Porin kaupunki, Hankintapalvelut Pohjoispuisto 7, 28100 Pori TARJOUSPYYNTÖ Hankinnan kohde Kirjojen hankinta Toimitus-/sopimusaika Hankinnassa käytettävä valintaperuste Hilma ilmoitukset Tarjouksen jättäminen 1.1.2012-31.12.2013 + 2 optiovuotta kokonaistaloudellinen edullisuus Kansallinen hankintailmoitus EI EU-ennakkoilmoitus EI Oma 30.8.2011 nettisivu EU-hankintailmoitus 30.8.2011 Tarjousaika päättyy 12.10.2011 klo 12:00 Hinnat on ilmoitettava verottomina. Tarjouksen on oltava voimassa 3 kuukautta. Tarjous annetaan sähköpostilla osoitteeseen: tarjous(at)pori.fi tai paperilla osoitteeseen Porin kaupunki, Hankintapalvelut, Pohjoispuisto 7, 28100 Pori. Tarjouksessa tulee olla tarjoajan nimi tms. tunnistetiedot sekä merkintä: tp SAMK-kirjallisuus MYÖHÄSTYNYTTÄ TARJOUSTA EI HUOMIOIDA Pyydämme tarjoustanne kirjojen hankinnasta Satakunnan ammattikorkeakoululle sekä Turun ammattikorkeakoululle. Kirjastotietojärjestelmä Edellä mainituilla ammattikorkeakouluilla on käytössä Voyagerkirjastojärjestelmä. Hankinnan arvo Satakunnan ammattikorkeakoululla on toimipisteitä Porissa (2), Kankaanpäässä (1), Raumalla (4) ja Huittisissa (1). Kirjahankintojen yhteissumma on noin 120 000 / vuosi (alv 0%). Turun ammattikorkeakoululla on toimipisteitä Turussa (5), Salossa (1) sekä toistaiseksi Loimaalla (1). Kirjahankintojen yhteissumma on noin 120 000 / vuosi (alv 0%). Hankinnan arvioitu arvo on sitoumuksetta yhteensä noin 240 000 /vuosi (alv 0%) Kyseessä on EU-hankinta-arvon ylittävä hankinta. Hankintamenettely Avoin menettely. Osatarjous huomioidaan ja hyväksytään ryhmäkohtaisesti.
2/6 Hankinnan sisältö Tarjouspyyntö koskee Satakunnan ammattikorkeakouluun ja Turun ammattikorkeakouluun tilattavia kirjoja seuraavasti ryhmiteltyinä: 1. Kotimainen kirjallisuus 2. Ulkomainen kirjallisuus Hankittava aineisto on eri alojen tieteellistä ja ammatillista kirjallisuutta sekä oppikirjoja. Kirjallisuudelle ja oppikirjoille sekä on annettava sitovat alennusprosentit tarjouslomakkeessa. Tarjoajan tulee ilmoittaa, miten kirjallisuutta tilataan, millä tilausehdoilla ja miten informaatio kirjallisuudesta hintoineen kirjastoille tarjotaan. Tilaajalla on oikeus hankkia vähäisessä määrin kirjoja myös muilta kuin sopimustoimittajalta. Hinnoittelu Hinnat ilmoitetaan verottomana myyntihintana. Sopimuksen seurannan vuoksi on tarjoajan lisäksi kerrottava, millä tavalla lähtöhinta muodostuu. Hinnoittelussa tai laskutuksessa ei hyväksytä käteisalennuksia, vaan alennuksen tulee näkyä suoraan tuotteen hinnassa ja tarjotussa alennusprosentissa. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei huomioida. Hinnan varaumia (tarjoajan ilmoittaman alennusprosentin tulee olla kiinteä koko sopimuskauden), laskutus-, toimitus-, lähetys- yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjottujen alennusprosenttien tulee olla voimassa riippumatta siitä, hankitaanko tarjoajalta tuotteita yhdestä tai useammasta ryhmästä. Sopimuskausi Toimitusehto Sopimuskausi on 1.1.2012 31.12.2013 ja mahdolliset kaksi (2) optiovuotta. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken. Option käyttöönotto edellyttää molempien sopimuspuolien hyväksymisen. Vapaasti perille tilaajan ilmoittamiin osoitteisiin toimitettuna. Tilattu uutuusaineisto on toimitettava välittömästi sen ilmestyttyä. Tilaukset ja toimitusaika Toimitusten tulee olla säännöllisiä ja tiheydeltään erikseen sovitun mukaisia. Tarjouksesta tulee selvitä tarjoajan toimituskyky myös kiireellisissä tapauksissa. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan tilattua aineistoa, tulee siitä ilmoittaa tilaajalle välittömästi. Tilaajalla tulee olla oikeus veloituksetta palauttaa virheelliset ja vialliset tuotteet. Tarjouksessa tulee olla selvitys palautusehdoista ja reklamaatiokäytännöistä. Tilauksia on voitava tehdä toimittajan verkkopalvelun kautta ja sähköpostitse. Tilaajan on saatava halutessaan listaukset avoimista tilauksistaan.
