YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN HUOMIOIMINEN TAMPEREEN KAUPUNGIN HANKINNOISSA

YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN HUOMIOIMINEN TAMPEREEN KAUPUNGIN HANKINNOISSA Materiaalikeskus 20.1.2004

1 MIKSI YMPÄRISTÖNÄKÖKOHDAT TULISI HUOMIOIDA JULKISISSA HANKINNOISSA?...2 1.1 Yleiset perustelut...2 1.2 Tampereen kaupungin hankintojen ympäristötavoitteet ja nykyinen menettelytapa...2 2 HANKINTALAIT JA OHJEET...3 2.1 Kynnysarvot...3 2.2 Ympäristönäkökohdat hankintalakien kannalta...3 3 HANKINTAPROSESSI...4 4 TARVEHARKINTA...4 5 TARJOUSPYYNNÖN LAATIMINEN...5 5.1 Hankinnan kohteen määrittely ja ehdottomat vaatimukset...5 5.1.1 Ympäristömerkit...5 5.1.2 Ympäristövaatimukset tuotteille, joille ei ole ympäristömerkin vaatimuksia...6 5.1.3 Tuotantotavat...7 5.2 Vaihtoehdot...7 5.3 Kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteerit...8 5.3.1 Käyttö- ja hävittämiskustannukset...8 5.3.2 Painoarvot ja pisteytys...8 5.4 Sopimusehdot...9 5.5 Asiat, joita ei saa vaatia...10 6 YMPÄRISTÖNÄKÖKOHDAT TARJOUSTEN SAAVUTTUA...10 6.1 Tarjoajan pois sulkeminen...10 6.2 Tarjouksen hylkääminen...10 7 PALVELUT...11 7.1.1 Ympäristöhallintajärjestelmät...11 8 KÄYTÄNNÖN ALOITTAMINEN...12 8.1 Energiankulutus...12 8.2 Ympäristötiedonlähteet...13 LÄHTEET

2(14) 1 MIKSI YMPÄRISTÖNÄKÖKOHDAT TULISI HUOMIOIDA JULKISISSA HANKIN- NOISSA? Julkisia hankintoja tehdään Euroopassa yli 1 000 miljardilla eurolla vuodessa ja Suomessa noin 15 miljardilla eurolla, joka on noin 14 % bruttokansantuotteesta. Hankintojen suuren määrän vuoksi julkisilla hankinnoilla on suuri vaikutus myös ympäristöön. Hankittavien tavaroiden ja palveluiden tuottaminen kuluttaa luo n- nonvaroja ja energiaa sekä tuottaa päästöjä ja jätteitä. Julkisissa hankinnoissa voidaan ostaa tuotteita, joiden tuotanto rasittaa ympäristöä vähemmän ja jotka ovat ympäristöystävällisempiä käyttää sekä hävittää. Vaadittaessa ja ostettaessa ympäristöystävällisempiä tuotteita voidaan julkisilla hankinnoilla ohjata tuotantoa ympäristöystävällisempään suuntaan. Tarjouspyyntöjen ympäristövaatimuksilla voidaan osoittaa hankkijan ympäristösitoutumista ja saada tuottajat panostamaan toimintansa ympäristönäkökohtiin. 1.1 Yleiset perustelut Useissa kansainvälisissä ja kansallisissa sopimuksissa ja ohjelmissa mainitaan, että kulutuksessa ja sitä kautta hankinnoissa tulisi pyrkiä kestävän kehityksen suuntaan. EU:n kuudennessa ympäristöohjelmassa (COD 2001/0029) mainitaan, että kestävien kulutusmallien toteutumiseksi lisätään muun muassa julkisyhteisöjen ostajien tietämystä prosessien ja tuotteiden ympäristövaikutuksista ja tätä varten on edistettävä ekologisesti kestävien julkisten hankintojen politiikkaa, joka mahdollistaa ympäristöominaisuuksien huomioimisen hankintamenettelyssä. Nykyisissä julkisiin hankintoihin liittyvissä direktiiveissä ympäristönäkökohtia ei ole mainittu erikseen, mikä selittyy sillä, että direktiivit ovat 90-luvun alkupuolelta, eikä ympäristöasioita pidetty silloin merkittävinä. EU-komissio antoi 14.7.2001 direktiivin tulkintaa täsmentävän tiedonannon julkisiin hankintoihin sovellettavasta yhteisön lainsäädännöstä ja mahdollisuuksista ottaa ympäristönäkökohdat huomioon julkisissa hankinnoissa. Tämä ohje perustuu edellä mainittuun tulkitsevaan tiedonantoon. Hankintadirektiivejä ollaan uusimassa ja direktiivit tulevat voimaan vuoden 2004 aikana. Uusi direktiivi tarkentaa hankintojen menettelytapoja. Kauppa- teollisuusministeriössä on alustavasti valmisteltu Suomeen uutta hankintalakia ja uusi laki tulee voimaan viimeistään vuoden 2005 alusta. 1.2 Tampereen kaupungin hankintojen ympäristötavoitteet ja nykyinen menettelytapa Tampereen kaupungin Kaupunkistrategian 2012 ympäristöä koskevana päämääränä on olla ympäristönsuojelun kärkikaupunki. Tavoitteen saavuttaminen edellyttää myös ympäristönäkökohtien huomioimista Tampereen kaupungin hankinnoissa. Ympäristönäkökohtien huomioimisen käytäntö Tampereen kaupungin hankinnoissa on kirjavaa. Joissakin yksiköissä ympäristöasiat otetaan jo huomioon hankinnoissa ja toisissa käytetään kaupunginhallituksen hyväksymässä hankintaohjeessa mainittua lausetta.

