Kotkan kaupungin SÄÄDÖSKOKOELMA Nro 5

Transkriptio

1 Kotkan kaupungin SÄÄDÖSKOKOELMA 2011 Nro 5 HANKINTAMENETTELYT KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVISSA HANKINNOISSA ELI PIENHANKINNOISSA (Hyväksytty kaupunginhallituksessa ) SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ Pienhankinnan määrittely Hankintayksikön määrittely KANSALLISET KYNNYSARVOT JULKISISSA HANKINNOISSA Tavara- ja palveluhankinnat Eräät palveluhankinnat Rakennusurakat TILAUSMENETTELY PUITESOPIMUKSISSA HANKINTAMENETTELYT LAITTEIDEN JA TARVIKKEIDEN PIENHANKINNOISSA Suorahankinta Hankinta kilpailuttamatta Hankinta hintatiedustelujen perusteella Hankintapäätös suorahankinnassa Hankintamenettelyt kilpailuttaen Rajoitettu menettely Avoin menettely Neuvottelumenettely PALVELUIDEN PIENHANKINNAT HANKINTAPÄÄTÖS PIENHANKINNOISSA EETTISYYS- JA YMPÄRISTÖASIAT... 6 H:\Tyot\KEVI\Asianhallintayksikko\Saadokset\2011_nro_5.doc

2 2 (6) 1. YLEISTÄ 1.1 Pienhankinnan määrittely Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin eli pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia muutoin kuin hankintaoikaisua koskevan muutoksenhakusäännöksen osalta (hankintalaki 83 ). Kuitenkaan tämä seikka ei oikeuta hankintayksikköä tekemästä hankintaa ilman hintakyselyä tai kilpailutusta. 1.2 Hankintayksikön määrittely Hankintayksiköllä tarkoitetaan sitä organisaatiota tai tulosyksikköä, jonka käyttöön ja kustannukseksi hankittava tuote tai palvelu tulee. 2. KANSALLISET KYNNYSARVOT JULKISISSA HANKINNOISSA Pienhankinnan arvo ei saa ylittää seuraavia kansallisen kynnysarvon rajoja 2.1 Tavara- ja palveluhankinnat Kansallinen kynnysarvo on euroa (alv 0 %). 2.2 Eräät palveluhankinnat Palveluhankinnat, jotka koskevat terveydenhoito- ja sosiaalipalveluhankintoja sekä työvoimahallinnon koulutuspalveluiden hankintoja. Kansallinen kynnysarvo on euroa (alv 0 %). Ennen hankinnan kilpailutusta suositellaan yhteyden ottoa Seutuhankintaan. 2.3 Rakennusurakat Kansallinen kynnysarvo on euroa (alv 0 %). Kotkan kaupunki ei kilpailuta rakennusurakoita Seutuhankinnan kautta. 3. TILAUSMENETTELY PUITESOPIMUKSISSA Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 :n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli kilpailuttanut hankinnat. Suorahankinta on erotettava niistä tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Hankintayksikön tulee noudattaa olemassa olevia hankintasopimuksia, jotka on kilpailutettu puitesopimuksena tai puitejärjestelynä. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eivätkä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. Ennen kuin ryhdytään pienhankintaan tai ryhdytään itse toteuttamaan kansallisen kynnysarvon alittavaa kilpailutusta, tulee varmistaa Seutuhankinnan extranet -palvelusta

3 3 (6) tai olla muutoin yhteydessä Seutuhankintaan, löytyisikö hankintaan valmiiksi kilpailutettu sopimus. Yhteishankinnoissa tehtävien puitesopimusten ja puitejärjestelyjen täytäntöönpano toteutuu tilauksin kilpailun voittaneelta tai voittaneilta toimittajilta. 4. HANKINTAMENETTELYT LAITTEIDEN JA TARVIKKEIDEN PIENHANKINNOISSA Pienhankinnoissa hankintamenettelyn valinta on hankintayksikön harkinnassa. Pienhankinnoissa on perusteltua noudattaa arvoltaan suurempien hankintojen kaltaisia hankintamenettelyjä ja hankintalain henkeä. Hankintamenettelyn valinnan ja hankintapäätöksen ei tarvitse kuitenkaan olla samalla tavalla hankintalain mukaisesti perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. 4.1 Suorahankinta Hankinta ilman kilpailua eli suorahankinta on mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa eli ns. pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suorahankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, kun tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia eli ns. transaktiokustannuksia. Suorahankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa. Suorahankintaa voi käyttää, kun kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireellinen hankinta. Tällöin on oltava erittäin hyvät perusteet hankinnalle Hankinta kilpailuttamatta Suorahankinnassa hankintayksikkö tilaa laitteen tai tarvikkeen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn hintatiedustelun perusteella. Suorahankinnan yläraja on 2000 (alv 0 %) Hankinta hintatiedustelujen perusteella Hankinnan arvon ollessa euroa (alv 0 %) on hintaa tiedusteltava todennettavalla tavalla (esim. sähköpostilla) useammalta kuin yhdeltä toimittajalta ennen tilausta. Hankinta suoritetaan tällöin ilman tarjouspyyntöä eikä tarjouskilpailua järjestetä.

