Kysymyksiä ja vastauksia koti- ja yöhoidon kilpailutuksesta / Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli -liikelaitos

Kysymyksiä ja vastauksia koti- ja yöhoidon kilpailutuksesta / Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli -liikelaitos Kysymykset tuli esittää viimeistään 28.2.2011 alkuperäisen tarjouspyynnön perusteella. Korjatun tarjouspyynnön perusteella kysymykset tuli esittää 11.3.2011 klo 12 mennessä. Alla kootusti vastaukset siten, että niissä on 1) 28.2.2011 määräaikaan mennessä saapuneiden kysymysten vastaukset ja niihin korjatun tarjouspyynnön perusteella laaditut tarkennetut vastaukset 2) 11.3.2011 klo 12 mennessä tulleet uudet kysymykset vastauksineen. 1. Onko mahdollista saada tarjousasiakirjat Word- muodossa? Olisi helpompi täyttää esim. liite 4. ohessa pyydetty dokumentti Word-muodossa Hinnoitteluliite.doc 2. Pyydätte selvitystä tarjoajalta koskeeko tarjoajaa Hankintalain 8. luvun 53 ja 54:ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Pitääkö selvityksen olla Hankintalain 8. luvun 55 mukaisesti toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä? Pyydättekö selvitystä eli otetta rikosrekisteristä toiminnasta vastaavasta henkilöstä? Selvitys tarkoittaa 55 mukaista toimintaa selvityksen antamisessa. Toiminnasta vastaavaa henkilöä koskee seuraava: ehdokas tai tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö. Niiltä, jotka työskentelevät yöhoidossa mahdollisesti alaikäisten kanssa (Kytänniemen asumisyksikkö), vaaditaan selvitystä ennen toiminnan aloittamista Lain lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä mukaisesti: http://www.finlex.fi/linkit/ajansd/20020504. Yleiset asiat ja liitteet: * Kattaako yksi tarjottu kohde kaikki sen alla luetellut toimipisteet? Eli pitääkö pystyä tarjoamaan palvelu kaikille kohteen toimipisteille? Kyllä, yhden kohteen toimipisteet ovat sellainen toiminnallinen kokonaisuus, joka on hoidettava yhtenä kokonaisuutena. * Sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu aina vuoden kerrallaan. Pitäisikö tässä olla määritelty optiovuosi / optiovuodet ennen kuin tulee uusi kilpailutus? Tilaaja arvioi tuottajan eli palvelun antajan toimintaa ensimmäisen sopimuskauden jälkeen vuoden sykleissä. Mikäli toiminnassa ei ole huomautettavaa, sopimusta voidaan jatkaa ilman eri kilpailutusta. Korjatussa tarjouspyynnössä on ensin määräaikainen sopimus 1.6.2011-31.12.2013 ja sen jälkeen 1 + 1 optiovuotta. Sen jälkeen hankintayksikkö päättää, miten palvelu järjestetään. 1

* Tohmajärven Risteenhovin yöhoito: yöhoidon aika on muuttunut siten, yksintyöskentelyaika on pidentynyt puolella tunnilla. Miten turvallisuus taataan, koska aamut ovat kokemuksen perusteella koettu hyvin vilkkaiksi. Hankittavan yöhoidon aika ja määrä Risteenhovissa on klo 21.15-06.30. Risteenhovin Ruskolaan tulee liikelaitos Hellin oma työntekijä jo klo 6. * Riittääkö toimiluvasta kopio vai pitääkö liitteenä olla uusi voimassa oleva päivätty todistus luvasta? Selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia. Oikeaksi todistettu kopio käy myös. * Laatukriteerit / toimintakertomus: Miten tätä tulisi avata? Pitääkö olla kuvaus viime vuoden toimintakertomuksesta tai virallinen liite lähetetystä edellisen vuoden toimintakertomuksesta? Toimintakertomus on yksi osa toimintaprosessien laatua kuvaavista mittareista. Tarjoajan kannattaa lähettää dokumentti, joka parhaiten kuvaa yrityksen toimintaa eli virallinen toimintakertomus, mikäli se on valmistunut tarjousajankohdan päättymiseen mennessä. Käytännön asiat: * Miten uuden yrityksen perehdytys suoritetaan käytännössä? * aikataulutus: ennen vain jälkeen sopimuksen teon? Uuden yrityksen kanssa käydään perehdytettävät asiat läpi liitteen 1 vastuiden mukaisesti. Perehdyttäminen ja siirto mahdolliselle uudelle toimijalle pyritään tekemään mahdollisimman kattavasti ja joustavasti, jotta asiakasturvallisuus ja palvelun laatu eivät vaarannu. Perehdytysaikataulu sovitaan, kun sopimusta aletaan tehdä. Mahdollisesti molemmat prosessit ovat käynnissä osittain samanaikaisesti. * Laaditaanko yöhoivasta erillinen hoito- ja palvelusuunnitelma, jos asiakkaasta on jo olemassa oleva HPS? Voiko yöhoidon osuuden yhdistää samaan suunnitelmaan? Asiakkaan hoito on yksi kokonaisuus ja olemassa olevaa hoito- ja palvelusuunnitelmaa toteutetaan myös yöhoidossa. * Sopimusehto kohta 6: tarkoittaako tämä sitä, että jos tarjoaja