3/6 Laskutus- ja maksuehdot Laskutus tapahtuu kunkin hankinnassa mukana olevan tilaajan käytännön mukaisesti. Verkkolaskumahdollisuus tulee ilmoittaa. Maksuehto on laskun saapumisesta lukien väh. 30 päivää netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutus tapahtuu euromääräisinä laskuina veroerittelyineen tilauksittain. Hyvitys- ja veloituslaskut tulee laskuttaa erikseen. Valitun palveluntuottajan kanssa voidaan sopia koontilaskutuksesta. Laskutusosoitetiedot annetaan tilauksen yhteydessä. Laskutus- toimitus-, yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on oltava rekisteröitynä ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoukseen tulee liittää toimivaltaisen viranomaisen antama todistus (enintään 2 kk vanhoja) siitä, että tavaratoimittaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa maan lainsäädännön mukaiset eläkevakuutusmaksut sekä verot tai valaehtoinen ilmoitus näiden yhteiskuntavelvoitteiden suorittamisesta. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai, joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Valitulla toimittajalta tulee olla tili suomalaisessa pankissa ja laskut tulee voida maksaa euromääräisinä suomalaiseen pankkiin ilman lisäkuluja. Edellytämme valitulta toimittajalta hyvää kustannusalan asiantuntemusta, luotettavuutta ja toimitusvarmuutta, hyvää informointitaitoa ja yhteistyökykyä. Toimittajan tulee kyetä välittämään yleisen kirjallisuuden ja oppikirjojen lisäksi nk. harmaata kirjallisuutta eli julkisten organisaatioiden, oppilaitosten, erilaisten yritysten ja yhdistysten ja muiden pienkustantajien tuotantoa. Välittäminen koskee myös nimekkeitä, joita ei löydy verkkokaupan tietokannasta. Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on mainittava toimittajan referenssikirjastot ja kokemus tämänkaltaisessa hankinnassa. Tarjoajan tulee ilmoittaa internetissä olevan kotisivunsa osoite tai linkki tarjoajan verkkopalveluun, josta löytyy ajan tasalla oleva tieto tarjoajan välittämistä kirjoista. Tilaaja edellyttää oman yhteyshenkilön nimeämistä.
