Kiekun hankekatsaus. Haus, Taloushallinnon kevätseminaari Seija Friman Kieku-hanke

Transkriptio

1 Kiekun hankekatsaus Haus, Taloushallinnon kevätseminaari Seija Friman Kieku-hanke

2 Sisältö 1. Käyttöönottojen tilanne ja suunnitelmat 2. Tuotannon tilanne 3. Tuotekehitys 4. Viraston valmistautuminen Kiekun käyttöönottoon

3 Käyttöönotot; tilanne ja suunnitelma

4 Missä ollaan menossa? Kieku-prosessien ja järjestelmän määrittely, toteutus ja testaus. Valtiokonttori (550 htv) Suomen Akatemia (150 htv) SM1: Pelastusopisto ja Migri (800 htv) VM1: valtionvarainministeriö, Verohallinto, Palkeet ja Valtion vakuusrahasto (6.700 htv) SM2: sisäasiainministeriö, Hätäkeskuslaitos, Hallinnon tietotekniikkakeskus ja Palosuojelurahasto (1.500 htv) VM2: Tilastokeskus, aluehallintovirastot, Väestörekisterikekus, Valtion Eläkerahasto, valtion taloudellinen tutkimuskeskus Rajavartiolaitos Erä 1 (PLM, UM, YM) Muut hallinnonalat

5 Kiekun käyttöönotot Erä SM2: sisäasiainministeriö, Hätäkeskuslaitos, Hallinnon tietotekniikkakeskus ja Palosuojelurahasto VM2: Tilastokeskus, aluehallintovirastot, Väestörekisterikeskus, Valtion Eläkerahasto, valtion taloudellinen tutkimuskeskus Rajavartiolaitos Erä 1: Puolustusministeriö, ulkoasiainministeriö ja ympäristöministeriö (pl. Suomen ympäristökeskus) 4/ /2013 1/2014 4/2014 Erä 2: Valtioneuvosto (Valtioneuvoston kanslia, maa- ja metsätalousministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö, sosiaalija terveysministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö, liikenne- ja viestintäministeriö, Tasavallan Presidentin kanslia) Erä 3: Poliisihallitus 10/2014 1/2015 Erä 4:Kiekun strateginen ohry päättää Erä 5:Kiekun strateginen ohry päättää Erä 6:Kiekun strateginen ohry päättää Erä 7:Kiekun strateginen ohry päättää / /2015 1/2015 ja 4/ /2016

6 Kieku-käyttöönottomenetelmä > 6kk* 2 kk 2 kk 5 kk 3 kk 2 kk Valmistelu Eroanalyysi Määrittely Toteutus ja testaus Tuotantokäytön valmistelu Tehostettu tuki Hankehallinta Muutosjohtaminen Palvelut (ml. käyttövaltuushallinta) Taloushallinto (ml. perustiedot ja analyysiraportointi) Konversiot (taha, heha) Henkilöstöhallinto (ml. perustiedot ja portaali) Liittymät Tekniset edellytykset (ml. tietoturva) * Vaiheiden kestot ohjeellisia

7 Tuotantokäytön tilanne 7

8 1. Tuotannon uutiset Tuotannossa edelleen ongelmia etenkin ajanhallinnan kanssa - CGI Ajanhallinta jää jumiin tietyssä käyttötilannevirheessä ja palvelin on uudelleen käynnistettävä henkilölle laitettu samalle ajalle kahteen kertaan poissaolo aikojen mennessä päällekkäin - Virhe estänyt välillä myös aikaleimatietojen siirtymisen Kiekun ja aikaleimajärjestelmien ( kulunvalvonta : Timecon, Esmikko) välillä - Korjaus tehty ja se on siirretty tuotantoon Kiekun ja aikaleimajärjestelmien välisten liittymien toiminnassa muutenkin vaikeuksia Liittymien päästä-päähän ongelmien selvittämisen johtamista parannettava yhdessä Palkeiden kanssa Vaiheita ja osapuolia on useita, kun valtionhallinnon yhteiset palvelualustatkin ovat mukana

9 Tuotekehitys 9

10 1. Virastojen sisäinen laskenta ja Kieku SAP PCM sovelluksen pilotointi keskeytettiin - Ensisijaisesti kuitenkin toimintolaskennan väline ja valtionhallinnossa pääosin edelleen vyörytyslaskentaa Jatkoa suunnitellaan yhdessä VM:n kanssa Yhteen malliin ei tulla pääsemään johtuen virastojen substanssitoiminnan eroista? - Toiminnan kustannusten ajurit erilaisia Löydettävissä riittävästi yhteisyyttä, että Kiekua voidaan hyödyntää tietojen lähteenä olon ohella laskennassakin? - Perustason kustannusvyörytykset Kiekuun, lisälaskennat (esim. asiakas- tai tuotekohtainen kannattavuus) muualla? 10

