Hallinnonalakohtaisen käyttöönottoprojektin vaiheet Kieku-info, 16.12.2010 Seija Friman
Hankkeen tuki virastoille Yhtenäisen käyttöönottomenetelmän ja siihen liittyvät työvälineet Käyttöönottojen hanketoimisto - Menetelmät hankehallinnalle, käyttöönoton käsikirja - Käyttöönottoprojektipäällikön ja viraston projektikoordinaattorin tukeminen suunnitelmien, budjetin ja analyysien laadinnassa Talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat, jotka ohjaavat viraston talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien läpikäyntiin liittyvän suunnittelun ja teknisen toteutuksen Muutosjohtamisen ja viestinnän tukimateriaalin Sähköinen työskentelyalusta - VK:n ekstranet- ja dokumenttienhallintaratkaisu 2
Kieku-käyttöönottomenetelmä > 6kk* 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1-2 kk* Valmistelu Eroanalyysi Määrittel y Toteutus ja testaus Tuotantokäytön valmistelu Tehostettu tuki Projektinhallinta Muutosjohtaminen Palvelut Taloushallinto Henkilöstöhallinto Analyysiraportointi Portaali Konversiot Perustiedot Tietoturva Liittymät Tekniikka * Vaiheiden kestot ohjeellisia
1. Projektin ja valmisteluvaiheen tavoitteet Käyttöönottoprojektin tavoitteet - Ottaa käyttöön Kieku-tietojärjestelmä mahdollisimman vähäisin virastokohtaisin muutoksin - Ottaa käyttöön yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit mahdollisimman vähäisin virastokohtaisin muutoksin - Pysyä hankkeen määrittelemässä vaihekohtaisessa aikataulussa Valmisteluvaiheen tavoitteet - Saada ymmärrys Kieku-ratkaisusta ja asiakasviraston toimintaympäristöstä - Tunnistaa ja kuvata vaatimukset viraston toimintatapojen muutoksille ja Kieku-ratkaisun muutoksille (yhteiset prosessit ja järjestelmät) 4
Käyttöönoton vaiheet: Valmistelu Vaihe Kesto Tavoitteet Valmistelu Vaihtelee 6-12 kk Luoda käsitys toiminnan nykytilasta, Valmistautua alkavaan käyttöönottoprojektiin Suunnitella projektin läpivienti ja resursointi Tunnistaa merkittävät erot ja muutosvaikutukset Määritellä Kieku-palveluratkaisu yhteistyössä asiakkaan kanssa (Palkeet) Vaiheen osapuolet, roolit, työskentelytapa Osapuoli Hanke Ylätason tehtävät ja lopputuotokset Valmisteluvaiheen työskentelyn ohjaus ja johtaminen Käyttöönottoprojektien suunnittelun tuki,tarvittavien resurssien varmistaminen Perehdyttäminen Kieku-ratkaisuihin ja prosesseihin Asiakkaan tuki erojen tunnistamisessa Asiakas ja Palkeet Nykytilan ymmärryksen varmistaminen Kieku-ratkaisun itseopiskelu Palvelukuvausten läpikäyminen ja palveluratkaisun määrittely Tunnistettujen erojen dokumentointi Vaiheen työskentelytavat: Työpajat ja itsenäinen työskentely, mahdollisuuksien mukaan sähköiset välineet
Työpajojen tavoitteet Talous- ja henkilöstöhallinto, analyysiraportointi 1. Perehdytystyöpajojen tarkoituksena on perehdyttää Kieku prosessit, järjestelmäratkaisu sekä roolit 2. Analyysityöpajojen tavoitteena on käydä läpi tunnistetuissa prosessi ja/tai roolieroissa esiintyneitä ongelmakohtia, avoimia asioita tai haasteita. 3. Liittymätyöpajoissa määritellään tulevien liittymien määrittelyyn hyvin konkreettisella tasolla 4. Konversiotyöpajoissa tehdään listaukset tarvittavista konversioista ja niiden prioriteeteista 5. Yhteenvetotyöpajan tavoitteena - Vetää yhteen kunkin osa-alueen valmisteluvaihe ja koota perehdytys- ja analysointityöpajoissa käsiteltyjä asioita - Varmistetaan lopputuotosten dokumentointi erojen syvällistä analysointia jatketaan Eroanalyysivaiheessa dokumentaation pohjalta 6