3(14) Kaupunginhallituksen hyväksymä hankintaohje on vuodelta 1995 ja sen vuoksi siinä esiintyvä tieto on osittain vanhentunutta. Hankintaohjeen uusimista ollaan harkittu ja todennäköisesti uusiminen tehdään viimeistään uuden hankintalain tultua voimaan. Ympäristövaikutusten osalta Tampereen kaupungin hankintaohjeessa esitettyä esimerkkilausetta voidaan käyttää, jos tarjouspyyntöön ei osata laittaa tarkempia ympäristövaatimuksia. Ohjeesta poiketen tarjouspyynnössä ei voida enää pyytää tarjoajan jätehuoltosuunnitelmaa, jos tarjoajan jätehuollolla ei ole suoraan vaikutusta hankittavaan tuotteeseen. Jätehuoltosuunnitelman voi pyytää esimerkiksi siinä tapauksessa, että hankitaan palvelua, johon liittyy jätteiden lajittelua ja jätehuoltosuunnitelmalla yritys voi osoittaa, että heidän työntekijänsä osaavat lajitella jätteet oikein. Tämän ohjeen tarkoituksena on yhtenäistää ja kehittää Tampereen kaupungin hankintakäytäntöjä ympäristönäkökohtien huomioimisen osalta. 2 HANKINTALAIT JA OHJEET 2.1 Kynnysarvot Julkisista hankinnoista säädetään Euroopan yhteisön lainsäädännössä, johon Suomen lait ja asetukset perustuvat. Hankintalain soveltamisalaan kuuluvien hankintayksiköiden on kilpailutettava hankintansa. Hankintalain päätavoitteet ovat kilpailun aikaansaaminen sekä tarjousmenettelyyn osallistuvien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Julkisia hankintoja koskevissa asioissa kansallisena valitusviranomaisena toimii Suomessa markkinaoikeus. Julkisiin hankintoihin vaikuttavat ajantasaiset lait, direktiivit, sopimukset ja muut ohjeet löytyvät kauppa- ja teollisuusministeriön Internet-sivuilta. EU:n komissio on antanut muutaman tiedonannon, jotka helpottavat direktiivien tulkintaa. Tiedonantoja on annettu muun muassa sosiaalisista näkökulmista (KOM (2001) 566) ja ympäristönäkökohtien huomioimisesta (KOM(2001)274). Kynnysarvot määräytyvät maailman kauppajärjestön julkisten hankintojen sopimuksen ja EY:n hankintadirektiivien mukaan. Kauppa- ja teollisuusministeriö ilmoittaa kynnysarvojen määrät euroina vuosittain. Kynnysarvot löytyvät muun muassa kauppa- ja teollisuusministeriön Internet-sivulta. Hankintalaki koskee sekä kynnysarvot ylittäviä että alittavia hankintoja. Lisäksi kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tulee noudattaa hankinta-asetuksissa annettuja yksityiskohtaisia määräyksiä. Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa kilpailuttaminen voidaan suorittaa samoin kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissakin tai kilpailuttaminen voidaan suorittaa lähettämällä tarjouspyyntö riittävälle määrälle kyseisen alan toimittajia, kuitenkin myös kynnysarvon alittavissa ha n- kinnoissa tarjouspyyntö tulee toimittaa kaikille, jotka sitä pyytävät. 2.2 Ympäristönäkökohdat hankintalakien kannalta Kansallisessa lainsäädännössä ja EU:n hankintadirektiiveissä ei ole suoraa mainintaa ympäristönäkökohtien käytöstä julkisissa hankinnoissa.

4(14) Vihreissä hankinnoissa noudatetaan lähinnä EU:n komission tulkitsevaa tiedonantoa julkisiin hankintoihin sovellettavasta yhteisön lainsäädännöstä ja mahdollisuuksista ottaa ympäristönäkökohdat huomioon julkisissa hankinnoissa. Ympäristönäkökohdat voidaan huomioida samalla tavalla kynnysarvot ylittävissä ja alittavissa hankinnoissa. 3 HANKINTAPROSESSI Hankintaprosessi muodostuu monesta eri osasta. Hankintaprosessi on kuvattu kaaviossa 1. Hankinta alkaa hankintatarpeen huomaamisesta ja hankittavan tuotteen määrittelystä. Hankintatarpeen määrittelyn ohella yksi tärkeimmistä hankintavaiheista on tarjouspyynnön laatiminen, sillä koko hankintamenettelyn tulee perustua tarjouspyyntöön. Tarjousten jättöajan umpeuduttua pidetään tarjousten avaustilaisuus, josta laaditaan avauspöytäkirja. Ennen tarjousten vertailua tulee varmistaa tarjoajien kelpoisuus ja sen jälkeen tarjousten sisällön vastaavuus tarjouspyyntöön. Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä mainittujen kriteerien perusteella. Hankintapäätös tehdään ja päätöksestä ilmoitetaan asianomaisille. Kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä jälki-ilmoitus. Kaavio 1. Hankintaprosessi Hankinnan suunnittelu ja hankintatarpeen märittely Tarvittaessa ennakkoilmoitus Tarjouspyynnön laatiminen ja hankintailmoituksen julkaiseminen Tarjousten saapuminen ja avaustilaisuus Hankintapäätöksen tekeminen ja siitä ilmoittaminen Tarjousten vertailu Tarjousten sisällön tarkistaminen Tarjoajien kelpoisuuden varmistaminen 4 TARVEHARKINTA Kaikista suurin vaikuttamisen mahdollisuus ympäristöasioihin hankintaa tehtäessä on tarveharkintavaihe. Ensisijaisesti tulee miettiä onko tuote todella tarpeellinen vai voisiko uuden tuotteen hankkimisen sijaan jokin vanha tuote ajaa saman asian. Jos päädytään uuden tuotteen hankkimiseen, tulee pohtia olisiko ympäristön kannalta järkevämpää hankkia palvelu vai tavara. Jos päädytään ostamaan tavara, tulee miettiä, mikä tuote on ympäristöystävällisin tuotannon, kulutuksen ja hävityksen kannalta. Esimerkiksi, jos tarpeena on päästä neuvotteluun toiselle paikkakunnalle, tulee miettiä, voisiko neuvottelun käydä puheli n- neuvotteluna, voisiko kyydin järjestää kimppakyytinä tai voisiko liikkumiseen käyttää julkista liikennettä. Jos mikään näistä vaihtoehdoista ei ole mahdollinen, tulee autoksi valita mahdollisimman vähän polttoainetta kuluttava auto, jonka päästöt ilmaan ovat mahdollisimman pienet.

