Valtion yhteisen viestintäratkaisun toiminnallisen käyttöönoton tuki Askel - konsultointi

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Valtion yhteisen viestintäratkaisun toiminnallisen käyttöönoton tuki Askel - konsultointi"

Niilo Parviainen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Valtion yhteisen viestintäratkaisun toiminnallisen käyttöönoton tuki Askel - konsultointi

2 Valtion yhteinen viestintäratkaisu Viestintäratkaisu vastaa hallinnon tuottavuus, vaikuttavuus ja asiakeskeisyys tavoitteiden luomiin haasteisiin Viestintäratkaisun tavoitteena on tehostaa päivittäistä vuorovaikutusta ja viestintää sekä varmistaa tiedon parempi hyödyntäminen Valtion yhteinen viestintäratkaisu luo uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen 2

3 Valtion yhteisen viestintäratkaisun toiminnalliset hyötytavoitteet Valtiotasolla seurattavat hyödyt: Mittari Tavoite 2015 Matkakustannus- ja matka-aika säästö Matkabudjetti, matka-aika -10% eli n. 15M /vuosi Keskitetyn rakenteen tuoma tehokkuus ja kustannussäästöt Asiakastasolla seurattavaksi suositellut hyödyt: Käyttövolyymi Palvelunhallinnan volyymi V M vuotuiset säästöt verrattuna % käyttö 2015 VIP työpanos 3htv 2015 Mittari Tavoite 2015 Parantunut asiakaspalvelu Vuorovaikutuksen monipuolistuminen Uudet työnteon tavat Työvoiman saatavuus ja joustavuus Transaktiokustannus Käsittelyaika Asiakastyytyväisyys Käyttöastevolyymi sidosryhmätoiminnassa Sidosryhmäpalaute Työtyytyväisyys, Palveluiden käyttöaste Hajautetun työn määrä Työnantajakuva Etätyön määrä Työvoiman liikkuvuus Määritellään asiakaskohtaisesti Määritellään asiakaskohtaisesti Määritellään asiakaskohtaisesti Määritellään asiakaskohtaisesti 3

4 Viestintäratkaisu yksittäisen organisaation näkökulmasta Viestintäratkaisun käyttöönotto tarjoaa monipuolisesti mahdollisuuksia organisaation toiminnan tehostamiseen, asiakaspalvelun parantamiseen sekä työn tuottavuuden lisäämiseen Ennen käyttöönottoa on määriteltävä: 1.Mitä viestintäratkaisun käyttöönotolla tavoitellaan, toiminnalliset hyötytavoitteet 2.Miten hyötytavoitteisiin päästään Hyötytavoitteiden toteutuminen edellyttää toimintatapojen muutosta ja muutoksen johtamista 4

5 Hyötytavoitteiden toteutuminen edellyttää toimintatapojen muutosta ja muutoksen johtamista Viestintäratkaisut Uudet toimintatavat Hyötytavoitteet Posti Tekstari Turva Pika TIEDON TEHOKAS HYÖDYNTÄMINEN Tiedon avoin jakaminen Tiedon etsiminen ja hyödyntäminen laajasti koko organisaatiosta ja sen ulkopuolelta OSAAMISEN TEHOKAS HYÖDYNTÄMINEN Verkostoituminen Henkilöiden parempi saavutettavuus Matkakustannus ja - aika säästöt Keskitetyn rakenteen tuomat säästöt Parantunut asiakaspalvelu Viestinnän ja vuorovaikutuksen monipuolistuminen Kokous Ryhmä YHTEISKEHITTÄMINEN JA -TUOTANTO Reaaliaikainen yhteistyö verkossa Organisaatiorajat ylittävä yhteistyö Uudet työnteon tavat ja tehostuminen Työvoiman saatavuus ja joustavuus 5

6 Tiedon Askel - konsultointi

7 Tiedon Askel -konsultointi Tukee viestintäratkaisun käyttöönoton hyötytavoitteiden asettamisessa, uusien toimintatapojen kehittämisessä sekä muutoksen johtamisessa VIP kilpailuttanut osana VYVI hankintaa Asiakasvirasto voi ostaa konsultoinnin osana käyttöönottoprojektia Konsultointipalvelukokonaisuus, josta voi ostaa tarvitsemansa palvelut Tilaaminen Tiedon kautta, laskutus VIP:n toimesta 7

8 Tiedon Askel -konsultointiprojektin tuloksena Käyttöönottoprojektissa on huomioitu toiminnallisen muutoksen tavoitteet ja sen seuranta Toimenpiteet hyötytavoitteisiin pääsemiseksi sovittu ja vastuutettu Organisaatiolla on yhteisiä toimintatapoja ja käyttöpolitiikoita uusien viestintäratkaisujen hyödyntämiseen päivittäisessä työssä Organisaatiolla on edellytykset toiminnan muutoksen johtamiseen ja edistämiseen 8

9 Tiedon tarjoamat Askel konsultointipalvelut: Projektijohtamisen tuki Käyttöönoton tavoitteiden ja hyötytavoitteiden määrittäminen Mittariston ja seurannan määrittäminen ja tuki Muutosjohtamisen aloitus Organisaation nykytilan kartoitus ja analysointi Muutosvision luominen Muutossuunnitelman luominen Viestintä- ja koulutussuunnitelmat Muutosagenttien aktivointi Uusien toimintatapojen innovointi 9

10 Projektijohtamisen tuki Käyttöönoton tavoitteiden ja hyötytavoitteiden määrittäminen Johdon haastattelu: Käydään läpi organisaation strategiset suunnitelmat ja tavoitteet sekä nykytila Työpaja (1-2 x 0.5 päivää): Määritellään organisaatiolle viestintäratkaisun käyttöönoton tavoitteet (esim laatu) sekä hyötytavoitteet perustuen organisaation strategisiin linjauksiin ja tarpeisiin Työpajan tulosten koostaminen kirjallisiksi tavoitteiksi 10