tarjoaa vain yöhoitoa, on hän velvollinen poikkeusoloissa auttamaan myös päiväsaikaan? Yöhoito velvoittaa yöaikaan tapahtuviin poikkeustilanteisiin ja niihin reagoimiseen. Päiväaikaan vastuu on kotihoitoa tarjoavalla yrityksellä sekä Hellin omalla henkilöstöllä ja muilla viranomaisilla (poliisi, palo- ja pelastustoimi ym.) läpi vuorokauden. Laatukriteerit: * Millä perusteilla laatukriteerit pisteytetään? Millä kriteereillä kustakin arvioitavasta kohdasta saa esim. 4 pistettä ja millä kriteereillä voi saada täydet pisteet? Laadun arviointikriteereissä on kuvattu ja nimetty kriteerien sisältöjä, joita tarkastellaan. Tarjouksen tekijä kuvaa kunkin osa-alueen omalta kannaltaan kattavasti. Kuvauksien perusteella tilaaja asettaa kunkin tarjoajan laadun kuvauksen tilaajan arviointiryhmän tekemään arviointisapluunaan. Koska tarjoajien kuvaukset esim. omista toimintaprosesseista voivat olla laajuudeltaan ja sisällöltään poikkeavia, tilaaja etsii niistä juuri tarjottavaan palveluun soveltuvat toiminnalliset kriteerit. 2

* Miten arvioidaan koulutussuunnitelmien hyvyys? Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä edellytetään täydennyskoulutusta, jotta ammattitaito säilyy. Koska tilaaja ostaa palvelun yritykseltä, on tilaajan intressissä, että palvelun antajan henkilöstön ammatillinen osaaminen on ajan tasalla. Viitteenä voidaan mainita, että kuntia velvoittavat sosiaalihuollon henkilöstön täydennyskoulutusta koskeva lainsäädäntö ja suositukset. Niistä voi lukea esimerkiksi Kunnallisen työmarkkinalaitoksen sivuilta http://www.kuntatyonantajat.com/modules/release/show_release~id~33f65d32b0a445739165a2344c00ba AD~groupid~FD464EE5DB1342EFB844E018E160ACDA~layout~kt2006~tabletarget~data_1~pid~3678AA1 8E724427BA4B235EA47C08FC7.asp * Miten arvioidaan toimintaprosessien, toiminta-ajatuksen, toimintatapojen, hallinnon, toimintavastuiden, kehittämissuunnitelmien, henkilöstöpolitiikan, toimintakertomuksen ja toimintalukujen hyvyys? Koska tarjoajien kuvaukset mainituista asioista todennäköisesti ovat laajuudeltaan ja sisällöltään poikkeavia, tilaaja etsii niistä juuri tarjottavaan palveluun soveltuvat tuotannolliset / rakenteelliset ja toiminnalliset kriteerit. * Kriteerit eri pistemäärille kussakin kohdassa olisi hyvä olla määritetty tarjoajien vertailua varten. Tilaajan arviointiryhmän arviointisapluuna on yhdessä keskusteltu ja arvotettu lista asioista, joilla pisteitä saa. Koska tarjouksen tekijöiden kuvauksissa toiminnastaan voi olla samaakin tarkoittavia erilaisia ilmaisuja, hakee tilauksen tekijä todennetut, kuvaavat asiat kunkin tarjoajan sisällön kuvauksesta. Hinnoittelu: Liite 4: * Yhdistelmän osan hinta: mitä tähän kohtaan laitetaan? merkitäänkö tähän kohteen sisällä olevien osien (toimipisteiden) hinnat eriteltyinä? Vai merkitäänkö tämä kenttä vain siinä tapauksessa, jos tarjous sisältää useamman kuin yhden kohteen? Kokonais/ yhdistelmätarjouksen kohtaan merkitään kokonaistarjouksen hinta vain siinä tapauksessa, että tarjous sisältää useamman kohteen. * Olisiko näillä kuitenkaan merkitystä, jos kohteet arvioidaan yhtenä kokonaisuutena (katso seuraava kysymys)? * Hinnoittelun vertailu: Miten eri kombinaatiot on otettu huomioon? Yhdistelmän hintaa ei siis arvioida ollenkaan eli tarjoajan ei kannata antaa hyvitystä tarjotessaan suurempaa kokonaisuutta, koska kukin kohde arvioidaan erikseen? Vertailun eteneminen 1. Tehdään laatupisteytys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. Kirjataan pisteytys pöytäkirjaan ja allekirjoitetaan se sekä merkitään käsittelyaika. 2. Avataan hintatarjouskuoret. Merkitään pöytäkirjaan avausaika. 3. Tehdään hintapistetys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. 4. Laaditaan kohteittainen lista parhaista laatu ja hintapisteiden saaneista. 5. Todetaan yhdistelmätarjoukset eri vaihtoehdoissa. 6. Tehdään hintapistetys yhdistelmissä. 7. Laaditaan yhdistelmätarjousten paremmuusjärjestys. 8. Tehdään vertailu parhaiten yksittäiskohteiden ja parhaiden yhdistelmien välillä. 3