5(14) 5 TARJOUSPYYNNÖN LAATIMINEN Ympäristöasioiden huominen hankinnoissa tarkoittaa käytännössä sitä, että tarjouspyyntöön asetetaan ympäristönäkökohtiin liittyviä ehdottomia vaatimuksia ja/tai kriteereitä, joilla on merkitystä tuotteiden vertailussa ja näin valintoja kohdistetaan ympäristöystävällisempiin tuotteisiin. Ympäristöasiat voidaan huomioida hankintamenettelyn eri vaiheissa. Tärkeimpinä kohtina ovat hankittava tuote ja sen ominaisuuksien määrittely. Tarjouspyynnön suunnitteluun tulee varata tarpeeksi aikaa, sillä koko hankintamenettely perustuu tarjouspyynnössä esitettyihin asioihin. Tarjouspyynnöstä pitää tehdä tarkka, jotta saadut tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia, valinnan tekeminen on helppoa ja hankintapäätös voidaan perustella tarjouspyynnössä esitettyjen asioiden perusteella. Mitä täsmällisemmät ohjeet tarjouksen tekemiseen annetaan, sitä yksinkertaisempaa hankintamenettelyn loput osat ovat toteuttaa. 5.1 Hankinnan kohteen määrittely ja ehdottomat vaatimukset Hankinnan kohteen määrittelyssä ja ehdottomissa vaatimuksissa kuvaillaan hankittava tuote ja siltä vaadittavat ominaisuudet. Hankkija saa määritellä ha n- kittavan tuotteen mieleisekseen, sillä hankintalainsäädäntö ei puutu hankittavan tuotteen määrittelyyn. Määrittelyssä tulee kuitenkin huomioida, että se ei saa olla syrjivä eli määrittelyllä ei saa rajata tuotetta siten, että vain yksi toimittaja pystyisi täyttämään vaatimukset. Ehdottomat vaatimukset määrittävät hankkijan ostettavalta tuotteelta vaatiman tason. Hankittavalle koneelle voidaan esimerkiksi määritellä polttoainekulutus-, melu- ja päästörajat. Tarjouspyynnössä voidaan vaatia tiettyjä materiaaleja, kuten puuta tai kierrätysmateriaalia, tai vaatia, että tuote ei saa sisältää tiettyjä materiaaleja, kemikaaleja tai joitakin muita aineita. Tarjouspyynnössä ei saa mainita olemassa olevaa tuotenimeä kuin poikkeustapauksessa silloin, jos tuotetta on muuten todella hankala kuvata, kuitenkin tuotenimen yhteyteen tulee aina lisätä maininta: tai vastaava. 5.1.1 Ympäristömerkit Julkisissa hankinnoissa ei voida pyytää tarjouksia ympäristömerkityistä tuotteista, koska ympäristömerkkiä pyydettäessä tarjouspyynnöstä tulee syrjivä. Vaikka varsinaista ympäristömerkkiä tarjouspyynnössä ei voida edellyttää, voidaan ympäristömerkkien myöntämisperusteista poimia sopivia kriteereitä, jotka voidaan laittaa tuotteelta ehdottomasti vaadittaviksi ominaisuuksiksi. Kriteerejä käyttämällä voidaan vaatia, että tuote täyttää ympäristömerkin myöntämisperusteiden kriteerit, mutta tuotteella ei tarvitse olla ympäristömerkin käyttöoikeutta. Myöntämisperusteista poimittujen kriteerien tulee liittyä itse tuotteeseen eikä esimerkiksi tuotteen valmistustapaan, ellei valmistustavalla saavuteta joitakin näkyviä tai näkymättömiä laatuetuja. Käytettyjen kriteerien tulee olla selkeitä, jotta tarjoajan on helppo tarjota kriteerit täyttävää tuotetta. Koska kriteerit on poimittu suoraan ympäristömerkin myöntämisperusteista, tulee tarjoajalle antaa mahdollisuus todentaa kriteerien täyttyminen voimassaole-

