Kemin kaupungin keskustassa Kauppatorilla järjestetään vuosittain perinteiset kevät- ja syysmarkkinat.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Kauppatorin markkinoiden järjestäminen Tarjouspyynnön taustaksi Kemin kaupungin keskustassa Kauppatorilla järjestetään vuosittain perinteiset kevät- ja syysmarkkinat. Käsitteet: Hankintayksikkö: Kemin kaupunki elinkeinopalvelut myös tilaaja tässä tarjouspyynnössä Palveluntuottaja: markkinoiden järjestäjä Tarjouspyynnön tarkoitus 1. Kemin kaupungin elinkeinopalvelut etsii asiakaspalveluhenkistä palveluntuottajaa, joka ottaa vastatakseen kauppatorin vuosittaiset kevät- ja syysmarkkinoiden järjestämisen vuosina Palvelusopimus tehdään valitun palveluntuottajan ja Kemin kaupungin maankäyttöpalveluiden kesken. Tarjouksen tekijän tulee ottaa tarjouksessaan huomioon tässä tarjouspyynnössä kohdassa 2. (palvelun kuvaus) esitetyt velvoitteet tilaajalle. 2. Palvelun kuvaus Markkinoiden järjestämispalvelu on palveluntuottajan itsenäistä ja kaupungin ulkopuolista toimintaa. Kemin kaupunki luovuttaa palveluntuottajan käyttöön Kauppatorin alueen (liite 1.) kevät- ja syysmarkkinoiden ajaksi. Toimijalla on oikeus vuokrata Kauppatorilla sijaitsevat markkinapaikat edelleen. 2.1 Palveluntuottaja sitoutuu - järjestämään Kauppatorilla kevät- ja syysmarkkinat vuosittain 2. 2 Palveluntuottajan vastuulla olevat toimenpiteet Palveluntuottaja sitoutuu seuraaviin toimenpiteisiin: - kevät- ja syysmarkkinoiden markkinointitoimenpiteet (ml. lehti- ilmoittelu) - myyntipaikkojen hinnoittelu, varauspalvelut, vuokraus ja merkitseminen torialueelle - markkina- alueen ja sen ympäristön saattaminen asianmukaiseen kuntoon ennen varsinaisia markkinapäiviä - markkina- alueen pitäminen turvallisena ja siistinä markkinoiden aikana (ml. lumenpoisto ja liukkauden torjunta)

2 - torialueella olevien teknisten laitteistojen (ml. sähköt, vesipiste, roskasäiliöt ja wc) toiminnan varmistaminen - markkina- alueen yövartiointi (3 yötä per markkinatapahtuma) - markkinatapahtuman aikana torivalvojan tehtävistä ja asiakaspalvelusta vastaaminen - ajantasaisen luettelon ylläpitäminen ennakkolaskutettavista torikauppiaista - torialueen siivoaminen välittömästi markkinatapahtuman jälkeen lauantai iltapäivänä - palveluntuottaja toimittaa markkina- alueella markkinatapahtumien ajaksi riittävän kokoisen roskasäiliön ja WC- elementin (2- ovinen) sekä vastaa niiden toimivuudesta ja tyhjennyksestä Muista tehtävistä sovitaan erikseen palveluntuottajan ja tilaajan kesken Tilaaja sitoutuu Hankintayksikkö sitoutuu seuraaviin toimenpiteisiin - Kemin kaupunki antaa tarvittaessa toimijalle konsultointia, ohjeita ja neuvoja markkinoiden järjestämisessä ja toiminnan suunnittelussa - Kemin kaupunki toimittaa markkinatapahtumisissa tarvittavan sähköenergian torialueen kiinteisiin ns. jakokaappeihin. Palveluntuottajan vastuulla on hankkia sähköenergian jakamiseksi tarvittavat ns. haaroituskaapit. 3. Tarjous Toimijalle asetetaan seuraavat vähimmäisvaatimukset: Rekisteröinti - Tarjouksen voi tehdä yritys tai rekisteröity yhdistys tai muu oikeushenkilö - Tarjoajan yhteistiedot ja y-tunnus on liitettävä tarjoukseen Tarjoukseen on liitettävä seuraavat lisätiedot - tarjoajan käytettävissä olevat henkilöresurssit markkinatapahtuman järjestämistä varten - referenssit, selvitys tarjoajan kokemuksesta vastaavien tapahtumien järjestämisestä (vähintään kolme referenssiä järjestetyistä vastaavista tapahtumista) Palveluntuottaja vastaa itse kaikista markkinoiden järjestämiseen liittyvistä luvista ja ilmoituksista viranomaisille. 3.1 Tarjousehdot - Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen ja tehty suomen kielellä - Tarjouksen tulee olla kokonaistarjous, osatarjouksia ei oteta huomioon - Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan mahdollisesti käyttämät alihankkijat - Mahdollisesta alihankkijasta tulee liittää tarjoukseen samat vähimmäisselvitykset kuin varsinaisesta palveluntuottajasta

