TARJOUSPYYNTÖ Päivämäärä: 15.7.2014 Hankinnan / tarjouspyynnön nimike: Suupohjan Systeemit - uusien yritysmahdollisuuksien räätälöidyt toiminta-alustat asiantuntijatyöt Hankinnan tilaaja/ hankintayksikkö: SEK, Suupohjan elinkeinotoimen kuntayhtymä Teknologiapuisto 1, PL 112 61801 Kauhajoki (y-tunnus: 1078732-9) Hankintamenettely: Avoin menettely, tarjouspyyntö on esillä Hilmajärjestelmässä ajalla 15.7. 7.8.2014. Valinta tehdään kokonaisedullisuuden pohjalta. Hankintamenettelyssä käytetään sähköisiä tiedoksiantoja. Tarjoajan katsotaan saaneen tiedoksi kaikki menettelyä koskevat asiakirjat, mikäli ne on toimitettu tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Lisätietoa tarjouspyynnöstä antaa: Sähköisen tarjouksen vastaanottoja tilaajalla: Elinkeinojohtaja Olli Forsten olli.forsten@suupohja.fi, Projektipäällikkö Jaana Suksi jaana.suksi@suupohja.fi pia.nurmela@suupohja.fi 1. Taustaa Suupohjan elinkeinotoimen kuntayhtymä (SEK) on Isojoen, Karijoen, Kauhajoen, Kurikan ja Teuvan alueella toimiva elinkeino- ja aluekehitysorganisaatio. SEK:n toiminnan tavoitteena on kehittää Suupohjan kilpailukykyä edistämällä alkavien ja toimivien yritysten liiketoimintaa, toteuttamalla aluekehityshankkeita ja huolehtimalla mm. seudullisesta edunvalvonnasta. Alueen kunnat tavoittelevat uusia yrityksiä saadakseen lisää työpaikkoja ja pitääkseen alueen elinvoimaisena. Vuonna 2012 toukokuussa alkoi Sorvaamo-hanke jatkuvan muutoksen hyödyntäjä uusiksi kaupallisiksi ideoiksi ja yrityksiksi. joka on Sähköposti: etunimi.sukunimi@suupohja.fi. Internet: sek.suupohja.fi ja kauhajoenseutu.fi Sivu 1
tuottanut sijoitu seudulle palvelupaketin ja toimintamallin jolla yrityksiä avustetaan alueelle sijoittumisessa ja kehittymisessä. ( www.polkuperille.fi ). Laadittu paketti on yleisluontoinen ja kohdistuu kaikille toimialoille. Edellä kuvatun tuotteistusprosessin aikana nousi esille myös malli ns. pikatieajatus, Suupohja Systems-malli. Tässä mallissa eräille alueen potentiaalisille toimialateemoille ja mahdollisuusalueille lähdetään rakentamaan räätälöityjä toiminta-alustoja alueen vastaanottokyvyn lisäämiseksi. Potentiaalisia teemoja ovat: - Materiaalinkäsittelyalan klusterin yritysverkoston täydentämisen - Uusiutuvan energian, erityisesti bioenergia-alan laitevalmistajien ja laitososaajien saaminen alueelle sekä - seutuverkon mahdollisuuksia hyödyntävät älyratkaisut Uusituvan energian ja bioenergialaitevalmistuksen yritysryhmä on uusi potentiaalinen miniklusterin alku koska seudulla ollaan kehittämässä myös alan opetusta ja tuotekehitystä yhteistyössä paikallisen ammatti-instituutin toimesta. Suupohjan systeemi-hankkeessa panostetaan tämän toimialan miniklusterin käynnistämiseen. 2. Hankinnan kohde ja tavoitteet SEK pyytää tarjousta Suupohjan systeemit -hankkeen bioenergialaite sekä uusiutuvan energian laitevalmistuksen klusteritoimintojen strategisen ohjelman laadinnassa sekä asiaan liittyen yhden keskeisille toimijoille suunnatun strategiatyöpajan vetämisessä. Asiantuntijatyön johdolla toteutetaan seuraavat asiat: - alueen lähtötilanneselvitys haastattelukierroksella viidessä alueen uusiutuvan energian/bioenergialaite valmistuksen yrityksessä sekä toisen asteen oppilaitoksessa. - klusterin edellytysten tunnistaminen saatujen tietojen (yritystiedot sekä toimintaympäristöstä saadut tiedot) sekä klusteritoiminnan käynnistämisen strategian laatiminen ja toimintasuunnitelma, kestoltaan n. 7 pv - osallistuminen tilaajan toimesta järjestettävään uusiutuvan energia/bioenergialaitevalmistuksen työpajaan ja raportointi selvityksestä tilaajalle ja osallistuville yrityksille ja organisaatioille. 3. Tarjouksen/työsuunnitelman sisältö Hankinta toteutetaan ajalla 10.8.2014 28.2.2015. Tarkempi aikataulu suunnitellaan yhdessä tarjoajan ja tilaajan kesken. Tarjoajan tulee tehdä ehdotus hankinnan toteutuksesta työsuunnitelmamuodossa, josta käyvät ilmi käytettävät menetelmät, työvaiheet ja resurssit. Sähköposti: etunimi.sukunimi@suupohja.fi. Internet: sek.suupohja.fi ja kauhajoenseutu.fi Sivu 2
