2 korttipalvelinjärjestelmä, levyjärjestelmä ja varmistusjärjestelmä Hankintayksikkö Kirkkonummen kunta Konsernihallinto/kirjaamo Osoite PL 20 02401 Kirkkonummi Käyntiosoite: Vanha Sairaalantie 5 Hankinnan tunnus Korttipalvelinratkaisu ja levyjärjestelmä Tarjouksen toimittaminen Tarjouksen voimassaoloaika Suomenkielinen tarjous tulee toimittaa suljetussa kuoressa hankintayksikön osoitteeseen. Tarjousten tulee olla perillä 12.12.2008 klo 12.00 mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Kuoreen merkinnät: - " Korttipalvelinratkaisu ja levyjärjestelmä" - tarjoavan yrityksen nimi. Lisäksi tarjous tulee toimittaa samanlaisena sähköpostitse perjantaihin, 12.12.2008 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: lea.blomberg@kirkkonummi.fi Hankinnan sisältö ja ehdot ilmenevät oheisesta asiakirjasta. Mikäli tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä, se hylätään. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.1.2009 saakka. Lisätiedot Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan 3.12.2008 mennessä sähköpostitse Lea Blombergille (lea.blomberg@kirkkonummi.fi). Vastaukset kysymyksiin sekä mahdolliset tarjouspyyntöön tehdyt tarkennukset julkaistaan kunnan internetsivuilla viimeistään 9.12.2008.
3 Sisällysluettelo 1. Hankinnan kohde... 4 2. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen... 4 3. Tarjoushinnan ilmoittaminen... 4 4. Tarjoajille asetetut vaatimukset... 5 5. Tarjouksen sisältövaatimukset... 5 6. Tarjousten vertailu... 6 7. Valintaperusteet... 6 8. Hankinnasta tehtävä sopimus... 7 9. Toimitusaika ja viivästyssakko sekä vahingonkorvausvastuu... 8 10. Tarjousasiakirjojen julkisuus... 8 11. Laajennettavuus... 8 12. Muuta huomioitavaa... 8 Liitteet Liite 1. Laitteiston minimivaatimukset Liite 2. Laitteisto pisteytys korttipalvelin Liite 3. Laitteisto pisteytys levyjärjestelmä
1. Hankinnan kohde 4 Pyydämme tarjoustanne tässä tarjouspyynnössä esitetystä toiminnalliset ja tekniset vaatimukset täyttävästä korttipalvelinratkaisusta sekä siihen liittyvistä määrittely-, toteutus- ja käyttöpalveluista. Korttipalvelinratkaisu ja levyjärjestelmän tulee kattaa seuraavat osa-alueet: 1. Palvelinkehikko ja korttipalvelimet (ylläpito ja takuu 5v) 2. Levyjärjestemä (SAN ) (ylläpito ja takuu 5v) 3. Nauhavarmistusjärjestelmä (ylläpito ja takuu 5v) 4. Asennus,käyttöönotto ja dokumentointi Järjestelmän toiminnallisista vähimmäisvaatimuksista on luettelo liitteessä 1. Laitteiston minimivaatimukset. Tarjoukset pisteytetään liitteen 2 ja liitteen 3 mukaisesti. Tarjottavan tuotteen tulee olla asetettujen vaatimusten mukainen. 2. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen 3. Tarjoushinnan ilmoittaminen Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnan kokonaisarvon ei oleteta ylittävän ns. EU-kynnysarvoa. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus kunnan Internet-sivuilla ja Hilmailmoituskanavalla 24.11.2008. Hankintamenettelyssä valitaan yksi kokonaisvastuullinen toimittaja. Tarjoushinta tulee ilmoittaa kiinteänä ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Tarjoukseen pitää sisältää kaikki järjestelmän toimittamiseen liittyvät kustannukset. Matkakustannuksia, päivärahoja tai vastaavia ei erikseen korvata, vaan ne tulee sisältyä tarjottavaan palvelun hintaan. Tarjouksessa on selvitettävä järjestelmän hankinta-, toteutus, käyttöönotto- ja ylläpitokustannukset eriteltynä liitteenä olevaan Excel taulukkoon. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi.