6(14) valla ympäristömerkillä. Jos tarjoajalla ei ole tuotteelleen voimassaolevaa ympäristömerkkiä, täytyy tarjoajalle antaa mahdollisuus todentaa vaadittujen kriteerien täyttyminen myös jollakin toisella tavalla. Todentamiseksi voidaan hyväksyä valmistajan tekniset asiakirjat tai jonkin tunnustetun laitoksen laatima testausselostus. Käytännössä, jos ympäristökriteerit on poimittu ympäristömerkin myöntämisperusteista ja kriteerien täyttymisen voi todentaa voimassaolevan ympäristömerkin lupanumerolla, ei tarjouksia tule kuin sellaisilta yrittäjiltä, joilla on tuotteelle ympäristömerkki, koska muulla tavalla kriteerien täyttymisen todentaminen on työlästä. Pohjoismaisen ympäristömerkin kriteerit ja EU:n ympäristömerkin kriteerit ovat saatavilla suomenkielellä. Useilla valtioilla on omat kansalliset ympäristömerkit ja näiden kriteerejä voi myös hyödyntää. 5.1.2 Ympäristövaatimukset tuotteille, joille ei ole ympäristömerkin vaatimuksia Jos hankittavalle tuotteelle ei ole olemassa valmiita ympäristökriteerejä, kannattaa miettiä olisiko olemassa joitakin muita virallisen tahon määrittelemiä sta n- dardeja, luokitteluja tai kriteerejä, joita voisi hyödyntää. Tällaisia muita kriteerejä ovat muun muassa EURO-standardi ajoneuvojen moottoreille, Rakennustietosäätiön M1-standardi rakennustarvikkeille ja EU-maissa käytetty energiamerkintä laitteiden energiankulutukselle. Jos hankittavalle tuotteelle ei ole olemassa minkäänlaista virallista luokittelua, tulee ympäristönäkökohtien määrittäminen tehdä itse. Määrittämisessä tulee huomioida tuotteen koko elinkaari eli olemassa olo kehdosta hautaan. Vaikka tarjouspyynnössä ei voida puuttua tuotantotavan yksityiskohtiin, kuten tuotannon päästöihin, on ne silti hyvä käydä lävitse, jotta tiedettäisiin tuotannon suurimmat ympäristövaikutukset. Tuotannon osalta tulee mahdollisuuksien mukaan pohtia muun muassa tuotteeseen käytettyjä luonnonvaroja, kemikaaleja ja muita raaka-aineita, energian- ja vedenkulutusta, jätteiden syntyä sekä tuotannon aikaisia päästöjä veteen, maahan ja ilmaan. Vaikka tarjouspyyntöön ei saa laittaa vaatimuksia, jotka liittyvät tuotteet tuotantoon, voi tuotannon ympäristövaikutusten kartoittamisessa paljastua asioita, jotka vaikuttavat tuotteelle asetettaviin ehdottomiin vaatimuksiin. Käytön osalta tulee huomioida käytön aikainen energian- ja vedenkulutus, käyttöikä, päivittämis- ja uudistamismahdollisuus, varaosien saanti, huolto- ja korjauspalvelut sekä takuuaika. Hankintavaiheessa tulee miettiä myös tuotteen hävittämistä ja siitä aiheutuvia kustannuksia. Ympäristövaikutusten kartoittamisen jälkeen arvioidaan näistä merkittävimmät ja yritetään muotoilla tarjouspyyntö siten, että voitaisiin vähentää näiden merkittävämpien ympäristövaikutusten haitallisuutta. Usein, jos yrityksessä on panostettu ympäristöasioihin, se näkyy yrityksen koko toiminnassa. Jos tuotteelle on asetettu käytön aikaisia ympäristövaatimuksia, saadaan todennäköisesti tarjouksia sellaisilta yrittäjiltä, jotka ovat ottaneet ympäristöasiat huomioon myös tuotteen tuotannossa. Ympäristökriteerejä muotoiltaessa tulee

7(14) 5.1.3 Tuotantotavat 5.2 Vaihtoehdot kuitenkin varmistaa syrjimättömyyden vuoksi, että markkinoilla on useampi kuin yksi kriteerit täyttävä tuote. Prosessi voi aluksi vaikuttaa hankalalta ja työläältä, mutta usein hankkijalla on jo paljon tietoa hankittavasta tuotteesta ja sen koostumuksesta sekä erilaisista vaihtoehdoista, joita markkinoilla on. Ympäristönäkökohtien huomioinen tarjouspyynnössä teettää ensimmäisellä kerralla hiukan enemmän työtä, mutta seuraava kerta on jo paljon helpompi. Julkisissa hankinnoissa ei voida nykyisen lainsäädännön mukaan puuttua tuottajan toiminta tapoihin, jolla ei ole suoraa yhteyttä hankittavaan tuotteeseen. Kuitenkin komission tulkitsevan tiedonannon mukaan luomutuotanto tai vihreä sähkö eli sähkö, joka on tuotettu uusiutuvilla luonnonvaroilla, voidaan laittaa ehdottomaksi vaatimukseksi, koska tuote eroaa vastaavanlaisista tuotteista valmistusmenetelmältään ja valmistusmenetelmällä luodaan tuotteelle tunnusomaiset piirteet. Tiettyä tuotantoprosessia voidaan siis vaatia, jos vaadittu tuotantoprosessi eroaa tavallisesta tuotantotavasta ja voidaan sanoa, että tuotteelle saadaan tuotantoprosessilla aikaan tietty tunnusomainen piirre. Valmistusmenete l- mässä oleellista ei ole tuotantomenetelmä vaan ympäristötavoitteet eli esimerkiksi kaikki uusiutuvilla luonnonvaroilla tuotettu sähkö täytyy hyväksyä vihreäksi sähköksi, eikä valinnassa voi suosia esimerkiksi aurinkoenergiaa. Vaihtoehtojen käyttö mahdollistaa sen, että hankkija voi arvioida mikä vaihtoehto on taloudellisesti ja ympäristönäkökohdallisesti sopivin. Tarjouspyynnössä voidaan esittää erilaisia vaihtoehtoja hankittavalle tuotteelle esittämällä vaihtoehdoille ehdottomille vaatimuksille. Vaihtoehtoja on hyvä käyttää silloin, jos ei tiedetä, onko markkinoilla sellaisia tuotteita tarpeeksi, jotka täyttävät tiukemmat kriteerit ja silloin, jos ei tiedetä tuotteiden hintatasoa. Vaihtoehtoa käytettäessä tuotteelle asetetaan minimivaatimukset ja sen lisäksi tiukemmat lisävaatimukset. Tarjouspyynnössä tulee mainita, että tarjottavien tuotteiden tulee ensisijaisesti täyttää tiukemmat lisävaatimukset. Tarjoajalle annetaan kuitenkin mahdollisuus tarjota myös minimivaatimukset täyttäviä tuotteita, mutta nämä tuotteet huomioidaan ainoastaan, jos lisävaatimukset täyttävistä tuotteista ei saada riittävästi tarjouksia tai lisävaatimukset täyttävät tuotteet ovat liian kalliita. Esimerkiksi voidaan pyytää tarjouksia energiansäästölampuista ja vaihtoehtoisesti tavallista lampuista, jolloin ensisijaisesti halutaan ostaa energiansäästölamppuja, mutta ei olla varmoja, ovatko energiansäästölamput liian kalliita. Tarjousten saavuttua nähdään onko tiukemmat kriteerit täyttäviä tuotteita tarjottu, ja mikä näiden tuotteiden hinta on. Jos lisävaatimukset täyttäviä tarjouksia on saapunut ja hinta ei ole liian korkea, valitaan toimittaja tästä ryhmästä käyttämällä kokonaistaloudellisen edullisuuden valintakriteerejä. Jos tarjouksia ei ole tullut tarpeeksi tai tuotteiden hinta on liian korkea, voidaan tuote valita kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteerejä käyttämällä siitä ryhmästä, joka täyttää asetetut minimivaatimukset. Hankinta voidaan myös jakaa osiin eli hankitaan osa toista vaihtoehtoa ja osa toista, tällöin tarjouspyynnössä