Viitaten tarjouspyyntöön LIITE 2.5 sivu 19 KITEEN TAAJAMAAN OSTETTAVAN KOTIHOIDON MÄÄRÄLLINEN KUVAUS Peltolan vanhustentalot, Kellonsoittajantie 10 Hankittavan työajan /työpanoksen määrä: -Työaika klo 7.00-22.00, aamuvuorossa aina 2 hoitajaa ja iltavuorossa aina 1 hoitaja. Lisätyövuoron ollessa tarpeen 1 hoitaja asiakkaiden hoitoisuuden mukaan (hinnoiteltava erikseen). Pitääkö tämä hinnoitella jo tarjoukseen? Jos pitää, pitääkö se hinnoitella hinnoitteluliitteeseen (numero 4)? Ko. liitteessä ei ole sille varattua paikkaa. Entä vaikuttaako tämä tarjousten hintavertailuun? Kyllä pitää hinnoitella erikseen, mikäli halutaan perustuntihinnasta ja korotetuista hinnoista poikkeavaa hintaa. Tällöin tiedot voi merkitä Huomautukset / tarkennukset sarakkeeseen. -Onko ensimmäisen ja viimeisen asiakkaan välillä matkoihin käytetty aika myös laskutettavaa aikaa päiväaikaisessa kotihoidossa liitteen 2.6. alueilla? Kyllä, tämä on laskutettavaa aikaa. -Mikä on kotikäynnin keskimääräinen kesto kullakin tarjouspyynnön kohdealueella? Tätä ei voi määritellä, riippuu asiakkaan tilanteesta ja yksilöllisestä hoito- ja palvelusuunnitelmasta.. -Mikä on ollut kotikäyntien keskimääräinen kesto? Katso edellinen vastaus. -Mitkä ovat käyntimäärät työvuoron aikana tarjouspyynnön eri kohdealueilla? Katso tarjouspyynnön määrälliset kuvaukset liite 2.5. ja 2.6, asiakasmäärän ja hoidon tarpeen mukaan. -Kotihoidon (Kitee, kohde 3) välimatkat, alueen koko? Ajetut kilometrit keskimäärin vuoron aikaan? Tässä ei tarvita autoa, koska kohteiden välillä on matkaa n. 500 metriä. Peltolan vanhustentalot ja Laatokantie ovat omia kokonaisuuksiaan. -Kotihoidon (Kitee ja Kesälahti, kohde 4) välimatkat, alueen koko? Ajetut kilometrit keskimäärin vuoron aikana? Katso liite 2.6., siitä ilmenee alueen laajuus: pyydämme tutustumaan alueen karttaan ja kyliin www.kitee.fi ja www.kesalahti.fi. Riippuen kuukaudesta Kesälahden puolella kilometrimäärät vaihtelevat 1100 km (elokuu 2010) 1600 km / kk (marraskuu/2010) ja Kiteen puolella kilometrimäärät vaihtelevat 5700 (elokuu 2010) 6300 km / kk (lokakuu 2010). -Miten turvapuhelinpäivystys on hoidettu? Kuuluuko joiltain osin tarjouspyyntöön? Turvapuhelinhälytyksiin vastaaminen kuuluu oston piiriin, liitteet 2.5 ja 2.6. Hälytys menee joko Esperille tai Suomen Ensiapupalvelulle ja sieltä hälytetään hoitajalle. -Montako yöhälytystä on keskimääräisesti ollut yönaikana kussakin tarjouspyynnön kohdealueella? Miten pitkät etäisyydet voivat olla? Keneltä palvelut nykyään ostetaan? Jos tällä tarkoitetaan turvapuhelinhälytyksiä, niin yössä niitä voi tulla eri alueilla eri määriä, Kiteellä 15-20 hälytystä / yö. 4

-Jos on yksin työvuorossa, kenelle soittaa jos tarvitsee apuvoimia esim. mielenterveysasiakkaan hoidossa/ käynnillä? Minkälaista yhteistyötä vartioinnin kanssa, sopimus olemassa? Saako samaa sopimusta käyttää? Vartiointiliikkeen kanssa on sopimus avun saamisesta, mutta yöhoitajat tekevät asioita myös yhteistyössä (esim. taajaman yöhoitaja menee auttamaan Harjulan tai Rantapihan yöhoitajaa). -Voitteko tehdä tarjoukseen uuden hintaliitteen, johon tarjoaja voi selkeästi kirjata kaikki mahdolliset hinnat, joita tarjouksessa pyydetään antamaan. Nykyisestä liitteestä puuttuu esim. Kohteen 3 lisätyövuoron hinta sekä vaadittu kuukausikustannus. Hintaliite on tämän dokumentin alussa. Muut tiedot voi merkitä Huomautukset / tarkennukset sarakkeeseen. Kuukausikustannuksen saamme laskettua, jos hinnat on oikeellisesti ilmoitettu. Kuukausikustannuksen laskenta tarjoajilta on poistettu korjatussa tarjouspyynnössä. -Miten yhdistelmätarjouksen hinta tulee esittää yöhoidon osalta? Miten yhdistelmätarjouksen hinta annetaan päiväaikaisen hoidon osalta? Annetaanko päivä vai tuntihinta? Mitä silloin huomautussarakkeeseen kirjoitetaan? Vertailun eteneminen 1. Tehdään laatupisteytys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. Kirjataan pisteytys pöytäkirjaan ja allekirjoitetaan se sekä merkitään käsittelyaika. 2. Avataan hintatarjouskuoret. Merkitään pöytäkirjaan avausaika. 3. Tehdään hintapistetys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. 4. Laaditaan kohteittainen lista parhaista laatu ja hintapisteiden saaneista. 5. Todetaan yhdistelmätarjoukset eri vaihtoehdoissa. 6. Tehdään hintapistetys yhdistelmissä. 7. Laaditaan yhdistelmätarjousten paremmuusjärjestys. 