Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto Valtion työmarkkinalaitos

Transkriptio

1 Valtiotyönantajan näkymät Kieku-maailmaan linjausten ja sopimustoiminnan vaikutukset ja niiden ennakointi Neuvottelujohtaja Seija Petrow Valtion työmarkkinalaitos

2 Talouspoliittinen ministerivaliokunta Käynnisti Kieku-hankkeen 2008 ja linjaa/saa informaation hankkeen etenemisestä kaikissa hankkeen strategisissa vaiheissa ministerivaliokunta puolsi tietojärjestelmän käyttöönottoa kaikissa virastoissa ja laitoksissa sekä käyttöönoton aloittamista valmistelutehtävillä vaiheittain hallinnonalajärjestyksessä tammikuusta 2011 alkaen ministerivaliokunta puolsi hankkeen jatkamista ja siirtymistä vaiheeseen 2 niin, että Kieku-tietojärjestelmä otetaan käyttöön lopuilla hallinnonaloilla ja, että Kieku toimijat toteuttavat käyttöönottoja tukevat kehittämistoimenpiteet v 2014 aikana (sisältää useita henkilöstöhallinnon toimialaan kuuluvia tavoitteita) Kehittämistoimenpiteiden vaikutuksia arvioidaan ohjausryhmässä syyskuussa 2014 ja 2015 VM ja Valtiokonttori valvovat toimenpiteiden vaikutuksia

3

4 Tarkistuspiste 1 Ministerivaliokunnan edellyttämiin toimenpiteisiin kuuluivat myös kaksi tarkistuspistettä, joista ensimmäinen on jo ohitettu Tarkistuspisteessä 1 (Kieku strateginen ohry, ) päätettiin aloittaa käyttöönottoerien 4 ja 5 käyttöönottohankkeet voimassa olevan aikataulusuunnitelman mukaisesti. Samalla merkittiin tiedoksi päätökseen vaikuttaneet, saadut selvitykset tuottavuusanalyysin tulokset (elokuussa 2014) kehityssalkun tilannekatsaus (syyskuussa 2014) KPMG:n laatima lausunto tuottavuuskehitys virastoissa (mm. manuaalityön minimointi palvelutuotannossa) ajanhallinta haasteena

5 Jatkossa edessä Tarkistuspiste 2, syyskuussa Paljon on työtä vielä edessä Poliisin että tullin käyttöönotot ovat vaativia, eivät vain volyymiltaan, vaan myös toimintansa monimuotoisuuden, työajanhallinnan ja muiden palvelussuhteen ehtojensa monitahoisuuden vuoksi. Tällä hetkellä uskotaan vahvasti hyvän valmistelun tuottavan myös hyvän käyttöönottoprosessin. Vuoden 2016 loppuun mennessä tulisi loppujen hallinnonalojen ja virastojen olla maalissa. Vuoden 2016 jälkeinen aika ja siirtyminen ylläpitovaiheeseen työn alla

6 Lyhyt oppimäärä Alussa hankkeen fokus oli järjestelmän/tekniikan toimivuudessa. Sen jälkeen kiinnitettiin huomiota käyttöönottojen onnistumisen varmistamiseen sekä palvelutuotannon suorituskyvyn parantamiseen. Nyttemmin fokuksessa on tuottavuuden positiivisen kehityksen varmistaminen ja erityisesti virastopäässä. Hyvä käyttöönotto edellyttää johdon sitoutumista

7 Käyttöönottohanke on projektoitava ennakoiden, käyttöön otto varmistaen. Sen jälkeen on lupa odottaa talous- ja henkilöstöhallinnon tiedon tuottamisen sekä raportoinnin palvelevan myös kunkin viraston substanssia. Harvoin tuottavuuskehitys saa lentävää lähtöä, menee vähintään 6 kk tai useimmiten vuosi, kaksi ennen kuin uusi järjestelmä ja uusi toimintaprosessi pelittää. Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ja toimintamallien yhtenäistämisen ja sujuvuuden parantaminen on seuraava haaste, jossa prosessinomistajilla (BO ja HO) on vielä paljon työtä. Kumpikin taho on työstänyt oman näkemyksensä strategiaksi vuoden 2020 tilanteessa. Iso kuva hahmottuu