4/6 Ympäristöasioina tarjoajan on selvitettävä mm. tuotteiden ja palveluiden toimitusmuoto ja tuotteiden pakkaustapa. Tarjoukseen on liitettävä: - Tarjoajan on ilmoitettava tarjouslomakkeella pyydetyllä tavalla sitovat alennusprosentit tarjoajan verottomasta hinnasta. Tarjoajan tulee antaa selvitys, miten alennus lasketaan ja miten alennusprosentin perusteena oleva hinta muodostuu. - Hintavertailutaulukko (tpsamk_kotimainen_kirjakori.xls) ja (tpsamk_ulkomainen_kirjakori.xls) - Palvelukuvaus, johon sisältyy mm. kuvaus tarjoajan verkkopalvelusta - Referenssiluettelo - Yhteiskuntavelvoiteasiakirjat (verotodistus, työeläketodistus) Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei huomioida. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksessa on mainittava tarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen tekemisestä ei makseta korvauksia. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Valintaperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus. Ryhmä 1. Kotimainen kirjallisuus Ryhmä 2. Ulkomainen kirjallisuus Vertailun perusteella valitaan yksi toimittaja kumpaankin ryhmään. 1. Hinta, enimmäispisteet 70 - Kokonaishinta, enimmäispisteet 70. Vertailussa hintaliitteiden mukainen halvin tarjouskorin kokonaishinta saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 70). Mikäli jotain tuotetta ei ole tarjottu, tullaan vertailussa käyttämään kalleinta hankintamenettelyssä tarjottua hintaa ko. tuotteesta. 2. Palvelun laatu, enimmäispisteet 30 - Julkaistun aineiston toimitusaika työpäivinä (ei viikkoina), enimmäispisteet 25. Nopein toimitusaika tilauksesta perillä tilaajalla. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa nopeimpaan (nopein toimitusaika / vertailtava toimitusaika x 25) - Kiireelliset toimitukset, enimmäispisteet 5 (kyllä 5 pistettä, ei 0 pistettä) Mahdollisuus satunnaisiin, yksittäisten nimekkeiden kiireellisiin toimituksiin, joista ei peritä erillistä kiireellisyydestä johtuvaa maksua. Tällöin toimitusaika on selvästi lyhyempi kuin julkaistun aineiston ilmoitettu toimitusaika työpäivinä. Vertailun perusteella valitaan yksi toimittaja.
5/6 1. Hinta, enimmäispisteet 70 - Kokonaishinta, enimmäispisteet 70. Vertailussa hintaliitteiden mukainen halvin tarjouskorin kokonaishinta saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 70). Mikäli jotain tuotetta ei ole tarjottu, tullaan vertailussa käyttämään kalleinta hankintamenettelyssä tarjottua hintaa ko. tuotteesta. 2. Palvelun laatu, enimmäispisteet 30 - Julkaistun englanninkielisen aineiston toimitusaika työpäivinä (ei viikkoina), enimmäispisteet 25. Nopein toimitusaika tilauksesta perillä tilaajalla. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa nopeimpaan (nopein toimitusaika / vertailtava toimitusaika x 25) - Kiireelliset toimitukset, enimmäispisteet 5 (kyllä 5 pistettä, ei 0 pistettä) Mahdollisuus satunnaisiin, yksittäisten nimekkeiden kiireellisiin toimituksiin, joista ei peritä erillistä kiireellisyydestä johtuvaa maksua. Tällöin toimitusaika on selvästi lyhyempi kuin julkaistun aineiston ilmoitettu toimitusaika työpäivinä. Hylkäämisperusteet Sopimusehdot Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty, tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai tarjous saapuu myöhästyneenä. Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus ja hankintasopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Sopimuskauden alkaessa ja aikana tilaaja ja tarjoaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä tarjousasiakirjojen mukainen hankinnan sisältö ja laatu käytännössä tarkoittavat sekä määritellään tarkemmin mm. toimintatapa, raportoinnin sisällöt ja asiakastietojen käsittely. Toimeksiantoa voidaan tarvittaessa laajentaa tai tehdä jatkohankintoja. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus kokonaan tai osittain, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kumpikaan osapuoli ei saa siirtää tehtyä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Mikäli tarjouspyynnössä, tarjouksessa ja ostopalvelusopimuksessa on keskenään ristiriitaisia tietoja, asiakirjojen noudattamisjärjestys on seuraava: ostopalvelusopimus, tarjouspyyntö ja tarjous. Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esimerkiksi olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan viipymättä toiselle sopijapuolelle. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella: 1. Hankintailmoitus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö 4. Tarjous 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009).
6/6 Tilaukset tehdään hajautetusti edellä mainittujen ammattikorkeakoulujen toimipisteistä. Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Satakunnan käräjäoikeudessa. Lainsäädäntö Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja lakia julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (321/2010) sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009). Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Annetut tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa mainittava erillisellä liitteellä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Lisätiedot Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse: tarjous(at)pori.fi 29.9.2011 klo 12.00 mennessä. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö tpsamk_kirjallisuus. Kaikki lisätietopyynnöt ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa 6.10.2011 alkaen verkko-osoitteessa: http://www.pori.fi/hankintapalvelut/avoimettarjouspyynnot.html Jussi Kärki Kirjastonjohtaja, SAMK LIITTEET liite 1 kotimainen tarjouskori liite 2 ulkomainen tarjouskori