Espoon kaupunki Pöytäkirja 19.08.2015 Sivu 1 / 39 Kokoustiedot Aika 19.08.2015 keskiviikko klo 17:15-19:15 Paikka Opinmäen koulu, Likusterikatu 2, Espoo Saapuvilla olleet jäsenet Johanna Horsma, puheenjohtaja Marita Backman Veikko Granqvist Seppo Huhta Liisa Kivekäs Kari Kuusisto, Poistui klo 18.23 90 Teemu Leppänen Miia Lönnqvist Pirkko Sillanpää Satu Soini Päivi Salli Juhani Mäntylä Sauli Solhagen Muut saapuvilla olleet Mauri Suuperko Minna Ahola Anu Hilpi Kari Sirviö Auli Hackman Maija Lehtinen Petteri Mussalo Kurt Byman Kristiina Salo Katariina Kaukonen liiketoimintajohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja kaupunginhallituksen edustaja henkilöstön edustaja hallintolakimies, sihteeri
Espoon kaupunki Pöytäkirja 19.08.2015 Sivu 2 / 39 Allekirjoitukset Johanna Horsma puheenjohtaja Katariina Kaukonen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: 20.8.2015 Pirkko Sillanpää Pöytäkirjan nähtävänäolo 31.12.2014 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 27.8.2015 osoitteessa Virastopiha 2 B, Espoon keskus.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 19.08.2015 Sivu 3 / 39 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 83 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 84 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 5 85 Espoo Catering -liikelaitoksen seurantaraportti tilanteesta 6 31.7.2015 86 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti 10 tilanteesta 31.7.2015 87 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen seurantaraportti 15 tilanteesta 31.7.2015 88 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti 20 tilanteesta 31.7.2015 89 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen seurantaraportti 24 tilanteesta 31.7.2015 90 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti 27 tilanteesta 31.7.2015 91 Johtokunnan alaisten viranhaltijoiden päätökset 30 92 Päätökset ja kirjelmät sekä kokouksessa kuultavat 33 selostukset 93 Oikaisuvaatimus controllerin toimen vakinaisesta 34 täyttämisestä Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksessa 93 Oikaisuvaatimusohje 38
Espoon kaupunki Pöytäkirja 83 19.08.2015 Sivu 4 / 39 83 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Päätösehdotus Selostus Päätös Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi Johtokunta oli kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla 12.8.2015 päivätyllä johtokunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 84 19.08.2015 Sivu 5 / 39 84 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Päätösehdotus Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Pirkko Sillanpää. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Pirkko Sillanpää.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 85 19.08.2015 Sivu 6 / 39 249/02.02.02/2015 85 Espoo Catering -liikelaitoksen seurantaraportti tilanteesta 31.7.2015 Valmistelijat / lisätiedot: Pirkko Hagerlund, puh. 043 824 6511 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Minna Ahola Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportin tilanteesta 31.7.2015 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma 31.7.2015 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä kaupunkitason, toimialatason ja liikelaitos- sekä taseyksikkötason seurantaraporttien, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin 24.8.2015 ja valtuustolle asia viedään 7.9.2015. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Talous Tulosennuste on 0,6 milj. euroa talousarviota parempi tarvikkeisiin ja henkilöstökuluihin arvioiduista säästöistä johtuen. Liikevaihdon arvioitu alitus johtuu ulkoisten ostajien asiakasmäärän vähenemisestä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 85 19.08.2015 Sivu 7 / 39 Tarvikkeiden säästö kohdistuu elintarvikkeisiin. Elintarvikkeiden hintojen nousut ovat olleet arvioitua maltillisempia ja Aromi-järjestelmän käytön lisääminen ohjaa ostojen oikeellisuutta. Elintarvikkeiden hintojen muutosten vaikutukset tarkentuvat syksyllä. Henkilöstökulujen säästö johtuu rekrytointivaikeuksista. Vastaavasti työvoimanvuokrauspalveluja on käytetty 21 prosenttia enemmän kuin viime vuoden vastaavana ajankohtana ja niiden arvioidaan ylittyvän. Henkilöstökuluja loppuvuonna kasvattavat päivähoitoon maksettavat yhteisen avustavan henkilöstön palkkauskustannukset. Sitovat tulostavoitteet 1. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoitteen arvioidaan toteutuvan. 2. Investointien kokonaismäärä on enintään valtuuston hyväksymän talousarvion mukainen. Investointirahat on siirretty Espoo Tietotekniikka -tulosyksikköön. 2. Toiminta ja sen kehittäminen Teema- ja juhlapäivien ateriat sekä asiakaspalautteista nousseet muutostarpeet on suunniteltu ruokalistoille. Ruokaohjeita on päivitetty ja tuotevalintoja arvioitu uudelleen. Liemivalmisteiden ja kasvirasvasekoitteen osuutta reseptiikassa on vähennetty tai ne on poistettu kokonaan. Kasvisruokien monipuolistamiseksi on linssien ja papujen osuutta lisätty ruokalistalla. Sokerin määrät resepteillä on tarkistettu. Kasvisten määrää on lisätty edelleen ja kauden tuotteet huomioidaan valikoimassa. Aamupaloilla tarjotaan kerran viikossa kotimaisista marjoista tehtyä sosetta. Kouluihin ja päiväkoteihin otettiin ruokajuomaksi luomupiimä ja henkilöstöravintoloihin luomumaito. Espoon kaupungin poikkihallinnolliseen Kestävä elämäntapa - ohjelmaan liittyen Espoo Catering järjestää ilmastoystävällisen ruoan lisäämiseksi kasvisruokareseptikilpailun, joka on suunnattu kotitaloutta opiskeleville nuorille, henkilöstölle ja yhteistyökumppaneille. Kilpailu toteutetaan syksyllä 2015. Ympäristöpassisuorituksia on 214 ja määrä on noussut 7 prosenttia vuoden vaihteen tilanteesta. Suomessa järjestettiin kansainvälinen Suomen Voimisteluliitto Svoli Ry:n järjestämä Gymnaestrada -tapahtuma 12. - 19.7. Kuudessa espoolaisessa koulussa majoittui n. 1400 tapahtumaan osallistujaa, joille Espoo Catering valmisti aamiaiset. Opinmäen kampuksen keittiön toiminta on suunniteltu. Kuntalaisten tiedonsaannin helpottamiseksi otettiin Internetissä käyttöön kysymys-vastaus-palsta, jonne viedään asiakkaiden yleisimmin esittämät kysymykset ja vastaukset niihin. Koulu- ja päiväkotiruokailun esittelyvideo valmistui.