TARJOUSPYYNTÖ 1(6) TARJOUSPYYNTÖ KIINTEISTÖ OY KESKIVÄLIN VUOKRA-ASUNTOJEN ISÄNNÖIN- NISTÄ JA VUOKRAVÄLITYKSESTÄ Kiinteistö Oy Keskiväli pyytää teiltä tarjousta isännöintipalvelusta ja asuntojen vuokravälityksestä. Sitova tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 26.11.2012 klo 12:00, TÄMÄN TARJOUSPYYNNÖN OHJEIDEN MUKAISESTI. Hankintayksikkö: Kiinteistö Oy Keskiväli / Mäntyharjun kunta Henkilö: Tuukka Forsell Katuosoite: PL 71 Postiosoite: 52701 Mäntyharju Tarjousmerkki: TARJOUS ISÄNNÖINTI KESKIVÄLI on mainittava selvästi kuoressa. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset pyydetään lähettämään sähköpostilla Word-tiedostona 10.11.2012 mennessä osoitteella tuukka.forsell@mantyharju.fi Lisätietoja tarjouspyynnöstä antaa: Henkilö Tuukka Forsell E-Mail: tuukka.forsell@mantyharju.fi Erkki Karjalainen hallituksen puheenjohtaja Tuukka Forsell hallituksen jäsen / talousjohtaja Liitteet: 1. Kohdeluettelo 2. Ehdottomat vaatimukset ja vaadittavat liitteet ja selvitykset 3. Hintalomake
TARJOUSPYYNTÖ 2(6) 1. Tarjouspyynnön kohde Hankintayksikkö pyytää sitovaa kirjallista tarjoustanne Kiinteistö Oy Keskivälin vuokratalokohteiden isännöinnistä. Kiinteistö Oy Keskiväli on Mäntyharjun kunnan 100%:sti omistama vuokrataloyhtiö, jolla on hallinnoitavanaan n.420 asuntoa. Kohteet ja asunto-osakeyhtiöt on mainittu liitteessä 1. Tarjouspyyntö julkaistaan myös tilaajan internet osoitteessa. www.mantyharju.fi Hankintailmoitus on julkaistu ilmoitus HILMA tietokannassa, www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö julkaistaan myös tilaajan internet osoitteessa. http://www.mantyharju.fi. Hankinta on EU kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja hankinta-asetusta (614/2007). Hankittavia palveluja ovat isännöintipalvelut Suomen Kiinteistöliiton ja ARAn painattaman Vuokratalon isännöintitehtäväluettelo oppaan mukaisesti sekä kohteiden vuokravälitys. Hinnat tulee ilmoittaa kokonaishintana euroa/m2/kk koko kiinteistömassan isännöinnistä. Erilliskorvaukseen kuuluvista tehtävistä tulee antaa hinnasto euroa/tunti tai euroa/kpl. Erilliskorvaukseen kuuluvista tehtävistä sovitaan aina erikseen. Tarjousvertailussa lasketaan kokonaishinta kohdeluettelon mukaisesti kokonaisneliömäärälle kuukaudelle + hintalomakkeessa mainitun mukaisesti huomioidaan erilliskorvauksen mukaiset asiat kuukausihintaa laskettaessa. Kilpailuttamisen perusteella hankintayksikkö solmii hankintasopimuksen. Sopimusneuvotteluissa hyväksytyn toimittajan kanssa tarkistetaan toteutettava palvelu yksityiskohdittain. Kiinteistö Oy Keskiväli ei sitoudu ilmoitettuun asuntomassaan, vaan palveluiden käyttöä on voitava tarpeen muuttuessa lisätä tai vähentää kuukauden varoitusajalla, jolloin kokonaispalvelun hintakin voi laskea tai nousta neliöiden mukaisesti. 2. Palvelun sisältö ja laatu 1. Palvelun sisältö on liitelomakkeen mukaiset isännöintipalvelut, joista sovitaan vielä yksityiskohtaisesti erikseen käytävässä sopimusneuvottelussa voittaneen tarjouksen tekijän kanssa 2. Tarjoajalla tulee olla kokemusta vuokratalojen isännöinnistä, joka poikkeaa jonkin verran normaalin asunto-osakeyhtiön isännöinnistä. Tarjoajalla tulee olla palvelupiste Mäntyharjun keskustassa hyvin saavutettavissa olevalla paikalla, jossa tulee olla vähintään kaksi ammattitaitoista henkilöä töissä Keskivälin asioita hoitamaan. 3. Tarjoajan tulee esittää varasuunnitelma, jolla turvataan isännöintitoiminnan jatkuvuus myös loma-aikoina. 4. Palvelun tuottaja toimittaa seurantaraportit Kiinteistö Oy Keskivälin hallitukselle vähintään 12 kertaa vuodessa tai tilaajan erillisestä pyynnöstä. Seurantaraportin tulee kattaa selvitys yhtiön taloudellisesta tilanteesta. Isännöitsijän edustaja toimii samalla Kiinteistö Oy Keskivälin toimitusjohtajana.
