Sisäasianministeriön toimenpiteet henkilöstöhallinnon yhtenäistämiseksi

Transkriptio

1 Sisäasiainministeriön hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmähanke Sisäasianministeriön toimenpiteet henkilöstöhallinnon yhtenäistämiseksi Kieku-info Sirpa Joensuu, projektipäällikkö

2 Lähtötilanne henkilöstöhallinnossa Palvelukeskusmalli Prosesseja ja toimintatapoja jo yhtenäistetty Palvelusopimus virastoilla hyvin samansisältöinen Personec sovellus käytössä Henkilöstöpäällikkötasolla toimiva yhteistyö 2

3 Käytännön toteutus Työvälineet Sähköinen työtila o Dokumenttien hallinta o Kalenteri o Viestintä o Projektiin käytettyjen työtuntien seuranta Videoneuvotteluyhteydet o Kokoustamissäännöt sovittava etukäteen o Vakiotunnukset hehalle ja tahalle Viestintäkanavien hyödyntäminen o Intranet o Blogit o Henkilöstölehdet ja muut julkaisut 3

4 Käytännön toteutus Työmenetelmät Versiohallinta o Miten viestitään muutoksista? Tieto-taidon hyödyntäminen o Mitä erityisosaamista virastossa on? o Kokemukset muista hankkeista käyttöön o Hyvien käytäntöjen ja materiaalien jakaminen ja hyödyntäminen Yhteyshenkilöt ja vastuut o Onko tarpeen keskittää hallinnonalan viestinvälitystä hankkeelle/hankkeelta? o Miten tieto kulkee Intranet-vastaavien kesken? 4

5 Muutosjohtaminen ja viestintä Hallinnonalan yhteiset tilaisuudet Kieku-seminaarit kerran vuodessa o Henkilöstö- ja taloushallinnon asiantuntijat sekä -päälliköt Johdon tilaisuudet kerran vuodessa o Virastojen ylin johto, osastopäälliköt ja henkilöstö- ja taloushallinnon päälliköt o Riskikartoitus, sitouttaminen ja toimintatapa-muutoksista viestiminen Ammattikäyttäjäkoulutukset o Hankkeen järjestämät luentokoulutukset o Videoneuvotteluyhteydet Henkilöstöhallinnon yhteistyötapaaminen kerran vuodessa 5

6 Koulutus Yhteisten koulutustarpeiden tunnistaminen VES-koulutus esimiehille o Virastojen vastuulla o HAUS kouluttaa o Tarkentavien osalta vaaditaan virastojen panostusta Excel-koulutus o Konversiotarkastukseen osallistuville 6

7 Talous- ja henkilöstöhallinnon yhteistyö Rajapinnan tunnistaminen Prosessien yhteinen läpikäynti o Prosessit ketjun päästä päähän o Osallistuminen taha heha -työpajoihin Raportointi o Mitä tietoja tulee saada raportoitua? Seurantakohteet o Sopivan tason löytäminen Organisaatiorakenne tahassa ja hehassa Termit ja yhteisen kielen löytäminen o Yhteisesti käytettävistä lyhenteistä sopiminen Työroolit ja toimintatapamuutokset o Siirtyykö työtehtäviä toiselle? 7

8 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Onko hallinnonalan järjestelmäarkkitehtuuri kuvattu? Mitä IT-hankkeita on käynnissä? Liittymätarpeiden kartoitus Mitkä järjestelmät tarvitsevat Kiekusta saatavaa tietoa? Yhteisten liittymätarpeiden kartoitus Tulevat IT-ratkaisut huomioitava Kuka koordinoi hallinnonalan näkökulmasta asiaa? Sopimukset o Yhteiset järjestelmät ja niiden sopimusten irtisanominen o Onko tehokkaampaa tehdä hallinnonalatasoinen sopimus vai virastokohtainen? Käyttöoikeushallinta ja tietoturva 8

9 Henkilötietoliittymä Mitkä virastojen operatiiviset järjestelmät tarvitsevat henkilötietoja? Yhteinen henkilötietoliittymä SM:n hallinnonalalla henkilötietoliittymä Kiekusta HALTIKin IAMiin (Identity and Access Management), joka jakaa tarvittavat tiedot edelleen virastojen operatiivisten järjestelmien käyttöön 9

10 Raportointi Seurantakohteiden määrittely Hallinnonalan yhteiset seurantakohteet Yhteisten raportointitarpeiden kartoitus Mihin tarpeeseen raporttia tarvitaan? Mistä tieto on järkevä ottaa? Ministeriön tulosohjaus Nykytilanteen kartoitus ja mahdolliset yhtenäistämistarpeet Toimintatavasta sopiminen Tietoa paljon ja tietojen vertailu helpottuu Laadukas raportointi 10

11 Työajan hallinta Yhteistyössä selvitettävät asiat Kulunvalvontajärjestelmät o Halutaanko leimaustietojen siirto työaikojen kohdentamisen pohjaksi? o Yhteiset järjestelmät ja yhteistyö liittymien määrittelyssä säästää resursseja Liukuvien työaikojen säännöt o Työaikaliukumien yhtenäistäminen Työaikapankit o Ylityöpankki, saldovapaapankki, työaikapankki ja tasoitusvapaapankki o Yhteisten tarpeiden kartoitus ja mahdollisen tarvittavan työaikapankin yhteinen määrittely säästää resursseja 11

12 Työajan hallinta Selvitettävät asiat Jaksotyötä tekevien 3-viikkoisjaksot o Onko poikkeavia jaksoja tuleeko yhtenäistämistarpeita? o Jakson sijoittuminen, jos käyttöönotto on kesken vuotta Osa-aikatyötä tekevien työrytmit o Yhtenäistämistarpeiden läpikäynti o Suositus 6-8 työrytmistä Varallaolon muodot, hälytysrahat, osa-aikaisuuden muodot Työaikamuodot Tarkentavat VESit 12

13 Osaamisen hallinta Tieto-taidon jakaminen Tutustuminen käytössä oleviin ratkaisuihin Nykyprosessien yhteinen läpikäynti Hyvät käytännöt vaihtoon Selkeästi työläin käyttöönotettava moduuli Kokemukset pätevyyksien hallinnasta ja käyttötarkoitusten määrittelystä sekä oikean tason löytämisestä arvokkaita 13

14 Muuta Henkilöstöhallinnon asiakirjojen arkistointi Rondo-arkistointi kattaa vain osan Kiekussa syntyvistä asiakirjoista Halutaanko henkilöaktin asiakirjat arkistoida sähköisesti? Henkilökierto Prosessin kuvaus Järjestelmien käyttöoikeudet Konversiot Yhteiset tietokannat Miten tietoa on tallennettu nykyjärjestelmiin? Yhteisten korjaustarpeiden tunnistaminen Onko tallennusohjeissa korjattavaa? 14

15 Onnistumisen edellytykset Johdon tuki Päätösten läpivienti Resurssien vahvistaminen Projektipäällikkö100% Kiekussa Hallinnonalan koordinointi Työpari Kieku-hankkeen suuntaan Asiantuntijoiden ja osaamisen hyödyntäminen Taha heha -yhteistyö Viestintä Viestintä Viestintä Viestintä Säännöllinen vuoropuhelu rajapinnassa olevien hankkeiden kanssa Tietohallinnon edustus ensimmäisestä päivästä lähtien 15

16 Lisätietoja Sirpa Joensuu projektipäällikkö Sisäasiainministeriö 16