5 4. Tarjoajille asetetut vaatimukset Hankintayksikkö asettaa palveluntarjoajille seuraavat vähimmäisvaatimukset, jotka ovat ehdottomia ja niiden tulee täyttyä, jotta tarjous hyväksytään käsiteltäväksi. 1. Rekisteröinti Palveluntarjoajan tulee olla rekisteröity kaupparekisteriin. Pyydämme toimittamaan kaupparekisterinotteen. 2. Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä riittävät rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset. Tämän toteamiseksi pyydämme toimittamaan tarjouksen yhteydessä viimeisin tilinpäätös, joka on korkeintaan 2 vuotta vanha. 3. Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. 4. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. 5. Referenssit Tarjoajalla tulee olla vähintään kaksi referenssiä tarjotun järjestelmän tapaisista toimituksista viimeisen kahden vuoden ajalta. Tarjoajan tulee toimittaa tilaajalle korkeintaan 10 referenssiä, joista pyydetään kuvaamaan asiakas, toimituksen sisältö ja toimitusaika. Lisäksi selvitys projektiin varatun projektipäällikön kokemuksesta vastaavista toimituksista. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia pyyntöhetkestä laskettuna. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. 5. Tarjouksen sisältövaatimukset Tarjoajan tulee toimittaa vastauksena tarjouspyyntöön seuraavat asiakirjat: kohdan 4 asiakirjat tarjous liite 1 laitteiston minimivaatimukset. liite 2 ja 3 pisteytystaulukko. toimituksen dokumentaatio, johon on sisällyttävä suomenkielisenä: - ehdotetun kokonaisratkaisun kuvaus ja ominaisuudet - järjestelmän konfiguraatio (laitteisto, ohjelmistot) - tekninen ympäristö ja vaatimukset - mahdolliset yhteistyökumppanit ja heidän roolinsa toimitusprojektissa
- käyttäjämanuaalit - projektisuunnitelma 6 Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Muussa tapauksessa tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena. 6. Tarjousten vertailu Tarjousten käsittely on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tarkastetaan tarjoajan kelpoisuus hankkeen toteuttamiseen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus että tarjottava tuote täyttää vähimmäisvaatimukset, jotka lueteltu liitteen 1 taulukossa "vähimmäisvaatimukset". Tarjous hylätään, mikäli tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä kaikkia pyydettyjä selvityksiä ei ole liitetty tarjoukseen tarjoaja ei ole kelpoinen hankkeen toteuttamiseen. liitteessä 1 mainitut vähimmäisvaatimukset eivät täyty Mikäli yksikään tarjous ei täytä vähimmäisvaatimuksia, kunta varaa oikeuden siirtyä neuvottelumenettelyyn. Toisessa vaiheessa tarjousvertailuun otetaan mukaan vain liitteen yksi minimivaatimukset täyttäneet tarjoukset tarjoukset vertaillaan kohdan 7 mukaisin valintaperustein Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Hankintayksikkö pidättää myös oikeuden tilata pyydettyä kokonaisuutta osissa tai tilata vain osan kokonaisuudesta. 7. Valintaperusteet Tarjouksesta hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavien arviointikriteereiden mukaan: 1. Toiminnalliset ja tekniset ominaisuudet (40%) - liitteen 2 ja 3 ominaisuudet - soveltuvuus Kirkkonummen nykyiseen tietotekniseen arkkitehtuuriin - käytetyn tekniikan elinkaaren vaihe ja jatkokehityksen varmuus - rajapintojen avoimuus
2. Kokonaiskustannukset (50 %) 7 - hankintahinta - muut hankintaan liittyvät kustannukset (määrittely, toteutus, integraatiot, koulutus) - elinkaarikustannukset - lisenssien hinnoittelu 3. Järjestelmätoimitus (10 %) Toiminnallisuus arvioidaan liitteen 2 toteutuksen ja käyttöönoton määrittelyn mukaan. 8. Hankinnasta tehtävä sopimus Sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään saatujen tarjousten vertailun jälkeen hankintapäätös. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Kirkkonummen kunnan ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja kunnan välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuksen siirrettävyys Toimittaja ei voi siirtää tarjouksen perusteella mahdollisesti solmittavaa sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan suostumusta. Tarjousta tai sopimusta ei voida siirtää myöskään konsernin sisäisesti ilman asiakkaan suostumusta. Sopimuskausi Sopimuskausi on 5 vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja sen on suunniteltu alkavaksi vuonna 2009. Sopimusehdot Hankinnasta tehdään hankintasopimus Sopimukseen liitettävien asiakirjojen pätevyysjärjestys on seuraava: 1. Hankintapäätös 2. Hankintasopimus 3. asiakirjat 4. Tarjousasiakirjat 5. Laki julkisista hankinnoista 348/2007 6. IT2000 YSE soveltuvine erityisehtoineen
8 9. Toimitusaika ja viivästyssakko sekä vahingonkorvausvastuu Toimitusaika järjestelmälle on nopein mahdollinen Halutessaan toimittajalla on mahdollisuus esittää ehdotus hankkeen aikatauluksi. Toimittajalla on velvollisuus tiedottaa laitteiston sovitun toimitusajan muutoksista. Hankintasopimuksessa sovittuun toimitusaikaan noudatetaan seuraavaa viivästyssakkoehtoa: mikäli käyttöönotto laitteiston toimituksen jälkeen viivästyy muun kuin ylivoimaisen esteen tai ostajan syyn vuoksi, on ostajalla oikeus periä viivästyssakkoa, joka on 0,5 % jokaiselta alkavalta seitsemän vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Sakko lasketaan käyttöönoton hinnasta. Viivästyssakon enimmäismäärä on 7,5 % käyttöönoton hinnasta. Viivästyssakon lisäksi kunnalla on oikeus saada korvaus välittömistä vahingoista, jos niiden määrä ylittää viivästyssakon määrän. Korvausta välillisistä vahingoista voi vaatia vain, jos vahinko on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella. Vahingonkorvausvastuu koskee myös muita sopimusrikkomustilanteita. Sopimuksessa määritellään tarkemmin sopimuksen purkamisehdot. Kunnalla on oikeus irtisanoa ja vetäytyä sopimuksesta määrittely- ja testausvaiheen aikana tai niiden jälkeen kuitenkin ennen tuotantokäyttöönoton vaihetta, mikäli kunta katsoo, ettei edellytyksiä yhteistyölle tai hankkeen toteuttamiselle ole. 10. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Kunta harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. 11. Laajennettavuus 12. Muuta huomioitavaa Toimittajaa pyydetään antamaan tiedot tarjotun ohjelman mahdollisesta laajennettavuudesta liitteen 1 toiminnalliset vaatimukset taulukkoon.. Toimittajan on perehdyttävä asiakkaan laitetilan sähkönsyöttöön.