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 85 19.08.2015 Sivu 8 / 39 Vuoden 2014 Kunta10-tulokset valmistuivat alkuvuodesta, tulokset on käsitelty henkilöstön kanssa ja kehittämistoimenpiteet aloitettu. Keväällä esimieskoulutuksissa käsiteltiin häirintä ja epäasiallinen kohtelu työpaikalla. Ruokapalveluhenkilökunnan uusi työvaatemallisto otettiin käyttöön. Mittarit TP 2013 TP 2014 TA 2015 Toteuma 2015 31.7.2015 Poikkeama Ruokajätteen väheneminen 31.12.2014 tilanteesta, % 0 0 2,0 2,9 +0,9 Automaattisesti kohdistuneet ostolaskut % kaikista ostolaskuista 44,4 50,0 55,0 55,1 +0,1 Tuottavuusmittarit ovat toteutuneet. Ruokajätteen määrän pysyttämiseksi tavoitteen mukaisena panostetaan. Ylijäänyttä ruokaa myydään kahdessa henkilöstöravintolassa ja myyntikokeilu jatkuu kahdessa koulussa. 3. TATU-ohjelma Liikelaitoksessa suunniteltiin ja käynnistettiin vuoden alussa talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman mukaiset projektit ja toimenpiteet. Organisointivaihtoehdot -projektissa on selvitetty vaihtoehtoisia malleja, joilla kaupungin tarvitsemat catering-palvelut voidaan tuottaa lakia noudattaen, kokonaistaloudellisesti ja sosiaalinen tarkoituksenmukaisuus huomioiden. Kaupunginhallitus päätti 15.6. ehdottaa, että valtuusto valitsee elokuussa Espoo Catering -liikelaitoksen uudeksi organisointitavaksi kaupungin omistaman in house - yhtiön ja kehotti kaupunginjohtajaa käynnistämään valmistelun siten, että muutos on toimeenpantavissa vuoden 2016 alusta. Keskuskeittiön laitteet, prosessi ja tuotanto on suunniteltu. Toiminta on suunniteltu siten, että tuottavuus paranee miljoona euroa. Laitteet on kilpailutettu ja tarjousvertailu on tehty. Hankesuunnitelma on päivitetty. Suunnittelussa tilatehokkuuden parantamiseen on panostettu, toimintaprosessien kustannustehokkuutta on kehitetty ja tekniset ratkaisut on suhteutettu saavutettavaan hyötyyn. Ruokatuotantoa varten on jatkettu ruokien testaamista ja arvioitu eri raaka-aineiden soveltuvuutta cook and chill -valmistukseen. Aromi-ruokatuotantojärjestelmän käyttöä on lisätty. Palvelukeittiöistä 69 on aloittanut tilaamaan tukkutuotteensa sähköisesti Aromilla ja toteuttaa
Espoon kaupunki Pöytäkirja 85 19.08.2015 Sivu 9 / 39 tuottavuusmittaria automaattisesti kohdistuneiden laskujen määrän lisäyksestä. Aromin käytön lisääminen ohjaa ostojen oikeellisuutta ja vähentää henkilöstöresurssitarvetta. Säästöksi arvioidaan 70 000 euroa. Asiakkaan sähköinen ateriatilaus on otettu käyttöön 9 päiväkodissa ja kolmessa tuotantokeittiössä. Sähköinen ateriatilaus tehostaa ja selkiyttää keittiöiden ja päiväkodin osastojen välistä aterioiden tilaus- ja laskutusprosessia. Community- ja Aromi-järjestelmän yhteensopivuutta ja toimivuutta laskutuksen automatisoimiseksi ja manuaalisen työn vähentämiseksi on selvitetty. Aromi-järjestelmästä saatavaa sähköistä lähetyslistaa on testattu yhteistyössä tavaran- ja järjestelmätoimittajien kanssa. Testauksia jatketaan elokuussa, jonka jälkeen se otetaan käyttöön. Sähköinen lähetyslista tuo varmuutta keittiöiden toimintaan ja tulee nopeuttamaan laskutusprosessia. Työturvallisuuskävelyt on tehty kaikissa keittiöissä. Vaarojen kartoitus ja riskien arvioinnit päivityksen on tehnyt 96 prosenttia keittiöistä. On osallistuttu toimialan työhyvinvoinnin ja esimiestyön kehittämisohjelmaan. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 86 19.08.2015 Sivu 10 / 39 249/02.02.02/2015 86 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti tilanteesta 31.7.2015 Valmistelijat / lisätiedot: Anne Leino, puh. 046 877 3733 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportin tilanteesta 31.7.2015 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma 31.7.2015 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä kaupunkitason, toimialatason ja liikelaitos- sekä taseyksikkötason seurantaraporttien, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin 24.8.2015 ja valtuustolle asia viedään 7.9.2015. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Talous Liikelaitoksen tuloksen ennustetaan olevan 0,5 milj. euroa parempi kuin talousarvio. Kelakorvauspäätös vuodelta 2013 oli arvioitua suurempi. Jos vuoden 2014 korvauspäätös saadaan tälle tilikaudelle, niin sen arvioidaan
Espoon kaupunki Pöytäkirja 86 19.08.2015 Sivu 11 / 39 nostavan tulosta vielä 0,2-0,3 milj. euroa. Lisäksi tuloksen parantumiseen on vaikuttanut säästöt henkilöstökuluissa ja palvelujen ostoissa. Vuoden alusta työterveyspalveluissa on siirrytty bruttolaskutukseen konsernihallinnolta. Muutos tehtiin Kelan vaatimusten mukaisesti. Yleishallinto hakee kelakorvauksen kaupungille tästä vuodesta eteenpäin. Nettolaskutus ja Kelakorvausanomus valmistellaan liikelaitoksessa. Käyttösuunnitelmaan on tehty tiliryhmävälinen tekninen muutos, jossa Tuet ja avustukset tililtä on siirretty 1,8 milj. euroa sisäiseen myyntiin. Liikevaihdon ennustetaan alittuvan noin 0,4 milj. euroa. Työterveyspalveluissa on ollut ensimmäisellä vuosipuoliskolla lääkärivajetta ja tutkimuspalvelujen käyttö budjetoitua pienempää. Rekrytointimäärien ennustetaan jäävän n. 4 % budjetoitua pienemmiksi. Liiketoiminnan muissa tuotoissa on Kelakorvausta vuodelta 2013, joka oli 0,3 milj. euroa arviota suurempi. Menot alittuvat noin 0,5 milj. euroa pääosin henkilöstökuluissa, johtuen mm. virkalääkärien avoinna olevista vakansseista. Sisäiset palvelujen ostot alittuvat mm. tietotekniikan palveluissa. Aineettomat investointimenot ovat Espoo Tietotekniikassa. earkisto on käyttöönotettu maaliskuussa ja perustietoilmoituksen sähköistäminen on edelleen testausvaiheessa. Arvioidut kustannukset ovat tälle vuodelle n. 25 000 euroa. Sitovat tulostavoitteet - Liikelaitoksen tulos on positiivinen, toteutuu - Investointien kokonaismäärä on enintään valtuuston hyväksymän talousarvion mukainen, Investointirahat on siirretty Espoo Tietotekniikkaan. 