Espoon projekti- ja ohjelmajohtamisen malli EsPro

Transkriptio

1 Espoon projekti- ja ohjelmajohtamisen malli EsPro EU- ja kv-verkoston tapaaminen Kuntatalo Strategiajohtaja Jorma Valve, Espoon kaupunki Mikä on projektimalli? Projektimalli on projektimuotoisen työn johtamismalli eli projektinjohtamisen prosessi. Mallin mukaan johdetaan kaikki projektimuotoinen kehittämistyö. Projektimalli kuvaa, kuinka projekti viedään läpi ideasta toteutuneisiin hyötyihin, sisältäen mm. projektin vaiheet ja päätöksentekopisteet projektiin liittyvät roolit ja vastuut projektin johtamisen ja ohjauksen periaatteet dokumenttipohjat keskeiset käsitteet määritelmineen. EsPro-projektimalli on osa Espoon projekti- ja ohjelmajohtamisen mallia. 2 1

2 Espoon uusi EsPro-projektimalli EsPro-projektimalli Ohjeet ja sanasto Sähköinen projektityötila johtamisen johtamisen johtamisen dokumenttidokumenttidokumenttipohjat pohjat pohjat Projektivalmennukset ja projektitoimistoverkosto tukemassa käyttöönotossa Ajantasainen ja parhaiden käytäntöjen mukainen toimintatapa kehittämisprojektien johtamiseen ja ohjaukseen. Yhtenäinen malli soveltuu kaikille projekteille, mutta skaalautuu projektin vaativuuden mukaan. Projektimallia ja työtapoja kehitetään aktiivisesti käyttökokemusten ja palautteen perusteella. 3 Milloin kehittämistehtävä arvioidaan ja johdetaan projektina? yleinen määritelmä: Projekti on ajallisesti rajattu ja ainutkertainen tehtäväkokonaisuus, joka toteutetaan määritellyn lopputuotoksen aikaansaamiseksi. Projektille määritellään hyötytavoitteet, tuotostavoitteet, aikataulu- ja kustannustavoite sekä nimetään oma tilapäinen, linjaorganisaatiosta erillinen organisaatio. raja Espoossa: Tehtäväkokonaisuus johdetaan projektimallin mukaisesti, mikäli yleisen projektin määritelmän lisäksi vähintään 3 seuraavista kriteereistä täyttyy: Työmäärä (kattaen sisäisen ja ulkoisen työn) 150 h Resursseja tarvitaan useammasta yksiköstä tai useammalta toimialalta Työhön osallistuu ulkoisia toimittajia tai kumppaneita Ulkoiset kustannukset Tavoitteiden saavuttamiseen liittyy merkittäviä riskejä Erityisesti rajatapauksissa on syytä käyttää harkintaa! 4 2

3 Espoon projektityypit Palveluiden kehittämisprojektit Toiminnankehittämisprojektit Tutkimusprojektit Rakennusprojektit (rajattu projektimallin ulkopuolelle) Yksi projekti voi edustaa samanaikaisesti useampaa projektityyppiä. Kaikkiin projektityyppeihin voi sisältyä ICT-ratkaisukehitystä. 5 Projektien ABC-luokittelu johtamishaasteen mukaan Ideana on löytää tarkoituksenmukainen johtamisen taso kullekin projektille. luokittelu perustuu projektin vaativuuteen ja riskitasoon. Luokittelu toteutetaan projektin valmisteluvaiheessa projektimalliin sisältyvän lomakkeen avulla. Projektiluokat: A Monimutkainen, korkean riskitason projekti B Tyypillinen projekti C Yksinkertainen, matalan riskitason projekti ABC-projektiluokituksella EI luokitella projektin tärkeyttä, vaan tarvetta panostaa projektin johtamiseen! 6 3