TARJOUSPYYNTÖ 3(6) Tarjouspyynnön liitteenä 2 olevalla lomakkeella tulee selvittää sopimustoimittajan valintaan liittyvien ehdottomien vaatimusten täyttyminen. Lomakkeessa on lueteltu vaadittavat liitteet, selvitykset ja kuvaukset. Liitteitä, selvityksiä ja kuvauksia käytetään tarjousten vertailussa siten, että niiden toimittamatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäykseen. Palvelun tuottajan on sitouduttava noudattamaan sovittua laatua. Laadun tulee vastata aina vähintään alalle yleisesti hyväksyttyä tasoa. Mikäli laadussa ilmenee puutteita, tulee palvelun tuottajan korvata tilaajalle tästä aiheutuneet todelliset vahingot. Palvelun tuottajan tulee dokumentoida kaikki asiakkaalta tulleet reklamaatiot, vastata niihin 48 tunnin sisällä ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin virheen korjaamiseksi. Palvelun tuottaja vastaa siitä, että palvelu tehdään sovitun aikataulun mukaisesti ja sisältöisesti ja, että palvelun tuottamiseen käytetään tehtäviin soveltuvaa, ammattitaitoista henkilökuntaa ja tehtävät suoritetaan asianmukaisesti ja huolellisuudella. Palvelun tuottajan tulee todistaa liitteen 2 mukaisesti, että tuottajalla on riittävä ammattitaito ja pätevyys sekä kokemus keskivälin kiinteistömassa isännöintiin. Tuottajan tulee osoittaa pätevyys esim. ISA-auktorisoinnilla tai muulla vastaavalla tavalla. 3. Tarjouksen voimassaoloaika 4. Sopimuskausi ja optiot 5. Sopimus 6. Vastuuvakuutus Tarjouksen tulee olla voimassa sitovana vähintään 1.3.2013 saakka. Sopimus tehdään 2 vuodeksi + 2 vuoden optio, alkamisaika sopimuksen mukaan, aikaisintaan 1.1.2013. Hankintayksikkö varaa option jatkaa sopimusta kahdella (2) vuodella. Option käytöstä ilmoitetaan hyvissä ajoin. Jos hankintayksikkö ei hyödynnä sopimuskauden optiota, päättyy sopimus ilman erillistä irtisanomista. Lisähankintaoptio: Sopimuksen sisältöä voidaan laajentaa niin sovittaessa kattamaan myös muita vastaavia palveluja tai tuotteita. Muista vastaavista palveluista sovitaan aina erikseen tapauskohtaisesti. Palvelusta tullaan kirjoittamaan sopimus tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (myöhemmin palvelun tuottaja) kanssa. Sopimuksen tekemisessä käytetään palvelun tuottajan sopimusluonnosta. Sopimuksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. Tarjoajaa pyydetään liittämään tarjouksensa mukaan alustava sopimusluonnos. Palvelun tuottajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus. Vakuutuksen korvauksen yläraja on mainittava tarjouksessa. Palvelun tuottaja vastaa työntekijöidensä ja
TARJOUSPYYNTÖ 4(6) alihankkijoidensa asiakkaan henkilökunnalle tai asiakkaille aiheuttamista välittömistä vahingoista. 7. Hinnat ja hinnanmuutokset Tarjottavan palvelun hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Tarjoushinnan tulee olla kiinteä kahden ensimmäisen vuoden ajan. Hintoja ei voi tarkistaa tänä aikana. Optiovuosien hintojen tarkistuksista sovitaan erikseen. 8. Maksuehto, laskutus, viivästyskorko ja toimitusehto 9. Sopimuksen seuranta 10. Raportointi Maksuehto on 14 pv netto. Palvelumaksut suoritetaan jälkikäteen laskua vastaan, kun työ on hyväksytysti suoritettu ja lasku on saapunut asiakkaan osoittamaan laskutusosoitteeseen. Pienlaskutuslisää tai muuta erillistä toimitusmaksua ei saa periä. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Kiinteistö Oy Keskivälin hallitus seuraa kokouksissaan sopimuksen noudattamista. Kokouksissa arvioidaan toteutunutta palvelun laatua ja pyritään kehittämään sopimusta molempia osapuolia hyödyttävällä tavalla. Palvelun tuottaja voi sopimuskauden aikana milloin tahansa tehdä myös kehitysehdotuksia palvelun parantamiseksi. Palvelun tuottaja raportoi normaalin hallitustyöskentelyn yhteydessä aina antamastaan palvelusta erikseen sovittavalla tavalla. Raportit käydään läpi hallitusten kokouksissa joita pidetään aina tarvittaessa (1-4 kertaa/kk). Lisäksi palvelun tuottaja raportoi asiakkaalle kirjallisesti toiminnassa havaituista puutteista ja virheistä välittömästi niiden ilmaannuttua. 