1(6) Hankintasäännön D 2 liite 2 MALLITARJOUSPYYNTÖ XX.XX.201X Mallitarjouspyyntö soveltuu käytettäväksi kansallisen kynnysarvon alittavien ja ylittävien tavara- ja palveluhankintojen valmistelussa. Mallitekstit on tarkoitettu käytettäväksi hankintatyypin mukaan tarpeellisilta osin. ESPOON SEURAKUNTAYHTYMÄN / SEURAKUNNAN (yksikkö + hankinnan nimeäminen) HANKINTA Pyydämme tarjousta xxxxx tuotteiden toimittamisesta Espoon seurakuntayhtymän / xxxx seurakunnan toimipisteisiin tämän asiakirjan ja sen liitteiden mukaisesti. Tätä tarjouspyyntöä koskeva hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi/hilma 1. Hankinnan kohdeorganisaatio (tämä määrittely vaihtelee hankintayksiköstä riippuen) Espoon seurakuntayhtymä (ESRKY, ostaja) koostuu kuudesta seurakunnasta ja seurakuntayhtymän virastosta, joka tuottaa seurakuntien tukipalveluita. Espoon seurakuntayhtymälle on myönnetty kirkon ympäristödiplomi vuonna 2010. 2. Hankinnan kohde ja laajuus Hankittavien tuotteiden, laitteiden ja palveluiden määrittely (mahdolliset tekniset vaatimukset/ ominaisuuserittelyt jäljempänä tulevassa kohdassa). Espoon seurakuntayhtymä hankkii tuoteryhmän xxx tuotteita vuonna xxxx noin xxxxxxxx (Alv. 0 %) arvosta. Summa on suuntaa antava eikä ESRKY sitoudu hankkimaan em. tuotteita millään tietyllä summalla tai mitään tiettyä määrää. 3. Hankintamenettely ja sopimuksen tekeminen Hankintamenettelynä käytetään: (esim. avoin menettely, rajoitettu menettely jne.) Tuotteiden hankkimiseksi tehdään (sopimus, puitesopimus) yhden (tai useamman) toimittajan kanssa. Sopimus osapuolten välillä syntyy vasta, kun se on allekirjoitettu. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedokseen seitsemän (7) päivän kuluttua sen lähettämisestä.
2(6) Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituspäivästä ja jatkuu määräaikaisena X vuotta. Sopimus päättyy ilman irtisanomista määräajan päätyttyä. Tämä sopimus astuu voimaan alkaen xx. 4. Tarjouksen jättäminen Tarjous on toimitettava suomenkielisenä suljetussa kirjekuoressa viimeistään xx.xx.201x klo 15.00. Kuoreen tunnus Espoon seurakuntayhtymän xxxx hankinta. Tarjouksen jättöosoite: Espoon seurakuntayhtymä Hankintayksikkö (palveluyksikkö kuten esim. kiinteistöpalvelut) Käyntiosoite: Kirkkokatu 1 Postiosoite: PL 200 02771 ESPOO Vaihtoehtoisesti tarjouksen voi jättää sähköisesti sähköpostitse Espoon seurakuntayhtymän kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo.espoo@evl.fi. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen edellytetään olevan sitovana voimassa X kuukautta tarjouskilpailun tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. 5. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Lainsäädännön mukaisesti hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi niiltä osin, kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin välttämätöntä, pyydetään liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittamaan erillisellä liitteellä, joka merkitään selkeästi. Liitteessä pyydetään myös ilmoittamaan lyhyt perustelu siitä, mihin perustuen kyse on liike- tai ammattisalaisuudesta. Tuotteen hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 6. Tarjoajan kelpoisuutta koskevat vaatimukset Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle, mikäli tarjoaja ei täytä tässä tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Kelpoisuuden selvittämistarkkuus voi olla pienempi, kun on kysymys kohtuullisen vähäisestä tai kertaluonteisesta hankinnasta.
