenteiden ja arvojen tarkistamista. Onnistunut tiimityö edellyttää myös koulutusta ja valmennusta. Osa valmiuksista opitaan työssä "kantapään" kautta". Edelleen tiimin tulee sisäistää vastuunsa, tehtävänsä, tavoitteensa ja pelisääntönsä sekä sovittaa ne organisaation päämäärään ja johdon näkemyksiin. Sisäistämällä edellä mainitut osa-alueet ja löytämällä niihin yhteiset näkemykset syntyy aito ja oikea tiimityötä tekevä organisaatio.
Uuden toimintamallin, tiimityön, käyttöönotto edellyttää vahvaa ja kehittämismyönteistä johtamista, sitoutumista, uudenlaista ajattelu- ja työskentelytapaa sekä yhteistyötä yli palvelualuerajojen. Sitoutumisen kannalta on tärkeää, että muutokset tehdään yhteistyössä toimialan tukipalveluhenkilöstön kanssa avoimuuden periaatteella ja tiimien työskentelyä tukemalla. Henkilöstöllä on myös halukkuutta kehittää omia tehtäviään ja toimintatapojaan. Tämä jos mikä on otollinen maaperä uudistumiselle. 8 (8)