2. Toiminta ja sen kehittäminen HR-neuvomoon yhteydenottoja oli seurantajaksolla noin 10 000 ja ne ovat kasvaneet n. 14 % viimevuoden vastaavasta ajankohdasta. Kasvu selittyy työajanseuranta järjestelmä Timeconiin liittyvän sähköisen Reg@Web nettisovelluksen käyttöönotosta, joita on uutena tehtävänä hoidettu HRneuvomon toimesta viime syksystä alkaen. Timeconin työajanseurannan käyttäjistä sähköisen nettisovelluksen on ottanut käyttöön 1 715 (60 %). Tavoitteena on saada kaikki käyttäjiksi vuoden loppuun mennessä. Eläkehakemuksien määrä 215 kpl on kasvanut edellisvuodesta 21 %. Vastaavasti palvelutodistusten ja lisäpäätöksien valmistelut ovat hieman laskeneet. Lync -tekniikka otettiin käyttöön palvelussuhdekoulutuksissa keväällä, sen avulla koulutuksiin on ollut mahdollisuus osallistua sähköisesti. Asiakaspalvelun vaikuttavuuden tehostamiseksi on määritelty tavoitetaso sähköposteihin vastaamiselle sekä palvelupyyntöihin reagoinnille. Seurantaa varten on kehitetty mittari, joka seuraa asetetun tavoitetason toteutumista. Espoon sähköiset lomakkeet eilo-projektiin on HR-neuvomosta osallistunut yksi työntekijä kokopäiväisesti, lisäksi kaksi työntekijää on osallistunut testauksiin erillisen aikataulun mukaisesti. Sähköisten lomakkeiden käyttöönoton myötä neuvontapalvelut on suunnitelmissa kohdentaa vain esimiehille ensi vuoden alusta alkaen.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 86 19.08.2015 Sivu 12 / 39 Henkilöstön kehittämispalvelujen henkilöstössä on ollut vajetta kahden henkilön eläköitymisten vuoksi. Vajaus on näkynyt palvelujen tarjonnassa, erityisesti kaupunkitasoisen työhyvinvointitoiminnan alueella. Tilanne tulee paranemaan syksyllä palkattavan uuden työyhteisövalmentajan myötä. Kevään valmennuksiin ja koulutuksiin on osallistunut kevään aikana yli 2 000 henkilöä. Sähköisen oppimisalustan hankinnan valmistelu jatkuu. Oppimisalusta tulee mahdollistamaan varsinaisten verkkokoulutusten ja monimuotokoulutusten toteuttamisen sekä sähköisten tallenteiden käytön aktiivisuuden seurannan. Verkkokurssien toteuttaminen edellyttää henkilöstöltä uudenlaisia pedagogisia valmiuksia, joita tullaan kehittämään rinnan oppimisalustan hankinnan kanssa. Virtuaalibussi perehdytyskurssin vaihtoehtona on myös ollut työn alla ja se valmistuu syksyn kuluessa. Lyyti koulutuksenhallintajärjestelmän käyttöönotto on saanut kaupunkitasoisesti hyvän vastaanoton. Kunta 10 tutkimustulokset jalkautettiin ensimmäisen kerran kokonaan sähköisiä työkaluja käyttäen ja tuloksista ja menettelyistä tehtiin videotallenteet. Stipendikukkaroa kehitettiin sekä menetelmän että sisältöä koskevien linjausten osalta. Stipendi on tarkoitettu omalla ajalla ja kustannuksella tapahtuvan opiskelun tukemiseen. Tälle vuodelle siihen oli varattu 250 000 euroa ja stipendiä haki 427 työntekijää. Rekrytointipalveluissa rekrytointimäärät ovat noin 2 200 kpl vuodessa, suunnilleen saman verran kuin edellisenä vuonna. Kesätyö paikkoja oli tarjolla noin 750, joka oli enemmän kuin viime vuonna. Kesätyöhakemuksia saapui yli 20 000. Rekrytointipalvelut on ollut mukana koordinoimassa kahtakymmentä, keskitetyillä määrärahoilla tuettua, oppisopimuspaikkaa. Kohderyhmänä ovat olleet alle 30-vuotiaat, tavoitteena nuorisotyöttömyyden ehkäiseminen. Videohaastattelutyökalua on pilotoitu ja siitä on saatu hyvää palautetta. Tämän vuoden aikana kokeillaan kahta eri versiota. Syksyllä tehdään kilpailutus pysyvämmästä palvelun tarjoajasta. Ammattialavideotuotanto on ostettu ja kuvakset tehdään elokuussa. Sähköinen perustietoilmoitus projekti on viivästynyt ja jatkuu kesälomien jälkeen. Keskitetyillä markkinointirahoilla tuetaan mm. uuden sairaalan päivystysosaston rekrytointikampanjaa syksyn aikana. Espoon kaupunki on osallistunut Vastuullinen kesäduuni 2015 - kampanjaan ja siihen liittyviin kilpailuihin. Rekrytointipalvelut on pitänyt työnhakuvalmennusta Kuntakokeilun työttömille asiakkaille sekä oppilaitosten opiskelijoille yhdessä Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n kanssa. Elokuussa Rekrytointipalvelut pitää työnhakuvalmennusta Sosiaali- ja terveystoimen etuuskäsittelijöille, joiden työ on loppumassa etuuskäsittelytyön siirtyessä tulevaisuudessa KELA:aan. Työterveyspalveluissa uuden potilastietojärjestelmäversion käyttöönotto sekä valtakunnalliseen earkistoon liittyminen toteutettiin keväällä. Hankkeet sisälsivät koko henkilöstön kouluttamisen ja mittavan projektin läpiviemisen taustatöissä. Toiminnallisesti alkuvuosi on strategian mukaisesti painottunut edelleen ennaltaehkäisevän toimintaan. Tiivistä yhteistyötä on tehty toimialojen kanssa. Toimintasuunnitelman mukaisesti työpaikkaselvityksiä ja työkykyarvioita sekä työterveysneuvotteluita on tehty ja pidetty huomattava määrä. Terveystarkastukset ovat painottuneet kohdennettuihin suunnattuihin terveystarkastuksiin. Yksi oma
