Hankintaohje Laatimispäivä Laatija(t): Härkönen,Laila

Transkriptio

1 HALLINNOLLINEN OHJE 1 (5) HANKINTAOHJE 1 Soveltamisala ja määrittelyt n hankinnoissa noudatetaan n kilpailuttamisen linjauksia (Maakuntahallitus Kokous / Pykälä 140) ja tätä hankintaohjetta sekä osto-opasta ja mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (hankintalakiluonnos löytyy osoitteesta) ( ja kuntalaissa säädetään sekä kunnan hallintosäännössä määrätään. Näitä ohjeita täydentää Suomen Kuntaliiton "Yleiset hankintaohjeet". Tässä hankintaohjeessa Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Keskitetyllä hankinnalla tarkoitetaan tässä ohjeessa sellaisen tavaran tai palvelun hankintaa, jota käyttävät kuntayhtymän yksiköistä yksi tai useat yhdessä. Puitesopimuksella tarkoitetaan tässä ohjeessa sopimusta, joka tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palvelutoimittajan kanssa ja jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista hinnoista, määristä tai muista ehdoista. Yhteistyösopimuksella tarkoitetaan sopimusta, jolla me tuotamme palvelua toimittajalle ja osana tämän palvelun tuottamista hankimme toimittajalta tuotteita tai palvelua. Pienhankinnalla tarkoitetaan kertahankintaa, joka määritellään vuosittain talousarvion valmisteluohjeessa. Nyt Kynnysarvo ilmoitusvelvollisuuden vähimmäisraja määritellään hankintalaissa. Tämän arvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankinta-asetuksissa annettuja yksityiskohtaisia määräyksiä. Kauppa- ja teollisuusministeriö vahvistaa vuosittain sovellettavat julkisten hankintojen kynnysarvot. Uudessa voimaan tulevassa hankintalaissa on määritelty kansallinen kynnysarvo 15000, jota pienemmät hankinnat eivät kuulu hankintalain piiriin. ssä käsitellään hankintoja, jotka ovat pienhankinnan ja kansallisen kynnysarvon välillä ( ) kuten hankintalaki säätää. 2 Yleiset hankintaperiaatteet Kaikki n hankinnat kuuluvat julkisista hankinnoista annetun lain piiriin.

2 HALLINNOLLINEN OHJE 2 (5) Hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan, mutta laadullisesti toimintamme kannalta hyvään lopputulokseen. Kestävän kehityksen periaatteet ja ympäristövaikutukset otetaan hankinnoissa mahdollisuuksien mukaan huomioon kilpailuttamisessa ja tarjousten arviointikriteerinä. Hankinnoissa huomioidaan materiaalin kierrätys ja uudelleenkäyttö tuotteen elinkaaren lopussa. Hankinnan suuruudesta riippumatta, on hankinnoissa noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjouksentekijöitä ja tarjouksia on kohdeltava tasapuolisesti. 3 Yleisohjeet Hankintojen tulee olla yksiköissä selkeästi vastuutettua ja suunniteltua toimintaa. Vuosittain tehtävien merkittävimpien investointi- ja käyttötaloushankintojen osalta hankintasuunnitelma muodostetaan talousarvion valmistelun yhteydessä, joka sisältää hankintojen toteuttamisen ja rahoitussuunnittelun kannalta tarpeelliset tiedot. /hankintatoimisto koordinoi kuntayhtymän hankintatoimintaa sekä huolehtii osaltaan Kainuun hankintarenkaan osallistumisesta tarkoituksenmukaiseen hankintayhteistyöhön muiden kuntien, kuntayhtymien ja julkisten hankintaorganisaatioiden kanssa sekä määrittelee keskitetysti hankittavat tuotteet ja hoitaa niiden kilpailutuksen. Tehdyt puitesopimukset ja hankintapäätökset velvoittavat kuntayhtymää ostamaan tuotteet ja palvelut nimetystä paikasta. n liikelaitoksella Kainuun ammattiopistolla on oma hankintayksikkö, joka huolehtii liikelaitoksen erillishankinnoista itsenäisesti, mutta soveltaa yhteisissä hankinnoissa kuntayhtymän materiaalihallinnon ja Kainuun hankintarenkaan hankintapäätöksiä. 4 Hankintojen toteuttaminen Hankinnat tulee toteuttaa määrärahan omaavan yksikön ja hankintatoimiston yhteistyössä käyttäen hyväksi hankinnan käyttäjien ja hankintatoimiston asiantuntemusta. Kaikista kilpailutetuista hankinnoista on tehtävä kirjallinen päätös käyttäen kuntayhtymän sähköistä kanavaa (Dynasty) ja päätöksen perusteella sopimus, joka perustuu tarjouspyynnössä määriteltyihin ja tarjouksessa tarjottuihin yksityiskohtiin. Hankintatoimisto neuvottelee keskitettyjen tuotehankintojen puitesopimukset ja tiedottaa niistä. Puitesopimuksissa määriteltyjen tuotteiden tilaaminen tapahtuu määrärahan omaavan yksikön toimesta hankintaesityslomakkeella hankintatoimiston kautta tai varastoitavista tuotteista sähköisellä tilausjärjestelmällä keskusvarastoista (Kaks ja Suomussalmi).