3(6) Rekisteröityminen Kelpoisuusvaatimus Rekisteröityminen kaupparekisteriin Rahoituksellinen ja taloudellinen tilanne Kelpoisuusvaatimus Yhteiskunnallisista velvoitteista huolehtiminen Ostaja tarkistaa tiedot YTJ:stä tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan Y-tunnus Todistus maksetuista veroista Todistus maksetuista sosiaaliturvamaksuista Todistus eläkevakuutusmaksujen maksamisesta Todistus tapaturmavakuutusmaksujen maksamisesta Todistukset voivat olla enintään 2 kk vanhoja tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjoaja varautuu toimittamaan mainitut selvitykset uudestaan ennen sopimuksen allekirjoittamista. 7. Tarjouksen muotoa ja sisältöä koskevat ehdottomat vaatimukset Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle, mikäli tarjous tai pyydetty selvitys on olennaisilta osin puutteellinen tai puuttuu kokonaan tai, jos tarjoajaa koskee jokin muu hankintasäännösten mukainen hylkäys- eli poissulkemisperuste. Ehdottomat tarjouksen muotoja sisältövaatimukset Tarjous on toimitettava määräajassa xx.xx.2007 klo 15.00! Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä!
4(6) Muut tarjouksentekoa koskevat vaatimukset Tarjous on suomenkielinen Luottamukselliset tiedot erotetaan tarjousasiakirjoista omaksi liitteeksi, joka merkitään luottamukselliseksi Arvonlisäverolliset tarjoushinnat eritellään tuote- ja pakkauskohtaisesti Tarjous sisältää vertailuperusteita koskevat selvitykset Tarjous annetaan pyydetyssä muodossa Tarjous annetaan suomenkielisenä Luottamukselliset tiedot erillisessä liitteessä Tuote- ja pakkauskohtainen hintaerittely Tarjoaja vakuuttaa, että annetut tiedot ovat oikeat ja sitoutuu noudattamaan niitä Tarjous annetaan Word- ja hinnat Excel-asiakirjana Hankintayksiköllä on oikeus mutta ei velvollisuutta pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja, jos niitä ei ole laadittu pyydetyllä tavalla tai niissä ei ole pyydettyjä selvityksiä. 8. Tuotteiden, toimituksen ja sopimuskauden ehdottomat vaatimukset Tuotteiden, toimituksen ja sopimuskauden ehdottomat vaatimukset tekniset vaatimukset/ ominaisuuserittelyt Hinnat ovat voimassa sopimuskauden ajan voimaanastumisesta lukien Hinnanmuutosehdotus ja - perusteet raportointivelvoite Myyjä vakuuttaa, että tuote täyttää mainitut kriteerit ja varautuu antamaan selvityksen kriteerien täyttymisestä Hinnan voimassaoloaika Hinnanmuutosehdotus annetaan kirjallisesti ja perusteet selvitetään yksityiskohtaisesti Myyjä sitoutuu antamaan raportin pyydetyssä muodossa
5(6) 9. Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Hankinnan valintaperusteena on hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet käyvät ilmi tarjoustenkäsittelytaulukosta, joka on liite numero 2. Vertailuperusteet Tuotteet selostus ja sitoumus (painoarvo 20) Tilaus tilausohjelma (painoarvo 10) Toimitus selostus ja sitoumus painoarvo 20) Ympäristö (painoarvo 15) Laskutus (painoarvo 5) Arvonlisäverollinen hinta (painoarvo 30) 10. Hankinnan sopimusehdot Tarjoustenkäsittelytaulukon (liite 2) jokaisesta kriteeristä annetaan lyhyt selvitys, johon myyjä sitoutuu sopimuskauden aikana Hankinnasta tehdään (puite)sopimus tarjouskilpailun voittaneen yrityksen kanssa. Hankinnan sopimusehdot käyvät ilmi sopimusluonnoksesta, joka on liitteenä. 11. Tarjouksen muut ehdot Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Espoon seurakuntayhtymän tarkoittamalla tavalla, taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei seurakuntayhtymä voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, Espoon seurakuntayhtymä voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään annetuista tarjouksista. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä.
6(6) 12. Lisätietojen antaminen hankintamenettelyn aikana Tarjoaja voi tarjousaikana pyytää lisätietoja sähköpostitse. Kysymykset osoitetaan: henkilön nimi, sähköpostiosoite Kysymykset vastausosoitteineen (sähköpostiosoite) on lähetettävä viimeistään xx.xx.xxxx kello 15.00 mennessä. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan samansisältöisinä kaikille niille osallistujille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa. Hankintayksikkö xx (palveluyksikkö/seurakunta) Toimivaltaisen viranhaltijan/työntekijän allekirjoitus LIITTEET