11 1. Virastojen sisäinen laskenta ja Kieku (jatkoa) Sisäinen laskenta erotettava ulkoisesta (liike- ja talousarviokirjanpidon laskenta) Sisäisen laskennan seurantakohteet kulkevat ulkoisten mukana aiheuttaen jatkuvaa harmia ja työtä Palkeissa Työaikojen, matkakulujen jne. kirjaamisesta sisäisille seurantakohteille ei tulla saamaan yhtä kurinalaista ja laadukasta kuin kirjanpidosta Palkkakirjanpidosta pääkirjanpitoon tulevassa aineistossa on virheitä => aineiston tarkistussäännöt rajattava vain kirjanpitoon (ns. maksupalkkoihin) VATT:in sisäistä laskentaa varten sovittu väliaikainen ratkaisu perustuen yksinkertaisiin vyörytyksiin SAP FICO:ssa Jakopalkkoja ryhdytty ajamaan kirjanpitoyksiköille => olleet validointisääntöjen ongelmien vuoksi seisahduksissa koko alkuvuoden Pidemmän aikavälin (sisäisen laskennan) ratkaisuajatuksiin palataan elokuussa 11

12 2. Käyttövaltuushallinnan kyvykkyys vastaamaan kasvavaa käyttäjämäärää Kiekun käyttövaltuuksien hallinta ei ole yksinkertaista - Järjestelmässä monta toisiinsa integroitua komponenttia - Käyttäjinä lähes koko valtionhallinto - Osa tiedoista luottamuksellisia ja ei-luottamuksellisiinkin tietoihin pääsyä halutaan innokkaasti rajoittaa Nykyinen automaation taso ei riitä - Valtuuksien antamisen prosesseissa monta askelta, joita hoidetaan pääosin käsityönä Palkeissa (tuotanto) Toimittajalta (CGI) pyydetty arviota siirtymisestä SAP:in käyttövaltuushallinnan seuraavaan versioon - SAP IDM - Nykyinen tuote (SAP CUA) tulossa elinkaarensa päähän - Mahdollistaa myös paremman näkyvyyden tietoturvan kannalta? 12

13 3. Ajanhallinnan suorituskyky vastaamaan kasvavaa käyttäjämäärää Logoca Ajanhallinta - SAP:in suorituskyvyssä ei ole nähty ongelmia (toisaalta käyttökin pientä, vain SAP CATS työaikakirjauksiin kahdessa virastossa) Ongelmia on jo ollut, mutta ei niinkään käyttäjämäärän vuoksi - Erilaiset yhtäaikaiset käyttötapaukset ovat aiheuttaneet lukkiutumisia - Korjaukset toteutettu ja näyttävät auttaneen Suorituskykytestejä on tehty :een käyttäjään saakka, mutta yksittäisille käyttötapauksille kerrallaan Nyt käyttötapauksia ja sovelluksen arkkitehtuuria käydään vielä yhdessä läpi - Varmistaen suorituskyky vaihetta 2 varten - Syksyyn 2013 mennessä 13

14 4. Helppokäyttöisemmät (äly)lomakkeet virastoille Palvelussuhteiden hallintaan on jo lomakkeita toteutettu - SAP Adobe Forms välineellä, joka on osoittautunut liian versioherkäksi Virastoilla on Adobe laajasti käytössä, mutta jokainen päivittää sen versioita haluamallaan tavalla ja aikataululla - Periaatteessa konsernin ICT-alustan pitäisi olla yhtenäistetty ennen kuin lähdetään laajasti toteuttamaan yhteisiä konsernisovelluksia alustan päälle - Käytännössä ei tällaista yhtenäistämistä voitu tai haluttu jäädä odottamaan Lomakkeiden uusimista kokeillaan uudella välineellä (SAP webdynpro) Erilaisia helppokäyttöisempiä lomakkeita tultaneen jatkossa tarvitsemaan lisää virastojen käyttöön - Jos edetään vaativan ja jatkuvan ammattikäytön siirtämisessä keskitetysti Palkeisiin - Virastojen satunnaisemmat käyttäjät (esimiehet, ammattikäyttäjät) tarvitsevat kuitenkin välineet, joilla heiltä järjestelmään tarvittavat tiedot saadaan talteen ja jatkokäsiteltäväksi 14