11. Sopimuksen siirtäminen ja alihankkijoiden käyttäminen 12. Sanktiot Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta ilman toisen osapuolen suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Palvelun tuottajalla ei ole oikeutta käyttää alihankkijoita. Jos palvelun tuottaja laiminlyö asiakkaan kirjallisesti esittämän puutteen tai virheen korjauksen, eikä suorita palvelua sopimuksen vaatimusten mukaisesti, on asiakkaalla oikeus pidättää palvelumaksuista sanktiona tekemättömän palvelun osuus ja kirjallisen reklamaation aiheuttama suorite. Palvelun tuottajan tulee tarjouksessaan esittää oma ehdotuksensa sanktioista. Lopullisesti sanktioista sovitaan asiakkaan ja palvelun tuottajan välisissä sopimusneuvotteluissa ja ne määritellään sopimukseen sen mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 5(6) 13. Sopimuksen purkaminen 14. Erimielisyydet Mikäli palvelu ei vastaa sopimusta tai laatuvaatimuksia tai muusta perustellusta syystä (esim. töiden laiminlyönti) sopimus ei täyty, voidaan sopimus purkaa välittömästi. Mikäli toinen osapuoli olennaisella tavalla rikkoo sopimusta eikä 14 päivän kuluessa saatuaan asiasta toiselta osapuolelta kirjallisen huomautuksen ole oikaissut menettelyään, toisella osapuolella on oikeus purkaa sopimus päättymään heti. Sopimuksesta tai sen tulkinnasta aiheutuvat erimielisyydet, joita ei saada sopijapuolten kesken sovituksi neuvotteluteitse, jätetään Heinolan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 15. Yleiset sopimusehdot Niiltä osin, mitä ei ole tässä tarjouspyynnössä tai sen liitteissä sanottu, noudatetaan hankinnassa soveltuvin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. 16. Tarjoajalta vaadittavat selvitykset ja muut tiedot Tarjouksessa on oltava palvelun tuottajan y-tunnus ja yhteystiedot. Tarjouksesta tulee käydä ilmi lisätietoja antavien henkilöiden yhteystiedot. Tarjoajan taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua palvelun toteuttamisesta tarkistetaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä. Tarjoajien kelpoisuuden selvitystä varten tulee tarjoukseen liittää myös liitteen 2 mukaiset selvitykset. 17. Tarjousten toimittaminen Tarjous tulee toimittaa Mäntyharjun kunta/talousjohtaja osoitettuna sisältäen liitteen 2 mukaiset selvitykset 26.11.2012 klo 12:00 Suomen aikaa mennessä osoitteeseen Postiosoite: Mäntyharjun kunta, PL 76, 52701 Mäntyharju Käyntiosoite: Asematie 3, 52700 Mäntyharju Tarjous jätetään tarjouskirjekuoressa, johon merkitään päälle Tarjous isännöinti Keskiväli. Tarjouskirjekuoren tulee sisältää: - Liitteen 2 mukainen ehdottomat edellytykset täytettynä sekä muut pyydetyt liitteet - Erillinen hintalomake liite 3 suljetussa sisäkuoressa. Hintatarjouksen sisältävään sisäkuoreen merkitään päälle. tarjoushinta. Tarjoushinnan eur/m2/kk lisäksi tulee täyttää liitteen mukainen erillishinnasto, jota käytetään hintalomakkeessa mainituin osin tarjousvertailussa.
TARJOUSPYYNTÖ 6(6) Erillisessä suljetussa sisäkuoressa oleva tarjous avataan ainoastaan siinä tapauksessa, että tarjoaja on täyttänyt asetetut soveltuvuusvaatimukset ja että tarjous on muilta osin tarjouspyynnön mukainen. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee hankintalain 54 :n mukainen sulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava hankintalain 56 :n mukaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. 18. Tarjousten vertailu 1. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. 2. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. 3. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 4. Valintaperusteena on halvin hinta Tarjousvertailu tehdään seuraavasti: Tarjous tulee antaa LIITTEEN 3 LOMAKKEELLA HINTA- LOMAKE