Kaupunkistrategian toteuttamisohjelma 3: Muutosohjelma

Transkriptio

1 Kaupunkistrategian toteuttamisohjelma 3: Muutosohjelma Kaupunginvaltuusto MUUTOSOHJELMA 1

2 Muutosohjelman lähtökohdat Strategiset päämäärät Järvenpäätä johdetaan strategialähtöisesti Järvenpään palvelut ovat asiakaslähtöisiä ja tehokkaita ja palveluverkko on tarkoituksenmukainen. Kriittiset menestystekijät Palvelukokonaisuudet ovat asiakaslähtöisiä ja prosessit ovat tehokkaita. Organisaatio ja johtamisjärjestelmä edistävät palvelukokonaisuuksien toimintaa. MUUTOSOHJELMA 2

3 Muutosohjelman tavoite Muutosohjelman tavoitteena on turvata Järvenpään kehittyminen elinvoimaisena kaupunkina. Muutosohjelma on kokonaisuus, joka ulottuu kaupunkistrategian uudistamisesta organisaatiorakenteen sekä palveluiden järjestämis- ja tuottamistapojen uudelleen arviointiin. Muutosohjelman päämääränä on varmistaa se kehitystyö, jolla johtamisen ja toimintatapojen muutokset saadaan käytäntöön. Muutosohjelman osat 10-vuotisen kaupunkistrategian uudistaminen ja tarkistaminen uudelle valtuustokaudelle Kaupungin organisaatiorakenteen ja johtamisjärjestelmän sekä palveluprosessien kehittäminen. Tuotteistettuun yksikköhintapohjaiseen budjetointijärjestelmään siirtyminen. Luottamushenkilöiden sekä henkilöstön muutosvalmiuksien vahvistaminen. Toteutettujen muutosten seuranta ja arviointi. MUUTOSOHJELMA 3

4 Onnistumisen elementit Luottamushenkilöiden yhteinen tahto Johdon ja henkilöstön aito sitoutuminen Muutokset onnistunut toimeenpano ja uudistuminen MUUTOSOHJELMA 4

5 Tavoite Toimenpide Seurantatapa Vastuuhenkilö Kaupungin elinvoimaisuuden vahvistaminen Toimintaympäristöanalyysiin perustuva uusi kaupunkistrategia Kaupunkistrategia hyväksytty valtuustossa Kaupunginjohtaja Palvelujen turvaaminen kuntalaisille Tasapainoisen kehityksen varmistaminen hallitulla muutoksella ja palvelutuotannon uudistamisella Strategian toimeenpanoa tukevat palveluohjelmat Palveluohjelma ja palveluverkkosuunnitelma Palveluohjelmat hyväksytty valtuustossa Muutosohjelma hyväksytty valtuustossa mennessä Palveluverkko hyväksytty valtuustossa Johtoryhmä - Kaupunginjohtaja - Tekninen johtaja Kuntayhteistyön tiivistäminen Yhteistyössä toteutetut hankkeet - Johtoryhmä Työyhteisöjen houkuttelevuuden lisääminen Työn tekemisen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden paraneminen Strategisen henkilöstösuunnittelun tehostaminen Henkilöstöohjelma hyväksytty valtuustossa Henkilöstösuunnitelmat hyväksytty hallituksessa menneessä - Henkilöstöjohtaja - Henkilöstöjohtaja Työn tekemisen mielekkyyden ja osaamisen vahvistaminen Työpaikkojen turvaaminen tehtävien muuttuessa MUUTOSOHJELMA 5

6 Tavoite Toimenpide Seurantatapa Vastuuhenkilö Tasapainoisen kehityksen varmistaminen hallitulla muutoksella ja palvelutuotannon uudistamisella. Strategisen ja operatiivisen johtamisen vahvistaminen. Asiakaslähtöiseen palvelukulttuuriin perustuvat tehokkaat toimintatavat ja palveluprosessit. Asiakastarpeiden analyysiin perustuvat ehyet palvelukokonaisuudet ja niiden toimeenpanoa tukeva organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä. -Lasten ja nuorten pilottiprosessi käynnistynyt Muiden prosessipilottien käynnistäminen ja toteutus vuonna Alustava kaupunkitasoinen prosessikartta Täsmennetty versio kaupunkitasoisesta prosessikartasta ja organisaatiomallista Toimintaprosessien kuvaaminen käynnistynyt syksyllä Sosiaali- ja terveysjohtaja - Kehitysjohtaja - Kehitysjohtaja - Talousjohtaja - Johtoryhmä - Uuteen organisaatiomalliin siirtyminen 2010-luvun puoliväliin mennessä. -Kaupunginjohtaja Taloudellisen kriisin välttäminen Tuotteistettuun yksikköhintapohjaiseen budjetointijärjestelmään siirtyminen. Laskentahankkeen ja tuotteistuksen käynnistys syksyllä Käyttöön vuoden 2013 talousarviossa. -Talousjohtaja Muutoksen sujuva toteuttaminen Luottamushenkilöiden sekä henkilöstön muutosvalmiuksien vahvistaminen. Valmennukset luottamushenkilöille ja eri henkilöstöryhmille sovitettuna muutoksen etenemiseen. - Kaupunginjohtaja MUUTOSOHJELMA 6

