Kiteen kaupunki TARJOUSPYYNTÖ Perusturvalautakunta 29.9.2014 YMPÄRIVUOROKAUTISEN TEHOSTETUN PALVELUASUMISEN HANKINTA PUITEJÄRJESTELYNÄ Kiteen kaupunki (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 1.10.2014 julkaistun ilmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti ympärivuorokautisen tehostetun palveluasumisen järjestämisestä (jäljempänä myös palvelu ). 1. HANKINNAN KOHDE JA TAVOITTEET 1.1 Yleiskuvaus hankinnan kohteesta Hankinnan kohteena on sosiaalihuoltolain 17 :n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettu ympärivuorokautinen tehostettu palveluasuminen, joka on tarkoitettu ikääntyneille. Ikääntyneiden tehostetulla palveluasumisella tarkoitetaan vanhusten ympärivuorokautista asumispalvelua ja asumista asunnossa, johon kuuluvat kiinteästi palvelut, jotka ovat välttämättömiä asukkaan suoriutumiseksi jokapäiväisistä toiminnoista. Tehostetussa palveluasumisessa asuminen edellyttää henkilökunnan välitöntä läsnäoloa vuorokauden ympäri. Kohderyhmänä tehostetussa palveluasumisessa ovat asiakkaat, jotka tarvitsevat hoitajan apua päivittäisissä toiminnoissaan jatkuvasti, eivätkä tule toimeen yksin mihinkään vuorokauden aikaan. Asukkaiden RAVA-luokitus on yli 2,5. He tarvitsevat myös öisin jatkuvaa apua (sairaanhoidollista, liikkumis-, hygienia-, kääntö- yms. apua). Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteellä 1, Hankinnan kohteen kuvaus ja vähimmäisvaatimukset. Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että palveluntarjoaja voi määritellä tarjoamansa paikkamäärän, mikäli ei tee tarjousta tarjoamansa palveluasumisen yksikön kokonaispaikkamäärän mukaisesti. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. 1.2 Puitejärjestely Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, johon valitaan vähintään kolme (3) palveluntuottajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia löytyy riittävästi. Puitejärjestelyssä kaikki ehdot vahvistetaan etukäteen. Sopimuskaudella varsinaiset tilaukset tehdään kirjallisesti sopijapuolten välillä, kilpailutuksen perusteella laaditun sopimuksen ehdoin. Tilaukset sopimuskaudella tehdään ensisijaisesti tarjouskilpailun lopputuloksen osoittamassa järjestyksessä, palveluntuottajan vapaan kapasiteetin mukaan. Järjestyksestä voidaan 1(5)
poiketa asukkaan henkilökohtaisiin olosuhteisiin liittyvistä painavista syistä, joita ovat esimerkiksi: - asiakkaan erityistarpeet - palveluntuottajan sijainti - palvelun saatavuus - palveluntuottajan erityisosaaminen Palveluntuottajia tullaan kohtelemaan puitesopimuskauden aikana tasapuolisesti ja syrjimättä. Tilaaja ei sitoudu tiettyjen paikkamäärien ostoon. Suuntaa-antavana arviona tilaaja on varautunut ostamaan vuositasolla 60-90 paikkaa tehostettua palveluasumista. Talousarvio vahvistetaan vuosittain. 2. SOPIMUSKAUSI 2.1 Tavoiteltu sopimuskausi Sopimuskauden on suunniteltu alkavan 1.3.2015 ja sopimuskausi on kaksi (2) vuoden mittainen. Tämän jälkeen tilaajalla on oikeus kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa kummankin optiokauden käyttöönotosta erikseen viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen edellisen sopimuskauden päättymistä. Tavoitteena on, että sopimus saadaan allekirjoitettua heti, kun hankintapäätös on tehty ja hankintalain mukainen odotusaika on päättynyt. Sopimus astuu voimaan 1.3.2015, jolloin myös palvelutuotannon on käynnistyttävä. 2.2 Vanhat asiakkaat Hankinta koskee sekä olemassa olevia että uusia tehostetun palveluasumisen sijoituksia. Nykyiset voimassaolevat tehostetun palveluasumisen maksusitoumukset liitetään puitesopimukseen, mikäli palveluntuottaja tarjoaa ja tulee valituksi puitesopimuskaudelle palveluntuottajaksi. Sopimuskauden päätyttyäkin on mahdollista, että osa palveluasumisyksikköihin sijoitetuista asukkaista jatkaa asumista ko. yksikössä hankintalain 67 :n nojalla, mikäli muutto olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asukkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi. Edellä mainitun pykälän perusteella tilaaja voi tehdä suorahankinnan siten, että yksittäiset asiakas- tai hoitosuhteet uudistetaan, mikäli nykyisen palveluntuottajan kanssa päästään sopimukseen hankintaehdoista ja palveluntuottaja täyttää tässä tarjouspyynnössä kuvatut soveltuvuuden vaatimukset. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä B- listan mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankinta voidaan keskeyttää hankintalain 73a :n perusteella. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. 2(5)
