Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Iisalmi

Transkriptio

1 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Iisalmi Minna Heikka Hankinta-asiamies p

2 Onnistuneen kaupankäynnin lähtökohtia: 2 Tunne tuotteesi Tunne kauppatapa Tunne ostaja Tunne markkinat

3 Hankintojen toimijat: 3 Ostaja/hankintayksikkö: esim. valtio, kunta, kuntayhtymä, liikelaitos, sairaanhoitopiiri, seurakunta, julkisomisteinen osakeyhtiö, julkisoikeudellinen laitos sekä yli 50 % näiltä tukea saava yksityinen (esim. EU-hankkeet) Tarjoaja: tavaran toimittaja tai palveluntuottaja Yhteishankintayksikkö kuten IS-Hankinta Oy voi kilpailuttaa ja tehdä hankintasopimukset omistajiensa puolesta: yleensä suuret ja monimutkaiset hankinnat tai monen ostajan yhteishankinnat Hankinta-asiamies välittäjänä

4 Mitä IS-Hankinta tekee? 4 50 omistajaa = asiakasta (mm. Pohjois-Savon kunnat) Noin 200 kilpailutusta vuodessa, näistä suurin osa tehdään yhdelle asiakkaalle, loput yhteishankintoja. Vain hankintalain alaiset, kynnysarvot ylittävät hankinnat. Asiakkaat kilpailuttavat paljon myös itse. Valmistelu alkaa asiakkaan eli tilaajan toimeksiannosta. Sisältö tulee aina tilaajalta IS-Hankinta vastaa hankintalain mukaisesta kilpailuttamisesta Sopimuksen toteutumista valvoo tilaaja

5 Hankintaprosessi 5 Tilaajan hankintastrategia, -suunnitelmat ja -ohjeet Tarpeen kuvaus Markkinakartoitus Kilpailutustaktiikan valinta Kilpailutus Sopimuksen hallinta, tilaamisen ja logistiikan osaaminen

6 Hankintalaki raamittaa menettelyt Hankintalaki (laki julkisista hankinnoista /348 (muutettu 2010) Pohjautuu EU:n hankintadirektiiveihin, jotka uudistettiin juuri, uusi hankintalaki tulee voimaan keväällä 2016 Tavoitteena turvata verovarojen tehokas käyttö eli paras hinta-laatusuhde Periaatteina avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, suhteellisuus ja kilpailullisuus 6

7 Kynnysarvot 7 Hankintalakia sovelletaan kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin Kynnysarvot vaihtelevat ostajan ja hankinnan kohteen mukaan. Kunnilla yleensä (suluissa EU): Tavarat ja palvelut ( ) Sosiaali- ja terveyspalvelut Rakennusurakat ( ) Näitä suuremmista pitää julkaista hankintailmoitus Hilmapalvelussa kaikilla periaatteessa mahdollisuus osallistua

8 Mistä tieto hankinnoista? 8 Hankintailmoitukset: Hilma eli Kynnysarvot alittavista pienhankinnoista ei ole pakko ilmoittaa Maksullisia ilmoitusvahteja: Tarjouspyynnöt: Hilma-ilmoituksessa sanotaan, mistä löytyvät Esim. (ilmainen rekisteröityminen) Valmisteilla ja suunnitteilla olevat hankinnat: Markkinavuoropuhelu, kutsu usein Hilmassa ( tietopyyntö ): kannattaa osallistua ja esitellä muulloinkin tuotteita hankintayksiköille IS-Hankinnan kilpailutuskalenteri ja nykyiset sopimukset: Kuntien hankintasuunnitelmat esim. nettisivuilla

9 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen 9 1. Varaa aikaa, kiire kostautuu. Myöhässä tulleita tarjouksia ei hyväksytä. 2. Etsi ja tulosta tarjouspyyntö. Hilman hankintailmoituksesta selviää mistä. IS-Hankinnan tarjouspyynnöt osoitteessa joka vaatii ilmaisen rekisteröitymisen. Siellä myös jätetään tarjous. 3. Lue tarjouspyyntö. Lue tarjouspyyntö. Lue tarjouspyyntö. 4. Tarkista, täyttääkö yrityksesi/tuotteesi soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Jos hartiat eivät yksin riitä, voi harkita yhteistarjouksen tekemistä. Keskinäiset sopimukset kannattaa tehdä ajatuksella hyvissä ajoin. Muista kuitenkin, että kartelli on laiton.

10 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Tutustu myös sopimusehtoihin. Niistä ei voi neuvotella jälkikäteen. 6. Muista tilata liitteet ajoissa. Joskus todistukset viipyvät matkalla pitkään. palvelu helpottaa paperisotaa 7. Hankintayksikkö vastaa tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin tarjousaikana. Kysymykset kannattaa tehdä aina kirjallisesti ja mielellään kysymys- ja vastausaikana, joka on kerrottu tarjouspyynnössä. Huom. kysymys ja vastaus tulee kaikille näkyviin. Älä siis kirjoita nimeäsi siihen.

11 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Tee tarjous siten kuin ostaja pyytää: älä jätä vastaamatta kysymyksiin, mutta älä myöskään laita mitään ylimääräistä kuten omia sopimusehtoja tai hinnastoja. Hankintayksikkö saattaa joutua hylkäämään tarjouksesi. 8. Tarjous sitoo, älä lupaa sellaista mitä et voi toteuttaa. 9. Simuloi tarjouksen tekemistä etenkin jos vastaukset tullaan pisteyttämään. Yritä ymmärtää, mitä haetaan. Ja mieti, miten kilpailijat toimivat. 10. Sähköistäkin tarjousta voi täyttää vähitellen useana eri päivänä, tallentaa ja muokata

12 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Vastaa kaikkiin kohtiin 12. Lataa kaikki vaaditut liitteet 13. Ota kopio valmiista tarjouksesta. Jos tarjouspyyntöä korjataan, sitä ennen jätetyt tarjoukset häviävät ja joudut tekemään tarjouksen uudestaan. Nopeuttaa, jos vanha tarjous on tallessa. 14. Kun tarjous on valmis, tallenna ja muista lähettää ennen tarjousajan päättymistä. Varmista perilletulo. 15. Voit korjata tarjoustasi tarjousaikana, muista taas tallentaa ja lähettää

13 Hankintapäätös ja -sopimus Perusteltu hankintapäätös annetaan kaikille osallistujille. 2. Päätöksen jälkeen alkaa muutoksenhakuaika (yleensä 14 vrk siitä kun päätös on saatu tiedoksi): voit pyytää oikaisua tai valittaa markkinaoikeuteen, jos koet että on menetelty virheellisesti tai syrjivästi Hankintapäätös ei ole vielä sopimus. Älä investoi ennen sopimusta! 5. Hankintasopimus tehdään voittajan/voittajien kanssa, kun valitusaika on päättynyt. 6. Asiakirjojen julkisuus: ensin asianosaiset, myöhemmin kuka tahansa voi tutustua tarjousasiakirjoihin ja hintoihin (pois lukien liikesalaisuudet, ne kannattaa merkitä tarjoukseen)

14 14 Kiitos Pohjois-Savon hankinta-asiamies Minna Heikka, hankinta-asiamies Puh