Kieku-tietojärjestelmähanke Infotilaisuus palvelukeskusten henkilöstölle

Transkriptio

1 1 Kieku-tietojärjestelmähanke Infotilaisuus palvelukeskusten henkilöstölle

2 Ohjelma 2 Kieku-tietojärjestelmän toteutus ja käyttöönotto Tietojärjestelmän sisältö Kieku-tietojärjestelmän hyödyt Mistä tietoa Kiekusta? Keskustelua

3 3 Kieku-tietojärjestelmän toteutus ja käyttöönotto

4 Käsitteistö 4 Kieku- tietojärjestelmä = Valtion talous- ja henkilostöhallinnon yhteinen tietojärjestelmä = Valtiokonttorin toteuttama Sap- ja Logica-tuotteisiin sekä käyttöpalveluihin perustuva kokonaisuus Kieku-tietojärjestelmähanke = Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteinen tietojärjestelmähanke, sisältää toimintatapojen ja tietorakenteiden yhtenäistämistä VM:n Kieku-ohry = Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteisen tietojärjestelmähankkeen toteuttamisvaiheen ohjausryhmä = VM:n asettama, ohjaa hanketta, vastaa strategisista linjauksista, yhteisten hyötyjen esiin nostamisesta ja konserninäkemyksestä VK:n Kieku-ohry = Valtiokonttorivetoinen, toimittajan (Logica) ja tilaajan (Valtiokonttori) yhteinen ohjausryhmä, hankkeen käytännön toteutustyön ohjaaminen

5 Hankkeen tavoitteet 5 Hankkeen asettamisasiakirjan mukaisesti hankkeen tavoite on toteuttaa Valtiokonttorin tehtäväksi annettu valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmän (=Kiekutietojärjestelmä) toteutus ja käyttöönotto valtiovarainministeriön asettaman ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Kieku-tietojärjestelmähankkeen tavoitteena on, että palvelukeskukset ja niiden asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin toimintaprosessein. Hankitun Kieku-tietojärjestelmän tulee tukea palvelukeskusmallia, yksinkertaistettuja prosesseja sekä tiedon harmonisointia.

6 Toteutus Johtaminen Omistus ja ohjaus Kieku-tietojärjestelmähankkeen organisaatio - toteutusvaihe 6 Ulkoinen laadunvarmistus VM:n Kieku-ohjausryhmä VK:n Kieku-ohjausryhmä Sopimusohjaus Muutosjohtaminen Hankejohto Laadunhallinta Taloushallinnon Referenssiryhmä Henkilöstöhallinnon Referenssiryhmä PMO Kieku-tietojärjestelmän toteutusprojekti Konversio- ja liittymäprojekti Käyttöpalvelu/ tekniikka Tuki ja ylläpito Käyttöönottoprojekti Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kontrollit ja tietoturva Tietotekniikka/ arkkitehtuuri Osaamisenhallinnan käyttöönotto Raportointi Konversiotehdas Liittymätehdas Vaatimustenhallinta ja testaus Muutosvaikutukset ja koulutus Järjestelmäkokonaisuuden tuki ja ylläpito Ensimmäisen käyttöönottoerän käyttöönotto Päävastuu tilaajalla, osavastuita toimittajalla Vastuut tilaaja/toimittaja osakokonaisuuksittain

7 Hankkeen vaiheistus kk 12 kk x + 24 kk 24 kk Vaihe 1 (25%) Vaihe IA Vaihe IB x Vaihe 2 (55% + 20%) Vaihe IIA Vaihe IIA

8 Vaiheen 1 projektointi ja aikataulu Kuuluu vaiheeseen 1 Ei kuuluu vaiheeseen 1 Tarkentuu myöhemmin kk 12 kk kk 24 kk Vaihe 1 Vaihe 2 Kieku-tietojärjestelmähankkeen toteutusprojekti (ml. pilottikäyttöönotot) 2kk Vaiheen 1 käyttöönotot Vaiheen 2 käyttöönotot Osaamisenhallinnan käyttöönotot Konversio- ja liittymäprojekti Käyttöpalveluprojekti Tuki ja ylläpitoprojekti Tuki ja ylläpito

9 Vaiheen 1 A toteutuksen päävaiheet kk Vaihe 1 A Valmistelu Analyysi Määrittely Toteutus Hyväksymi stestaus Käyttöönotto Kelpu utus Testaus Koulutus

10 Vaiheistettu käyttöönotto 10 Vaiheittaisilla käyttöönotoilla pyritään pienentämään suuren kokonaisuuden kerrallakäyttöön sisältyvää riskiä Vaihe 1: kesto kk Vaihe 1 a: käyttöönotot kolmessa virastossa ja niille palveluja tuottavissa palvelukeskuksissa => käyttöönotot v loppupuolella Vaihe 1 b: käyttöönotot SM:n hallinnonalalla v Vaihe 2: käyttöönotot muissa virastoissa v alkaen; käyttöönottostrategian laadinta ollaan aloittamassa