8(14) tulee olla maininta siitä, että hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden jakaa hankinta useamman tarjoajan kesken. Vaihtoehtoja voidaan käyttää myös siten, että asetetaan tuotteelle minimivaatimukset ja annettaan tarjoajalle mahdollisuus tarjota myös minimivaatimuksia parempia tuotteita. Tarjouspyynnössä olisi hyvä rajata, miltä ominaisuuksiltaan parempia tuotteita halutaan, jotta tarjousten vertailu voidaan suorittaa tasapuolisesti. Tarjouspyynnössä tulee mainita, että myös vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään. Vaihtoehtoja käytettäessä tulee aina mainita valintaperusteeksi kokonaistalo u- dellisesti edullisin tarjous ja yhdeksi kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteeriksi ympäristönäkökohdat tai ympäristövaikutukset. 5.3 Kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteerit Komission tulkitsevan tiedonannon mukaan, kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteereinä voidaan käyttää ympäristövaikutuksia, jotka tuovat taloudellista hyötyä hankkijalle. Näin ollen kokonaistaloudellisen edullisuuden kannalta voidaan perustella lähinnä vain pakkauksiin, käyttöön ja hävittämiseen liittyviä ympäristövaikutuksia. Kuitenkin KHO pyysi EY-tuomioistuimelta lausunnon Helsingin bussiliikenteen kilpailuttamiseen liittyvässä asiassa ja EY-tuomioistuimen päätöksen mukaan kokonaistaloudellisen edullisuuden valintakriteerien ei tarvitse välttämättä tuottaa suoraa taloudellista hyötyä hankintayksikölle. Ympäristökriteerien, jotka eivät tuota suoraa taloudellista hyötyä hankintayksikölle, käyttö kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteina on vaikeata, joten kokonaistaloudellisessa edullisuudessa kannattaa kiinnittää huomiota hankittavan tuotteen käyttö- ja hävittämiskustannuksiin sekä tuotteen käyttöikään, takuuseen, huoltopalveluun, varaosiin, käyttökoulutukseen ja käyttöohjeeseen. Tarjouspyynnössä tulee mainita, että hankinta perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen eikä halvimpaan hintaan. 5.3.1 Käyttö- ja hävittämiskustannukset Käyttökustannuksissa huomioidaan tuotteen käytöstä aiheutuvat suorat kusta n- nukset, jotka ovat energian- ja vedenkulutus sekä huoltokustannukset. Huomioitavaa on myös tuotteen käyttöikä, takuu ja varaosien saatavuus eli onko varaosia saatavana, kuinka nopeasti varaosat ovat saatavissa ja kuinka pitkään varaosia on saatavana tuotteen valmistamisen loputtua. Käyttökustannuksiin liittyy epäsuorasti myös käyttöohjeen selkeys ja tarvittaessa järjestettävä käyttökoulutus, jotta tuotteen käyttö olisi mahdollisimman sujuvaa eikä työaikaa kuluisi hitaaseen itseopiskeluun. Hävittämiskustannuksiin vaikuttaa voidaanko tuote uudistaa, uusiokäyttää, kierrättää, viedä kaatopaikalle vai onko tuote käytön jälkeen ongelmajätettä. 5.3.2 Painoarvot ja pisteytys Vaikka kokonaistaloudellisen edullisuuden valintakriteereistä tulee olla taloudellista hyötyä, ei sitä hankintamenettelyssä tarvitse arvioida rahana, vaan talo u- dellisuuden voi ottaa huomioon yleisesti myönteisenä tekijänä, painoarvoja