15 5. Välitaulun toiminta Välitaulu on sovellus (omine tietokantoineen), joka siirtää SAP HCM:stä tietoja CGI Palkkoihin Palkoista osa tiedoista siirtyy edelleen muihin CGI-sovelluksiin (ajanhallinta, lomat, jne.) Palkanmaksun vuoksi joudutaan välitaulu nykyisin pysäyttämään n. viikoksi joka kuukausi - Jotta uudet tiedot eivät pääse sekoittamaan kesken olevaa palkanmaksua - Palkanlaskennan ja sen tulosten tarkistamisen ajaksi Valtaosa muistakin kuin palkkatiedoista siirtyy välitaulun kautta => nämä tiedot eivät siirry esim. ajanhallintaan tai lomiin Kuukausittainen aineiston muodostaminen Tahti-tilastointijärjestelmää varten edellyttää samoin välitaulun pysäyttämistä Kiekun tuotannon ohjausryhmä perustanut työryhmän (CGI:n johdolla) selvittämään ratkaisuvaihtoehtoja kiireellisesti 15

16 3. Aktiiviset käyttöönotot 16

17 VM2: toteutus ja testaus -vaiheessa Edetään pääosin suunnitellusti Vakava-kassajärjestelmäliittymien toteutuksen suunnittelu ja rahoitus periaatteellisesti hankalaa - Pahimmassa tapauksessa vaarantaa AVI/maistraattien toteutusaikataulun - Kaikille käyttäjille (Maistraatit, POL, Vero) yhteisten ja kpykohtaisten osien erottaminen etenkin Vakava-päässä aiheuttaa miettimistä - Asia viedään Vakava-ohryyn Strateginen ohry teki päätökset - Tullin tuotantokäytön aloittamisesta erässä 3 Poliisihallinnon kanssa - POL:in tuotantokäytön aloitus MMM:n tulevat virastot (Luonnonvarakeskus ja ELMA) sovittiin erään 7 yhdessä OM:n kanssa (tuotantokäytön aloitus )

18 E1 (PLM+UM+YM): eroanalyysi- ja määrittelyvaiheet Etenee myös suunnitellusti - Vaikuttaa kohtuullisen helpolta käyttöönotolta => Kieku sellaisenaan kelpaa valtaosin - UM voi toistaiseksi jatkaa nykyisen heha-järjestelmänsä (Henkka+Prima) käyttöä ja ottaa Kiekusta vain taloushallinnon VM ja VK tavanneet UM:n hallintopalveluiden johtoa keskustellen siitä, kuinka UM saadaan tulevaisuudessa valtionhallinnon yhteisten henkilöstöhallinnon ratkaisujen piiriin Asia edellyttää tarkempaa yhteistä suunnittelua Kiekun, Helin ja UM:n vastuullisten kesken - Kieku kokoaa suunnittelutyöryhmän - Alustava tavoiteaikataulu ratkaisuehdotukselle on Työryhmä tarkentaa tavoitteet ja aikataulun

19 Muu vaihe 2 MMM:n tuleva Luonnonvarakeskus ja ELMA-virasto sijoitettu nykyaikataulussa viimeiseen käyttöönottoerään (erä 7: 10/2016) OM:n rinnalle Erä 2:n (ns. VN-erä) tilanne vielä auki - Hanke (VK) tarvitsee tuekseen asiakkaan puolelta tahon, joka johtaa keskitetysti hallinnon toimintatapojen yhtenäistämistä ministeriöiden puolella Seurantakohteet, työjärjestykset, jne. Omat resurssit (ja valtuudet?) eivät riitä asioiden käsittelyyn ministeriö kerrallaan KPMG tekee rinnalla arviointiaan vaiheeseen 2 siirtymisen edellytyksistä - Väliraportti hankkeen toimenpide-ehdotuksineen menossa strategiseen ohryyn Vaiheen 2 aikataulun vahvistamiseen palataan myös Lopulliset päätökset vaiheen 1 päättämisestä ja vaiheeseen 2 siirtymisestä tehdään kuitenkin vasta syksyllä

