Alue 1, tiistaina kello 8.00 Lähtöpaikka: Veräjäpellonkoulu, Lintuvaarantie 14

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (8) KIINTEISTÖJEN TALVIKUNNOSSAPITO Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta Espoo Kiinteistöpalvelut - liikelaitokselle liitteen 1 mukaisten alueittain jaettujen kiinteistöjen talvikunnossapidosta. Tarjouspyynnön kohteena ovat liitteen 1 mukaisten rakennusten/ kiinteistöjen talvikunnossapitotyöt, joihin kuuluu vaihdellen lumenauraus, käsilumityöt, liukkaudentorjunta ja hiekoitussepelin poisto talvikunnossapidon urakkaohjelman (liite 2) mukaan. Kohdeluokka, auraus-, hiekoitus-, hiekanpoisto- ja käsilumityövaatimus on merkitty kiinteistöittäin kohdeluetteloon, liite 1. Kohteiden / talvikunnossapitoalueiden näyttöaikataulu on seuraava: Alue 1, tiistaina kello 8.00 Lähtöpaikka: Veräjäpellonkoulu, Lintuvaarantie 14 Alue 2, tiistaina kello Lähtöpaikka: Etelä-Leppävaaran palveluasema, Huvilinnantie 4 Alue 3, keskiviikkona kello 8.00 Lähtöpaikka: Aurorakoti, Kuninkaantie 43 Alue 4, keskiviikkona kello Lähtöpaikka: Pisan päiväkoti ja leikkitalo, Vanha Pisantie 16 Alue 5, torstaina kello 8.00 Lähtöpaikka: Sepänkylän tukiasuntola, Palomiehentie 1 Alue 6 ja 7, perjantaina kello 8.00 Lähtöpaikka: Karhusaari, Karhusaarenpiha 5 Esittelijä kohteissa on Ari Meirto, puh tai hänen sijaisensa. Espoon kaupungilla on omistuksessaan vajaat rakennusta. Rakennusten bruttoala on n. 1,0 milj. m 2 ja tilavuus on n. 4,5 miljoonaa m 3. Kaupungilla on käytössään jonkin verran myös vuokra- ja osaketiloja.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (8) Kiinteistöissä toimii liikelaitoksen noin 100 kiinteistönhoitajaa, jotka toimivat kiinteistöjen hoidon ja huollon yhteyshenkilöinä. Kiinteistönhoitajien lähiesimiehinä toimivat työnjohtajat ja alueiden operatiivisen kiinteistönhoidon johtamisesta vastaa viisi aluepäällikköä, esimiehenään palveluyksikön palvelujohtaja. Kaupunki toimittaa sopimustoimittajilleen yhteyshenkilö- ja kiinteistötietoluettelon. Lisätyömahdollisuus Valittavien toimittajien määrä Sopimuskausi Lisätyönä tarvittaessa ovat kaupungin alueella sijaitsevien, muiden kuin liitteen 1 kohteiden, kuten esimerkiksi koulujen, päiväkotien, terveysasemien ja kulttuurikohteiden, kone- ja käsilumityöt erikseen palveluntuottajalta tilattuna. Tilaus tehdään vähintään kahta päivää aikaisemmin kiinteistönhoidon aluepäälliköiden tilaamana ja palveluntuottajalle toimitetaan kohteen aluepiirustus ennen tarvittavia lumitöitä sopimuksessa sovitulle yhteyshenkilölle tai kohteessa pidetään katselmus. Kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tarjouskilpailun perusteella on tarkoitus solmia sopimus liitteen 1 mukaisten alueiden (1-7) talvikunnossapidosta enintään seitsemän urakoitsijan/toimittajan kanssa. Jokaiselle alueelle valitaan toimittaja ja sille varatoimittaja. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Työt keskittyvät lumitilanteen mukaan kuudelle kuukaudelle marraskuun alusta toukokuun alkupuolelle Toimintakausi kestää vuosittain noin 6 kk. Toimintakausi päättyy vasta kun hiekoitushiekat on poistettu piha-alueelta ja lumenläjitys paikoista liitteen 1 mukaisista kohteista. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi optioehto vuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (8) Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti sähköpostitse tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy kello Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL ESPOON KAUPUNKI Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Kiinteistöjen talvikunnossapito ". Osatarjoukset otetaan huomioon alueittain, liitteen 1 mukaisesti. Esimerkiksi, tarjoaja voi tarjota vain jonkin alueen talvikunnossapidon tai usean alueen talvikunnosapidon.

4 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen TARJOUSPYYNTÖ 4 (8) Alueistaan irrotettuja, yksittäisiä kiinteistöjä koskevia osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjottavan palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 5 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (8) Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouspyynnön liitteelle 5.1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat (alv 0 %) on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteenä olevalla hintaliitteellä (liite 4). Hinnan tulee sisältää kaikki työn suorittamisessa käytettävät koneet, laitteet, tarvikkeet ja materiaalit. Hintoihin tulee sisällyttää hintalomakkeen mukaiset työt, joissakin kohdin on erillishuomautus sisällöstä. Laskutuksen käsittelykulut sisältyvät tarjoushintoihin. Hintaliitteessä oleva viimeinen taulukko, yksikköhintalomake tulee myös täyttää. Hintaliitettä ei saa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön tarjouslomakkeella ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjouksen kaikki hinnat ovat kiinteät vähintään asti. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on alueittain ilmoitettu ensimmäisen toimintakauden halvin kokonaishinta. Alueen kokonaishinta saadaan laskemalla alueen kohteiden hinnat yhteen. Joka alueelle valitaan halvimman kokonaishinnan tarjonnut urakoitsija /toimittaja.

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 (8) Hintaliitteessä olevan viimeisen taulukon hintoja käytetään töitä erikseen tilattaessa ja lomake liitetään sopimuksen liitteeksi. Verkkolasku Espoon kaupunki vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuina. Tarjoajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 6 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita ja Kiinteistöpalveluiden yleisiä sopimusehtoja KP YSE Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä.

7 TARJOUSPYYNTÖ 7 (8) Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Mauri Suuperko liiketoimintajohtaja

8 TARJOUSPYYNTÖ 8 (8) Liitteet 1. Kohdeluettelo 2. Talvikunnossapidon urakkaohjelma 3. Alueiden kiinteistöjen aluepiirustukset (sähköisenä pdftiedostoina) 4. Hintaliite (palautettava tarjouksen mukana) 5. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (palautettava tarjouksen mukana) 5.1 Tarjoajan referenssitiedot (palautettava tarjouksen mukana) 6. Sopimusluonnos