TARJOUSPYYNTÖ ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA VUOSILLE

Transkriptio

1 1 (6) LUONNOS TARJOUSPYYNTÖ xx TARJOUSPYYNTÖ ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA VUOSILLE Hankintayksikkö Tarjous pyydetään kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta valtuustokaudelle Lisäksi tarjous pyydetään muista seuraavista tarkastuspalveluista: 1. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät sisältyen hallinnon ja talouden tarkastuksen kokonaispäiviin 2. Erikseen sovittavat EU- hankkeiden tai muiden erityiskohteiden tilintarkastukset. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä / Tarkastuslautakunta Toripuistikko 5-7, 3. krs Rovaniemi Hankintapäätöksen asiassa tekee Rovaniemen koulutuskuntayhtymän valtuusto tarkastuslautakunnan esityksestä. 2. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankintamenettely on avoin menettely. Tarjouspyyntö on julkaistu HILMA -palvelussa osoitteessa 3. Tarkastuksen kohteen yleiskuvaus Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tehtävänä on ammatillisen ja ammattikorkeakoulutuksen järjestäminen ja ylläpito omistajakunnissa Rovaniemellä, Ranualla, Kittilässä ja Sodankylässä. Rovaniemen koulutuskuntayhtymään kuuluvat Lapin ammattiopisto, Lapin matkailuopisto, Rovaniemen ammattikorkeakoulu, Lapin oppisopimuskeskus, Lapin Urheiluopisto -liikelaitos ja Lapin kesäyliopisto. Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä on valmistelussa Lapin ammattikorkeakoulun yhtiöittäminen valtakunnallisen AMK-uudistuksen linjausten mukaisesti siten, että ammattikorkeakoulu tulee irtautumaan suunnitelmien mukaan kuntayhtymästä vuoden 2014 alusta.

2 2 (6) Kuntayhtymän palveluksessa on n henkilöä, vuoden 2013 budjetoidut ulkoiset toimintatuotot ovat 83,2 M ja vuosi-investoinnit 4,4 M. Kuntayhtymässä sisäinen tarkastus on järjestetty yhteistyössä Kemi- Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappian kanssa. Sisäisen tarkastajan tehtävästä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän osuus on 50 %. Lisätietoja kuntayhtymästä löytyy internet-osoitteesta Lisäksi liitteenä ovat kuntayhtymää koskevat keskeiset asiakirjat, liitteet Hankinnan laajuus ja sisältö 4.1 Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 20 tarkastuspäivää vuodessa, joista keskimäärin 5 päivää arvioidaan käytettäväksi tarkastuslautakunnan sihteerin tehtäviin. Tarkastuspäivällä tarkoitetaan 7,5 tunnin työpäivää. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista lautakunnan päättämin määräajoin. 4.2 Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät Tarkastuslautakunta pitää noin 7 kokousta vuodessa. Sihteerin tehtäviin kuuluvat mm. kokousten asiavalmistelut, pöytäkirjanpito, asiantuntijoiden kutsuminen kokouksiin ja arviointikertomuksen kokoaminen. 4.3 Hankkeiden ja muiden erityistehtävien tarkastus EU-hankkeiden tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan on 7 tarkastuspäivää vuodessa. 5. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa.

3 3 (6) 6. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus 6.1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta kuntayhtymien talouden ja hallinnon tarkastuksesta sekä EU-hankkeiden tarkastuksesta. Taloudelliset edellytykset Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa liitteen 1 mukainen vakuutus, josta ilmenee tarjoajan kelpoisuus. Tarjoajan on vaadittaessa toimitettava kaikki ko. selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista. 6.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen ja sisältää tarjouspyynnössä edellytetyt vaatimukset. 6.3 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailusta suljetaan pois hankintalain 53 :n ja 54 :n mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt vakaviin taloudellisiin rikoksiin ja sellaiset yritykset, joilla ei voida katsoa olevan hankintalain 71 :n mukaisesti teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. 6.4 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys hankintalain 59, pakolliset vaatimukset 6.5 Tarjouksen hylkääminen Mahdolliset muut selvitykset, joita hankintayksikkö voi pyytää tarvittaessa lähettämään ja näyttämään toteen, joilla on merkitystä hankinnan toteutukseen ja erityisesti tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen. Tarjous hylätään, mikäli se ei vastaa tarjouspyynnön muodollisia vaatimuksia, sitä ei ole annettu määräajassa tai pyydetyssä muodossa, tarjouspyynnön liitteet on jätetty täyttämättä tai että tarjoaja on antanut tarjouskilpailun yhteydessä ostajalle vääriä tietoja. 7. Tarjouksen valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) Hinta: 60 % Kokonaishinta vuodessa (max. 60 pistettä). Vertailussa halvin tarjous saa 60 pistettä. Muut tarjotut hinnat suhteutetaan tähän: halvin hinta/tarjottu hinta *maksimipistemäärä

4 4 (6) Muut arviointikriteerit: Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta 20 % (20 pistettä) alle 5 v 5 pistettä 5-1O v 10 pistettä v 15 pistettä yli 20 v 20 pistettä Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan % -osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 % (10 pistettä) alle 30 % 2 pistettä % 5 pistettä % 8 pistettä % 10 pistettä Tarkastuskohteessa tehtävän työn % -osuus tarkastuksesta 10 % (10 pistettä) alle 30 % 2 pistettä % 5 pistettä % 8 pistettä % 10 pistettä Tarjouksesta tulee ilmetä arviointikriteerien tiedot. 8. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 9. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus koskee vuosien tarkastusta. 10. Hinnat, hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Tarkastuspäivien ja yksikköhintojen on oltava kiinteät ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen mahdollisuus esittää hinnan tarkistusta yleistä kustannuskehitystä vastaavasti neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa.