Espoon kaupunki Pöytäkirja 86 19.08.2015 Sivu 13 / 39 työterveyslääkäri aloitti toukokuun lopussa. Lääkärivaje on haitannut alkukevään toimintaa. Lääkärirekrytointia jatketaan syksyllä. Työterveyshuollon Laatukäsikirjan laatiminen on aikataulussa. Työterveyshuolto on ilmoittautunut ns. ODA -hankkeeseen, jossa kehitetään terveydenhuollon digitaalisia vuorovaikutuskäytäntöjä potilaiden kanssa. Hankkeeseen on anottu rahoitusta Tekesistä eikä lopullisia päätöksiä siitä vielä ole. Lisäksi Espoon työterveyshuolto tekee yhteistyötä mm työterveyslaitoksen kanssa ja on verkostoitunut muiden kuntatoimijoiden kanssa. Mittari TP 2013 TP TA ENN Poikkeama 2014 2015 7/2015 Toimintamenot/ Kaupungin työntekijä Palvelussuhdepalvelut 78 87 91 89-2 Henkilöstön kehittämispalvelut 45 38 45 39-6 Rekrytointipalvelut 72 75 78 77-1 Työterveyspalvelut (brutto) 272 234 258 239-19 3. TATU-ohjelma Liikelaitoksessa on suunnitelma sähköisten menetelmien kehittämisestä. Osa hankkeista on jo toteutettu ja valmistelussa olevat etenevät pääosin aikataulun mukaisesti. Toiminnan raportointiosuudessa on kerrottu tarkemmin hankkeista. Osallistuminen kaupunkitasoisen HR -toimintamallin kehittämiseen jatkuu. Ensi vaiheessa on työstetty HR -identiteettiä ja toimintamallin arvopohjaa. Syksyllä jatketaan roolien ja palvelujen tarkastelulla. Palvelustrategian laadinta käynnistyy palveluliiketoimen johdolla syksyllä. Osallistuminen palveluliiketoimen Jutellaanko muutoksenhallinnasta? -projektissa jatkuu tulevaisuustyöryhmien työskentelyllä, jossa on mukana liikelaitoksen esimiehiä ja työntekijöitä. Työterveyden tiloissa aloitetaan syksyllä muutostyöt, jolla haetaan tilojen tehokkaampaa käyttöä. Muiden tilojen osalta jatkossa on valmius tilojen muuttamiseen monitoimitiloiksi, jolloin niihin voi sijoittua nykyistä enemmän henkilöstöä. Henkilöstölle järjestetään syksyllä koulutusta Asiakasvaikuttavuuden kehittämisestä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 86 19.08.2015 Sivu 14 / 39 Varhaisen tuen mallin prosesseja on kehitetty sivistys- ja palveluliiketoimen kanssa sekä toimintamallista on informoitu eri foorumeissa. Kaupunki tiukensi vuoden alusta gynekologia - ja mammografiapalveluiden ehtoja. Maksusitoumukset poistettiin mammografiapalveluista, koska ne olivat päällekkäiset valtakunnallisten seulontojen kanssa. Gynekologiapalveluihin saa maksusitoumuksen yhteen käyntiin joka kolmas vuosi. Henkilöstöetua hallinnoidaan työterveyspalveluissa ja sen käyttö on laskenut ko. toimenpiteiden vuoksi viimevuoden vastaavasta ajankohtaan verrattu noin 65 000 euroa. Yhteistyössä Talouspalvelut -liikelaitoksen kanssa on rakennettu tuotebudjetointia ja -seurantaa talousohjausjärjestelmään. Sen käyttöä testataan tämän vuoden aikana ja päätös sen jatkosta tehdään vuodenvaihteessa. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 87 19.08.2015 Sivu 15 / 39 87 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen seurantaraportti tilanteesta 31.7.2015 Valmistelijat / lisätiedot: Sisko Rantamäki, puh. 050 414 1080 etunimi.sukunimi@espoo.fi 249/02.02.02/2015 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Anu Hilpi Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportin tilanteesta 31.7.2015 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma 31.7.2015 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä kaupunkitason, toimialatason ja liikelaitos- sekä taseyksikkötason seurantaraporttien, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin 24.8.2015 ja valtuustolle asia viedään 7.9.2015. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Talous Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen heinäkuun ennusteessa on liikevaihtoa ulkoisten tulojen osalta lisätty 1,0 milj. euroa. Maanvastaanoton tulokertymä on ollut, ja sen arvioidaan myös loppuvuoden osalta olevan
Espoon kaupunki Pöytäkirja 87 19.08.2015 Sivu 16 / 39 enemmän kuin budjettiin varattu 2,3 milj. ja huhtikuun ennusteessa lisätty 0,5 milj. euroa. Näistä tulonlisäyksistä huolimatta on liikelaitoksen budjetti vuodelle 2015 hyvinkin haastava. Positiivisen tuloksen saavuttaminen vaatii kulukuria ja tehostettua toimintaa, varsinkin kun tuotantoprosessien tehostuminen on laskenut ylläpitopalveluiden neliöhintoja. Palveluiden ostoja on pyritty karsimaan vähentämällä ulkopuolisten yritysten autojen ja koneiden käyttöä. Vuokramenoja on voitu pienentää 0,5 milj. euroa, sanomalla irti toimitiloja ja keskittämällä enemmän toimintaa Mikkelän tukikohtaan. Henkilöstömenojen osuus tulee supistumaan jonkin verran, koska vakansseja on jätetty täyttämättä ja määräaikaisia on palkattu aiempia vuosia vähemmän. Henkilöstökulut ovat kuitenkin vähentyneet arvioitua vähemmän, koska tuntipalkkakausia on alkuvuodesta ollut yksi enemmän kuin vuonna 2014. Heinäkuun loppuun mennessä vakinaisen henkilöstön lukumäärä on 303, kaksikymmentä henkilöä vähemmän verrattuna vuoteen 2014, ja määräaikaisten lukumäärä on vähentynyt 17 vuoteen 2014 verrattuna. Rakentamishankkeita ja ylläpidon lisätöitä ei lomakaudesta johtuen ole voitu laskuttaa heinäkuun osalta. Laskutusvaje on rakentamishankkeiden osalta n.1,7-2 milj. euroa ja ylläpidon lisätöiden osalta 0,7 milj. euroa.tilanne kuitenkin korjautuu syksyn aikana. Vähentynyt henkilöstömäärä on aiheuttanut varsinkin ylläpidossa resurssipulan. Riskinä on, että näillä resursseilla ei kaikkia tilattuja töitä ehditä suorittaa. Riskin eliminoimiseksi on lisätöille laadittu resurssi- ja aikataulusuunnitelma. Rakentamisen tilauskanta on sekä katu- että viherrakentamisessa loppuvuoden osalta hyvä. Ympäristöpalvelut ovat lähinnä maanvastaanottotulojen ansiosta tehneet ylijäämäistä tulosta. Puunmyyntitulotkin tulevat ylittämään arvioidun 0,4 milj. euroa tilaajalta saadun uuden lumenvastaanottopaikan puunraivaushankkeen ansiosta. Tämä hanke vaikuttaa myös eteläisen katurakennuksen tilauskantaan positiivisesti. Kaupunginpuutarhan puutyöhallin palo loppuvuonna 2014 on vaikeuttanut puutarhan toimintaa ja tuonee, palovakuutuskorvauksista huolimatta, lisäkustannuksia. Puutyöhallin tilauskanta olisi hyvä, mutta toimitila Soukassa ei ole kaikilta osin käyttövalmis, joten töitä ei päästä vielä tekemään. Kaikkien palveluyksiköiden arvioidaan pääsevän positiiviseen tulokseen. Liikelaitoksen heinäkuun 2015 tulos on 3,3 milj. euroa alijäämäinen. Sitovat tulostavoitteet 1. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoitteen arvioidaan toteutuvan.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 87 19.08.2015 Sivu 17 / 39 2. Investointien kokonaismäärä on enintään valtuuston hyväksymän talousarvion mukainen. Tavoitteen arvioidaan toteutuvan. 