11 Projektijohtamisen tuki Mittariston ja seurannan määrittäminen ja tuki Työpaja (1-2 x 0.5 päivää): Käydään läpi hyötytavoitteet ja määritellään niille mittaristo sekä seuranta. Työpalaveri: Käydään läpi työpajan tulokset ja viimeistellään mittaamisen tietojen sekä seurannan käytäntöjen vastuut Työpajan ja työpalaverin tulosten koostaminen mittaamis- ja seurantakäytännöiksi 11

12 Muutosjohtamisen aloitus Organisaation nykytilan kartoitus ja analysointi Kyselytutkimus: organisaation osaamis/ asennetilanteesta, pohjautuen käyttöönottomallin kyselypohjaan. Kysymykset räätälöidään organisaation tarpeiden mukaisesti Kyselyn tulosten analysointi ja raportin koostaminen Muutosvision luominen Työpaja (1-2 x 0.5 päivää): suunnitellaan realistinen ja kattava kuvaus tulevaisuuden tilasta perustuen organisaation strategiaan ja käyttöönoton tavoitteisiin sekä hyötytavoitteisiin Luodaan yhteinen kuvaus muutoksesta, joka sitoo johdon ja työntekijät työskentelemään kohti yhteistä visiota Tehdään alustava sidosryhmäanalyysi Sitoutetaan organisaation johto muutokseen ja nimetään toiminnallisen muutoksen omistaja ja vastaavat 12

13 Muutosjohtamisen aloitus Muutossuunnitelman luominen Työpaja 1-2 x 0.5 päivää Käydään läpi muutoksen merkitystä organisaatiolle: Nykytilanne, esimerkkejä uusista toimintatavoista, tunnistetaan muutosvastarinnan aiheuttajia ja mietitään keinoja vastustuksen vähentämiseksi Määritellään muutoksen osa-alueita ja miten toimenpiteet vaiheistetaan Laaditaan suunnitelma eri sidosryhmiä koskevista toimenpiteistä Tunnistetaan organisaation muutosagentit Työpalaveri: Työpajan jälkeen koostetaan muutossuunnitelma toimenpiteineen, aikatauluineen sekä vastuineen 13

14 Muutosjohtamisen aloitus Viestintä- ja koulutussuunnitelmat 1-2 fasilitoitua työpalaveria: Luodaan muutosviestintäsuunnitelma yhdessä viestinnän ja toiminnallisesta muutoksesta vastaavan tahon kanssa. Suunnitelman koostaminen keskustelujen ja toimitettujen tietojen pohjalta 1-2 fasilitoitua työpalaveria: Luodaan koulutussuunnitelma yhdessä koulutuksesta ja toiminnallisesta muutoksesta vastaavan tahon kanssa. Suunnitelman koostamisen keskustelujen ja toimitettujen tietojen pohjalta Viestintä- ja koulutussuunnitelmien luomiseksi tulisi organisaatiolla olla selvitettynä organisaation nykytilanne (osaamis- ja asennekartoitus), määriteltynä toiminnalliset sekä tehtynä ylätason muutossuunnitelma 14

15 Muutosjohtamisen aloitus Muutosagenttien aktivointi Työpajat (2 x 0.5 päivää) Muutosagenttien toiminnan aloittamista tukeva kick-off työpaja käyttöönottoprojektin yhteydessä Työpajassa: A) käydään läpi käyttöönotettavia viestintäratkaisun palveluita ja niihin liittyviä koulutusmateriaaleja ja mahdollistetaan muiden tukeminen viestintävälineiden käytössä B) Määritellään muutosagenttien tehtävät ja toiminta organisaatiossa sekä tarjotaan neuvoja muutoksen ja uusien toimintatapojen käytön edistämiseen omassa organisaatiossa Huom. Muutosagentit tulee olla nimettyinä ennen työpajaa 15

16 Muutosjohtamisen aloitus Uusien toimintatapojen innovointi (co-innovation) Työpajat (2-n x 0.5 päivää) Innovointi työpajoissa organisaation tärkeimmät mielipidevaikuttajat ja päättäjät osallistutetaan ideoimaan uusia toimintatapoja ja käytäntöjä toiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi sekä jokapäiväisen työskentelyn helpottamiseksi Innovointi työpajat ovat osa prosessia, jossa ideoita jalostetaan vähitellen selkeästi kuvatuiksi toimintatavoiksi, joiden toteutumista voidaan seurata. Työpajan lisäksi prosessiin kuuluvat työpalaverit: asiakkaan ydinryhmän ja konsultin yhteinen työpalaveri ennen työpajoja, jossa suunnitellaan työpajan focus ja tavoitteet tarkalla tasolla. Työpajojen jälkeen seuraa myös työpalaveri, jossa työpajan tuotokset työstetään ja muokataan johdolle esitettäviksi toimenpide-ehdotuksiksi 16

17 Yhteystietomme: Tiia Liflländer, Senior Business Consultant/ Public Services Riikka Orenius, Principal Business Consultant/ Public Services

Samankaltaiset tiedostot

Muutosjohtaminen Kiekuhankkeessa

Muutosjohtaminen Kiekuhankkeessa Seija Friman Kieku-info 5.11.2012 Tilaisuus, Esittäjä Muutosjohtamisen kokonaisuus mistä muutosjohtamisessa on kyse? Muutosjohtamisen suunnittelu ja organisointi Miten