Miten virasto ottaa käyttöön Kiekutietojärjestelmän - käyttöönottomalli tukemaan kehittämistyötä Taloushallinnon kevätseminaari 7. -8.6.2011 Seija Friman, kehittämispäällikkö, Valtiokonttori Valtio Expo, Seija Friman 3.5.2011 1
Hankkeen puolesta Projektipäällikkö käyttöönottoerälle (usean viraston yhteinen) Yhtenäinen käyttöönottomenetelmä ja siihen liittyvät työvälineet Käyttöönoton aikaiset projektin ohjausmenetelmät Asiantuntijat, jotka ohjaavat viraston talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien läpikäyntiin liittyvän suunnittelun ja teknisen toteutuksen Käyttöönoton tukeen liittyvät koulutuspalvelut ammattikäyttäjille Muutoshallinnan ja viestinnän tukimateriaali Sähköinen työskentelyalusta Valtio Expo, Seija Friman 3.5.2011 2
Viraston vastuulla Virastokohtaisen käyttöönottoprojektin asettaminen Viraston asiantuntijoiden nimeäminen, resurssien varaaminen käyttöönoton ajalle (mm. projektikoordinaattori, talous- ja henkilöstöhallinnon sekä tietohallinnon asiantuntijat) Käyttöönottomenetelmässä viraston vastuulla olevien tehtävien suorittaminen Viraston vastuulle määritettyjen kustannusten suorittaminen Valtio Expo, Seija Friman 3.5.2011 3
Odotuksia viraston johdolle Sitoutumista käyttöönottoprojektiin ja muutosten läpivientiin virastossa Priorisointia keskeiseksi kehittämiskohteeksi Kykyä tehdä hyvin nopeasti tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä tarvittavia päätöksiä toiminnan kehittämiseksi ja yhtenäistämiseksi Kykyä sopeutua nopeasti valtion tietohallinnon ja tietoturvan yleisiin normeihin Valtio Expo, Seija Friman 3.5.2011 4
Kieku-käyttöönottomenetelmä > 6kk* 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1-2 kk* Valmistelu Eroanalyysi Määrittely Toteutus ja testaus Tuotantokäytön valmistelu Tehostettu tuki Projektinhallinta Muutosjohtaminen Palvelut Taloushallinto Henkilöstöhallinto Analyysiraportointi Portaali Konversiot Perustiedot Tietoturva Liittymät Tekniikka * Vaiheiden kestot ohjeellisia
Kiekun käyttöönoton lähtökohtia Peruslähtökohta = Kieku on valtionhallinnon yhteinen ratkaisu - Kiekuun toteutetaan vain sellaisia toiminnallisuuksia, jotka voidaan toteuttaa mahdollisimman pitkälle yhteisinä - Kieku ei ole kokoelma hallinnonalojen tai virastojen erilaisia talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapoja - Ainoat poikkeukset ovat sellaisia, joilla on laki tai muu voimakkaasti ohjaava normi (esim. VES) taustalla ja kyseinen toiminta luontevasti kuuluu Kiekun kokonaisuuteen Hanke ja asiakasvirasto yhdessä etsivät ratkaisut toiminnallisten tarpeiden täyttämiseen rikkomatta yhteisen ratkaisun periaatetta ja pyrkien käyttöönottamaan Kieku mahdollisimman pitkälle sellaisenaan - toimintatavan muutos? - virastokohtainen osuus jätettävä Kiekun ulkopuolelle ja mahdollisesti toteutettava liittymä? - kyseessä aidosti asia, joka on tärkeä usealle virastolle ja se kannattaa Kiekuun toteuttaa? 7
Hankkeen odotukset asiakas-tilaaja yhteistyölle käyttöönotoissa Käyttöönotto on yhteinen ponnistus, jossa mukana kolme erilaista osapuolta, joilla osin erilaiset intressit ja vastuut - Asiakas/-kaat Tilaaja Toimittaja(t) Asiakas = Virasto + Palkeet & IT-palvelukeskukset viraston palvelujen osalta Tilaaja: VK, valtiokonsernin (asiakkaana) edustajana Toimittajat: Logica/sovellus, Tieto/käyttöpalvelut, 3. osapuolet VM:n 21.6.2010 lähettämässä kirjeessä esitetyt ohjeelliset luvut asiakkaan resurssien ja rahan käytöstä ovat edellytyksiä käyttöönotolle - Seuraavalla kalvolla karkea arvio resurssitarpeesta rooleittain jaoteltuna 8
Käyttöönottoprojektin henkilöresurssit Arvioita asiakkaan (virasto ja palvelukeskukset) omien resurssien tarpeesta - Luvut riippuvat viraston toiminnan monipuolisuudesta, koosta jne. Rooli Kpl Panostus % htv:stä Projektipäällikkö 1 50-100% Muutosjohtamisen ja viestinnän asiantuntija Henkilöstöhallinnon vastaava (sis. perustiedot) Taloushallinnon vastaava (sis. perustiedot) 1 20% 1-3 50-100% 1-3 50-100% Liittymät 1 20-40% Konversiot 1 20-40% Koulutusvastaava 1 20% Tietotekniikka (sis. tietoturva) 1 20% Prosenttiosuus keskimääräinen panostus projektin aikana - Ajoittain tarve on 100% kenellä tahansa Yllä ei ole otettu kantaa varahenkilöihin - Jotka normaaliin tapaan tarvitaan 9