2. Toiminta ja sen kehittäminen Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen toimintaa jatketaan nykyisillä palveluvalikoimilla, Toivo-projektin myötä on kaikki työt ja palvelut hinnoiteltu. Sisäisten palveluiden hinnat ovat toiminnan tehostumisen myötä laskeneet ylläpidon neliöhintojen osalta. Ulkoisten myyntien hinnat eivät ole nousseet, volyymit ovat alkuvuoden osalta kasvaneet.. Koko vuoden tasaisella työkannalla tuottavuuden parantumista voidaan odottaa rakentamisessa ja ympäristöpalveluissa. Yksityisten maansiirtoautojen tehokkaan työajan mittaaminen suoritetaan viikoittain. Tavoitteena on vähentää odotusaikaa ja tehostaa prosessia saaden aikaan kustannussäästöjä. Mittaustulokset ovat olleet keskimäärin 59 %, tavoitteena oli 57 %, joten tavoite on saavutettu. MVR-mittaukset, joilla mitataan työmaiden turvallisuutta, tehdään säännöllisesti katu- ja viherrakentamisessa sekä maanvastaanotossa. Mittausten tulokset ovat olleet erittäin hyviä, keskimäärin 96 % jokaisella mittauspaikalla. Teknisen keskuksen, Kiinteistöpalvelu -liikelaitoksen ja Kaupunkitekniikka - liikelaitoksen yhteisen tuotannonohjausjärjestelmä TOIVO on otettu ensimmäisen vaiheen osalta käyttöön toukokuussa, eli tehtävien töiden ilmoitus mobiililla, lisätöiden tilaaminen, hankkeiden seuranta ja laskutus tehdään jo Toivo- järjestelmän kautta. Seuraava vaihe, eli tavaroiden ja palveluiden tilaaminen sekä ostolaskujen kirjaus otetaan käyttöön elokuun aikana. Liikelaitoksen johto osallistuu Johtoryhmän työskentely-projektiin, jonka tavoitteena on johtoryhmätyöskentelyn kehittäminen, sekä PATEn alaiseen Muutoksenhallinta-projektiin, jonka tavoitteena on rakentaa muutoksen hallintaan ja johtamiseen toimintamalli. Tähän projektiin osallistuu myös henkilöstön edustajia. Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitos valmistelee hyvässä yhteishengessä Teknisen keskuksen kanssa organisaatioiden yhdistymistä substanssi- ja muissa asiaan liittyvissä projektiryhmissä. Tuottavuusmittarin laskennassa on käytetty heinäkuun toteumatietoja (TATU). Tuottavuus on kasvanut suunniteltua enemmän ja palveluhinnat ovat edelleen alentuneet talousarviosta alla olevan taulukon mukaisesti.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 87 19.08.2015 Sivu 18 / 39 Mittarit SUORITTEET 73 ESPOO KAUPUNKITEKNIIKKA Katualue, indeksoidut Ylläpitokustannukset euroa/m², 2. luokka Viheralue, indeksoidut ylläpitokustannukset euroa/m², A3 luokka TP 2013 TP 2014 TA 2015 Toteuma 2015 Poikkeama 2,11 1,35 1,33 1,21-0,12 0,99 0,81 0,8 0,74-0,06 Maansiirtoautojen käyttöaste, % 43 57 59 2 Tuottavuusmittareiden toteumat ovat ylittäneet asetetut tavoitteet, sekä ylläpidossa, että maansiirtoautojen käyttöasteen osalta. 3. TATU-ohjelma Yksityisten maansiirtoautojen säännöllinen tehokkaan työajan mittaaminen suoritetaan viikoittain. Tavoitteena on vähentää odotusaikaa ja tehostaa prosessia saaden aikaan kustannussäästöjä. Liikelaitos on ottanut käyttöön syyskuun alussa 2014 uuden sähköisen palvelun ylijäämämaiden vastaanotossa. Sähköinen menetelmä tuo säästöä, niin ylijäämämaata tuoville yrittäjille, kuin myös Espoo Kaupunkitekniikalle, noin kuusi miestyövuotta/vuosi (TATU), vastaanottoprosessien tehostumisella. Sähköisten palveluiden tuotantokäyttö maan- ja lumen vastaanotossa vähentää laskutuskustannuksia. Lisäksi maanvastaanottotuloja on tullut budjetoitua enemmän loppuun mennessä enemmän, 700 000 euroa (TATU). Teknisen keskuksen, Kiinteistöpalvelu -liikelaitoksen ja Kaupunkitekniikka - liikelaitoksen yhteisen tuotannonohjausjärjestelmä TOIVOn käyttöönotto vähentää kirjaus ja raportointityötä, tuo säästöjä ja parantaa tuottavuutta. Kunnossapitotöiden tilaukset, tarjoukset ja toteutuneet kustannukset tehdään mobiiliratkaisulla. Toivon tuomat edut liikelaitoksemme kannalta ovat seuraavanlaiset; kustannukset ovat 0,5 milj. euroa, säästöjen on arvioitu aikavälillä 2015-2018 olevan 1,9 milj. euroa. Säästöjen/ tuottavuuden paraneminen perustuu seuraavaan: 1) hallinnollisten töiden vähenemiseen 0,9 milj. euroa: prosesseja tehostamalla ja vähentämällä ylläpidettäviä järjestelmiä 2) tuotannolliset tekijät, säästöt 1,0 milj. euroa 3) yksiköiden välisten resurssien nykyistä tehokkaampi hyödyntäminen; moniosaajat, kausivaihtelu ym. 4) koneiden käyttöasteen paraneminen 5) työntekijöille mahdollisuus suunnitella itse työtehtävien järjestystä; työnjohdon roolina tulee olemaan ohjaava. Kun työntekijällä on
Espoon kaupunki Pöytäkirja 87 19.08.2015 Sivu 19 / 39 mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön, työhyvinvointi, motivaatio ja asenne paranevat. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 88 19.08.2015 Sivu 20 / 39 249/02.02.02/2015 88 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti tilanteesta 31.7.2015 Valmistelijat / lisätiedot: Päivi Turunen, puh. 050 526 2159 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Maija Lehtinen Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportin tilanteesta 31.7.2015 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma 31.7.2015 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä kaupunkitason, toimialatason ja liikelaitos- sekä taseyksikkötason seurantaraporttien, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin 24.8.2015 ja valtuustolle asia viedään 7.9.2015. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Talous Liikelaitoksessa laadittiin käyttösuunnitelma talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman lisäsäästövaatimuksen -0,5 milj. euroa mukaisesti. Useita tuottavuustoimenpiteitä käynnistettiin ja osa on jo valmistunut.