8. Tehdään vertailu parhaiten yksittäiskohteiden ja parhaiden yhdistelmien välillä. -Miten kokonais / yhdistelmätarjouksen hinta annetaan? Katso kaikki edelliset hinnoitteluun liittyvät vastaukset. -Yöhoidon osalta hinta pyydetään ilmoittamaan kokonaishintana/yö. Lisäksi todetaan, että Hinnasta johtuva kuukausikohtainen kustannus tulee esittää laskelmassa. Hinnoitteluliitteessä pyydetään yöhoidon osalta Perushinta. Tarkoittaako tämä perushinta kuitenkin hintaa/yö vai hintaa/kuukausi? Katso hinnoitteluliitteen lomake, siitä ilmenevät kysytyt tiedot. Kyseessä on hinta / yö. Kuukausihintaa ei tarvitse laskea. Tämä seikka on korjattu korjattuun tarjouspyyntöön. -Hinta pyydetään ilmoittamaan kokonaishintana/yö. Tarjousasiakirjassa on määritelty esim. Harjulan palvelutaloalueelle, Ilmolantie ja Rauhankuja hankittavan yöhoidon ajaksi 21.45-7.45, 1 yöhoitaja. Tarkoittaako tämä sitä, että hinta annetaan nimenomaan 1 yöhoitajan tarpeesta 21.45-7.45 riippumatta palveluntarpeen määrästä ko. kohteessa? Katso liite 2.2., ostetaan 1 yöhoitaja klo 21.45-7.15 Harjulaan ja Rantapihaan 1 yöhoitaja klo klo 21.45-7.15. -Miten liitteen 2.6. mukainen Kiteen Puhos, Puhossalon, Leinovaaran, Vihtavaaran ja Heinoniemen alueen hoitoon ja hoivaan käytetty aika matkoineen on jakautunut ajallisesti? Kuinka monta tuntia/päivä tarve on ollut ja mihin kellonaikaan keskimäärin? Palvelua ostetaan päivittäin klo 7.00- alkuiltaan, asiakastarpeen mukaan. Katso liite 2.6, jossa tiedot on yksilöity. 5

-Miten liitteen 2.6. mukainen Kesälahden Rasti- Hummovaara Villala alueen hoitoon ja hoivaan käytetty aika matkoineen on jakautunut ajallisesti? Kuinka monta tuntia/päivä tarve on ollut ja mihin kellonaikaan keskimäärin? Palvelua ostetaan päivittäin klo 7.00- alkuiltaan, asiakastarpeen mukaan. Katso liite 2.6, jossa tiedot on yksilöity. -Nykyinen henkilökuntamäärä työvuoroissa ja työntekijöiden koulutukset ( Kotihoitaja, lähihoitaja, sairaanhoitaja ). Minkälainen työjako? Nykyinen henkilökunta kotihoidon ostopalvelussa on kodinhoitajia ja lähihoitajia. Sairaanhoitajien palvelua ei ole ostettu vaan se tuotetaan Helli-liikelaitoksen omana palveluna. Vastuuhenkilö vastaa työnjaosta. Asiakkuuden määrittää Helli-liikelaitos. -Tarjousasiakirjassa pyydetään selvitystä siitä koskeeko yritystä hankintalain luvun 8, 53 tai 54 mukaiset poissulkemisperusteet. Edellytetäänkö selvityksen antamiseen toimivaltaisen viranomaisen antamaa selvitystä ja rikosrekisteriä vai riittääkö oma selvitys asiasta? Selvitys tarkoittaa 55 mukaista toimintaa selvityksen antamisessa. Toiminnasta vastaavaa henkilöä koskee seuraava: ehdokas tai tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö. Niiltä, jotka työskentelevät yöhoidossa mahdollisesti alaikäisten kanssa (Kytänniemen asumisyksikkö), vaaditaan selvitystä ennen toiminnan aloittamista Lain lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä mukaisesti: http://www.finlex.fi/linkit/ajansd/20020504. -Tarjouspyynnön kohdassa 5., Maksuehdot todetaan: Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli- liikelaitos varaa itselleen oikeuden sopimuksen muuttamiseen Keski-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta-alueen mahdollisista muutoksista aiheutuvista syistä. Mitä tällaiset mahdolliset muutokset ovat? Tällä ennakoidaan kaikkia mahdollisia muutoksia yhteistoiminta-alueella ja palvelujen tuotannossa, jos kunnat niihin päätyvät. Tällöin käydään neuvottelut palvelun antajan kanssa uusista järjestelyistä. Korjatussa tarjouspyynnössä em. tekstiä on jatkettu seuraavasti Sopimuksen muutoksesta ja hinnoista neuvotellaan erikseen 3 kuukautta ennen palvelujen muutosta. Palvelun tarpeen ja sopimuksen olennaisilta osilta muuttuessa kyseeseen tulee sopimuksen irtisanominen ja liikelaitoksen harkinnan mukaiset menettelyt palvelun jatkojärjestämiseksi. -Mitä tarkoittaa käytännössä liitteen 1 vastuu tuottajalle it-laitteista ja ohjelmistoista? Tarkoittaa sitä, että tuottaja hankkii omaa liiketuotantoaan varten (kirjanpito, laskutukset, toimistoohjelmat jne.) omat it-laitteet ja ohjelmat. Palvelun tilaaja järjestää laitteet vain asiakaskirjauksien ja käyntitilastoimisen tekemiseen. Yrittäjä ei siis voi eikä saa käyttää tilaajan laitteita ja ohjelmia omaan yrityshallintoonsa. -Liitteen 2.6. päiväaikaisen kotihoidon osalta todetaan, että ostettava matkoihin käytetty työaika on ensimmäisen ja viimeisen asiakaskäynnin välinen aika. Palveluun kuuluu myös tukipalveluaterioiden kuljettaminen Puhoksesta asiakkaille kolmena päivänä viikossa. Miten kaukana Ammattiopisto on asiakkaiden luota? Ammattiopisto on Puhoksen taajaman lähellä ja asiakkaat sijoittuvat alueelle eri kylille (katso alueen kartta). 6

