20.08.2013 Sivu 1 / 1 1031/02.02.02/2013 55 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta 31.7.2013 Valmistelijat / lisätiedot: etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Johtokunta: Johtokunta merkitsi tiedoksi liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013. - Tuloslaskelma - Rahoituslaskelma - Riskiarviointi Selostus Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportti ja ennakkotilinpäätös yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Henkilöstöpalvelut aloitti toimintansa liikelaitoksena 1.1.2013 ja toiminta on lähtenyt käyntiin suunnitellusti. Toimialojen kanssa on tehty palvelusopimukset ja pidetty kehittämiskokoukset. Asiakasraportointisivut ovat valmistuneet kaupungin ryhmätyötilaan. Sivuilta löytyvät palvelusopimukset, kehittämiskokousten materiaali sekä laskutus- ja
20.08.2013 Sivu 2 / 2 suoritetietoja. Palvelutuotannon manuaaliprosessien kehittäminen sähköiseksi on käynnistetty, lähtötilanne on kartoitettu ja suunnitelma ja aikataulu toteutuksesta on tehty. Palvelussuhdepalvelujen sisäistä työnjakoa on kehitetty resurssien ja osaamisen kohdentamisella työn nykyisten vaatimusten mukaan ja siten varmistetaan laadukkaampi asiakaspalvelu. Uuden työnjaon mukaan toimitaan elokuusta alkaen. Uusi Näin pääset alkuun palvelussuhdeasioissa -koulutus käynnistettiin vuoden alussa ja palautteet ovat olleet erittäin positiiviset. Hajanaisen HR-viestinnän vahvistamiseksi on suunniteltu kaupunkitasoista HR-uutiskirjettä yhteistyössä viestinnän ja konsernihallinnon HR-yksikön kanssa. Ensimmäinen esimiesten HRuutiskirje ilmestyy alkusyksyn aikana ja näin jatkossa esimies saa kaikki HR-asiat yhden kanavan kautta. Palvelussuhdeasioiden yhteydenottoja on ollut 8774 kpl ja tavoitteen ennustetaan ylittyvän noin 1500 yhteydenotolla ja HR-järjestelmäpalvelujen yhteydenottoja on ollut 9120 kpl ja niiden ennustetaan yltävän tavoitteeseen. Työhyvinvointitoiminnassa painottuivat ensisijaisesti Kunta 10 -tutkimuksen tuloksiin liittyvät tehtävät. Tuloksia on esitelty ja käsitelty johtoryhmissä, henkilöstötoimikunnissa ja esimiestilaisuuksissa. Tulosten hyödyntämistä tuettiin Essiin laadituilla materiaaleilla ja esimiesten Kunta 10 - tikettikyselyllä. Toisena painoalueena olivat esimies- ja johtoryhmäkonsultaatiot johtoryhmätyöskentelyn kehittämisestä, muutostilanteista, työyhteisön ristiriidoista ja kriiseistä, työyhteisön hyvinvoinnin johtamisesta ja varhaisesta tukemisesta. Lisäksi esimiehille on pidetty puheeksiottamiskoulutusta. Uusien esimiesten koulutuksissa on käyty luennoimassa työhyvinvoinnista. Henkilöstölle on pidetty työhyvinvointitilaisuuksia esimiesten tilauksesta. Työhyvinvointitilaisuuksiin on osallistunut vajaa 500 henkilöä. Osaamisen kehittämisen palvelualueella kehitettiin sähköisiä tuotteita ja otettiin käyttöön sähköinen koulutuskalenteri ja lähiesimiesten verkkokurssi. Kaupunkitasoisesti järjestettiin uusien työntekijöiden ja kesätyöntekijöiden perehdytyskoulutukset sekä viisi esimieskoulutusta. Jetoppisopimuskoulutuksia oli kaksi. Uusina esimieskoulutuksina aloitettiin palvelussuhdekoulutukset. Asiantuntijaluentoja oli kolme. Osaamisen kehittämisen järjestämiin koulutustilaisuuksiin osallistui lähes 2300 osallistujaa, mikä on noin 71 % koko vuoden tavoitteesta. Lisäksi järjestettiin kaupunginvaltuutettujen perehdytykset sekä Sharepoint-Lync - ja Espro -koulutusten koulutussihteeripalvelut. Stipendikukkaron kevään hakuun tuli hakemuksia reilut 250 kpl, joista myönteisen päätöksen sai 243 hakemusta. Rekrytointipalvelut on hoitanut rekrytointitilauksia 1664 kpl (perus-, oppisopimus-, kesätyö-, harjoitteluhakuja jne.). Määrä on n. 8 % (noin 200 hakua) vähemmän kuin vuonna 2012. Vakituisten palkkaaminen on vähentynyt noin 14 %. Rekrytointipalvelut on avustanut 361 haastattelussa ja wopi-työtapa -arviointeja on tehty 238 työntekijälle. Hakemuksia kaupungille on saapunut tähän mennessä 42 514, joista kesätyöpaikkahakemusten osuus on lähes puolet. Hakemuksia on