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 88 19.08.2015 Sivu 21 / 39 Tuloksen arvioidaan ylittävän 0,3 milj. eurolla budjetin. Tulos 31.7 on alijäämäinen 0,8 milj euroa, johtuen jaksotuseroista. Kunnossapidon alkuvuoden laskutus on tehty toteuman perusteella. Laskutus korjataan tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönoton jälkeen syyskaudella, jolloin korjaustyöt laskutetaan töittäin tuntilaskutuksen mukaan. Riskinä on kattaako järjestelmään syötetyt tunnit kunnossapidon yleiskustannuksen. Palveluyksiköiden tulosten arvioidaan olevan budjetin mukainen lukuunottamatta siivouspalvelujen, jonka henkilöstökulut arvioidaan vähenevän 0,2 milj. euroa ja palvelujen ostot 0,1 milj. euroa. Käyttäjäpalvelujen tulot arvioidaan ylittyvän 0,9 milj. eurolla ja menojen 0,8 milj. eurolla. Sitovat tulostavoitteet 1. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoitteen arvioidaan toteutuvan. 2. Toiminta ja sen kehittäminen Liikelaitoksen toiminnan painopisteenä on ollut tuotannonohjauksen käyttöönoton valmisteluun liittyvät toimenpiteet ja koulutukseen osallistuminen. Tuotannonohjausjärjestelmän toiminnan suunnittelu otettiin käyttöön 11.5. Kesän aikana pilotoitiin tuotannossa sähköisten ostotilausten tekemistä ja tarkoituksena on ottaa ostotilausosa tuotantokäyttöön syksyllä. Liikelaitoksen eri palveluyksiköiden sisäisen yhteistyön parantamista on jatkettu viiden oman projektin avulla, joiden on tarkoitus valmistua syksyn aikana. Projekteissa keskitytään viestinnän ja tiedonvarastoinnin kehittämiseen, kesätöiden suunnitteluun sekä yksiköiden toiminnan tunnetuksi tekemiseen. Liikelaitoksen tilakustannuksia on saatu alas, johtuen kunnossapidon toiminnan keskittämisestä yhteen Mikkelän tukikohtaan. Yhdessä tukikohdassa toimiminen on lisännyt yhteistyötä ja alentanut myös toiminnan kustannuksia. Liikelaitoksen johtoryhmän toiminnan kehittäminen on päättynyt ESJOprojektin mukaisesti. Kiinteistöpalvelujen tilaaja- ja tuottajayksiköiden keskittäminen yhteen uuteen yksikköön on aloitettu yhteistyössä Tilakeskus-liikelaitoksen kanssa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 88 19.08.2015 Sivu 22 / 39 Rakentamispalveluissa työn hintaan vaikuttaa lisääntyneet pienet vikakorjaukset, joiden kustannukset korjausta kohden ovat matalammat kuin ohjelmoitujen isojen vuosikorjausten. Vanhat kiinteistöt aiheuttavat edelleen paljon vikakorjauksia ja niiden määrä kasvaa edelleen vuosittain. 3. TATU-ohjelma Palvelustrategian laatiminen kaikkiin liikelaitoksiin, tavoitteena kilpaillun markkinan tehokkaampi hyödyntäminen. Tavoite toteutui syksyn siivouspalvelujen kilpailutuksessa. Kiinteistönhoidossa on Tilakeskuksen toimesta kilpailutettu L3-alue. Alue siirtyy ulkopuoliselle toimijalle mahdollisesti joulukuussa 2015, joten vuoden 2015 aikana säästöjä ei ehdi tulemaan. Kaluston käytön ja tilojen tehostaminen, tavoitteena kustannustehokkaampi toiminta. Kunnossapidon tukikohta on keskitetty Mikkelään alkuvuodesta, vuokrasäästöä 0,035 milj. euroa / vuosi. Kaluston käytön tehostaminen ei ole vielä toteutunut, aloitetaan projektina syksyllä, kaluston käytön optimointi tehdään yhteistyössä Logistiikan kanssa 2015. Työhyvinvoinnin ja esimiestyön kehittäminen, tavoitteena motivoitunut, työkykyinen ja sitoutunut henkilöstö minkä seurauksena poissaoloista ja tapaturmista aiheutuvien kustannusten väheneminen. Tavoite toteutuu; koulutuksiin ja PATEen on osallistuttu, on luotu uusia tehokkaita toimintamalleja (mm. sisäilmaprosessit, hankintaprosessit), sisäistä yhteistyötä on lisätty ja johtoryhmän sparraus on tehty. Toiminnan tehostamisen säästöt siivouspalveluissa noin 2 % ja kiinteistönhoidossa noin 4,7 %. Hankintatoimen kehittäminen, tavoitteena koko kaupungissa kustannustehokkaampi toiminta. Tavoite on osittain toteutunut; kunnossapidon urakoiden ja puitesopimusten hankintaprosesseja on hiottu Hankintapalvelujen kanssa yhteistyössä ja omaa Cloudia osaamisen tasoa on nostettu. Hankintapalvelujen resurssivajeen vuoksi on jouduttu myös itse kilpailuttamaan kunnossapidon urakoita.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 88 19.08.2015 Sivu 23 / 39 Liikelaitosten tuotannonohjauksen kehittäminen, tavoitteena kustannustehokkaammat sisäiset palvelut. Tuotannonohjausjärjestelmän tuomat säästöt ovat sähköiseen toimintaan siirtymisen osalta laskettu olevan noin 0,3 milj. euroa vuodessa. Manuaalinen työ vähentyy ja kaikki tilaus ja ostolaskutus hoidetaan jatkossa sähköisesti. Lisäksi mobiilipalvelun käyttöönotto tehostaa kenttätuotannon toimintaa. Tavoite 0,3 milj. euroa jatkossa vuositasolla, v. 2015 ennuste toiminnan tehostuminen 0,1 milj. euroa. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 89 19.08.2015 Sivu 24 / 39 249/02.02.02/2015 89 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen seurantaraportti tilanteesta 31.7.2015 Valmistelijat / lisätiedot: Jarkko Mikkonen, puh. 046 877 3664 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Kari Sirviö Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportin tilanteesta 31.7.2015 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma 31.7.2015 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä kaupunkitason, toimialatason ja liikelaitos- sekä taseyksikkötason seurantaraporttien, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin 24.8.2015 ja valtuustolle asia viedään 7.9.2015. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Talous Tulosennuste on budjetoidun mukainen. Vammaispalvelulain mukaisissa kuljetuksissa on 7,5 %:n, n. 0,9 milj. euron kasvupaine vuoteen 2014 verrattuna kasvaneista asiakas- ja kuljetusmääristä johtuen. Kesäajan