11 11 Kieku-tietojärjestelmän sisältö

12 Kieku-tietojärjestelmäkokonaisuus Taloushallinto Henkilöstöhallinto 12 Kirjanpito (SAP) Sisäinen laskenta (SAP) Netra Yhteisrekisterit (SAP/LOGICA) Palvelussuhteen hallinta (SAP/ LOGICA) Palkkausja palkitseminen (SAP/ LOGICA Käyttöomaisuuskirjanpito (SAP) Käteiskassa ja kassanhallinta Tilaustenhallinta Sähköinen kierrätys ja arkistointi Rekrytointi (Heli) Osaamisen hallinta (SAP) Tulojen käsitteleminen (SAP) Menojen maksaminen (SAP) Keskuskirjanpito (KKP) Matkahallinta Tahti Itsepalvelutoiminnallisuus (SAP) Integraatioratkaisu (SAP NetWeaver) vihreä = Kieku-hankinnassa mukana olleet osa-alueet keltainen = Ei mukana Kieku-hankinnassa, mutta näiden valmistelutyö on aloitettu punainen = Ei mukana Kieku-hankinnassa eikä valmistelutyötä ole aloitettu harmaa = Olemassa olevia järjestelmäpalveluita, jotka eivät olleet mukana Kieku-hankinnassa, mutta ovat osa yhteistä tietojärjestelmäkokonaisuutta

13 13 Kieku-tietojärjestelmän hyödyt

14 Yhteinen toimintamalli 14 Yhteiset prosessit -> yhteinen tapa toimia (määritellyillä osa-alueilla) palvelusopimusten yhtenäistäminen työnjaon ja roolitusten yhtenäistäminen Tiedon yhtenäistäminen -> tiedon harmonisointi (määritellyin osin) yhteiset tietorakenteet (esim. taloushallinnon seurantakohderakenne ja luokittelut) yhteiset tietosisällöt (esim. yhteiset koodistot)

15 Mitä hyötyä Kieku-tietojärjestelmästä ja yhteisistä toimintatavoista on? 1 15 Tiedot siirtyvät virastosta palvelukeskukseen sähköisessä muodossa, ei paperina. -> vähentää kaksinkertaista tallentamistyötä Itsepalvelutoiminnallisuutta hyödynnetään enemmän -> tehtäviä hoidetaan virastoissa enemmän itsepalveluna ja esimiehen työpöydältä Palkanlaskentaan on tulossa lisäautomatisointeja Reaaliaikainen raportointi Osaamisenhallintaan tulossa sähköinen järjestelmätuki -> osaamiskartoitukset Tulos- ja kehityskeskusteluiden tueksi tulossa sähköinen järjestelmätuki Mahdollisuus SAP-osaamisen kehittämiseen. Palvelukeskuksissa erityisosaaminen korostuu henkilöstöhallinnossa esim. raporttien tuottaminen, ohjeistus ja VES-/TES-neuvonta

16 Mitä hyötyä Kieku-tietojärjestelmästä ja yhteisistä toimintatavoista on? 2 16 Yhteinen tapa toimia mahdollistaa uusien ominaisuuksien/toimintatapojen nopeamman käyttöönoton (prosessikehitys ja -automaatio) Tietorakenteiden yhtenäistäminen tarjoaa uusia mahdollisuuksia yhteisten raporttipohjien sekä liittymien hyödyntämisessä Yhteinen tapa toimia helpottaa ongelmatilanteiden selvittämistä sekä mahdollistaa keskitetyt tuki- ja ylläpitopalvelut Yhtenäinen toimintatapa tukee virastoja toiminnan, henkilöstön osaamisen ja tuottavuuden kehittämisessä. Kun Kieku-tietojärjestelmä ja yhteiset toimintatavat ovat kaikissa virastoissa käytössä, helpottaa se palvelukeskuksen työtä

17 Mistä tietoa Kiekusta?

18 Miten osallistua hankkeen työhön? 18 Seuraamalla Kieku-hankkeen sivuja Tilaamalla Kiekuuutiskirjeen Osallistumalla ajankohtaisiin tilaisuuksiin Oman käyttöönottoaikataulun suunnittelun ja muun valmistelun kautta Osallistumalla hankkeen työskentelyyn ja antamalla eväitä hankkeessa työskenteleville KIeKU Omassa käyttöönottoprojektissa

19 Hankkeen pk-resurssit % hankkeeseen resursoituina: Palke: Anne Lihr (taha) ja Sampo Remes (heha) PHPK: Nina Helander (taha) ja Merja Lind (heha) OPK: Jenni Tiitta (taha) ja Tuula Lundén (heha) VKPK: Kirsi Launomaa (taha) ja Johanna Honkavaara (heha) Lisäksi it-asiantuntija kustakin palvelukeskuksesta (40 %) ja enintään 20 % taha- ja hehaasiantuntijoita

20 Ota yhteyttä 20 Nettisivujen kautta voit tilata itsellesi kerran kuukaudessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen

21 21 Keskustelu

22 Keskustelua 22 Mikä Kieku-tietojärjestelmähankkeessa innostaa? Mikä huolestuttaa? Palaute tilaisuudesta Terveiset Kiekulle