Hankkeen odotukset asiakas-tilaaja yhteistyölle käyttöönotoissa Jos virasto on ulkoistanut jonkin osa-alueen Palkeille, järkevintä on, että Palkeet edustaa asiakasta - Jos käyttöönotossa esille tulee asioita, jotka muuttaisivat viraston ja palvelukeskuksen välistä työnjakoa tuotantovaiheessa, ne sovitaan erikseen Hanke (tilaaja) ei puutu viraston ja palvelukeskuksen välisiin sopimuksiin ja niistä käytäviin keskusteluihin, koskivat ne palvelutuotantoa tai käyttöönottoprojektia Hankkeen (tilaajan) projektipäällikkö vastaa käyttöönottoprojektin kokonaisuuden suunnittelusta, seurannasta ja tekemisen operatiivisesta ohjauksesta Asiakkaiden (ja toimittajien) projektikoordinaattorit vastaavat hankkeen projektipäällikön kanssa sovittujen omien kokonaisuuden osien suunnittelusta, seurannasta ja ohjauksesta raportoiden hankkeen projektipäällikölle 10
Hankkeen odotukset asiakas-tilaaja yhteistyölle käyttöönotoissa Suunnittelu, seuranta ja tekemisen operatiivinen ohjaus perustuu ensisijaisesti tuloksiin - Kullekin käyttöönoton vaiheelle osa-alueittain määriteltyihin yhteisiin lopputuloksiin - Kukin lopputulos on jonkun vastuulla (asiakkaalla, tilaajalla, toimittajalla) - Hanke antaa dokumentointipohjat, ohjeet, tehtävien tavoiteaikataulun (esim. MS Project) ja muuta tukea lopputuloksen tuottamiseksi, mutta se ei kerro yksityiskohtaisesti askel askeleelta kuinka kukin lopputulos tuotetaan Asiakkaan projektipäällikön on kyettävä hallitsemaan asiakkaan vastuulla olevien projektitekemisten suorittamista Pelkästään asiakkaan vastuulla oleville tekemisille ei tule hankkeelta yksityiskohtaista tehtäviin perustuvaa projektisuunnitelmaa 11
Mistä voi aloittaa? 1. Seurantakohdemalli - Perehtyminen - Käyttöönotto hallinnonalalla, ministeriön rooli ohjauksessa 2. Käyttöönoton budjetointi VM:n kirjeen pohjalta 3. Resurssien nimeäminen ja järjestelyt 4. Muiden hankkeiden aikataulutuksen suunnittelu 5. Organisoitumisen ja hallinnonalan ohjauksen alustava suunnittelu 6. Tuottavuusvaikutustavoitteiden suunnittelu ja asettaminen - Nykytila ja tavoitteet Kiekun käyttöönotolle 7. Järjestelmäkokonaisuuden hahmottaminen - Järjestelmäarkkitehtuurikartan laatiminen Perustiedot, tietovirrat, erityistoiminnallisuudet 8. Muutosjohtaminen - Tutkimustuloksissa todettu, että suurissa hankkeissa muutosjohtamiseen panostettu 1 voi tuottaa 6,5. Valtio Expo, Seija Friman 3.5.2011 14
Ensi vaiheessa kartoitettavia tietoja Viraston talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien nykytila - Käytetäänkö taha/heha-järjestelmiä myös substanssijärjestelminä? - Käytetäänkö järjestelmiä laajemmin kuin tukitoiminnoissa? - Millaisia räätälöintejä järjestelmiin on tehty? - Onko jotain erityistoiminnallisuuksia? Onko talous- ja henkilöstöhallinnossa asioita, jotka lisäävät kompleksisuutta? Millaisia liittymiä tarvitaan? Onko merkittävästi paikallisorganisaatioita? Onko erityisiä tietoturvavaatimuksia ja mihin ne perustuvat? Onko muita palvelukeskusratkaisuja/keskitettyjä toimintoja käytössä kuin Palkeet? - Esim. tietotekniikkakeskukset Millaisia muutoksia on menossa? Kiekun käyttäjämäärät ryhmittäin Valtio Expo, Seija Friman 3.5.2011 15
Käyttöönottosuunnitelmat Käyttöönottomallin (menetelmä + järjestys) uudistaminen saatujen kokemusten perusteella - Elokuun strategiseen (VM) ohryyn - Käyttöönottoja ei voida viedä läpi onnistuneesti kahdella suurella käyttöönottoerällä per vuosi nykyisellä tavoiteaikataululla (ei edes 1.1.2015) - Konversiotöissä sellaisia henkilöresurssien kuormituspiikkejä, joita ei saada hoidettua, myös konversioprosessia parannettava Tavoitteena saada käyttöönotot päättymään 1.1.2015 - Lähtökohtana mahdollisuuksien rajoissa nykyiset käyttöönottoerät ja järjestys Kolmannen käyttöönottoerän (PLM, UM, YM, Kansallisarkisto) valmisteluvaihe käynnistymässä Valtio Expo, Seija Friman 3.5.2011 16
Kiitos! seija.friman@valtiokonttori.fi www.kiekuhanke.fi Valtio Expo, Seija Friman 3.5.2011