Espoon kaupunki Pöytäkirja 89 19.08.2015 Sivu 25 / 39 henkilökuljetuksia on laskuttamatta 0,35 milj. euroa sekä käyttötarvikkeita 0,1 milj. euroa, menot ovat jo aktivoituneet. Henkilöstökuluissa varhemaksut alittavat budjetin. Suunnitelman mukaisten poistojen arvioidaan ylittyvän 0,1 milj. eurolla. Investointeja arvioidaan toteutuvan 1,0 milj. euroa, talousarvio 2,6 milj. euroa. Kalustotarpeen epävarmuus johtuu Espoo Kaupunkitekniikka - liikelaitokseen ja Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitokseen kohdistuvasta selvitystyöstä (TILTU). Sitovat tulostavoitteet 1. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tulostavoitteen arvioidaan toteutuvan. 2. Investointien kokonaismäärä on enintään valtuuston hyväksymän talousarvion mukainen. Tavoitteen arvioidaan toteutuvan. 2. Toiminta ja sen kehittäminen Liikelaitoksen toiminta on ollut toimintasuunnitelman mukaista lukuun ottamatta Painatuspalveluja, jonka toimintaan asiakkaiden toimintojen sähköistyminen sekä taloudelliset säästöt ovat vaikuttaneet. Kuljetus- ja materiaalipalvelujen koulukuljetusten reklamaatioiden määrä on jatkanut laskuaan ollen kevätlukukaudella 0,02 % (edellinen lukukausi 0,05 %). Henkilöstön työmäärä on kuormittunut. Helpotusta odotetaan sähköistyvistä prosesseista sekä mahdollisesta sisäisestä järjestelystä. Login verkkokaupan päivitetty versio otetaan käyttöön syksyllä ja se mahdollistaa sähköisten tilausten laajentamisen uusiin tuoteryhmiin. Postipalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset ovat hieman parantuneet. Painatuspalvelujen tuloksen arvioidaan jäävän negatiiviseksi. Vaihdepalvelujen välitysympäristö on päivitetty ja uusi järjestelmä on otettu käyttöön, samoin uusi puhelinluettelo. Välitysjärjestelmässä on ollut paljon häiriöitä, jotka ovat vaikuttaneet vaihteen ja Contact Centereiden toimintaan. Orionintiellä sijaitseva sähköautojen pikalatauspiste on liitetty Fortum Charge & Drive- latausverkostoon, joten se on kaikkien sähköautoilijoiden käytössä. Liikelaitoksen johtoryhmän toiminnan kehittäminen on päättynyt Espoolainen johtaminen (ESJO) -projektin mukaisesti. Liikelaitoksen palveluyksiköt osallistuvat ostolaskut kuntoon (OSKU) -projektiin.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 89 19.08.2015 Sivu 26 / 39 Mittarit 51 Espoo Logistiikka Auto- ja konepalvelut, ajoneuvojen hallinnointikustannukset euroa/ajoneuvo Kuljetus- ja materiaalipalvelut, kuljetukset euroa/kuljetus/henkilö tai tapahtuma Painatuspalvelut, työmääräimet kpl/henkilö Vaihdepalvelut, tuleva puhelumäärä kpl/henkilö TP 2013 TP 2014 TA 2015 Toteuma 2015 Poikkeama 2 112 2 034 1 897 1 897 0 0,00 19,70 19,60 19,60 0 312 287 260 260 0 41 412 19 498 24 162 24 162 0 Tuottavuusmittareiden arvioidaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. 3. TATU-ohjelma Valtuuston vuodelle 2015 asettama tulostavoitteen korotus kaupungin alijäämän kattamiseksi tullaan arvion mukaan saavuttamaan. Kuljetus- ja materiaalipalvelujen käyttötarvikelogistiikan uuteen toimintamalliin siirryttiin 1.4.2015 alkaen. Uudessa toimintamallissa ulkopuolinen operaattori vastaa operationaalisesta kuljetus-, terminaali- ja varastotoiminnasta. Samalla luovuttiin omasta varastotilasta (vuosisäästö 0,2 milj. euroa). Muutto- ja retkikuljetuksissa on aloitettu sähköisen tilausjärjestelmän suunnittelu. Tavoitteena ottaa sähköinen toimintamalli käyttöön syksyllä. Auto- ja konepalveluissa päästään ajoneuvokaluston käytön tehostamiseen ja optimointiin vasta sitten, kun tilaaja-tuottajamalliin liittyvästä selvitystyöstä on saatu päätös. Liikelaitoksen tiloja on karsittu ja niiden johdosta kustannukset alenevat n. 0,2 milj. euroa vuoteen 2014 verrattuna. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 91 19.08.2015 Sivu 27 / 39 90 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti tilanteesta 31.7.2015 Valmistelijat / lisätiedot: Seija Rupponen, puh. 043 825 1527 etunimi.sukunimi@espoo.fi 249/02.02.02/2015 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Petteri Mussalo Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportin tilanteesta 31.7.2015 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma 31.7.2015 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä kaupunkitason, toimialatason ja liikelaitos- sekä taseyksikkötason seurantaraporttien, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin 24.8.2015 ja valtuustolle asia viedään 7.9.2015. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Talous Liikelaitoksen liikevaihdon sekä muiden tuottojen odotetaan toteutuvan 0,5 milj. euroa käyttösuunnitelmaa suurempina. Liikevaihto kasvanee 0,45 milj. euroa talousarviota suuremmaksi johtuen volyymikasvusta sekä siitä, että asiakkaat edelleen käyttävät kalliimpia tuotteita enemmän kuin mitä
Espoon kaupunki Pöytäkirja 91 19.08.2015 Sivu 28 / 39 olimme talousarviota laadittaessa ajatelleet. Ulkoiset tuotot kasvavat 0,05 milj. euroa, joka johtuu kasvaneista perintätuotoista mikä on seurausta kuntalaisten lisääntyneistä maksuvaikeuksista. Henkilöstökulujen arvioidaan toteutuvan 30.000 euroa käyttösuunnitelmaa suurempina johtuen Hankintapalveluiden lisäresursointitarpeesta. Palvelujen ostot arvioidaan toteutuvan 0,2 milj. euroa pienempänä johtuen lähinnä järjestelmähankkeiden peruuntumisista ja lykkääntymisistä. Liikelaitoksen tuloksen arvioidaan olevan 0,8 milj. euroa ja ylittävän käyttösuunnitelman noin 0,7 milj. eurolla. Sitovat tulostavoitteet - Liikelaitoksen tulos on positiivinen, toteutuu - Investointien kokonaismäärä on enintään valtuuston hyväksymän talousarvion mukainen, toteutuu 2. Toiminta ja sen kehittäminen Heinäkuussa on keskitytty lähinnä päivittäiseen operatiiviseen toimintaan kehityshankkeisiin osallistuvien työntekijöiden ollessa vuosilomalla. Toiminnassa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia. Rutiinitehtävien automatisointi etenee ja sähköisiä palveluita ollaan ottamassa käyttöön useissa palveluissa. Kertapalkitsemisen sekä lomien ja poissaolojen sähköiseen ilmoittamiseen tähtäävä eilo -projekti on aikataulustaan jäljessä johtuen järjestelmätoimittajan vaikeuksista saada järjestelmä toimimaan sovittujen määrittelyjen mukaisesti. Tämä viivästyttää sähköisen toimintatavan käyttöönottoa koko kaupungin osalta sekä palkanlaskennassa tehtävästä manuaalisesta tallennustyöstä luopumista. Järjestelmän käyttöönoton projektisuunnitelmassa määritellyssä laajuudessaan odotetaan tapahtuvan kokonaisuudessaan ennen vuoden päättymistä. Sähköinen tilaaminen etenee OSKU projektin suunnitelman mukaisesti. Sähköisten