8 Henkilöstöjohtamisen ja hallintopolitiikan yhteiset linjat

9 Miksi tämä työ tehtiin henkilöstöhallinnon näkökulma Henkilöstöhallinto on osa henkilöstöjohtamisen kokonaisuutta. Valtion henkilöstöjohtamisessa on tehty yhteisiä linjauksia koskien henkilöstöpolitiikkaa, johtamista, palkkapolitiikkaa ja henkilöstövoimavarojen johtamista koko 2000-luvun. Myös henkilöstöhallinnon prosessit (ohjaus ja johtaminen, rekrytointi, palvelussuhteen hallinta, työajan hallinta, palkanlaskenta, osaamisen hallinta, matkustus) ovat alkaneet muotoutua yhtenäisemmiksi palvelukeskuksen ja yhteisen Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton myötä

10 Valtion henkilöstöhallinnon visio 2020 ja tavoitteet

11 Henkilöstöhallinnon visioon liittyvät tavoitteet 2020 Henkilöstöhallinnon yhtenäiset toimintatavat tukevat johtamista ja tuloksellista ja tehokasta toimintaa virastoissa. Sopimustoiminnassa otetaan huomioon riittävä yhtenäisyys ja sen vaatimat toimenpiteet keskustasolla ja virastotasolla. Jatkuva yhteydenpito Palkeiden kanssa olennaista. VTML antaa tarvittaessa ohjausta ensimmäinen ohjauskirje lähdössä. Prosessit ovat sähköisinä mahdollisimman yhdenmukaiset ja integrointi taloushallinnon sähköisiin prosesseihin tarpeellisin osin tehty silti ei olla menetetty alakohtaisia tarpeita tai työelämän joustavuuden asettamia tavoitteita HEHA toimijat, roolit ja keskeiset ohjauksen foorumit on tunnistettu, ja niitä edelleen kehitetään

12 Valtionhallinnon henkilöstöhallinnon sähköisen toimintamalliin liittyvät sisäiset palvelut ja/tai henkilöstöhallinnon osaamiskeskus ovat olemassa Palveluprosessien laatu ja virhetapaukset on minimoitu pyritään toimintatapoihin ja sopimusmääräyksiin, jotka eivät aiheuta manuaalityötä Virastojen ja tuotannon resurssit sekä osaaminen varmistettu. HEHA prosesseille asetetut tuottavuustavoitteet on saavutettu. Asiakkuudessa järjestelmätoimittajiin nähden ollaan yhteistyökykyisen, mutta vaativan asiakkaan maineessa

13 Visio 2020 Virastojen johtamista ja tuloksellista toimintaa palvelevat yhtenäinen ja tehokas henkilöstöhallinto sekä sähköiset prosessit. 1) Henkilöstöhallintoa koskevat tuottavuustavoitteet on saavutettu. Valtion henkilöstöhallinnossa vuoteen 2020 mennessä lisätään tuottavuutta ja parannetaan laatua, hallitaan muutokset ja rakenteet 2) Yhteiset ratkaisut tehdään valtiokonsernin etu ja yhtenäisyys huomioiden. 3) Työnantajatoiminnassa otetaan huomioon yhteiset prosessit ja tietojärjestelmät, jotta toiminta voi olla tuottavaa ja tehokasta. 4) Henkilöstöhallinto on suunnitelmallista ja eteenpäin katsovaa. 5) HEHA toimijat ja keskeiset ohjauksen foorumit toimivat aktiivisesti prosessien yhtenäisyyden varmistamiseksi. on selkeät työnjaot ja roolit 6) Virastojen ja palvelutuotannon resurssit sekä osaaminen ovat optimaalisella tasolla. 7) Valtion henkilöstöhallinnon toimintamalliin liittyvät sisäiset palvelut ja/tai henkilöstöhallinnon osaamiskeskus ovat olemassa. toimitaan yhtenäisten, tehokkaiden toimintatapojen mukaan 8) Palveluprosessien laadun varmistus tehdään ennakoimalla ja mahdollisiin ongelmatilanteisiin reagoidaan nopeasti. 9) Prosessien yhteydet ymmärretään ja prosessit toimivat ilman rajapintaongelmia. hyödynnetään yhteisiä, toimintaa tukevia ja helppokäyttöisiä tietojärjestelmiä 10) Yhteisiin työvälineisiin luotetaan. Prosessinomistajat ohjaavat työvälineiden toiminnallista kehittämistä konsernin etu huomioiden. 11) Asiakkuudessa järjestelmätoimittajiin nähden ollaan yhteistyökykyisen, mutta vaativan asiakkaan maineessa