9(14) 5.4 Sopimusehdot käyttämällä tai pisteytyksen avulla. Jos painoarvoja tai pisteytystä käytetään päätöksenteon perusteena, tulee niiden arvot mainita jo tarjouspyynnössä. Jos painoarvoja ei osata määrittää, tulee valintakriteerit mainita tarjouspyynnössä mahdollisuuksien mukaan tärkeysjärjestyksessä. Painoarvoja käytettäessä tarjouspyynnössä mainitaan jokaisen kokonaistalo u- dellisen edullisuuden valintakriteerin kohdalla paljonko kriteeriä painotetaan päätöksenteossa. Pisteytyksessä ilmoitetaan paljonko jokaisesta yksittäisestä valintakriteeristä voi saada pisteitä ja paljonko koko tarjouspyynnön maksimipisteet ovat. Painoarvoja tai pisteytystä käytettäessä tulee etukäteen miettiä millaisia asioita tarjottavan tuotteen tulee täyttää, jotta sille voidaan myöntää maksimipisteet. Painoarvo ja ja pisteytystä käytettäessä painotusten ja pisteiden tarkkaa jakotapaa ei ole pakko eritellä tarjouspyynnössä, mutta mitä tarkemmin laskutavat ilmoitetaan tarjouspyynnössä, sen avoimempaa toiminta on. Pisteytyksessä voidaan esimerkiksi antaa hinnasta 80 pistettä ja ympäristönäkökohdista 20 pistettä, jolloin maksimipisteet ovat 100. Halvimman hinnan tarjonnut saa 80 pistettä ja muiden tarjoajien hintapisteet voidaan laskea suhteellisena pisteytyksenä kaavalla, jossa halvin hinta jaetaan tarjoajan hinnalla ja tulos kerrotaan hinnasta annettavalla maksimi pistemäärällä. Esimerkiksi jos halvin tarjottu hinta on 1000 euroa ja tarjoaja tarjoaa 1200 eurolla ja pisteytys on 80, tarjoajan pisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: 1000 pisteet = * 80 = 67 1200 Ympäristökriteereiden täyttymisestä annetaan pisteitä etukäteen määriteltyjen myöntämisperusteiden mukaan. Hinta- ja ympäristöpisteet lasketaan yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan toimittajaksi. Painoarvoja ja pisteytystä käytettäessä tulee kuitenkin muistaa, että kaikkien tarjousten tulee täyttää asetetut ehdottomat vaatimukset. Kaupungin tavara- ja palveluhankinnoissa voidaan käyttää Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE) vuodelta 1994. Tietotekniikka hankinnoissa voidaan käyttää valtion tietotekniikkahankintojen yleisiä sopimusehtoja (VYSE) 1998. Ehtoja käytettäessä tarjouspyyntöön tulee laittaa tieto, mistä kyseiset ehdot ovat löydettävissä, esimerkiksi Internet-sivun osoite. Jos ehtoihin viitataan tarjouspyynnössä, tulee näistä ehdoista poikkeavat sopimusehdot ilmoittaa tarjouspyynnössä. Sopimusehdoista poikkeavat seikat tulisi mainita tarjouspyynnössä selvästi, esimerkiksi: JYSE:stä poiketen edellytämme takuuajan olevan kolme vuotta. Sopimusehdot liittyvät sopimuksen täytäntöönpanoon ja niiden tulee olla sellaisia, että jokaisella tarjoajaehdokkaalla on mahdollista ne täyttää. Sopimusehdoilla voidaan määritellä joitakin ympäristön kannalta tärkeitä asioita. Sopimusehdoilla voidaan vähentää esimerkiksi pakkauksista aiheutuvia luonnonvarojen käyttöä ja kustannuksia. Tarjoajalta voidaan vaatia, että tuotteet pakataan

10(14) irtotavarana eikä yksittäin, pakkauksen tulee olla uudelleenkäytettävä tai kierrätettävä tai toimittajan on noudettava käytetyt pakkaukset. Sopimusehdoissa kannattaa pakkausten lisäksi kiinnittää huomiota muun muassa takuuaikaan, huoltopalveluihin, varaosiin, käyttöohjeisiin ja käyttökoulutukseen, jos niihin ei ole kiinnitetty huomiota kokonaistaloudellisen edullisuuden valintakriteereissä. Takuuaika on JYSEssä määritelty 12 kuukaudeksi, joka on aika lyhyt aika. Takuuajaksi voi vaatia esimerkiksi 2 vuotta ja määritellä se siten, että myyjä on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan kustannuksellaan poistamaan kaikki takuuaikana ilmenevät virheet tai toimittamaan uuden tuotteen virheellisen tilalle. Myyjän vastuu ei kuitenkaan kata tavanomaisesta käytöstä aiheutuvaa kulumista tai ostajan itse aiheuttamaa vahinkoa. Koska sopimusehdot ovat sitovia, voi pakkaukseen liittyvät vaatimukset olla sopimusehtoina liian vaativia. Pakkaukseen liittyviä vaatimuksia voi lisätä myös kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteereiksi, jos kriteereillä pyritään vähentämään pakkausten hävittämisestä aiheutuvia kustannuksia. Hankkijalle muodostuu taloudellista hyötyä jätemaksujen säästönä, jos pakkaukset ovat uudelleenkäytettäviä tai toimittaja noutaa pakkaukset tuotteen käyttäjältä. 5.5 Asiat, joita ei saa vaatia Käytettyjen ympäristökriteerien tulee aina liittyä itse tuotteeseen. Tavaraan ha n- kittaessa yrittäjän tapaan toimia ei voida puuttua, kuin siinä tapauksessa, että yrittäjän toiminnalla on suora vaikutus tuotteen laatuun. Tavaran toimittajalta ei voida edellyttää ympäristöhallintajärjestelmää kuten ISO 14001 tai EMAS. Tarjouspyynnössä ei voida vaatia ympäristömerkkiä, kuitenkin voidaan vaatia, että tuote täyttää mainitut ympäristömerkin myöntämisperusteen kriteerit. Kuljetusmatkaa ja kotimaisuutta ei voida pitää valintakriteereinä, koska ne ovat syrjiviä. Kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteerien tulee tuoda hankkivalle yksikölle suoraa taloudellista tai muuta etua, esimerkiksi työllistävävaikutus ei ole suoraa taloudellista etua. 6 YMPÄRISTÖNÄKÖKOHDAT TARJOUSTEN SAAVUTTUA Tarjouspyynnössä ilmoitettavien ympäristövaatimusten lisäksi on olemassa muutama ympäristönäkökohtiin liittyvä asia, jotka otetaan huomioon vasta tarjousten saavuttua. Ympäristörikkomus voi johtaa tarjoajan pois sulkemiseen ja, jos tarjous ei vastaa asetettuja vaatimuksia, tulee se hylätä. 6.1 Tarjoajan pois sulkeminen Tarjoajaehdokas tai tarjoaja voidaan sulkea pois hankintamenettelystä, jos hänellä ei katsota olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen. Pois sulkeminen voidaan tehdä, jos tarjoaja tai tarjoajaehdokas on tuomittu esimerkiksi ympäristönsuojelulain tai jätelain rikkomisesta. Pois sulkeminen tulee tehdä ennen tarjousten vertailua. 6.2 Tarjouksen hylkääminen Hankinnasta päättävällä on oikeus hyväksyä tai perustellusti hylätä saadut tarjoukset. Tarjousta ei saa hyväksyä muun muassa, jos se ei täytä vaadittuja kri-