tilausten määrä jatkaa kasvuaan ja ostolaskujen automaattinen kohdistuminen sähköisiin tilauksiin on noussut jo noin 23 prosenttiin kaikista kaupungin ostolaskuista. Sähköisiin tilauksiin automaattisesti kohdistuvien ostolaskujen määrän arvioidaan tämän vuoden loppuun mennessä nousevan noin 30 prosenttiin, joka tarkoittaisi vuoden 2015 kumulatiivisen arvon olevan noin 25 prosenttia. Alkuperäisestä tavoitteesta arvioidaan jäätävän noin 5 prosenttiyksikköä. Tämä johtuu merkittävästi arvioitua alemmasta lähtöarvosta vuoden alussa. Matkahallinnan uudistaminen on käynnistynyt. Tarkoituksena on uusia matkahallinnan tietojärjestelmä sekä liittää siihen Espoon työntekijöiden maksuaikakortit. Markkinavuoropuhelu mahdollisten toimittajien kanssa pidettiin kesäkuussa ja tarjouspyynnöt on tarkoitus saada julkaistua alkusyksystä. Uusi matkahallinnan prosessi pitäisi olla käytössä vuoden 2016 alkupuolella. Laskutettavan työajan seuranta on laajentunut koskemaan koko liikelaitoksen henkilöstöä. Seuranta on tuonut lisää tietoa työvaltaisista
Espoon kaupunki Pöytäkirja 91 19.08.2015 Sivu 29 / 39 tehtävistä sekä viitteitä prosessiheikkouksista. Tiedon pohjalta voimme kehittää prosessejamme tehokkaammiksi yhdessä asiakkaittemme kanssa. Hankintapalveluissa resurssipulaan ollaan saamassa helpotusta, sillä olemme saaneet kolme uutta vakanssia ja kaikkiin olemassa oleviin vakansseihin olemme saaneet täyttöluvat. Controller ja yksi hankintapäällikkö on saatu palkattua, mutta toisen hankintapäällikön rekrytointiprosessi on edelleen kesken. Hankintapalveluiden johtajan rekrytointi odottaa edelleen koko kaupungin hankintatoimen uudelleen organisointia ja tämä haittaa merkittävästi hankintapalveluiden kehittämistä. Keskeneräisiä kilpailutuksia on tällä hetkellä 92 (123 edellisessä kuussa) kappaletta, kokonaan aloittamatta on 41 (43) kilpailutusta ja sopimusseurannassa on 320 (299) sopimusta. Mittarit Ostolaskut, sähköisten ostolaskujen ja tilausten %- osuus kaikista tilauksista Myyntilaskut, myyntilaskuihin käytetty aika min/lähetetty myyntilasku Palkanlaskenta, palkkalipukkeita kpl/kk/palkkakirjanpitäjä TP 2013 TP 2014 TA 2015 ENN 07/2015 Poikkeama 13,7 14,0 30,0 25,0-5,0 0,00 2,05 1,52 2,00 0,48 504 526 560 545-34 Sähköisten ostolaskujen ja tilausten prosenttiosuus kaikista tilauksista odotetaan olevan vuoden lopussa noin 30 % ja kokovuoden keskiarvona 25 %. Tavoitteen alitus johtuu vuoden alun tavoitetta merkittävästi alemmasta lähtötasosta. Myyntilaskuihin käytetty aika ei laske tavoitteen mukaisesti, sillä ennen nykyistä tarkempaa työajan seurantaa työntekijät olivat arvioineet työajan käyttönsä osin virheellisesti. Palkanlaskennan lomakkeiden sähköistämisen viivästyminen aiheuttaa palkkalaskelmien tavoitteen alittumisen. TATU-ohjelma Liikelaitoksella on kaksi TATU-projektia, eilo ja OSKU. Projektit etenevät tämänhetkisen projektisuunnitelmien ja budjetin mukaisesti. eilo -projektin ulkopuoliset kulut ovat olleet tähän mennessä budjetin mukaisesti 0,41 milj. euroa (kokonaisbudjetti on 0,47 milj. euroa). OSKUprojektista ei ole aiheutunut ulkopuolisia kustannuksia. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 91 19.08.2015 Sivu 30 / 39 91 Johtokunnan alaisten viranhaltijoiden päätökset Päätösehdotus Toimitusjohtaja Minna Ahola: Johtokunta ei käytä hallintosäännön 14 :n mukaista otto-oikeuttaan seuraaviin päätöksiin: Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 6.8.2015 3 Kassakoneiden hankinta Espoo Catering -liikelaitokselle Toimitusjohtaja Auli Hackman: Johtokunta ei käytä hallintosäännön 14 :n mukaista otto-oikeuttaan seuraaviin päätöksiin: Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 7.8.2015 3 Oppimisalustan hankinta Toimitusjohtaja Maija Lehtinen: Johtokunta ei käytä hallintosäännön 14 :n mukaista otto-oikeuttaan seuraaviin päätöksiin: Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 5.6.2015 22 Virastotalo 3, nuorten osallisuuskeskus Välkyn Wc ja alakattomuutokset Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 11.6.2015 23 Olarin koulu ja lukio, luokka 192 (kemian luokka) perusparannus Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 11.6.2015 24 Neppersin hoitokoti lisärakennus, sadevesiviemäröinnin, salaojituksen ja sokkelien vesieristyksen uusiminen Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 11.6.2015 25 Pohjois-Tapiolan koulun ja lukion liikuntasalin lattian uusiminen Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 11.6.2015 26 Linja-autovarikko Mankkaa, öljylämmityksen muutos kaukolämpöön ja öljynerotuskaivot
Espoon kaupunki Pöytäkirja 91 19.08.2015 Sivu 31 / 39 Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 16.6.2015 27 Olarin koulu ja lukio, vesikaton peruskunnostus ja kattoikkunoiden tiivistys Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 22.6.2015 28 Tapiolan uimahalli, pesutilojen perusparannus Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 25.6.2015 29 Sammutuslaitteistojen asennukset, huollot ja korjaukset Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 29.6.2015 30 Koulumäen koulu, purunpoiston uusiminen Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 30.6.2015 31 Mikkelän koulu, sisäilmakorjauksia Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 10.7.2015 32 Nöykkiön kirjasto, sisäilmatutkimuksen mukaiset työt Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 15.7.2015 33 Taavin muistipalvelukeskuksen muutostyöt Toimitusjohtaja Anu Hilpi: Johtokunta ei käytä hallintosäännön 14 :n mukaista otto-oikeuttaan seuraaviin päätöksiin Toimitusjohtajan p.o, kaupunginpuutarhurin päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 6.7.2015 11 Tontunmäen päiväkodin pihan peruskorjaus Toimitusjohtaja Kari Sirviö: Johtokunta ei käytä hallintosäännön 14 :n mukaista otto-oikeuttaan seuraaviin päätöksiin: Toimitusjohtajan päätöspöytäkirja Hankinta-asiat 30.6.2015 5 Painopaperien hankinta