14 Lisätään tuottavuutta ja parannetaan laatua, hallitaan muutokset ja rakenteet Henkilöstöhallintoa koskevat tuottavuustavoitteet on saavutettu. Kieku-ohjelman tuottavuustavoite on 40 %. Siitä puolet on vielä saavuttamatta. Tavoitteet määritellään tarkemmin prosesseittain ja virastoittain. Yhteiset ratkaisut tehdään valtiokonsernin etu ja yhtenäisyys huomioiden. Työantajatoiminnassa otetaan huomioon yhteiset prosessit ja tietojärjestelmät. Henkilöstöhallinto on osa henkilöstöjohtamisen kokonaisuutta ja tukee virastojen ydintoimintaa. Kokonaisuus tulee huomioida hallintoa kehitettäessä (esim. ei taha ja heha kehittämistä erikseen). Yhteisiä prosesseja ja tietojärjestelmiä hyödynnetään monipuolisesti, jotta toiminta voi olla tuottavaa ja tehokasta. Kieku sellaisenaan toimintamallin ja viraston omien prosessien rajapintojen varmistaminen paikallisesti sovittavissa asioissa. Henkilöstöhallinto on suunnitelmallista ja eteenpäin katsovaa. Henkilöstövoimavarat liikkuvat joustavasti yli virastorajojen. Kerättyä tietoa hyödynnetään ja analysoidaan sekä yhdistetään muiden tietojärjestelmien tietoihin toiminnan ohjauksen tehostamiseksi

15 Selkeät työnjaot ja roolit Heha toimijat ja keskeiset ohjauksen foorumit toimivat aktiivisesti prosessien yhtenäisyyden varmistamiseksi. Virastojen ja palvelutuotannon resurssit sekä osaaminen ovat optimaalisella tasolla. Strateginen prosessinomistaja VM/HO, Operatiivinen prosessinomistaja VK/TH, Palveluntuottaja Palkeet, Kieku käyttöönotot VK/Kieku Palkeiden käyttöastetta nostetaan edelleen, virastoille jäävien tehtävien hoitamiseen tarvittava henkilömäärä standardoidaan. Osaaminen vastaa tarpeita. Valtion heha toimintamalliin liittyvät sisäiset palvelut ja/tai osaamiskeskus ovat olemassa. Hyödynnetään yhteistä palvelukeskusmallia ja sähköisiä palveluja Osaamiskeskus voi olla virtuaalinen, eri toimijoiden osaajista koostuva ad hoc kokoonpano

16 Toimitaan yhtenäisten, tehokkaiden toimintatapojen mukaan Palveluprosessin laadun varmistus tehdään ennakoimalla ja mahdollisiin ongelmatilanteisiin reagoidaan nopeasti. Eri toimijoiden saumaton yhteistyö ja selkeä työnjako varmistaa osaltaan palvelun laadun. Mahdollisten ongelmatilanteiden juurisyyt selvitetään tehokkaasti ja korjataan prosessia tarvittaessa. Prosessien yhteydet ymmärretään ja prosessit toimivat ilman rajapintaongelmia. Henkilöstöhallinto nähdään kokonaisuutena, jossa eri prosessit osin limittyvät toisiinsa. Muutoksia tehtäessä hahmotetaan koko vaikutusketju, kokonaisuuden päästä päähän

17 Hyödynnetään yhteisiä, toimintaa tukevia ja helppokäyttöisiä tietojärjestelmiä Yhteisiin työvälineisiin luotetaan. Prosessinomistajat ohjaavat työvälineiden toiminnallista kehittämistä konsernin etu huomioiden. Yhteisten työvälineiden tavoitteena on hyvä käyttäjäkokemus. Yhteiset työvälineet ovat helppokäyttöisiä ja toimintavarmoja. Jatkokehittämisessä haetaan konsernin yhteisiä ratkaisuja. Asiakkuudessa järjestelmätoimittajiin nähden ollaan yhteistyökykyisen, mutta vaativan asiakkaan maineessa. Tietojärjestelmien omistajuus keskitetään Palkeisiin v mennessä. Tilaajana valtiokonserni tietää mitä haluaa ja toimii kustannustehokkaasti