20.08.2013 Sivu 3 / 3 saapunut kaupungille edellisvuotta enemmän. Uutta rekrytointimarkkinoinnissa oli radiomainoskampanja NRJ & Nostalgia - kanavassa. Kampanjassa korostettiin erityisesti sairaanhoitajien kesätyöpaikkoja. Rekrytointipalvelut otti käyttöönsä chatin asioidessaan työnhakijoiden kanssa, helmikuussa. Uuden rekrytointijärjestelmän hankinta on käynnistynyt. Työterveyspalvelujen johtamisjärjestelmää on kehitetty ja täsmennetty: kokouskäytännöt, palvelupäälliköiden roolien muutokset ja työterveyshoitajien rooli. Acute-potilastietojärjestelmä otettiin käyttöön 1.1. ja e-resepti 1.4. alkaen. Manuaalisia prosesseja sähköistetään neljän projektin avulla. Sairauspoissaoloprosessia on kehitetty eteenpäin ja uusia kuntoutusvalmennuspalvelutuotteita on otettu käyttöön. Sairausvastaanottokäyntejä on ollut 5 389 kpl, työpaikkaselvityksiä 120 kpl ja terveystarkastuksia 2 353 kpl. Lisäksi työkykyarviointeja on ollut 390 kpl. 2. Talous 2.1 Tuotot Liikevaihdon toteuma on 3,8 milj. euroa ja sen ennustetaan hieman alittavan talousarvion. Sisäinen laskutus on tehty heinäkuun loppuun pois lukien työterveyspalvelujen ammattiryhmähintaista tuntilaskutusta kesäheinäkuulta. Espoon kaupungilla on ollut ulkoisessa haussa 8 %:a vähemmän työpaikkoja edellisvuoden vastaavaan ajankohtaan verrattuna ja siksi perusrekrytointien suoritemäärän ennustetaan alittuvan n. 200. Liiketoiminnan muissa tuotoissa on budjetoitu 1,9 milj. euron kela-korvaus, josta tehdään tulojäämäarvio vasta loppuvuodesta ja sen ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. 2.2 Kulut Materiaalien ja palvelujen toteuma on 1,7 milj. euroa ja niiden ennustetaan ylittävän talousarvion 0,4 milj. euroa. Työterveyspalveluissa on ollut alkuvuoden avoinna kaksi omaa virkalääkärivakanssia, joita ei ole saatu täytettyä. Tästä johtuen vuokralääkärikulujen ennustetaan ylittyvän palvelujen ostoissa. Ulkoisten palvelujen ostojen ennustetaan ylittyvän 370 000 euroa ja sisäisten palvelujen ostojen ylittyvän 40 000 euroa. Henkilöstökulujen toteuma on 2,4 milj. euroa ja niiden ennustetaan alittuvan 0,4 milj. euroa. Kahden lääkärivakanssin lisäksi on avoimia vakansseja joiden täyttäminen on siirtynyt keväältä syksyyn. Liiketoiminnan muiden kulujen toteuma on 0,4 milj. euroa ja niiden ennustetaan hieman alittavan talousarvion. 2.3 Tulos Liikelaitoksen tuloksen ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti.
20.08.2013 Sivu 4 / 4 2.4 Investoinnit Investointien ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. Työterveyspalveluissa on vuoden alusta käyttöönotettu uusi Acute työterveysjärjestelmä ja 1.4. alkaen e-resepti toiminnallisuus. Työterveyden investointirahoista ennustetaan säästyvän n. 35 000 euroa. Uuden rekrytointijärjestelmän määrittely- ja kehitystyö voitaisiin aloittaa v. 2013 puolella työterveydestä säästyvillä investointirahoilla. 3. Henkilöstö Heinäkuun lopun henkilöstömäärä on 84. Alkuvuodesta asti on ollut avoimena joitakin vakansseja mm. kaksi lääkäriä ja erityissuunnittelija Jotkut vakanssit tulevat täytettäväksi vasta syksyllä. Lisäksi meillä on ollut kesätyöntekijä ja kaksi harjoittelijaa sekä yksi henkilö maahanmuuttajarekrytointimallilla. Kunta 10 tulokset on käsitelty kaikilla palvelualueilla ja sovittu jatkotoimenpiteistä. Kehityskeskustelut on pääosin käyty. 4. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Henkilöstöpalveluissa nimettiin seuraavat kolme tavoitetta vuodelle 2013: - Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin - Palvelutuotevalikoima ja hinnoittelu tarkistettu - Asiakasraportointimalli kehitetty ja käytössä Tavoitteissa on edetty suunnitelmien mukaisesti. Asiakasraportointi on käytössä, manuaaliprosessien sähköistämisen suunnitelma on valmis ja se etenee toteutukseen tämän ja ensi vuoden aikana. Liikelaitoksen palvelutuotevalikoima ja hinnoittelu tarkistetaan syksyn aikana. Lisäksi liikelaitoksella on omia pienempiä tavoitteita, joiden toteutumista seurataan systemaattisesti. 5. Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia Tavoite toteutuu Liikelaitoksen tulos on positiivinen Tavoite toteutuu 6. Valtuuston neuvottelukunnan pöytäkirja merkinnät Ei pöytäkirjakirjamerkintöjä Tiedoksi
20.08.2013 Sivu 5 / 5