Pyyntö OKM Nimeämispyyntö Kieku-tietojärjestelmähankkeen organisointi OKM:n hallinnonalalla

Transkriptio

1 Pyyntö OKM/35/040/ Jakelussa mainituille Viite Asia OKM058:00/2011 OKM Nimeämispyyntö Kieku-tietojärjestelmähankkeen organisointi OKM:n hallinnonalalla Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonala ottaa nykyisen käyttöönottoaikataulun mukaisesti Kieku-järjestelmän eli valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän käyttöön Valtiokonttorin Kieku-hankkeen käyttöönottomenetelmän mukainen valmistelu on käynnistynyt alkuvuodesta Opetus- ja kulttuuriministeriö pyytää jakelussa mainittuja virastoja nimeämään edustajansa hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmähankkeen ohjausryhmään oheisen asettamispäätöksen luonnoksen mukaisesti mennessä. Tiedot pyydetään toimittamaan ministeriön kirjaamoon sähköpostiosoitteeseen Kansliapäällikkö Anita Lehikoinen Talouspäällikkö Tiina Heikkinen Liitteet Jakelu Asettamispaatos Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Kansallisarkisto Museovirasto Opetushallitus Suomenlinnan hoitokunta Valtiokonttori Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

2 OKM/35/040/ (2) Tiedoksi Suomen Akatemia Celia - Näkövammaisten kirjasto Kansallinen audiovisuaalinen instituutti KAVI Kotimaisten kielten keskus Opintotuen muutoksenhakulautakunta Taiteen edistämiskeskus Varastokirjasto Ylioppilastutkintolautakunta OKM:n osastot ja erilliset yksiköt Tiina Heikkinen, OKM Pia Nyblom, OKM Heli Sillanmikko, OKM

3 Opetus- ja kulttuuriministeriö ASETTAMISPÄÄTÖS Luonnos Dnro 35/040/2011 Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmähankkeen asettaminen Asettaminen Opetus- ja kulttuuriministeriö on tänään asettanut opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmähankkeen ja sen ohjausryhmän. Toimikausi Tausta Valtiokonttorissa asetettiin talous- ja henkilöstöhallinnon yhteinen tietojärjestelmähanke, joka on nimetty Kieku-tietojärjestelmähankkeeksi. Hankkeen tavoitteena on valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteisen tietojärjestelmän toteutus ja käyttöönotto. Järjestelmäksi valittiin SAP ja toimittajaksi Logica Suomi Oyj (nyk. CGI). Kieku otetaan käyttöön koko valtionhallinnossa vuosien aikana. Käyttöönotettava tietojärjestelmä on integroitu tietojärjestelmäkokonaisuus sisältäen sekä talous- että henkilöstöhallinnon määritellyt osa-alueet, joten järjestelmä on olennaisilta osiltaan otettava käyttöön yhtäaikaisesti sekä talous- että henkilöstöhallinnon osalta. Järjestelmään ei sisällytetä hallinnonalakohtaisia räätälöintejä, vaan määritykset pyritään pitämään mahdollisimman samanlaisina koko valtionhallinnossa. Järjestelmän kilpailutukseen ei sisälly erillisiä optioita, joiden perusteella virastot voisivat itse päättää käyttöön otettavan järjestelmän sisällöstä. Järjestelmän käyttöönottoon liittyvä tietosisällön ja toiminnallisuuksien määrittely tehdään yhteistyössä Valtiokonttorin, Palkeet-viraston sekä ministeriöiden ja niiden hallinnonalojen talous- ja henkilöstöasioiden asiantuntijoiden kanssa. Kieku-tietojärjestelmä otettiin pilottikäyttöön Suomen Akatemiassa OKM:n hallinnonalan muiden kirjanpitoyksiköiden käyttöönotot toteutetaan Kieku-hankkeen ohjauksessa ja yhtenäisen käyttöönottomenetelmän avulla aikataulullisesti niin, että Kieku on käytössä virastoissa ja laitoksissa. Ministeriö vastaa hallinnonalan käyttöönoton koordinoinnista. Taloushallinnon järjestelmän käyttöönotolla on tavoitteena tukea taloushallinnon prosessien tehokasta toteutusta palvelukeskusympäristössä. Taloushallinnon osuus järjestelmästä on toteutettu kokonaisuudessaan SAP-järjestelmällä. Käyttöönotettava järjestelmä korvaa nykyiset taloushallintojärjestelmät, joilla on hoidettu kirjanpito, reskontrat ja käyttöomaisuuskirjanpito. Muiden taloushallinnon käytössä olevien osajärjestelmien korvaaminen selviää käyttöönoton aikana. Kieku-tietojärjestelmään ei sisälly erillisiä suunnittelun tai seurannan osajärjestelmiä. Laskutus voidaan tarvittaessa toteuttaa myös muilla järjestelmillä kuin Kieku-tietojärjestelmällä. Henkilöstöhallinnon yhteisellä ratkaisulla on tarkoitus saada henkilöstöhallinnon prosessit toteutettua kattavasti Kieku-hankkeessa määriteltyjen yhteisten toimintamallien mukaisesti. Tavoitetilassa lisätään henkilöstöhallinnon automatisointia ja työntekijän itsepalvelua sekä tietojen keräämisen ja hyväksymisen sähköistä asiointia. Käyttöönotettava järjestelmä korvaa nykyiset henkilöstöhallinnon järjestelmät (Prima, Personec FV), joilla on hoidettu palvelussuhteiden hallinta ja palkanlaskenta. Muut HR -toimintaan liittyvät nykyisin käytössä olevat tietojärjestelmät (mm. Tahti ja Netra-