20 Viraston valmistautuminen Kiekun käyttöönottoon Seija Friman

21 Kiekun käyttöönottoon valmistautuminen VIRASTON TAVOITTEET JA TEHTÄVÄT Johdon sitouttaminen; keskusteluyhteyden luominen Perustiedot Kiekusta Tavoitteet, hyödyt, tarvittavat valmistelut Käyttöönotto-organisaation suunnittelu hallinnonalan sisällä Hallinnonalan hankesalkku Budjetointi, resursointi, tavoiteasetanta Viraston käyttöönottoprojektin suunnittelu ja toteutus VK:n hankepäällikön ohjauksessa virasto mukana ko-eränsä ohryssä Muutosjohtaminen viraston sisällä Uudet Kiekuasiakkaat Esivalmistelua (3-6 kk ennen) Esivalmistelua (1-3 kk ennen) Käyttöönottoprojekti Kieku käytössä TAVOITTEET JA TEHTÄVÄT KIEKUSSA Tiedon jakaminen siitä, mitä tulevien asiakkaiden suuntaan tapahtuu Yhteydenotot virastoihin valmistelun aloittamiseksi Tiedon kerääminen virastosta ja asiakasanalyysi yhteistyössä Palkeiden kanssa Tiedon jakaminen tulevasta Asiakkaasta hankkeen sisällä; erityispiirteisiin varautuminen Tulevan projektin organisoiminen ja vastuutus Lessons learned -oppien huomioinnin varmistaminen Eteneminen hanke- ja projektisuunnitelman mukaisesti Raportointi ohjausryhmille Palautteen keruu ja analysointi TAVOITTEET HANKKEELLE JA PROJEKTEILLE TAVOITTEIDEN TOTEUMISEN SEURANTA JATKO- TAVOITTEET Seija Friman VM (rahoittaja ja omistajaohjaus) 21

22 Muutosjohtaminen johtaa esivalmisteluvaiheen tekemistä esivalmistelu valmistelu eroanalyy si määrittely toteutus ja testaus tuotantokäytön valmistelu tehostettu tuki Esivalmisteluvaiheen tarkoituksena on valmistaa virasto Kiekuun - Hyötypotentiaalin tunnistaminen - Resursointi ja tarvittavat roolit: resurssien varaaminen ja nimeäminen - Kustannukset - Muutoksen suuruuden arviointi omassa toiminnassa Esivalmisteluvaiheessa keskeistä on se, millainen ilmapiiri hankkeen ympärille syntyy; mistä asioista viestitään ja miten - on muutosjohtamista mitä ei saisi nähdä vain yksittäisinä tehtävinä ja toimenpiteinä Johdon pitää olla alusta alkaen muutoksen ajuri! Tekijä, yksikkö

23 Viraston lähtötilanteen selvittäminen ja tavoitteet Kiekun käytölle 1. Tutustu VM:n kesäkuussa 2010 hallinnonaloille lähettämään Kiekuhanketta koskevaan kirjeeseen 2. Tutustu Valtiokonttorin tekemään hallinnonalakohtaiseen htv-selvityksen tuloksiin tai tee itse selvitys talous- ja henkilöstöhallintoon nykytilassa kuluvien resurssien määrästä virastossasi 3. Tutustu mahdollisesti tehtyyn Viitta-arvionnin tuloksiin 4. Selvitä viraston nykyprosessien kuvaukset ja tilanne 5. Suunnittele tavoitetila viraston talous- ja henkilöstöhallinnolle - Palvelumalli ja lopputuotteet - Resurssit ja budjetti - Toimenpidesuunnitelma tavoitteisiin pääsemiseksi, joka linkitetään Kiekun käyttöönottoon - Mittarit - Varmista johdon sitoutuminen ja tuki läpiviennille Tilaisuus, Esittäjä 23

24 Budjetin ja resurssien suunnittelu Tarvittavien resurssien määrään vaikuttavia seikkoja - Virastorakenne, toimipisteiden lkm, alueellinen hajautuneisuus Henkilöiden oikea ja riittävä osaaminen - Viraston projektikoordinaattorin kyvykkyys Kokemusta projektinhallinnasta (ei aloittelijaa) Työskentelyote (aktiivisuus, oma-aloitteisuus) ja asenne (yhteistyökykyinen, positiivinen, ratkaisuhenkinen) - Talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat Kokonaisnäkemys prosesseista tärkeämpää kuin yksityiskohtien osaaminen Asema organisaatiossa, pystyttävä ottamaan kantaa Osattava toimia muutosagenttina eli ymmärrettävä oma roolinsa Henkilöt tosiasiallisesti irrotettava varsinaisista tehtävistään käyttöönottoprojektiin => johdon tuki ja päätökset - Tehtäväjärjestelyt suoritettu riittävän ajoissa - Esimiehet sitoutettu järjestelyjen taakse Seija Friman