-Tuleeko tarjousasiakirjaan liittää liitteeksi sosiaalipalvelujen valvonnasta asetetun lain 603/1996 mukaiset viranomaistodistukset/luvat vai selvitys niistä? Toimijoilta edellytetään lain 603/1996 mukaista lupaa tai selvitystä. Edellytämme vähintään tietoja luvan myöntämisajankohdasta, lupapäätöksen numerosta, myöntäjästä ja luvan voimassa olosta. Sen lisäksi tarvitsemme yksilöidyn tiedon, mihin palveluun ja alueelle lupa on annettu. Parhaiten nämä tiedot käyvät ilmi viranomaistodistuksesta. -Tuleeko tarjousasiakirjaan liittää viranomaistodistukset liiketoiminnan harjoittamisoikeudesta, rekisteröitymisestä kaupparekisteriin ja ennakonperintärekisteriin vai riittääkö y-tunnuksen ilmoittaminen Katso kohta 1.1.2. Pyydämme toimittamaan yritysten Y-tunnukset tarjouksen mukana. -Onko tiettyjä edellytyksiä yrityksen johdon koulutuksesta ja kokemuksesta? Pyydämme selvityksen yrityksen johdon koulutuksesta ja kokemuksesta (tarjouspyyntö kohta 1.1.3). -Tarjouksen tulee sisältää kuvauksen laadun hallinnasta ja toiminnan kehittämisestä, jossa täsmennetään seuraavia osa-alueita: asiakaspalautejärjestelmä; miten asiakaspalaute kerätään, arvioidaan ja hyödynnetään palvelujen kehittämisessä, valitusten käsittely ja niihin reagoiminen, toimenpiteet palvelujen kehittämiseksi. Millaiset kriteerit näille osa-alueille on asetettu? Tällä palvelun tilaaja arvioi sitä, miten tarjouksen tekijän laadunvarmistus toimii ja millainen on toiminnan kehittämisen valmius. - Palvelun antajan osaaminen ja kokemus kohdassa todetaan seuraavaa. Arvostamme palvelun antajan kokemusta vastaavanlaisesta toiminnasta ja paikallistuntemusta. Pyydämme tarjoajia kuvaamaan osaamistaan ja kokemustaan tarjoamassaan palvelussa ja mainitsemaan mahdolliset referenssit. Millaiset kriteerit on asetettu laatupisteiden saamisessa seuraavissa kohdissa: -Kokemus vastaavanlaisesta toiminnasta -Paikallistuntemus -Osaaminen ja kokemus tarjotussa palvelussa ja referenssit? Tilaajan arviointiryhmän arviointisapluuna on yhdessä keskusteltu ja arvotettu lista asioista, joilla pisteitä saa. Koska tarjouksen tekijöiden kuvauksissa toiminnastaan voi olla samaakin tarkoittavia erilaisia ilmaisuja, hakee tilauksen tekijä todennetut, kuvaavat asiat kunkin tarjoajan sisällön kuvauksesta. Korjatussa tarjouspyynnössä paikallistuntemus on poistettu pisteitä antavana seikkana. - Henkilöstön osaaminen ja kehittäminen kohdassa on todettu seuraavaa: Arvostamme henkilöstön osaamisen jatkuvaa kehittämistä ja päivittämistä. Arvostamme koulutusta, joka antaa lisävalmiuksia riippuen kohteesta, jossa palvelua annetaan esimerkiksi dementia-, mielenterveys-, vammais- ja päihdeosaamista. Pyydämme tarjoajia kuvaamaan henkilöstön vaatimusten mukaisen koulutuksen (ks. kohta 1.1.3) ja lisäkoulutuksen antamat valmiudet sekä mahdollisen koulutussuunnitelman. Millaiset kriteerit on laatupisteiden saamisessa seuraavissa kohdissa: -Henkilöstön osaamisen jatkuva kehittäminen ja päivittäminen, -Koulutus, joka antaa lisävalmiuksia riippuen kohteesta esimerkiksi dementia-, mielenterveys-, vammais- ja päihdeosaamista ja -Kuvaa henkilöstön vaatimusten mukainen koulutus? 7

Lisäksi, mitä tarkoittaa tässä kohdassa henkilöstön vaatimusten mukainen koulutus? Vähimmäisvaatimus on lähihoitajan koulutus. Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä edellytetään täydennyskoulutusta, jotta ammattitaito säilyy. Koska tilaaja ostaa palvelun yritykseltä, on tilaajan intressissä, että palvelun antajan henkilöstön ammatillinen osaaminen on ajan tasalla. Viitteenä voidaan mainita, että kuntia velvoittavat sosiaalihuollon henkilöstön täydennyskoulutusta koskeva lainsäädäntö ja suositukset. Niistä voi lukea esimerkiksi Kunnallisen työmarkkinalaitoksen sivuilta http://www.kuntatyonantajat.com/modules/release/show_release~id~33f65d32b0a445739165a2344c00ba AD~groupid~FD464EE5DB1342EFB844E018E160ACDA~layout~kt2006~tabletarget~data_1~pid~3678AA1 8E724427BA4B235EA47C08FC7.asp Muu pisteitä antava koulutus on lueteltu lisävalmiuksia antavassa osaamiskuvauksessa. - Toimintaprosessit kohdassa on todettu seuraavaa: Arvostamme toimintaprosesseja, jotka varmistavat annetun palvelun tarkoituksenmukaisuuden ja laadun. Pyydämme kuvausta, josta käy ilmi yrityksen toimintaajatus, toimintatavat/työmenetelmät, hallinto, toimintavastuut, kehittämissuunnitelma, henkilöstöpolitiikka, toimintakertomus ja toimintaluvut. Arvostamme toiminnan seurantaa ja arviointia kuvaavia mittareita, kriteeristöjä ja kuvausta noudatettavista standardeista, mikäli niitä on käytössä. Millaiset kriteerit on laatupisteiden saamisessa seuraavissa kohdissa: -Toimintaprosessit, jotka varmistavat palvelun tarkoituksenmukaisuuden ja laadun, - toimintatavat/työmenetelmät, -hallinto, -toimintavastuut, -kehittämissuunnitelma, -henkilöstöpolitiikka, -toimintakertomus, -toimintaluvut, -toiminnan seurantaa ja arviointia kuvaavat mittarit ja -kriteeristöt ja kuvaus noudatettavista standardeista? Tilaajan arviointiryhmän arviointisapluuna on yhdessä keskusteltu ja arvotettu lista asioista, joilla pisteitä saa. Koska tarjouksen tekijöiden kuvauksissa toiminnastaan voi olla samaakin tarkoittavia erilaisia ilmaisuja, hakee tilauksen tekijä todennetut, kuvaavat asiat kunkin tarjoajan sisällön kuvauksesta. -Viittaamme kohtaan: Laatupisteitä saa siitä, että on paikallistuntemusta. Pyydämme hankintayksikköä muuttamaan tarjouspyyntöä tältä osin siten, että hankintapäätökseen ei vaikuta paikallistuntemus, koska käsittääksemme tämä olisi vastoin voimassaolevaa lakia. Julkisista hankinnoista säädetyn lain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata kaikkien yritysten tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota palveluita julkisten hankintojen tarjouskilpailussa. Lain ja oikeuskäytännön mukaan kiellettyä on muun muassa suosia paikallisia tai olemassa olevia toimijoita. Oikeuskäytännössäkin on vakiintuneesti katsottu esimerkiksi, että tarjoajalta ei voida edellyttää, että sillä olisi jo tarjouksentekohetkellä vaadittava toimintavalmius (Markkinaoikeus 381/08, 19.9.2008 ja 420/08, 16.10.2008). 8

Johtokunnan kanssa käydyn keskustelun perusteella paikallistuntemusta ei huomioida laatupisteisiin vaikuttavana tekijänä. Kohta on poistettu myös korjatusta tarjouspyynnöstä. Liitteessä 2 mainitaan, että Käynnistyvät yritykset voivat korvata pyydetyt dokumentit liiketoimintasuunnitelmalla ja siihen liitetyillä kuvauksilla tulevasta toiminnasta. Kuvauksissa tulee käsitellä hankkijan alla painottamat aihealueet. Sopimuskauden aikana tarkistetaan kuvattujen osaalueiden käytännön toimivuutta. Tämä seikka mahdollistaa aloittavalle / uudelle yritykselle tehdä tarjouksen. 1. Jos palveluntuottaja on paikkakunnalla uusi ja toimitilaa ei vielä ole, niin huomioidaanko tarjous? Tätä koskee kaksi tarjouspyynnön kohtaa: a) Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytyksen suoriutua palvelujen tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tätä arvioidaan lakisääteisillä, taloudellisilla ja toiminnallisilla vaatimuksilla sekä perusvaatimuksilla kokemukselle, osaamiselle, laadunvarmistukselle ja toiminnan kehittämiselle. - Tarjouskilpailusta suljetaan pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, joilla ei ole teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Edellytykset arvioidaan liitteessä 2 mainituin perustein. b) Käynnistyvät yritykset voivat korvata pyydetyt dokumentit liiketoimintasuunnitelmalla ja siihen liitetyillä kuvauksilla tulevasta toiminnasta. Kuvauksissa tulee käsitellä hankkijan alla painottamat aihealueet. Sopimuskauden aikana tarkistetaan kuvattujen osa-alueiden käytännön toimivuutta. Tilaajan intressissä on, että toiminta tilatussa laajuudessa voi alkaa 1.6.2011 päätöksen saatua lainvoiman. Tilaaja edellyttää, että valittu palvelun antaja pystyy järjestämään toiminnan alkavaksi sovittuna aikana toiminnan edellyttämin tiloin. 2. Jos palveluntuottajalla ei vielä ole henkilökuntaa, niin miten kelpoisuusvaatimus ja lääkehoidon koulutus ilmoitetaan? Joka tapauksessa koulutusta koskee seuraava: Henkilökunnan tulee täyttää sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuudesta annetun asetuksen (272/2005) asettamat vaatimukset. Pyydämme toimittamaan selvityksen henkilökunnan kelpoisuudesta sekä lääkehuollon koulutuksesta. Henkilöstön lääkehuollon koulutuksen ja valmiuksien tulee olla lakien vaatimalla tasolla ja myös yksityisiä terveydenhuollon ja sosiaalihuollon yksiköitä ja palvelun antajia koskevan STM:n oppaan 2005:32 mukaisella tasolla. Palvelun antajan on luotettavasti pystyttävä osoittamaan, että pätevä henkilökunta edellytettyine koulutuksineen on käytettävissä toiminnan alkaessa. 3. Jos palveluntuottaja rekrytoi työntekijät, niin miten henkilökunnan koulutus ja työkokemus ilmoitetaan tarjouksessa? Tilaajan intressissä on, että työntekijöiden koulutus selvitetään, kuten edellä kysymyksen 2 vastauksessa on eritelty. Työntekijöiden työkokemusta ei ole kysytty, mutta palvelun antajan osaamista ja kokemusta vastaavanlaisesta toiminnasta kylläkin. 9