Mahdollisten alihankkijoiden toteuttama työ tulee sisältyä työsuunnitelmaan ja toteuttaja vastaa alihankkijoiden työstä ja tuloksista kuin omastaan. Alihankkijoiden tehtävien tulee käydä selkeästi ilmi työsuunnitelmasta. Tarjouksesta tulee ilmetä selvityksen vastuuhenkilöt sekä heidän koulutuksensa ja kokemuksensa vastaavista tehtävistä. Lisäksi tulee esittää tarjoajan referenssit vastaavista tehtävistä ja selvitys alan ja yrityksien tuntemuksesta. Edellytämme että klusteriasiantuntijalla on käytössään koeistetut klusterimuodostuksen työmenetelmät. Tarjouksessa tulee olla tiedot suoritettavan työn toteutus- ja raportointitavasta. 4. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on kansallisen ja EU:n kynnysarvon alittava hankinta. Hankintamenettelynä on avoin tarjouspyyntö Hilmassa. Palvelun tuottaja valitaan kokonaisedullisuuden perusteella. 5. Tarjouksen hinnoittelu Tarjouksesta tulee ilmetä seuraavat asiat: - Tarjouksen kokonaishinta, yksikköhinnat (päivä- ja tuntihinta) sekä tehtävän hoitoon tarvittava kokonaistyöpanos (tunnit, päivät). Hinnat on esitettävä arvonlisäverottomina. - Tarjottuun hintaan tulee sisältyä kaikki työsuunnitelman toteutuksesta tarjoajalle aiheutuvat kulut (esim. vuokra, toimisto, kone- ja laitekustannukset). - Toiminnasta aiheutuvat matka- ja yöpymiskustannukset tulee sisältyä tarjouksen hintaan. 6. Tarjousaika, tarjouksen toimittaminen, voimassaolo ja toimitusehto - Suomenkieliset sitovat tarjoukset liitteineen on oltava perillä Suupohjan elinkeinotoimen kuntayhtymässä viimeistään 7.8.2014 klo 14 mennessä. Tarjoukset toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen pia.nurmela@suupohja.fi. - Sähköpostin otsikkoon on merkittävä tunnus: Tarjous: Suupohjan systeemit uusituvan energian laite/laitosvalmistuksen klusterin käynnistysstrategian laadinta ja työpaja. Tarjoukset on jätettävä PDF- tai word (.doc) -muodossa. Tarjouksia tai niiden liitteitä ei palauteta. - Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa jättöpäivästä 20.2.2015 saakka. - Toimitusehto: Työn tulee olla valmiina 28.2. 2015 mennessä. 7. Tarjousten käsittely Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset käsitellään seuraavasti: Sähköposti: etunimi.sukunimi@suupohja.fi. Internet: sek.suupohja.fi ja kauhajoenseutu.fi Sivu 3
- Tarjoajan kelpoisuuden tarkastaminen - Tarjouksen kelpoisuuden tarkastaminen - Tarjousten arviointi SEK:n arviointiryhmässä - Päätösehdotuksen laadinta Tarjoaja ei voi täydentää tarjoustaan määräajan jälkeen, mutta SEK voi pyytää tarjoajaa täydentämään tarjoustaan tai tiedustella lisätietoja. Tarjoajan on toimitettava pyydetyt lisätiedot määräajassa. Tarjouksen arviointikriteerit: Tarjoukset käsitellään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjouksia arvioidaan ja pisteytetään seuraavin perustein: 1. Tarjoajan aikaisempi kokemus vastaavista valmennus- ja selvitystöistä, jonka painoarvo on 20 % 2. Tuntemus vastaavista toimialoista kuin alueellamme (konepajat, bioenergia- ja kuljetinlaitevalmistus tai vastaava), jonka painoarvo on 15% 3. Valmius työskennellä alueella mm. asiantuntijatiimissä, painoarvo 10% 4. Esitetyn toteutussuunnitelman sisältö, toteutuskelpoisuus, todennettavissa oleva laatu sekä soveltuvuus tilaajan tarpeisiin, joiden painoarvo on 25 %. Arviointikriteereille 1-4 annetaan kummallekin pisteitä seuraavasti: 5 = erittäin hyvä, 4 = hyvä, 3 = tyydyttävä, 2 = välttävä, 1 = huono, 0 = erittäin huono 5. Tarjottu hinta (ilman arvonlisäveroa), jonka painoarvo on 30 %. Pisteytys: 5 = Edullisin tarjous ja sitä lähellä olevat tarjoukset (0-4,99 % kalliimmat tarjoukset) 4 = Hinta 5-9,99 % kalliimpi kuin edullisin tarjous 3 = Hinta 10-14,99 % kalliimpi kuin edullisin tarjous 2 = Hinta 15-24,99 % kalliimpi kuin edullisin tarjous 1 = Hinta 25-34,99 kalliimpi kuin edullisin tarjous 0 = Hinta yli 35 % kalliimpi kuin edullisin tarjous. Kaikkien arviointikriteerien (1-3) painoarvot ovat yhteensä 100 %. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuusvaatimukset: Sähköposti: etunimi.sukunimi@suupohja.fi. Internet: sek.suupohja.fi ja kauhajoenseutu.fi Sivu 4
Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sekä kuuluttava ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajalta edellytetään myös klusterin kehittämisen sertifikaattia. Lisäksi edellytetään kokemusta vastaavien toimeksiantojen suorittamisesta. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen toteutuksesta vastaavien henkilöiden CV:t, selvitys tarjoajan resursseista sekä referenssit vastaavista toimeksiannoista. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. Vaihtoehtoisten tarjousten jättäminen ei ole sallittua. 8. Työn ohjaus ja seuranta Tilaajan ja valitun tekijän kesken järjestetään aloituspalaveri, jossa tarkennetaan tehtävän tavoitteita ja muita yksityiskohtia. Hankinnan toteutusta seurataan tilaajan ja toteuttajan välisillä sähköisillä tiedonannoilla. Aloitus- ja muiden työkokousten kustannusten tulee sisältyä tarjoukseen. 9. Muut ehdot/oikeudet Tarjouksen pyytäjä varaa itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään saaduista tarjouksista. Hankinnasta tehty hankintapäätös ei ole vielä sopimus, vaan valitun tarjoajan kanssa laaditaan erikseen kirjallinen hankintasopimus. Maksuehdot: Maksu hyväksyttyä toteutusta, työraporttia ja laskua vastaan (14 päivää netto) 2-4 erässä. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. SEK pidättää itsellään oikeuden tehdä osahankinta tai olla hyväksymättä mitään tarjouksista. SEK:llä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oleta huomioon. Tilaajalla on oikeus tarkentaa työsuunnitelmaa työn edetessä. SEK:llä on peruuttamaton käyttöoikeus tuotetun palvelun lopputuloksiin sekä muuhun palvelutuottajan SEK:lle luovuttamaan aineistoon tuotetun palvelun käyttöön liittyvissä tarkoituksissa. Käyttöoikeus sisältää oikeuden kopioida, käyttää, tehdä ja teettää muutoksia. Tarjoajan tulee tarjouksessaan esittää ne yksinoikeudet ja tekijänoikeudet, jotka jäävät myyjälle. Tarjouksen tekijän tulee tarvittaessa antaa tilaajalle palvelun tuottamisesta aluekehitysviranomaisten edellyttämiä tietoja. Asiakirjojen julkisuus Sähköposti: etunimi.sukunimi@suupohja.fi. Internet: sek.suupohja.fi ja kauhajoenseutu.fi Sivu 5
Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia SEK:n tarjouspyyntöä koskevan päätöksentekoprosessin ja sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajaa pyydetään laatimaan tarjous siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteinen ja salassa pidettävä, tulee tämä mainita erikseen tarjouksessa. Yleisten sopimusehtojen noudattaminen Yleisten sopimusehtojen osalta noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 palvelut. JYSE 2009-ehdot löytyvät internet-osoitteesta: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217julki s/jyse_2009_palvelut.pdf Lisätiedot/tiedustelut Lisätietoa tarjouspyynnöstä antavat: Jaana Suksi, 040-5711305 sekä Olli Forsten, 040 708 5515 Lisätietoja voi pyytää myös sähköpostitse joko jaana.suksi@suupohja.fi tai olli.forsten @suupohja.fi, jolloin sähköpostin aihekenttään on merkittävä teksti: Lisätietopyyntö: Suupohjan systeemit-hanke. Kauhajoella, 15.7. 2014 SUUPOHJAN ELINKEINOTOIMEN KUNTAYHTYMÄ Olli Forsten Elinkeinojohtaja Jaana Suksi projektipäällikkö Sähköposti: etunimi.sukunimi@suupohja.fi. Internet: sek.suupohja.fi ja kauhajoenseutu.fi Sivu 6