11(14) 7 PALVELUT teereitä tai jos se on saapunut myöhässä. Kaikkien tarjousten hylkäämiseen eli hankintamenettelyn keskeyttämiseen tulee olla hyvät perustelut, joista kaikille tarjoajille tulee tiedottaa. Palveluiden hankinnassa noudatetaan samoja periaatteita kuin tavaroidenkin hankinnassa. Tärkeintä on toimia syrjimättömästi ja avoimesti. Palveluiden hankkiminen tavaroiden sijaan ei aina ole automaattisesti ympäristöystävällisempää, koska voi olla, että palvelun tarjoaja ei toimi kestävän kehityksen periaatteita noudattaen. Jotta palveluiden hankkimisella saavutettaisiin ympäristöhyötyä, tulee palveluiden toteuttamistavalle asettaa tarjouspyynnössä ympäristökriteerejä. Palveluiden hankinnassa ympäristökriteerien tulee liittyä ostettuun palveluun samalla tavalla kuin tavarahankinnoissakin eli kriteereillä ei voida puuttua toimittajan muuhun toimintaan. Palveluiden hankkimisessa kannattaa käyttää virallisten ympäristömerkkien kriteerejä, jos niitä on saatavilla. Jos virallista luokitteluja ei ole olemassa, tulee kriteerit pohtia itse. Kriteerien kartoittamisen palveluiden hankinnan yhteydessä voi aloittaa siitä, että miettii, mitä palvelusta suoritetaan hankintayksikön tiloissa tai mitä palvelusta jää hankintayksikölle. Kriteereissä kannattaa huomioida muun muassa, mitä toiminta hankintayksikön tiloissa kuluttaa (esim. kemikaalit, vesi ja energia), syntyykö toiminnasta jotakin, joka jää hankintayksikön tiloihin (esim. jätteet, kemikaalijäämät ja päästöt) ja tarvitaanko toiminnassa ympäristöasiantuntemusta. Ostetun palvelun tulisi toimia samoilla periaatteilla kuin sisäisen toiminnankin. Esimerkiksi, jos yksikössä käytetään vain ympäristömerkin kriteerit täyttävää paperia, tulee myös ostetun painotyön paperin täyttää ympäristömerkin kriteerit. 7.1.1 Ympäristöhallintajärjestelmät Ympäristöhallintajärjestelmää ei voida vaatia teknisen suorituskyvyn näyttönä, sillä yritysten ympäristöhallintajärjestelmät ovat hyvin eri tasoisia ja sisällöltään vaihtelevia, ja sen vuoksi ympäristöhallintajärjestelmä ei takaa, että yrityksen kaikki ympäristöasiat olisivat hyvin hoidetut. Tarjoajalta voidaan vaatia joitakin ympäristöhallintajärjestelmän osa-alueita, kuten jätehuoltoon, heidän hankintoihin tai ympäristöasiantuntemukseen liittyviä asioita, jos ne ovat oleellisia hankittavan tuotteen kannalta. Palveluiden hankintaan voi liittyä sellaisia ominaisuuksia, jotka tarjoaja voi todentaa sertifioidulla ympäristöhallintajärjestelmällä tai dokumentoidulla omalla ympäristöhallintajärjestelmällä. Esimerkiksi ympäristöasiantuntemusta voidaan vaatia ympäristöhankkeeseen liittyvän ympäristökonsultoinnin hankinnassa tai siivouspalvelua hankittaessa voidaan edellyttää, että siivoushenkilökunta osaa lajitella jätteet oikein. Tarjoajalle voidaan antaa mahdollisuus todentaa ympäristöasioiden huomioiminen heidän omissa hankinnoissaan ympäristöhallintajärjestelmällä, jos heidän ha n- kintansa vaikuttavat suoraan tuotteeseen, jota ollaan ostamassa. Laatujärjestelmää voidaan käyttää samalla tavoin kuin ympäristöhallintajärjestelmää.