4 raportointi, Heli-rekrytointi, Rondo-arkistointi) jäävät käyttöön. Kieku-tietojärjestelmä perustuu SAPin ja Logican valmistuotteisiin. Kiekun perusjärjestelmä koostuu: - Kieku -taloushallinnosta (SAP FICO), - Kieku henkilöstöhallinnosta (SAP HCM), - Palkoista (Logica Palkat), Ajanhallinnasta (Logica Ajanhallinta), - Palveluaikalaskennasta (Logica Palveluaikalaskenta) ja - Vuosilomasuunnittelusta (Logica Vuosilomasuunnittelu) Kieku tietojärjestelmän analyysi- ja vakioraportit toteutetaan SAPin Business Intelligencellä (BI). Kiekusta tehdään liittymät Valtiokonttorin tarjoamiin yhteisiin tietojärjestelmiin, kuten Rondoon (R8), Tahtiin ja matkahallintaan (M2). Tavoitteet Tehtävät Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti on mittava muutos- ja kehityshanke. OKM:n hallinnonalan hankkeelta edellytetään ministeriön aktiivista koordinaatiota ja käyttöönoton hallinnointia sekä hallinnonalan yhtenäisyyttä talous- ja henkilöstöhallinnon määrittelyiden kesken hallinnonalalla sekä suhteessa Kiekutietojärjestelmähankkeeseen. Järjestelmän käyttöönotto mahdollistaa myös hallinnonalan raportoinnin ja seurannan kehittämisen sekä suunnitelmallisemman henkilöstö- ja taloushallinnon tietojen yhdistämisen. Hankkeen tehtävänä on toteuttaa Kieku-tietojärjestelmähanke opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla ja ottaa uusi talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä käyttöön opetus- ja kulttuuriministeriössä ja hallinnonalan virastoissa. Käyttöönotot toteutetaan virastoissa yhtenäisen käyttöönottomenetelmän avulla. Käyttöönottomenetelmä koostuu useista peräkkäisistä vaiheista ja rinnakkaisista osaalueista. Kullekin vaiheelle on määritelty konkreettiset lopputuotokset ja -tulokset, joiden kautta siirrytään seuraavaan vaiheeseen. Osa-alueet kuvaavat erityyppisiä tehtäviä, jotka on suoritettava kunkin vaiheen lopputuotosten aikaan saamiseksi. Vuoden 2015 huhtikuussa tietojärjestelmä otetaan käyttöön opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla Suomen Akatemiaa lukuun ottamatta, jossa se on jo käytössä. Organisointi Hankkeen toteuttamiseksi perustetaan hallinnonalan ohjausryhmä: xx yy nn Ohjausryhmä ohjaa ja valvoo hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmähankkeen toteuttamista. Ohjausryhmä päättää hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottoa tukevista yhteisistä periaatteista. Ohjausryhmä voi asettaa hallinnonalan yhteiseen valmisteluun projekti- ja työryhmiä.

5 Hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmähankkeen hallinnollisesta koordinoinnista vastaa opetus- ja kulttuuriministeriön projektipäällikkö Heli Sillanmikko. Kirjanpitoyksiköt perustavat omat Kieku-käyttöönottoprojektinsa ja tarvittavat ohjaus- ja projektiryhmät. Kustannukset ja rahoitus Järjestelmän käyttöönotosta ja käytöstä aiheutuvien kustannusten maksamisesta vastaavat hallinnonalan virastot. Palvelukeskuksen maksettavaksi kohdistetut järjestelmän käyttöönoton ja käytön kustannukset sisällytetään palvelukeskuksen veloittamiin palvelumaksuihin hankkeen konsernitasoisessa ohjausryhmässä sovittavan mukaisesti. Käyttöönottoprojektin ajalta kustannuksia syntyy sekä uudesta että vanhasta järjestelmästä päällekkäin. Ohjausryhmän ja projektiryhmien työ on virkatyötä ja kustannuksista vastaavat ko. virastot. xxxxx xxxxx LIITTEET JAKELU Kieku-ohjausryhmän jäsenet OKM:n hallinnonalan virastot ja laitokset OKM:n osastot ja erillisyksiköt Valtiokonttori Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet TIEDOKSI Valtiovarainministeriö