7 Nykyorganisaatio Toiminnan organisoinnissa ei ole täysin huomioitu asiakaslähtöisyyttä. Sektoriorganisaatio, jossa samaa asiakasryhmää palvellaan eri sektoreissa, jolloin yhteistyö eri yksiköiden välillä on puutteellista. Osaoptimoinnin mahdollisuus on olemassa. Kokonaiskuva kaupungin palvelutuotannosta on epäselvä, tai siinä on viranhaltijoilla ja luottamushenkilöillä parantamisen varaa. Palvelut tuotetaan kalliisti. Organisaatiorakenne edesauttaa resurssien tehotonta käyttöä koko kaupungin näkökulmasta. Vastuut toiminnasta ja taloudesta eivät kulje käsi kädessä asiakaslähtöisesti tarkasteltuna. Palvelutarve kasvaa käytettävissä olevia resursseja nopeammin. Tarvitaan kokonaisvaltaista yhteistyön lisäämistä kaupungin yksiköiden ja ulkopuolisten palveluntuottajien välillä. MUUTOSOHJELMA 7 Asiakaslähtöinen, prosesseihin perustuva organisaatio Toiminta organisoitu asiakaslähtöisesti (lapset ja nuoret, ikäihmiset jne.). Mahdollistaa saumattoman yhteistyön eri yksikköjen välillä vähentämällä yhteistyön esteitä, koska sijainti samassa organisaatiossa. Osaoptimoinnin tarve vähenee, koska asiakasryhmä ja toimielimen vastuullinen viranhaltija (vastuu toiminnasta ja taloudesta) on sama. Johtaminen ja resursointi on tarkoituksenmukaisempi. Luo edellytykset resurssien tehokkaalle käytölle. Toiminta ja talous mahdollista kytkeä paremmin toisiinsa asiakaslähtöisesti tarkasteltuna. Asiakaslähtöiset kokonaisuudet luovat edellytykset palvelutarpeen kattavaan tarkasteluun.

8 Eräs tapa kuvata asiakaslähtöistä, prosessimaista toimintaa tukeva organisaatiomalli. Ohjelmakauden aikana luodaan Järvenpään kaupungille oma toimintamalli. LUOTTAMUSHENKILÖORGANISAATIO VIRANHALTIJA-, TYÖNTEKIJÄORGANISAATIO Lautakunta A (esim. Lapset, nuoret ja perheet) Palvelukeskus A (esim. Lapset, nuoret ja perheet) Keskuksen johtaja = toimialajohtaja = prosessin omistaja KAUPUNGINVALTUUSTO KAUPUNGINHALLITUS Kaupunginjohtaja Konsernihallinto Konsernihallinnon palvelut Lautakunta B (esim. Ikäihmiset sekä terveyttä ja toimintakykyä edistävät palvelut) Lautakunta C (esim. Vapaa-aika) Lautakunta D (esim. Kaupunkikehitys) Lautakunta E (esim. Tekninen lautakunta) Talousarvio (toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet: määrä, laatu jne.) Palvelukeskus B (esim. Ikäihmiset sekä terveyttä ja toimintakykyä edistävät palvelut) Tuotantokeskuksen johtaja = prosessin omistaja Palvelukeskus C (esim. Vapaa-aikakeskus) Keskuksen johtaja = toimialajohtaja = prosessin omistaja (mielellään sama prosessin omistaja kuin lasten ja nuorten palveluissa) Palvelukeskus D (esim. Kaupunkikehitys) Keskuksen johtaja = toimialajohtaja = prosessin omistaja Palvelukeskus E (esim. Kaupunkitekniikka) Keskuksen johtaja = toimialajohtaja = prosessin omistaja MUUTOSOHJELMA 8

9 Muutosohjelman toimijat ja roolit Toimija Kaupunginhallituksen prosessijaosto Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Johtoryhmä Henkilöstö Rooli Valmistelee kaupunginhallituksen käsittelyyn menevät asiat. Valmistelee muutosohjelman ja seuraa sen toteutumista. Päättää muutosohjelmasta ja seuraa sen toteutumista. Ohjaa muutosohjelman käytännön toteutusta Muutosohjelman käytännön toteutuksesta ja viestinnästä vastaavat siihen valitut henkilöt. Muutosohjelman seuranta ja arviointi Muutosohjelman toteutumista tarkastellaan kerran vuodessa keväisin valtuusto ja kaupunginhallitus Muutosohjelman mukaisia vuositavoitteita seurataan Johdon raportin yhteydessä kolme kertaa vuodessa valtuusto ja kaupunginhallitus Raportointi organisaation sisällä kolme kertaa vuodessa johtoryhmä Loppuraportti mennessä ja mennessä valtuusto ja kaupunginhallitus MUUTOSOHJELMA 9