Kumpaakin palvelua ostetaan vuosittain noin 120.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Hautauspalvelujen ja vainajien siirtokuljetusten hankinta Hankinnan kohde Espoon kaupunki pyytää tarjousta sosiaali- ja terveystoimen toimeentulotukiasiakkaiden hautauspalveluista sekä vainajien siirtokuljetuksista. Kumpaakin palvelua ostetaan vuosittain noin 120. Palvelunkuvaus 1. Hautauspalvelut Hautaukset ovat tuhkaus- tai arkkuhautauksia. Palvelu alkaa vainajan luovutuksesta kotoa, sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköstä, oikeuslääketieteen laitoksesta tai vastaavasta ja päättyy hautaan. Hautaustoimistolta edellytämme kattavaa palvelua; hautaustoimisto hoitaa vainajan kuljetukseen ja hautaukseen liittyvät käytännönjärjestelyt ja sopii seurakunnan kanssa haudan avaamisesta ja sulkemisesta. Hautaustoimisto pukee ja laittaa vainajan arkkuun. Arkun tulee olla standardimitat täyttävä puuainesarkku. Arkun sisustukseen tulee kuulua tavanmukainen varustus; pohjan pehmusteet, sisäverhoilu, tyyny, peitto, kasvoliina sekä paita ja sukat. Tuhkaushautauksessa uurnan on oltava maatuvaa materiaalia esim. puu-uurna, mikä lasketaan maahan tuhkineen. Kukkalaitteena käytetään ajankohtana saatavia, tuoreita kukkia. Hautaustoimiston tulee neuvoa omaisia järjestelyissä. Palvelun tulee olla vainajaa ja omaisen surua kunnioittavaa. Käytöksen tulee olla asiallista ja hautaustilaisuudessa asuna tulee olla tumma puku. Apuhenkilöstöä ja kantajia tarvitaan vain harvoin. Kuljetuskalustona hautaustilaisuudessa on hautausautoksi rekisteröity, musta tai tummasävyinen hautausauto. Asiakkaiden vähävaraisuus huomioiden edellytämme, että hautaustoimiston palvelupiste sijaitsee Espoossa. Palvelupisteen tulee olla avoinna vähintään maanantaista perjantaihin esim. klo Hautaustoimistolla tulee olla vainajien siirtokuljetuksia varten ympäri vuorokauden toimiva päivystyspuhelinnumero. Kaupungin palveluntuottajalle maksamaan korvaukseen sisältyvät seurakunnalle edelleen maksettavat hautapaikka ja muistomerkistä aiheutuvat kustannukset edullisimman vaihtoehdon mukaisesti. Kustannuksiin eivät kuulu kappelin tai muistotilaisuuden tilavuokra, tarjoilut eikä kuolinilmoitus lehdessä.

2 2. Vainajien siirtokuljetukset TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Vainajien siirtokuljetuksia tapahtuu Espoon kaupungin sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköistä Espoon Puolarmetsän sairaalan ja Jorvin sairaalan kylmiöihin sekä Jorvin ja Meilahden sairaalan obduktioosastolle. Espoon kaupungin sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköt on lueteltu liitteellä 5. Kuljetusautossa tulee olla siirtokuljetusarkku tai paarit ja tarvittava muu asianmukainen välineistö. Siirtokuljetuskalustona tulee olla harmaa tai tummasävyinen hautausauto. Kuljetushenkilökunnalla tulee olla yrityksen nimikortti esillä. Pukeutumisen ja käytöksen tulee olla asiallista ja vainajaa kunnioittavaa kaikissa palvelun vaiheissa. Kuljetukset muista toimintayksiköistä, esim. hoivakodeista kuuluvat tämän palvelun piiriin vain niiden espoolaisten asukkaiden osalta, joiden hautauspalveluista kaupunki on tehnyt maksusitoumuksen. Yksityiset hoivakodit voivat niin halutessaan käyttää samaa palveluntuottajaa myös muiden asukkaidensa osalta, mutta kustannuksista vastaa silloin perikunta. Kuljetukset oikeuslääketieteelliseen ruumiinavaukseen hoitaa poliisiviranomainen. Puitejärjestely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely yhden toimittajan kanssa. Lisäksi kilpailutuksessa valitaan varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei sopimuskauden alkaessa tai sen aikana täytä tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä. Tarjouksen hintatiedot Tarjouksen hintatiedot tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 2. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hintoihin tulee sisältyä laskutus- ja toimistokulut. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa Tarjousten vertailu Valintaperusteena on halvin hinta. Tarjotut yksikköhinnat lasketaan osioittain yhteen. Vertailtava hinta on osioiden (A, B ja C) yhteenlaskettu hinta. Edullisimman kokonaishinnan tarjonnut (X) saa

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) 100 pistettä. Muiden tarjousten hinnat (Y) suhteutetaan siihen kaavalla X/Y*100. Sopimuskausi Sopimuskausi on määräaikainen Sopimuskauteen voidaan liittää optiovuotta. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava, hankintalain B-liitteen mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilmatietokannassa ja Espoon Internet-sivuilla. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tilaaminen Sopimusehdot Muut ehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Sosiaalitoimisto toimittaa maksusitoumuksen hautaustoimistoon. Vainajien siirtokuljetukset tilataan puhelimitse, ja vahvistetaan jälkikäteen Espoon kaupungin tilauslomakkeella. Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT ( Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Osatarjouksia ei huomioida. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä, esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät asiakirjat on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo Suomenkielinen tarjous kahtena kappaleena on toimitettava liitteineen suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen Espoon kaupunki Kirjaamo PL ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti Hautauspalveluiden ja vainajien siirtokuljetusten hankinta. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Lisätiedot Hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen hankinta.sotet@espoo.fi. Viestin otsikkoon tulee laittaa hankinnan diaarinumero. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa viimeistään

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Juha Metso perusturvajohtaja LIITTEET 1. Kelpoisuusehdot 2. Hinnoitteluliite 3. Kalustoluettelo 4. Keskeiset sopimusehdot 5. Espoon kaupungin sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköt