1. Paikkatietoalustan/infrastruktuurin tuki- ja koulutuspalveluiden järjestämisvaihtoehdot ja parhaat käytännöt

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö Julkisen hallinnon paikkatietoalusta -digihankkeen tuki- ja koulutuspalveluja koskevan osahankkeen konsultointipalveluista - vastaukset esitettyihin kysymyksiin, Paikkatietoalustan/infrastruktuurin tuki- ja koulutuspalveluiden järjestämisvaihtoehdot ja parhaat käytännöt Sulkeeko tarjouspyynnön tarkoittamien konsultointipalveluiden toimittaminen tarjoajan ulos kaikista tai joistakin myöhemmistä julkisen hallinnon paikkatietoalusta digihankkeen kilpailutuksista? Voiko tähän konsulttiselvitykseen valittava toteuttaja tulla valituksi myös tulevassa kilpailutuksessa vai syntyykö jääviysongelma? Vastaus: Valittavaa toteuttajaa tai mahdollista alihankkijaa ei suljeta pois muista julkisen hallinnon paikkatietoalustahankkeeseen liittyvistä kilpailutuksista sillä perusteella, että tämä on osallistunut tämän toimeksiannon toteuttamiseen. Toteuttaminen voidaan jatkossa lukea tähän aihealueeseen liittyväksi referenssiksi, mutta muuten toteuttamisesta ei katsota olevan suoraa etua mahdollisia seuraavia tarjouksia arvioitaessa, koska valmistelu- ja tulosmateriaali tulee olemaan kaikkien avoimesti käytettävissä. Tarjoukseen pyydetään liittämään erillinen hintalomake. Tälle ei ilmeisesti ole olemassa pohjaa? Vastaus: Ei edellytetä MMM:n laatimaa hintalomaketta, vaan kukin tarjoaja voi laatia sopivan mallin mukaan. Erillisen hintalomakkeen tulee sisältää tarjouksen yksilöinti tarjouspyynnön mukaisesti, tiedot tarjoajasta ja tarjouksen päivämäärä sekä tarjouksen hinta tarjouspyynnön mukaisesti kokonaishintana ja henkilötyöpäivä- ja matkakustannuksiin eriteltynä. Tarjouspyyntönne viittaa kohdassa tarjottavan konsulttipalvelun sisällön kuvaus paikkatietoverkoston GeoForum aloitteessa tehtyyn työhön. Voitteko yksilöidä ne mainitun työn tulokset kuvaavat dokumentit (tai vastaavat) jotka tulee ottaa huomioon tarjouksen kohteena olevaa työtä tehtäessä? Vastaus: Tarjouksen arvioinnissa otetaan huomioon annetun linkin mukaisen tiedon huomioiminen suunnitelmassa. Muut dokumentit toimitetaan valitulle toimittajalle. Tarjouspyyntönne kohdassa tarjousten valintaperusteet eritellään tarjousvertailussa annettavat laadun ja hinnan painoarvot. Voitteko vielä kuvata työsuunnitelman laadun kriteerit, joita tarjousvertailussa tullaan soveltamaan? 1

2 Vastaus: Työsuunnitelman pisteytyksen perusteet Tarjouspyynnön mukaisesti työsuunnitelmasta tulee ilmetä se, miten ja millä aikataululla ja kenen toimesta työ aiotaan toteuttaa. Esityksessä on pyrittävä luomaan luotettava kuva siitä, että työsuunnitelma toteuttamalla syntyy vaaditut tulokset. Työsuunnitelma viimeistellään yhdessä tilaajan kanssa. Esityksessä arvostetaan Pisteytettävä ominaisuus Hankkeen aikataulutus Pisteytysmalli Perustelut pisteiden määräytymiselle ja kullekin tarjolla olevalle pistevaihtoehdolle Esityksessä on huomioitu realistisesti hankkeen kiireellinen aloitus ja ripeä eteneminen kohti tavoitetta = 5 Esityksessä on huomioitu melko realistisesti hankkeen kiireellinen aloitus ja ripeä eteneminen kohti tavoitetta = 3 Esityksessä ei ole kovin realistisesti huomioitu hankkeen kiireellistä aloitusta ja/tai ripeää etenemistä kohti tavoitetta = 1 piste Esityksessä ei ole huomioitu hankkeen kiireellistä aloitusta ja/tai ripeää etenemistä kohti tavoitetta = 0 Selvityksen toteutustapa (mm. menettelytavat, sisältö, resursointi, riippumattomuus) Esityksessä on huomioitu selvityksen kohderyhmä (paikkatietosektori) ja sen eri ryhmät Toteutustapa on selkeä ja realistinen sekä sen arvioidaan parantavan merkittävästi selvityksen tavoitteiden toteutumista = 10 Toteutustapa on melko selkeä ja realistinen sekä sen arvioidaan parantavan melko paljon selvityksen tavoitteiden toteutumista = 7 Toteutustapa ei ole kovin selkeä ja/tai parantavan juurikaan selvityksen tavoitteiden toteutumista = 4 Toteutustapa ei ole selkeä ja/tai parantavan selvityksen tavoitteiden toteutumista = 0 Esityksestä käy selvästi ilmi kohderyhmän toimintaympäristöjen tuntemus = 10 Esityksestä käy melko hyvin ilmi kohderyhmän tuntemus = 5 Esityksestä ei käy ilmi kohderyhmän tuntemus = 0 2

3 Minkälaista tukipalvelua tässä tarkoitetaan? Onko kyseessä ohjelmistotuki, asiantuntijatuki vai jonkinlainen muunlainen tuki? Vastaus: Tukipalvelulla tarkoitetaan lähinnä paikkatietoinfrastruktuuriin/ paikkatietoalustaan liittyvää asiantuntijatukea, joka voi liittyä käytössä oleviin palveluihin ja paikkatietoratkaisuihin. Huomioitava paikkatiedon viitearkkitehtuuri, kansallinen palveluarkkitehtuuri ja liitteenä oleva hankesuunnitelma. 2. Paikkatietoalustan käyttötapaukset ja kustannus-hyötyanalyysi Sulkeeko tarjouspyynnön tarkoittamien konsultointipalveluiden toimittaminen tarjoajan ulos kaikista tai joistakin myöhemmistä julkisen hallinnon paikkatietoalusta digihankkeen kilpailutuksista? Voiko tähän konsulttiselvitykseen valittava toteuttaja tulla valituksi myös tulevassa kilpailutuksessa vai syntyykö jääviysongelma? Vastaus: Valittavaa toteuttajaa tai mahdollista alihankkijaa ei suljeta pois muista julkisen hallinnon paikkatietoalustahankkeeseen liittyvistä kilpailutuksista sillä perusteella, että tämä on osallistunut tämän toimeksiannon toteuttamiseen. Toteuttaminen voidaan jatkossa lukea tähän aihealueeseen liittyväksi referenssiksi, mutta muuten toteuttamisesta ei katsota olevan suoraa etua mahdollisia seuraavia tarjouksia arvioitaessa, koska valmistelu- ja tulosmateriaali tulee olemaan kaikkien avoimesti käytettävissä. Tarjouspyyntönne kohdassa tarjousten valintaperusteet eritellään tarjousvertailussa annettavat laadun ja hinnan painoarvot. Voitteko vielä kuvata työsuunnitelman laadun kriteerit, joita tarjousvertailussa tullaan soveltamaan? Vastaus: Työsuunnitelman pisteytyksen perusteet Tarjouspyynnön mukaisesti työsuunnitelmasta tulee ilmetä se, miten ja millä aikataululla ja kenen toimesta työ aiotaan toteuttaa. Esityksessä on pyrittävä luomaan luotettava kuva siitä, että työsuunnitelma toteuttamalla syntyy vaaditut tulokset. Työsuunnitelma viimeistellään yhdessä tilaajan kanssa. Esityksessä arvostetaan Pisteytettävä ominaisuus Hankkeen aikataulutus Pisteytysmalli Perustelut pisteiden määräytymiselle ja kullekin tarjolla olevalle pistevaihtoehdolle Esityksessä on huomioitu realistisesti hankkeen kiireellinen aloitus ja ripeä eteneminen kohti tavoitetta = 5 Esityksessä on huomioitu melko realistisesti hankkeen kiireellinen 3