4. Pitääkö palveluntuottajalla olla tarvittavat Avi-luvat tarjouspyyntöä jätettäessä (jos kyseessä on paikkakunnalle tuleva uusi palveluntuottaja), vai riittääkö, että luvat haetaan ennen toiminnan aloittamista? Toimijoilta edellytetään lain 603/1996 mukaista lupaa tai ilmoitusta. Edellytämme vähintään tietoja luvan myöntämisajankohdasta, lupapäätöksen numerosta, myöntäjästä ja luvan voimassa olosta. Sen lisäksi tarvitsemme yksilöidyn tiedon, mihin palveluun ja alueelle lupa on annettu. Parhaiten nämä tiedot käyvät ilmi viranomaistodistuksesta. Aluehallintoviranomaisen luvan saamisen lupaprosessin läpimenoajasta ei tilaajalla ole tietoa. 5. Kohteiden hinnoittelun lisäksi pitäisi lisäksi ilmoittaa yhdistelmän, esim. Kiteen kotihoito + yöhoito hinnat ja sen lisäksi jokaiselle kohteelle erillinen hinta, onko näin? Jokaiselle kohteelle on annettava oma hintansa, jolla tilaaja voi hankkia yksittäisen kohteen. Jos palveluntarjoaja haluaa tehdä tarjouksen yhdistelmästä tai koko kokonaisuudesta, on ilmoitettava myös yhdistelmän tai kokonaisuuden hinta kohteiden hinnoittelun lisäksi. Mitkä ovat tämän hetkiset hinnat: a) yöhoidossa o Kiteellä 37856 eur / kk (0 % alv) o Tohmajärvellä 331,50 eur/ yö (0 % alv) b) kotihoidossa o Kiteellä Tuntihinnat: perustuntihinta arkisin klo 7-18 24,47, lauantaisin klo 29,73, sunnuntaisin klo 7-18 45,49. Muut erillislisät näiden hintojen mukaan. Näistä työmäärän (tuntien) mukaan vaihtelee kuukausittainen maksu välillä 33 000 34 000 eur. o Kiteellä ja Kesälahdella tuntihinnat: Perustuntihinta arkisin 25,50, iltatyölisä 15%, lauantailisä 20% ja sunnuntailisä 100%. Kiteen puolella: kokonaissumma vaihtelee työmäärän ja kilometrimäärien mukaan kuukaudessa 15000-17300 eur välillä Kesälahden puolella: kokonaissumma vaihtelee työmäärän ja kilometrimäärien mukaan kuukaudessa 5000 6800 eur välillä Ovatko kaikkien kohteiden hinnat tuntihintoja koko työajasta vai vain asiakkaiden luona käytetystä ajasta? Laskuilla on liitteenä selvitys käytetystä asiakastyöajasta ja matka-ajasta sekä kilometreistä ja reittiselostus (ajopäiväkirja) 10

Tarjousten vertailu kohteittain vai kokonaisuuksittain: "Kokonaisvertailupistemäärä on hinnasta ja laadusta saatavan pistemäärän summa, jonka perusteella tarjoajat asetetaan TARJOUSKOHTEITTAIN kokonaisedullisuusjärjestykseen". Tämä tarkoittaa siis suomeksi sitä, että tarjoukset todellakin vertaillaan kokonaistaloudellisuuden mukaan KOHTEITTAIN eikä eri kokonaisuuksia arvioida. Vertailun eteneminen 1. Tehdään laatupisteytys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. Kirjataan pisteytys pöytäkirjaan ja allekirjoitetaan se sekä merkitään käsittelyaika. 2. Avataan hintatarjouskuoret. Merkitään pöytäkirjaan avausaika. 3. Tehdään hintapistetys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. 4. Laaditaan kohteittainen lista parhaista laatu ja hintapisteiden saaneista. 5. Todetaan yhdistelmätarjoukset eri vaihtoehdoissa. 6. Tehdään hintapistetys yhdistelmissä. 7. Laaditaan yhdistelmätarjousten paremmuusjärjestys. 8. Tehdään vertailu parhaiten yksittäiskohteiden ja parhaiden yhdistelmien välillä. kysymys 1: Mitä painoarvoa sitten on eri kokoisilla kokonaisuuksilla ja yhdistelmän hinnoilla, kun sitä ei ole tässä tarjouspyynnössä kerrottu (yhdistelmän hinta on kuitenkin ilmoitettava)? Millaisia kokonaisuuksia ostaja arvostaa? Vertailun eteneminen 1. Tehdään laatupisteytys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. Kirjataan pisteytys pöytäkirjaan ja allekirjoitetaan se sekä merkitään käsittelyaika. 2. Avataan hintatarjouskuoret. Merkitään pöytäkirjaan avausaika. 3. Tehdään hintapistetys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. 4. Laaditaan kohteittainen lista parhaista laatu ja hintapisteiden saaneista. 5. Todetaan yhdistelmätarjoukset eri vaihtoehdoissa. 6. Tehdään hintapistetys yhdistelmissä. 7. Laaditaan yhdistelmätarjousten paremmuusjärjestys. 8. Tehdään vertailu parhaiten yksittäiskohteiden ja parhaiden yhdistelmien välillä. kysymys 2: Jos jokin tarjoaja tarjoaa vain yhden kohteen ja se saa kohdekohtaisessa vertailussa parhaat pistemäärät, niin saako tämä tarjoaja ko. kohteen tehtäväksi? Vertailun eteneminen 1. Tehdään laatupisteytys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. Kirjataan pisteytys pöytäkirjaan ja allekirjoitetaan se sekä merkitään käsittelyaika. 2. Avataan hintatarjouskuoret. Merkitään pöytäkirjaan avausaika. 3. Tehdään hintapistetys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. 4. Laaditaan kohteittainen lista parhaista laatu ja hintapisteiden saaneista. 5. Todetaan yhdistelmätarjoukset eri vaihtoehdoissa. 6. Tehdään hintapistetys yhdistelmissä. 7. Laaditaan yhdistelmätarjousten paremmuusjärjestys. 8. Tehdään vertailu parhaiten yksittäiskohteiden ja parhaiden yhdistelmien välillä. 11