25 Budjetin ja resurssien suunnittelu Resurssijärjestelyt aloitettava riittävän ajoissa - Valmista valmisteluvaiheen alussa - Hyödynnä erilaisia ratkaisuja Määräaikaisresurssit paikkaamaan projektiin irrotettuja Ostopalvelut (konsultointi, proj.pääll.) Hallinnonalan sisäiset virastojen väliset tehtäväjärjestelyt Virastojen yhteiset resurssit - Arvioi Palkeilta mahdollisesti ostettavat palvelut ja asiantuntijatyö käyttöönottoon liittyen Yhteistyömahdollisuuksien kartoittaminen resurssien yhteiskäytössä - Hallinnonalan sisäinen/virastojen välinen yhteistyö ja menettelyt yhteinen tekeminen, tiedonkulun varmistaminen Hallinnonalan yhteinen virtuaalinen hanketoimisto => tilavaraukset, materiaalien välittäminen, kokousjärjestelyt, dokumenttien arkistointi, yleinen infopaikka, jne. Seija Friman

26 Sopimukset ja hankesalkku Selvitä nykyisten tietojärjestelmätoimittajien kanssa solmittujen sopimusten tilanne ja päättymisajat. - Arvioi niiden tilannetta suhteessa Kiekun käyttöönottoon. Selvitä Palkeiden kanssa solmitun palvelusopimuksen sisältö ja arvioi muutokset Kiekun käyttöönoton johdosta. Tilaisuus, Esittäjä 26

27 Henkilöstöhallinnon ratkaisujen yhdenmukaistaminen virastossa Viraston omien toimintatapojen yhtenäistäminen Runsaslukuiset palkkalajit (esim. erilaiset lisät) - Ministeriöiden järjestelmien yhdenmukaistaminen ja mallisopimusten kehittäminen Joustavasta työajasta sopimisen eri käytännöt (esim. osa-aikaisuudet) Palkasta suoraan tehtävät perinnät (esim. vuokrat) Erilaiset työaikapankit ja liukumasaldot Ylityölainsäädännön soveltaminen viraston sisällä Tilaisuus, Esittäjä 27

28 Henkilöstöhallinto Vakanssirekisteri - Huomioitava, että kaikilla sijaisuuksilla, tms. on oltava vakanssi eli budjetoitu toimi. - Jos on, niin Palkeita pitäisi pyytää numeroimaan ne - Kaikilla vakansseilla (viroilla ja tehtävillä) pitää olla numero. VPL-tiedot pitää saattaa ajantasalle Nimet oikeissa muodoissa siten kuin niiden kuuluu olla PSR:ssäkin Koodistot yhtenäisiksi, ei pitäisi olla viraston omia tarpeita varten olevia koodistoja Esimiehet voivat kouluttautua virkaehtosopimusten hallintaan Tilaisuus, Esittäjä 28

29 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Selvitä ja kuvaa nykytila Arvioi arkkitehtuurikuvauksen avulla sitä, mitä järjestelmiä Kieku korvaa, mitkä jäävät jäljelle ja mitä tietovirtoja näiden järjestelmien välillä tulee liikkumaan - Kiekun arkkitehtuurikuvaksen löydät Kiekuhankkeen sivuilta Tutustu VIPin palveluihin - mm. VIA-ratkaisuun tutustuminen - Tietoturva-auditoinnin suorittaminen Tutustu Kiekun liittymärajapintakuvauksiin (rajapintakuvauksia eri liittymätyypeille, esim. kirjanpitoliittymä, voit tiedustella osoitteesta: kieku@valtiokonttori.fi ) Tilaisuus, Esittäjä 29

30 Seurantakohdemalli Tutustu seurantakohdemalliin. Valtiokonttorista voit selvittää sen, milloin suunnitelman mukainen seurantakohdetyö on tarkoitus aloittaa Selvitä, mitä virastoa ohjaava ministeriö on ohjeistanut tai mitä suunnitelmia sillä on seurantakohteiden käyttöön hallinnonalallanne Selvitä myös se, miten seurantakohteiden käyttöönottotyö hallinnonalallanne on tarkoitus toteuttaa, esim. yhteistyö muiden virastojen kanssa Arvioi karkealla tasolla se, mitä virastossasi tulee suunnitella ja seurata sekä kuka ja miten tietoa käytetään. Voit arvioida myös muutoksia nykytilaan Kiinnitä huomiota erityisesti strategisen tason suunnitteluun ja toteuman raportointiin Ota huomioon se, että yhteisiä seurantakohteita tulee käyttää myös substanssijärjestelmissä Suositeltavaa on siirtyä Kiekun kaltaiseen seurantakohdemalliin jo etukäteen ennen Kiekun käyttöönottoa Tilaisuus, Esittäjä 30