4 4 (6) Hankintapäätös suorahankinnassa Hankintapäätöksen tekee Kotkan kaupungin toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä (delegointi) tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä (subdelegointi) annettu päätösvalta hankinta-asioissa. Kirjallinen päätös suorahankinnasta on tehtävä silloin, kun talousarviomäärärahan käyttö edellyttää päätöstä hankinnasta. Päätöksessä on soveltuvin osin noudatettava kohdassa 6. olevaa ohjetta. 4.2 Hankintamenettelyt kilpailuttaen Rajoitettu menettely Rajoitettu menettely on suositeltavin hankintamenettely pienhankinnoissa, joiden arvo on euroa (alv 0 %). Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Mahdollisimman tasapuolisen kilpailutilanteen luomiseksi tarjouspyyntö tulee lähettää vähintään kolmelle (3) tarjoajalle. Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi (ns. tinkimiskierros) on kiellettyä. Tässä tarkoitettu neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta erityisestä neuvottelumenettelystä Avoin menettely Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön parhaaksi katsomalla tavalla. Ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjouspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjous. Ilmoitusmenettelyn sisältö ja laajuus on pienhankinnoissa hankintayksikön vapaasti määrättävissä. Käytännössä hankintaa koskeva ilmoitus julkaistaan esimerkiksi paikallislehdessä, kunnan Internet-sivuilla tai HILMA:ssa. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella noudattaen tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatetta.

5 5 (6) Avoimen hankintamenettelyn käyttäminen ei ole suositeltavaa alle euron hankinnoissa, koska tarjoajien määrä saattaa kasvaa suureksi hankinnan arvoon nähden Neuvottelumenettely 5. PALVELUIDEN PIENHANKINNAT Neuvottelumenettely sopii vain poikkeustapauksissa pienhankintoihin sen monimutkaisuuden takia. Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin ilman erityistä syytä toisin kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvottelumenettely voi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä (vrt. neuvottelumenettelyn edellytykset kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, Yleiset hankintaohjeet kohta ). Palveluiden pienhankinnoissa ja niiden kilpailutuksissa tulee menetellä samalla tavoin kuten laitteiden ja tarvikkeiden pienhankinnat on suositettu tehtäväksi. Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-. terveys- ja koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista. Muissa palveluhankinnoissa alle euron suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. Hankintapäätös tehdään samoilla perusteilla kuin tavarahankinnoissa. 6. HANKINTAPÄÄTÖS PIENHANKINNOISSA Tarjouspyyntöä käyttäen tehdyistä hankinnoista tulee tehdä virallinen hankintapäätös, joka tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. Hankintapäätöksen tekee Kotkan kaupungin toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä (delegointi) tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä (subdelegointi) annettu päätösvalta hankinta-asioissa. Hankinta-asioissa pöytäkirja on laadittava siten, että siitä ilmenee hankintatapahtuman keskeiset vaiheet. Näin menetellen hankintoja valmistelevat ja niistä päättävät henkilöt saavat oikean kuvan hankinnasta. Hyvä pöytäkirja liitteineen antaa myös tarjousten tekijöille vastauksen hankintatapahtumasta kokonaisuudessaan. Keskeistä on tällöin hankintapäätös perusteluineen. Pöytäkirjasta, jonka ote toimitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille tarjoajille, tulee hankinnan luonteesta ja laajuudesta riippuen ilmetä mm. seuraavat asiat tarvittavin perusteluin: hankinnan yleiskuvaus

6 6 (6) hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö käytetty hankintamenettely miltä yrityksiltä tarjouksia on pyydetty ketkä ovat antaneet tarjouksen tarjousten avaustilaisuuden luonne tarjoajien kelpoisuus tarjoajan mahdollinen sulkeminen kilpailusta tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus/mahdollinen hylkääminen tarjouksia koskevat tarkistusneuvottelut, jos sellaisia on pidetty tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen tarjouspyynnössä esitetyin valinta- ja arviointiperustein mahdolliset muut perustelut maininta sopimuksen syntymisajankohdasta oikaisuohje Pöytäkirjanote päätöksestä ja hankintalain mukainen oikaisuohje tulee lähettää kaikille tarjouksen jättäneille toimijoille. Sen lisäksi päätökseen liitetään kuntalain mukainen oikaisuvaatimusohjaus. 7. EETTISYYS- JA YMPÄRISTÖASIAT Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja kuormitukset, sekä kierrätysmahdollisuudet tavaran tai rakennusmateriaalin koko elinkaaren aikana. Tuotteiden vähimmäisvaatimuksia ja vertailuperusteita määriteltäessä tulee mahdollisuuksien mukaan noudattaa kaupungin sisäisiä eettisyys- ja ympäristöohjeita, mikäli sellaiset on laadittu.