kysymys 3: Entä jos jokin toinen tarjoaja tarjoaa kokonaisuuden, joka on yhdistelmänä edullisin, niin miten nämä pisteytetään ja vertaillaan? Tässä tapauksessa siis kysymys kohdan 2 tarjoaja olisi voittanut yksittäisen kohteen. Tämä on erittäin tärkeä tieto tarjousten hinnoittelussa ja otettava huomioon päätöksessä miten suuria kokonaisuuksia ylipäätään kannattaa tarjota. Vertailun eteneminen 1. Tehdään laatupisteytys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. Kirjataan pisteytys pöytäkirjaan ja allekirjoitetaan se sekä merkitään käsittelyaika. 2. Avataan hintatarjouskuoret. Merkitään pöytäkirjaan avausaika. 3. Tehdään hintapistetys kunkin kohteen ja tarjoajan osalta. 4. Laaditaan kohteittainen lista parhaista laatu ja hintapisteiden saaneista. 5. Todetaan yhdistelmätarjoukset eri vaihtoehdoissa. 6. Tehdään hintapistetys yhdistelmissä. 7. Laaditaan yhdistelmätarjousten paremmuusjärjestys. 8. Tehdään vertailu parhaiten yksittäiskohteiden ja parhaiden yhdistelmien välillä. 1. Kuinka paljon on tarjouspyynnön kohde 4:n eli Kiteen ja Kesälahden kotihoidon piirissä olevien asiakkaiden käyntien kuukausittainen ajokilometrimäärä? Jos ette pysty sanomaan arviota kilometreistä, niin voitteko antaa kartalta asiakkaiden sijainnit kartalta, jotta voimme itse arvioida tarjouksen pohjaksi ajettavat kilometrit. Riippuen kuukaudesta Kesälahden puolella kilometrimäärät vaihtelevat 1100 km (elokuu 2010) 1600 km / kk (marraskuu/2010) ja Kiteen puolella kilometrimäärät vaihtelevat 5700 (elokuu 2010) 6300 km / kk (lokakuu 2010). 2. Mikä on kohteen 1 nykyinen hinta? 37856 eur / kk (0 % alv) 3. Mikä on kohteen 2 nykyinen hinta? 331,50 eur/ yö (0 % alv) 4. Mikä on kohteen 3 nykyinen hinta? Tuntihinnat: Tuntihinnat: perustuntihinta arkisin klo 7-18 24,47, lauantaisin klo 29,73, sunnuntaisin klo 7-18 45,49. Muut erillislisät näiden hintojen mukaan. Näistä työmäärän (tuntien) mukaan vaihtelee kuukausittainen maksu välillä 33 000 34 000 eur. 5. Mikä on kohteen 4 nykyinen hinta? tuntihinnat: Perustuntihinta arkisin 25,50, iltatyölisä 15%, lauantailisä 20% ja sunnuntailisä 100%. Kiteen puolella: kokonaissumma vaihtelee työmäärän ja kilometrimäärien mukaan kuukaudessa 15000-17300 eur välillä Kesälahden puolella: kokonaissumma vaihtelee työmäärän ja kilometrimäärien mukaan kuukaudessa 5000 6800 eur välillä 12

Kustannusvastuu taulukko: Hallintokuluissa ei näy Kiteen päiväaikaisen kotihoidon sekä yöhoidon toimiston vuokrakuluja, jotka tulevat palveluntuottajan maksettavaksi. Kustannukset ovat kuitenkin tuhansia euroja vuodessa. Palvelukuvaus antaa ymmärtää, että toimistotila on automaattisesti palveluntuottajan käytössä ilman kustannuksia. Tilaajan intressissä on saada selkeä palvelun tuntihinta, kuten on pyydetty. Tilaajalla ei ole tarjota tiloja kotihoidon toimistotiloja kotihoidon palvelun antajalle. Palvelun antaja laskee itse, mitä rakenteellisia tiloja tarvitsee mm. toimistotiloikseen ja työntekijöidensä sosiaalisiksi tiloiksi ja laskenee, miten sijoittaa sen palvelun hintaan, mikäli niin haluaa. Verottajalla on omat vähennyksensä yrittäjien yritystoiminnan kuluja helpottamaan. Yöhoidon kyseessä ollen palvelun antajalle tarjotaan mahdollisuus kirjata potilastiedot Hellin toimipisteessä. Sosiaalisen tilan käytöstä tehdään erillinen hinnoittelu ja sopimus. Jatkuuko nykyinen käytäntö kilpailutuksen ja uuden sopimuksen jälkeenkin, siis palveluntuottajan oma kustannus? Katso edellinen vastaus: Palvelun antaja laskee itse, mitä rakenteellisia tiloja tarvitsee mm. toimistotiloikseen ja työntekijöidensä sosiaalisiksi tiloiksi ja laskenee, miten sijoittaa sen palvelun hintaan, mikäli niin haluaa. Verottajalla on omat vähennyksensä yrittäjien yritystoiminnan kuluja helpottamaan. Yöhoidon kyseessä ollen palvelun antajalle tarjotaan mahdollisuus kirjata potilastiedot Hellin toimipisteessä. Sosiaalisen tilan käytöstä tehdään erillinen hinnoittelu ja sopimus. 13