3 HALLINNOLLINEN OHJE 3 (5) Vain pienhankintarajan alittavia kertahankintoja ei tarvitse kilpailuttaa. Hankintatoimisto huolehtii kuitenkin näidenkin osalta hintatason tarkkailusta. Hankinnat on kohdistettava yleisesti saatavilla oleviin tuotteisiin tarpeettomia rinnakkaistuotteita välttäen. Hankinta-ajankohta ja toimituserän suuruus tulee valita niin, että kokonaiskustannukset voidaan minimoida. Hankintoja kilpailutettaessa on huolehdittava siitä * että laatuvaatimuksia ei aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista * että tuotteista käytetään yleisiä nimikkeitä ja standardeja, ellei erityisistä syistä muuta johdu * että kilpailutettavat kokonaisuudet ovat järkeviä * että tuotteen ominaisuuksia kuvaava tekninen erittely tulee laatia siten, ettei se suosi tiettyä valmistajaa ja mahdollinen tuotenimiin viittaaminen tulee varustaa merkinnällä tai - vastaava * että teknisissä eritelmissä huomioidaan ympäristönäkökohdat. että tuotteet ovat käyttötarkoitukseensa sopivia ja työturvallisia. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin hankinnan arviointiperusteiden mukaan tai tarjous, joka on hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita voivat olla mm. * hinta * laatu (yksilöidään tarkemmin) * toimitusvarmuus, toimitusaika * käyttökustannukset * hankintaan liittyvät kaikki logistiset kustannusvaikutukset * tuotteille asetetut laadulliset ja toiminnalliset ominaisuudet * lisäkustannukset, jotka aiheutuvat kaupungin merkki-, tyyppi- tai laatuvalikoiman lisääntymisestä * tuotteiden käyttöön liittyvä tuki (käyttöopastus, huoltopalvelut, muu tekninen tuki) * hankinnan keskeiset elinkaaren aikaiset ympäristövaikutukset. Mikäli valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellisuutta, on tarjouspyynnössä ilmoitettava ne hankintapäätöstä tehtäessä sovellettavat valintaperusteet pisteytettynä. Kynnysarvon alittavissa hankinnoissa pääasiallisimpana hankintamenettelynä käytetään rajoitettua hankintamenettelyä EU:n kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa käytetään joko avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään vain erityisestä syystä hankintalain puitteissa.

4 HALLINNOLLINEN OHJE 4 (5) Hankintoja suunniteltaessa on otettava huomioon lainsäädännön asettamat aikarajat mm. tarjousajalle, joilla on merkittävä vaikutus koko hankintaprosessin kestoon. Tyypillinen hankintaprosessi työvaiheineen on kuvattu liitteessä 1. 5 Päätösvalta Kaikista vuosisopimuksista ja pienhankintarajan ylittävistä kertahankinnoista on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, josta on tiedotettava ja joka on asetettava kuntalain mukaisesti julkisesti nähtäville. Hankinnoista päättää hankintamäärärahan omaavan yksikön esimies tai ylempi esimies tai -hallintoelin johtosäännön mukaisesti. Hankintatoimiston hoitamista keskitetysti kilpailutettavista hankinnoista päättää hallintojohtaja. 6 Vakuudet Hankinnan sopimuksen mukaisen täyttämisen varalta voidaan tarvittaessa vaatia vakuus. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Vakuuden tarpeen määrittelee hankkivan yksikön esimies tai logistiikkapäällikkö. 7 Esteellisyys Tarjouksen, tarjousvertailun tai hankintaa koskevan sopimuksen ja tuotteen tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintomenettelylaissa. 8 Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen osalta on noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säännöksiä. Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Tarjoukset ovat julkisia vasta kun hankintapäätös on virallisesti allekirjoitettu ja/tai pöytäkirja tarkistettu. Hankintaa, urakkaa ja tarjousasiakirjan käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat, kun sopimus on allekirjoitettu. Kirjallisina tehdyt hankintapäätökset perusteluineen on pidettävä julkisesti nähtävänä ja niistä on tiedotettava kuntalain ja hankintalain edellyttämällä tavalla. Hankintatoimisto pitää luottamukselliset tarjoustiedot luottamuksellisina ja julkistaa ne vain asianomaisen tarjoajan kirjallisella luvalla.

5 HALLINNOLLINEN OHJE 5 (5) 9 Noudattamisen valvonta Hankintaohjeiden noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön. Liite 1 Prosessin tyypillinen kesto: * Kynnysarvon alittava hankinta 2-5 viikkoa * Kynnysarvon ylittävä hankinta 3-5 kk Tyypillinen hankintaprosessi Hankintaesitys (investointiesitys) lomakkeella (Kaimassa) Käyttäjä esimiehen hyväksymisellä

6 HALLINNOLLINEN OHJE 6 (5) Tarjouspyynnön valmistelu Tarjouspyyntö - päätöksen perusteet Tarjousten vastaanotto ja avaus Tarjousvertailu Päätöksen valmistelu Päätös Päätöksestä tiedottaminen tarjonneille Päätös nähtäville Muutoksenhakuaika 7 pv + 14 pv (+ 7 pv EU-hankinta 1.6.alkaen) Mahdollinen muutoksenhaku/lainvoimaisuuden toteaminen Vuosisopimus/tilaus/tiedottaminen Sopimuksen hoito/reklamaatiot Hankintatoimisto (käyttäjän tuotetuntemuksen avulla) Hankintatoimisto (käyttäjän tuotetuntemuksen avulla) Hankintatoimisto Käyttäjä ja hankintatoimiston hankintahenkilö Käyttäjä ja hankintatoimiston hankintahenkilö Johtosäännön mukainen päättävä toimielin Hankintatoimisto Hankintatoimisto ja pöytäkirjat kainuu.fi-sivulla Postitus+ valitus + postitus Hankintatoimisto ja päättävä toimielin Käyttäjä/Hankintatoimisto (palveluiden osalta käyttäjä)/ hankintatoimisto tuotteiden osalta hankintatoimisto hoitaa, palvelujen osalta käyttäjät