4 Projektitoiminnan johtamisen kolme tasoa Projektisalkun (kehittämissalkun) johtamisen tasolla varmistetaan, että tehdään oikeita asioita. johtamisen tasolla suunnitellaan, ohjataan ja valvotaan, että projekteissa asiat tehdään oikein ja ajallaan. toteutustasolla tehdään konkreettinen tuotos tai palvelu. EsPro-projektimallin rakenne ja projektinjohtamisen perusdokumentit Projektisalkunhallinnan taso Valmistelun aloitus Suunnittelupäätös Toteutuspäätös Tuotosten hyväksyminen lopetus P0 P1 P2 P3 P4 JA Suunnitteluvaihe Projektiidea Valmisteluvaihe Toteutusvaihe Lopetusvaihe Hyötyjen seuranta johtamisen taso Jälkiarviointi Projektiidean kuvaus Asettaminen suunnittelu Projektikuvaus Projekti- Toteutuksen ohjaus ABC suunnitelma Edistymisraportit Lopetus Projektiluokitus Loppuraportti Projektityön toteutustaso tuotos 8 4

5 EsPro-projektimallin rakenne ja päätöksentekopisteet Projektisalkunhallinnan taso Valmistelun aloitus P0 P1 P2 P3 P4 Valmisteluvaihe Suunnittelupäätös Toteutuspäätös Toteutusvaihe Tuotosten hyväksyminen Lopetusvaihe lopetus Hyötyjen seuranta JA Onko toteutettavissa? suunnittelu Ovatko tuotokset hyväksyttävissä? Suunnitteluvaihe Projektiidea Jälkiarviointi johtamisen taso Onko Onko Projektiidean tarvetta? Asettaminen toteuttamisen kuvaus arvoista? Projekti- Toteutuksen ohjaus kuvaus Projektisuunnitelma Edistymisraportit ABC Projektiluokitus omistaja ja ohjausryhmä ohjaavat projektia ja hyväksyvät välituotokset tarkistuspisteissä () Mitä opimme, mitä jatkossa tapahtuu? Lopetus Loppuraportti Ovatko hyödyt toteutuneet? Projektityön toteutustaso tuotos 9 Projektimalliin sisältyvät dokumentit Ohjeet: EsPro-projektiohje omistajan ja ohjausryhmän ohje Täydentävät ohjeet: Projektien viestintäohje Projektien arkistointiohje Projektien talousohjauksen ohje Projektijohtamisen sanasto johtamisen dokumenttipohjat: Projektikuvaus ABC-projektiluokittelulomake Kustannus-hyötyanalyysi Projektisuunnitelma Riskienhallintasuunnitelma Viestintäsuunnitelma Edistymisraportti Muutospyyntö Muutosloki Loppuraportti päätöksentekoporttien tarkistuslistat/päätösdokumentit (P0, P1, P2, P3, P4 ja JA). 10 5

6 Projektimallin käyttöönottoa ja käyttöä tukemaan on perustettu verkostona toimiva projektitoimisto Espoon projektitoimisto tukee kaupungin projektija ohjelmamuotoista kehittämistoimintaa. Projektitoimiston tehtävät: 1. Tukee projektien ja kehitysohjelmien johtamisesta vastaavia henkilöitä projekti- ja ohjelmajohtamisessa. 2. Vastaa projekti- ja ohjelmajohtamisen menetelmien, toimintatapojen ja työkalujen ylläpidosta ja kehittämisestä. 3. Vastaa projekti- ja ohjelmajohtamisen osaamisen kehittämisestä yhdessä osaamisen kehittämisen vastuuhenkilöiden kanssa. 11 EsPro-projektimalli tuo paljon uutta kehittämisprojektien johtamiseen ja ohjaukseen Mitattavat hyötytavoitteet omistaja jokaiselle projektille Tarvittavien resurssien ja edellytysten arviointi Hyvät projektikäytännöt tuotu projektin dokumenttipohjiin ABCluokittelulla tunnistetaan projektin johtamiseen tarvittava panostus Selkeät päätöksentekopisteet ja vaiheet Hyvät ohjauskäytännöt oma extranetryhmätyötila Työkaluja mm. viestintään ja riskienhallintaan Projektilla saavutettujen hyötyjen seuranta ja jälkiarviointi