12(14) Kynnysarvon alittavissa hankinnoissa voidaan päättää, että tarjouspyyntö saatetaan vain ympäristöhallintajärjestelmän omaavien yritysten tietoon. Tarjouspyyntö tulee kuitenkin lähettää kaikille, jotka sen pyytävät. 8 KÄYTÄNNÖN ALOITTAMINEN Ympäristönäkökohtien huomioiminen hankinnoissa tulisi aloittaa siitä, että yksikössä sitoudutaan hankintojen viherryttämiseen. Ympäristönäkökohtien huomioimisen hankinnoissa voi sisällyttää yksikön kestävän kehityksen ohjelmaan. Kestävän kehityksen ohjelmaan on hyvä laittaa jokin konkreettinen tavoite hankintojen viherryttämisen osalta, esimerkiksi seuraavan vuoden aikana kaikissa yli 10 000 euron tarjouspyynnöissä otetaan ympäristönäkökohdat huomioon tarjouspyyntöä laadittaessa. Ympäristönäkökohtien huomioimisen voi aloittaa joko samassa järjestyksessä kuin tarjouspyyntöjen tekeminen on ajankohtaista tai valita 5-10 tärkeintä tuoteryhmää ja laatia näille tuoteryhmille ympäristökriteerit. Tuoteryhmän tärkeyteen vaikuttaa hankintaan käytetty rahamäärä, ostettujen tuotteiden määrä ja tuotteen ympäristövaikutusten merkittävyys. Oleellista on, että tarjouspyyntöön asetetut kriteerit ovat sellaisia, että markkinoilla on yrittäjiä, joiden tuotteet täyttävät vaaditut kriteerit. Tarjouspyyntöön tulisi saada useampia tarjouksia, jotka täyttävät tarjouspyynnön vaatimukset ja sen vuoksi onkin tärkeää ottaa markkinat huomioon tarjouspyyntöä laadittaessa. Jos etukäteen ei tiedetä tarkkaan tuleeko tarjouksia tarpeeksi, kannattaa vaihtoehtojen käyttöä harkita, jolloin minimivaatimus voi olla sellainen, johon useampi tarjoaja pystyy tekemään tarjouksen. Tarjouspyynnön lähettämisvaiheessa tulee varmistaa, että tarjouspyyntö lähetetään myös ympäristöystävällisempien tuotteiden tarjoajille. Kriteerien tulee olla selkeitä, jotta kriteerien täyttymiseen annettu vastaus on yksiselitteinen. Helpoin kriteeri on sellainen, johon vastataan kyllä tai ei, pitkät selitykset vaikeuttavat vertailun tekemistä, eikä vertailu ole enää objektiivista. 8.1 Energiankulutus Laitteiden osalta on yksinkertaisinta kiinnittää aluksi huomiota niiden energiankulutukseen ja virransäästöominaisuuksiin. Energiamerkintä tuli vuonna 1995 pakolliseksi EU:n alueella. Energiamerkintä on oltava kylmälaitteissa, pyykinpesukoneissa, kuivausrummuissa, kuivaavissa pesukoneissa ja astianpesukoneissa, lisäksi merkintä on käytössä myös kotitalouskäyttöön tarkoitetuissa lampuissa. Energiamerkintä luokittelee laitteet seitsemään energialuokkaan, joista A on energiatehokkain. Yksikössä voidaan tehdä periaatepäätös, että hankitaan aina A- tai vähintään B-energialuokkaan kuuluvia laitteita. Tuotteen energiankulutukseen on kiinnitetty huomiota myös Pohjoismaisen ympäristömerkin, EU:n ympäristömerkin ja Energy StarTM merkin myöntämisperusteissa. TCO99-merkissä on samat virransäästövaatimukset kuin Energy StarTM merkissä ja lisäksi siinä on vaatimuksia myös tuotteen ympäristöystävällisyydelle. Jos laitteelle ei ole olemassa energiankulutukseen liittyvää luokittelua, saadaan taustatietoa laitteen energiankulutuksesta tuotteen valmistajilta. Saatujen tieto-

13(14) jen perusteella laitteelle voidaan asettaa tietty energiatehokkuusvaatimus ehdottomaksi vaatimukseksi tai käyttää vaihtoehtoisia energiavaatimuksia, jos ei tiedetä onko energiatehokkaampi tuote paljon kalliimpi kuin enemmän energiaa kuluttava. Energiankulutuksen voi liittää myös kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteeriksi, koska sen voi selvästi perustella taloudellisesti. Kokonaistaloudellisen edullisuuden valintakriteereiksi laitetaan siten käyttökustannukset ja tarjoajia pyydetään laskemaan valmiiksi energiankulutus ja syntyvät energiakustannukset. Tarjouspyyntöön tulee silloin liittää arviot siitä, paljonko laitetta käytetään ja paljonko sähkö maksaa. 8.2 Ympäristötiedonlähteet Ympäristökriteerien laatimiseen tulee käyttää kaikkia mahdollisia lähteitä. Internetistä löytää paljon tuote-esittelyjä ja erilaisia artikkeleita tuotteista, mutta Internetistä haetun tiedon kanssa tulee olla kriittinen, koska kuka tahansa voi kirjoittaa Internetiin mitä tahansa. Internetissä on kuntasektorin Hymonet-työkalu, josta löytyy tiettyjen tuoteryhmien ympäristötuotetietoa. Hymonet löytyy osoitteesta http://www.hymonet.com. Ympäristömerkkien myöntämisperusteista saa hyvän kuvan siitä, millaisia ympäristövaikutuksia tuotteella on. Pohjoismaisesta ympäristömerkistä ja EU:n ympäristömerkistä tietoa löytyy muun muassa osoitteesta http://www.sfs.fi/ymparist. Tietoa kannattaa kysyä myös jo olemassa olevalta toimittajalta tai sellaiselta yrittäjältä, joka on edistyksellinen ympäristöasioiden suhteen. Yrittäjät kutsuvat yleensä mielellään potentiaalisia hankkijoita tutustumaan omaan toimintaansa, mutta aina kannattaa muistaa, että yksittäisen yrityksen jakama tietoa ei välttämättä ole puolueetonta. Vierailu tai tietojen kysyminen ei ole syrjivää, jos ha n- kinta ei ole juuri sillä hetkellä ajankohtainen eli vierailuja kannattaa suunnitella hyvissä ajoin etukäteen ennen tarjouspyynnön laatimista. Jos tietoja tarvitaan siinä vaiheessa, kun tarjouspyyntöä ollaan laatimassa, olisi tietoja hyvä kysyä useammalta tarjoajalta ja ainakin alalla toimivilta isoimmilta yrityksiltä. Jos tietoa ei löydy, voi ympäristöasioihin liittyviä tietoja kysyä tarjouspyynnössä, jolloin saadut tiedot eivät vaikuta tarjousten vertailuun, mutta tietoja voidaan käyttää seuraavalla kerralla tarjouspyyntöä laadittaessa, jotta ympäristövaatimukset saadaan asetettua oikealle tasolle. LÄHTEET Komission tulkitseva tiedonanto julkisiin hankintoihin sovellettavasta yhteisön lainsäädännöstä ja mahdollisuuksista ottaa ympäristönäkökohdat huomioon julkisissa hankinnoissa, KOM(2001)274 Nissinen Ari, Käsikirjoitus, Menettelytavat julkisissa ekohankinnoissa, 2003, Suomen Ympäristökeskus

14(14) Yleiset hankintaohjeet 1998. Suomen kuntaliitto WWW-tiedosto. Kauppa- ja toellisuusministeriö, Luettu 4.7.2003, http://www.ktm.fi/ Ympäristöministeriön moniste 100, Ympäristöhallinnon hankintastrategiatyöryhmän muistio, Helsinki 2002