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen perusturva.kirjaamo@kitee.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Tehostettu palveluasuminen / Puitejärjestely 2014. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 15.10.2014 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan viimeistään 17.10.2014 hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa http://www.kitee.fi/ Katso etusivulta kohta Ajankohtaista. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUSTEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 4, Tarjoajan soveltuvuus. Hankinnan vähimmäisvaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteessä 1, Palvelunkuvaus ja vaadittavan tason määrittely, liitteessä 2, Palveluprosessin vastuutaulukko sekä liitteessä 3, Kustannusvastuutaulukko. Tarjoaja hyväksyy vaatimukset tarjouspyynnön liitteellä 5, Hankinnan kohteeseen ja tarjoukseen liittyvät vähimmäisvaatimukset. Palvelun hinnoittelu on kuvattu liitteessä 6, Hintalomake. Hintalomakkeella tarjoaja ilmoittaa myös tarjoamiensa paikkojen määrän. Tarjoajan on hyväksyttävä tarjouspyynnön liitteenä 7A oleva sopimusmalli. Sopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut) siltä osin, kuin ne eivät ole ristiriidassa sopimusmallin kanssa. Yleiset ehdot on esitetty tarjouspyynnön 3(5)
liitteenä 7B. Omien sopimusehtojen esittäminen on kielletty ja johtaa todennäköisesti tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, tarjouspyynnön liite 8, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseen. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan on merkittävä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Liitteet 1, 4, 5, 6 ja 8 ovat tarjouslomakkeita, jotka on palautettava täytettyinä tarjouksen jättämisen yhteydessä. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja siten vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet annetaan täytettyinä kirjallisina suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 10.11.2014 kello 15.00. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Rom-levykkeellä samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Tehostettu palveluasuminen / Puitejärjestely 2014 / Tarjous on mainittava kirjekuoressa. Postiosoite: Kiteen kaupunki Perusturvakeskus Savikontie 15 82500 KITEE Käyntiosoite: Kiteen kaupunki Perusturvakeskus Savikontie 15 82500 KITEE Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: a) Tarjousten avaaminen. b) Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. c) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. d) Tarjousten vertailu. e) Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. f) Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. [EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi.] 4(5)
9. TARJOUSTEN VERTAILU Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. Halvin hinta määräytyy tarjoajan hintalomakkeella kohdassa A ilmoittamana hintana euroa / päivä / asukas. 10. PÄIVÄYS 29.9.2014 Markku Kipinä perusturvajohtaja 11. LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Liite 7A Liite 7B Liite 8 Palvelunkuvaus ja vaadittavan tason määrittely Palveluprosessin vastuutaulukko Kustannusvastuutaulukko Tarjoajan soveltuvuus Hankinnan kohteeseen ja tarjoukseen liittyvät vähimmäisvaatimukset Hintalomake Sopimusmalli Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) Tarjouksen kansilehti 5(5)