3 3.2 Tarjoushinnan ilmoittaminen - Tarjoaja esittää kiinteän tarjotun euromääräisen vuokrahinnan per vuosi seuraavilta sopimus vuosilta Kauppatorin käyttöoikeudesta kevät- ja syysmarkkinoiden ajaksi (kevät- ja syysmarkkinat) (kevät- ja syysmarkkinat) (kevät- ja syysmarkkinat) Tarjoaja huomioi tarjoamassaan vuokrahinnassa per vuosi tarjoajalle asetetun palveluvelvoitteen. 3.3 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 3.4 Tarjouksen toimittaminen Kirjallinen tarjous tulee toimittaa sähköpostilla osoitteeseen: jukka.feodoroff@kemi.fi, tai postitse: Kemin kaupunki Elinkeinopalvelut Valtakatu Kemi Sähköpostin otsikkokenttään tai kirjekuoreen merkintä Kauppatorin markkinat tarjous. Sitova tarjous tulee ilmoittaa perjantaihin klo mennessä Tämän jälkeen tulleita tarjouksia ei huomioida Lisätietoja tarjouspyynnöstä Projektipäällikkö Jukka Feodoroff, tel: jukka.feodoroff@kemi.fi 4. Tarjouksen käsittely ja valintaperusteet Tämän tarjouspyynnön arvo alittaa julkisten hankintojen kansalliset kynnysarvot, eikä tähän hankintaan sovelleta lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016. Tarjous hylätään, jos se on saapunut määräajan päättymisen jälkeen tai se ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia ja ehtoja tai jos tarjoaja on asetettu konkurssiin tai tarjoajaa uhkaa konkurssi.

4 Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään jätetyistä tarjouksista. 4.1 Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti hankintayksikölle edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin kriteerein: 1) Vuokran hinta: Hintavertailussa käytetään arvonlisäverottomia vuosikorvaushintoja. Tarjousvertailussa hankintayksikkö laskee yhteen tarjoajan tarjoamat vuosikorvaushinnat vuosilta: Tarjoajan hankintayksikölle tekemä yhteenlaskettu korkein vuokratarjous saa tässä kohdassa mainitut korkeimmat vertailupisteet. 2) Palvelun laatu ja sisältö: Palvelun laatua ja sisältöä arvioidaan erityisesti seuraavien kriteerien avulla: - tarjoajan käytössä olevat henkilöstöresurssit markkinatapahtumien järjestämiseksi - tarjoajan referenssit kokemus vastaavien tapahtumien järjestämisestä 5. Hankintapäätös ja palvelusopimus Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset otetaan käsittelyyn ja tarjouspyyntöasiakirjassa esitetyt vaatimukset täyttävät tarjoajat hyväksytään tarjousvertailuun. Hankinnasta tehdään tarjousten vertailun jälkeen hankintapäätös 5.1 Palvelusopimuksen tekeminen Sopimus palvelun tuottamisesta tehdään yhden tarjoajan kanssa. Sopimuksen yksityiskohtaiset ehdot neuvotellaan valitun tarjoajan kanssa. Sopimus osapuolten välillä syntyy, kun sopimus on allekirjoitettu osapuolten kesken. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. 5.2 Sopimusaika Valitun palveluntarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus alkaen tai sopimuksen mukaan. Hankintayksikkö esittää valittavalle yrittäjälle sopimusmallin. Sopimus on voimassa kolme vuotta, vuodet: Eli sopimuskauden ensimmäinen markkinatapahtuma on kevätmarkkinat 2018 ja viimeinen tätä tarjouspyyntöä koskeva markkinatapahtuma on syysmarkkinat 2020.

5 6. Tarjousten valintakriteerit Hankintapäätös perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Hankintaan sovelletaan seuraavia valintakriteereitä: Hankinnan hinta painoarvo 40 pistettä Vertailuun mukaan otetuista tarjouksista maksimipistemäärän (40 pist.) saa korkein tarjous (vuokra per/kk.) Muut vertailussa olevat tarjoukset pisteytetään seuraavasti: vertailuhinta/korkein tarjous x max. pistemäärä = pisteet hankinnan hinnasta Laatu painoarvo 60 pistettä - tarjoajan käytettävissä olevat henkilöresurssit markkinatapahtuman järjestämistä, kyky järjestää suuri yleisötapahtuma osuuden painoarvo 30 pistettä - referenssit, selvitys tarjoajan kokemuksesta vastaavien tapahtumien järjestämisestä osuuden painoarvo 30 pistettä Kemissä Jukka Feodoroff projektipäällikkö Kemin kaupunki Elinkeinopalvelut Valtakatu 26, KEMI +358 (0) jukka.feodoroff@kemi.fi LIITTEET Liite nro.1 liitekartta torialueesta

6