4 aloitus ja ripeä eteneminen kohti tavoitetta = 3 Esityksessä ei ole kovin realistisesti huomioitu hankkeen kiireellistä aloitusta ja/tai ripeää etenemistä kohti tavoitetta = 1 piste Esityksessä ei ole huomioitu hankkeen kiireellistä aloitusta ja/tai ripeää etenemistä kohti tavoitetta = 0 Selvityksen toteutustapa (mm. menettelytavat, sisältö, resursointi, riippumattomuus) Esityksessä on huomioitu selvityksen kohderyhmä (paikkatietosektori) ja sen eri ryhmät Toteutustapa on selkeä ja realistinen sekä sen arvioidaan parantavan merkittävästi selvityksen tavoitteiden toteutumista = 10 Toteutustapa on melko selkeä ja realistinen sekä sen arvioidaan parantavan melko paljon selvityksen tavoitteiden toteutumista = 7 Toteutustapa ei ole kovin selkeä ja/tai parantavan juurikaan selvityksen tavoitteiden toteutumista = 4 Toteutustapa ei ole selkeä ja/tai parantavan selvityksen tavoitteiden toteutumista = 0 Esityksestä käy selvästi ilmi kohderyhmän toimintaympäristöjen tuntemus = 10 Esityksestä käy melko hyvin ilmi kohderyhmän tuntemus = 5 Esityksestä ei käy ilmi kohderyhmän tuntemus = 0 Tarjousta koskevat vaatimukset kohdassa mainitaan erillinen hintalomake (katso seuraava kohta). Onko jostain löydettävissä MMM:n laatima hintalomake, vai onko tarkoitus, että kukin tarjoaja tekee oman lomakkeensa tarjousten valintaperusteet kohdassa mainitut seikat huomioiden? Tarjoukseen pyydetään liittämään erillinen hintalomake. Tälle ei ilmeisesti ole olemassa pohjaa? Sisällytetäänkö tarjouspyynnössä mainittuun henkilötyöpäiväkustannukseen henkilötyölle vyörytetyt eli jyvitetyt organisaation yleiskustannukset, vai ovatko organisaation yleiskustannukset tarjouspyynnössä mainittuja muita kustannuksia? Hoitaako maa- ja metsätalousministeriö asiakkaana kaikki tapahtumien ja työpajojen kustannukset kuten tilavuokrat ja mahdolliset kahvitarjoilut yms.? 4

5 Vastaus: Ei edellytetä MMM:n laatimaa hintalomaketta, vaan kukin tarjoaja voi laatia sopivan mallin mukaan. Erillisen hintalomakkeen tulee sisältää tarjouksen yksilöinti tarjouspyynnön mukaisesti, tiedot tarjoajasta ja tarjouksen päivämäärä sekä tarjouksen hinta tarjouspyynnön mukaisesti kokonaishintana ja henkilötyöpäivä- ja matkakustannuksiin eriteltynä. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen hinta annetaan kokonaishintana, joka sisältää kaiken tehtävän työn sekä mahdolliset matka- ja muut kustannukset. Hinta annetaan ilman arvonlisäveroa. Tarjoajia pyydetään huomioimaan, ettei tarjoajalla ole tarjotun kokonaishinnan lisäksi oikeutta veloittaa asiakasta mistään muista kustannuksista (esimerkiksi laskutuskustannuksia, päivärahoja tai muita kustannuksia). Organisaation yleiskustannukset sisällytetään henkilötyöpäiväkustannuksiin. Kuten tarjouspyynnössä mainitaan Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että tarjottavan palvelun kuvauksessa mainittujen mahdollisten tapahtumien ja työpajojen kustannukset maksaa asiakas eikä niitä tarvitse huomioida tai eritellä tarjouksessa. Tämä sisältää myös tilavuokrat ja mahdolliset kahvitarjoilut. Miten maa- ja metsätalousministeriö suhtautuu useamman organisaation yhteistarjouksiin? Voiko tarjoukseen sisältyä alihankkijan työtä? Vastaus: Tarjouksessa tulee määritellä selkeä kokonaisvastuullinen toimittaja. Toimittajalla voi olla yksi tai useampia alihankkijoita, joiden rooli on selkeästi kuvattu työsuunnitelmassa. Referenssikuvausten tulee alihankkijoittain vastata suunniteltua roolia. Työn suorittavien henkilöiden tulee olla tarjoushetkellä toimittajan tai alihankkijan palveluksessa. Mitä palvelumuotoiluilla tarkoitetaan tässä kontekstissa? Vastaus: Palvelumuotoilun keskeisenä tavoitteena on palvelukokemuksen (engl. service experience) käyttäjälähtöinen suunnittelu siten, että palvelu vastaa sekä käyttäjien tarpeita että palvelun tarjoajan liiketoiminnallisia tavoitteita. 5