5 5 (6) 11. Tarjousasiakirjat Laskutus on tehdyn työn perusteella jälkikäteen. Maksuehto 21 pv netto. Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina (alv 0 %). Erillisiä toimitusmaksuja tai laskutuslisiä ei hyväksytä. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: 1) Tilintarkastuspalvelut 1. Tarkastuspäivien lukumäärä vuodessa 2. Tarkastuspäivän päivähinta euroa (sisältäen kaikki matka-, päiväraha-, majoitus ja yms. kulut). Tarkastuspäivä (7,5h) ei sisällä mahdollista matka-aikaa 3. Vastuullisen JHTT-tarkastajan nimi ja yhteystiedot 4. Vastuullisen JHTT-tarkastajan sekä muiden tarkastukseen osallistuvien CV:t 5. Vastuullisen JHTT-tilintarkastajan osuus lakisääteisestä tarkastuksesta % 6. Vastuullisen JHTT-tilintarkastajan kokemusvuodet kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta 7. Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus %:na 8. Tilintarkastuksen kokonaishinta vuodessa perustuen kohdan 4 eriteltyihin määriin, hintaliitteen (liite 2) mukaan. 2) Muut tarkastuspalvelut EU-projektien ja erityistehtävien edellyttämät tilintarkastukset tarkastuspäivän hinta sisältäen kaikki matka-, päiväraha-, majoitus- yms. kulut. Tarkastuspäivä (7,5 h) ei sisällä mahdollista matka-aikaa. Tarjouksen voimassaolo: 12. Tarjousasiakirjojen kieli Tarjous tulee olla voimassa siihen saakka, kunnes valtuusto on asian päättänyt. Ennen varsinaista hankintapäätöksen tekemistä tarkastuslautakunta varaa itselleen mahdollisuuden pyytää tarvittaessa lisätietoja tarjouksen tehneiltä yhteisöiltä. Tarjous liitteineen tulee antaa suomen kielellä.

6 6 (6) 13. Tarjousten jättäminen 14. Päiväys ja allekirjoitus Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tarkastuslautakunnalle xx.xx.2013 klo 15 mennessä suljettuna kirjeenä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostitse osoitteeseen redu@redu.fi. Kuoren päällä tulee olla merkintä tai sähköpostin asianimenä tilintarkastustarjous. Rovaniemi xx.xx.2012 ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Tarkastuslautakunta Jaakko Huttunen Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja LIITTEET Liite 1: Tarjoajien soveltuvuus (täytetty lomake liitetään tarjoukseen) Liite 2: Hintaliite (täytetty lomake liitetään tarjoukseen) Liite 3: Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta Liite 4: Rovaniemen koulutuskuntayhtymän talousarvio vuodelle 2013 ja taloussuunnitelma vuosille

7 Tarkastuspalvelut Tarjouspyynnön Rovaniemen koulutuskuntayhtymä LIITE 1 Tarkastuslautakunta Toripuistikko 5-7, 3. krs Rovaniemi Tarjoajan soveltuvuus Tarjoajaa pyydetään täyttämään oheinen vakuutus tarjoajan soveltuvuudesta. Lomake palautetaan allekirjoitettuna tarjouksen liitteenä. Lisätietoja- kohtaan pyydetään merkitsemään tarvittaessa kommentit. Tarjoajan nimi: Tarjoaja on suorittanut Suomessa tai sijoitusmaassaan verot ja lakisääteiset sosiaaliturvamaksut Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin *) Tarjoaja on merkitty ennakkoperinatärekisteriin.*) Tarjoaja on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.*) Tarjoajalla on voimassa alalla olevat tavanomaiset vakuutukset*) KYLLÄ EI LISÄTIEDOT *) todistukset on esitettävä pyydettäessä. Vakuutan, että antamani tiedot ovat totuudenmukaisia: Nimen selvennys ja asema

8 Rovaniemen koulutuskuntayhtymä / Tarkastuslautakunta JHTT-tarkastuspalvelut Tarjouspyynnön Liite 2 valtuustokaudelle Tarjoaja: Yhteyshenkilö: PL ja katuosoite Postinro ja postitoimipaikka 1. Lakisääteinen tarkastus ja lisätarkastuspalvelut Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Lakisääteinen tarkastus (sisältältäen lautakunan siht.tehtävät) Vastuullisen JHTT-tarkastajan tarkastuspäivän hinta Avustavan tarkastajan tarkastuspäivien määrä ja tarkastuspäivän hinta Lisätarkastuspalvelut Vastuullisen JHTT-tarkastajan lisätoimeksiannon päivähinta Avustavan tarkastajan lisätoimeksiannon päivähinta pvä/vuosi EUR, alv 0% Ennakoitu arvo/vuosi 0,00 Ilmoitettava tarkastuspäivien määrä 0,00 Ilmoitettava tarkastuspäivien määrä 0 yhteensä pvä/vuosi HUOM! Oltava yht.20 pvä 0,00 Ilmoitettava tarkastuspäivien määrä 0,00 Ilmoitettava tarkastuspäivien määrä 0 yhteensä pvä/vuosi HUOM! Oltava yht.7 pvä Yhteensä/vuosi 0,00 = Vertailuhinta