Käyttöönoton vaiheet: Eroanalyysi Vaihe Kesto Tavoitteet Eroanalyysi 1,5 kk Analysoidaan syvemmin Kieku järjestelmän toiminnallisuus tunnistettuihin eroihin nähden Tunnistetaan toimintatapamuutokset ja mahdolliset (lakisääteiset tai kriittiset) järjestelmämuutokset Tarkennetaan asiakkaan palveluratkaisua Tarkennetaan tulevien vaiheiden resursointia Vaiheen osapuolet, roolit, työskentelytapa Osapuoli Hanke Asiakas ja Palkeet Ylätason tehtävät ja lopputuotokset Eroanalyysivaiheen työskentelyn ohjaus ja johtaminen Ratkaisuvaihtoehtojen esittäminen Asiakkaan tuki muutosvaikutusten tunnistamisessa Resursoinnin tarkentaminen seuraaville projektivaiheille Tavoitetilan ymmärryksen varmistaminen Kieku-ratkaisun syvällinen ymmärrys Tunnistetuista eroista aiheutuvien muutosvaikutusten toimeenpanosuunnitelma Palveluratkaisun tarkentaminen Palkeiden palvelutuotteiden muutostarpeiden ja mahdollisten lisäpalvelujen tunnistaminen Vaiheen työskentelytavat: Työpajat, katselmoinnit, mahdollisuuksien mukaan sähköiset välineet
Käyttöönoton vaiheet: Määrittely Vaihe Kesto Tavoitteet Määrittely 1,5 kk Määritellään järjestelmän toiminnallisuus perustuen Kiekuratkaisuun ja eroanalyysissa hyväksyttyihin vaatimuksiin Dokumentoidaan ratkaisu toteutusta varten. Tarkennetaan tulevien vaiheiden resursointia Vaiheen osapuolet, roolit, työskentelytapa Osapuoli Ylätason tehtävät ja lopputuotokset Hanke Asiakas ja Palkeet Määrittelyvaiheen työskentelyn ohjaus ja johtaminen Yksityiskohtaisten järjestelmäratkaisuiden määrittely Määrittelydokumenttien laatiminen Tukee ja ohjaa testidokumenttien laadinnassa Tietosisällön tuottaminen määrittelyä varten Testi- ja käyttötapausten suunnittelu Määrittelydokumenttien katselmointi Testidokumenttien laadinta Vaiheen työskentelytavat: Työpajat, katselmoinnit, mahdollisuuksien mukaan sähköiset välineet
Käyttöönoton vaiheet: Toteutus ja testaus Vaihe Kesto Tavoitteet Toteutus ja testaus 3 kk Uuden organisaation ja virastokohtaisen ratkaisukokonaisuuden lisääminen Kieku-järjestelmäympäristöön Järjestelmäratkaisun testaus ja hyväksytä Resursoinnin tarkennus tuotantoon siirto vaiheelle Vaiheen osapuolet, roolit, työskentelytapa Osapuoli Hanke Asiakas ja Palkeet Ylätason tehtävät ja lopputuotokset Vastaa toteutuksesta Vastaa testauksen suunnittelusta ja läpiviennistä Käyttöohjeiden ja käsikirjojen päivityksen/laadinnan ohjaus Testi- ja käyttötapausten suunnittelun viimeistely Testauksen suorittaminen Käyttöohjeiden ja käsikirjojen päivitykseen/laadintaan osallistuminen Vaiheen työskentelytavat: Toteutuksen seurantapalaverit, testaustilaisuudet, katselmoinnit
Käyttöönoton vaiheet: Tuotantokäytön valmistelu Vaihe Kesto Tavoitteet Tuotantokäytön valmistelu 3 kk Valmistaudutaan Kiekujärjestelmän käyttöön. Toteutetaan siirtyminen vanhoista järjestelmistä Kieku- ratkaisun käyttöön. Organisoidaan koulutukset Perehdytetään palveluryhmät Varmistetaan tuotantovalmius Vaiheen osapuolet, roolit, työskentelytapa Osapuoli Hanke Asiakas ja Palkeet Ylätason tehtävät ja lopputuotokset Vastaa järjestelmän tuotantokäyttövalmiudesta Vastaa konversioiden läpiviennistä Vastaa ammattikäyttäjien koulutussuunnitelman toteutuksesta Vastaa konversioaineistojen tuottamisesta Vastaa loppukäyttäjien koulutussuunnitelman toteutuksesta Vastaa organisaation valmiudesta ottaa Kieku käyttöön Vaiheen työskentelytavat: Toteutuksen seurantapalaverit, koulutukset, katselmoinnit, testaustilaisuudet
Viraston ohjeellinen resursointi Kiekun käyttöönottoprojektiin, iso virasto Iso virasto Tehost Eroanal Toteutus ja Tuotantokäytön > 1.000 htv Valmisteluvaihe Määrittely ettu yysi testaus valmistelu 6kk 3kk tuki YHT, 1kk 3kk 3kk Osa-alue Rooli 1kk htp Projektinhallinta Projektipäällikkö 5 10 10 15 20 15 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 295 Muutosjohtaminen Muutosjohtamisen vastuuhenkilö 5 10 15 15 15 15 10 10 10 10 15 20 20 20 20 20 10 240 Palvelut Johto / Päälliköt 2 5 5 5 5 5 27 Taloushallinto Asiantuntijat 2 10 30 20 10 20 30 30 20 20 30 45 30 30 30 30 387 Henkilöstöhallinto Asiantuntijat 2 10 40 30 10 30 45 45 30 30 45 60 45 45 45 45 557 Analyysiraportointi Taha-heha - asiantuntijat 5 5 5 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 95 Portaali Heha-asiantuntijat Konversiot Taha-heha - asiantuntijat 5 5 8 3 10 15 15 15 15 15 15 15 15 15 5 171 Perustiedot Taha-heha - asiantuntijat 2 2 8 8 5 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 5 110 Tietoturva Tekniikan / tietoturvan as.tunt. 5 5 5 5 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 77 Liittymät Tekniikan / tietohall.as.tunt. 5 15 10 5 10 8 8 8 15 15 15 15 15 15 5 164 Tekniikka Tekniikan as.tuntija 5 15 15 10 10 10 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 115 YHTEENSÄ, htp 10 38 82 158 136 80 133 154 154 129 141 171 201 171 171 171 138 2238 htv. yht./ vaihe 2,2 0,6 1,9 2,2 2,3 0,6 10 Seija Friman 16.12.2010
Viraston ohjeellinen resursointi Kiekun käyttöönottoprojektiin, pieni virasto Pieni virasto Eroanal Toteutus ja Tuotantokäytön Tehostet n. 300 htv Valmisteluvaihe Määrittely yysi testaus valmistelu tu tuki 6kk 3kk YHT, 1kk 3kk 3kk 1kk Osa-alue Rooli htp Projektinhallinta Projektipäällikkö 2 5 5 8 8 5 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 143 Muutosjohtaminen Muutosjohtamisen vastuuhenkilö 2 5 5 8 8 5 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 121 Palvelut Johto / Päälliköt 2 5 5 5 3 5 25 Taloushallinto Asiantuntijat 2 6 20 15 6 15 15 15 10 10 15 15 30 15 15 10 214 Henkilöstöhallinto Asiantuntijat 2 8 30 20 8 20 20 20 15 15 20 20 40 20 20 15 293 Analyysiraportointi Taha-heha - asiantuntijat 2 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 44 Portaali Heha-asiantuntijat Konversiot Taha-heha - asiantuntijat 5 5 5 3 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 5 103 Perustiedot Taha-heha - asiantuntijat 2 2 4 4 2 4 6 6 6 6 4 4 6 4 4 4 68 Tietoturva Tekniikan / tietoturvan as.tunt. 2 4 4 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 58 Liittymät Tekniikan / tietohall.as.tunt. 5 10 10 5 8 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 88 Tekniikka Tekniikan as.tuntija 6 10 10 10 10 8 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 94 YHTEENSÄ, htp 4 26 55 106 91 49 92 84 84 74 74 82 82 119 82 82 65 1251 htv. yht./ vaihe 1,5 0,4 1,1 1,1 1,3 0,3 6 Seija Friman 16.12.2010
Resursointia suunniteltaessa huomioitavaa 1. Hallinnonalan virastorakenne ja toimipisteet - Kirjanpitoyksiköiden ja virastojen lkm - Alueellinen hajautuneisuus 2. Henkilöiden oikea ja riittävä osaaminen - Erityinen huomio projektipäällikön projektihallinnan osaamiseen oltava kokemusta, ei aloittelijaa työskentelyote (aktiivisuus, oma-aloitteisuus) - Talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat Kokonaisnäkemys prosesseista tärkeämpää kuin yksityiskohtien osaaminen Asema organisaatiossa, pystyttävä ottamaan kantaa 3. Henkilöt tosiasiallisesti irrotettu varsinaisista tehtävistään käyttöönottoprojektiin - Tehtäväjärjestelyt suoritettu riittävän ajoissa - Esimiehet sitoutettu järjestelyjen taakse Seija Friman 16.12.2010
Resursointia suunniteltaessa huomioitavaa 4. Resurssijärjestelyt aloitettava riittävän ajoissa - Valmista valmisteluvaiheen alussa - Hyödynnetty erilaisia ratkaisuja Määräaikaisresursit paikkaamaan projektiin irrotettuja Ostopalvelut (konsultointi, proj.pääll.) Hallinnonalan sisäiset virastojen väliset tehtäväjärjestelyt Virastojen yhteiset resurssit - Arvioitava Palkeilta mahdollisesti ostettavat palvelut ja asiantuntijatyö käyttöönottoon liittyen 5. Hankehallinnan käytännön järjestelyihin myös resursseja - Hallinnonalan yhteinen virtuaalinen hanketoimisto? Tilavaraukset, materiaalien välittäminen, kokousjärjestelyt, dokumenttien arkistointi, yleinen infopaikka, jne. 6. Hallinnonalan sisäinen yhteistyö ja menettelyt - Virallinen => ohjausryhmät - Epävirallinen => yhteinen tekeminen, tiedonkulun varmistaminen Seija Friman 16.12.2010
Käyttöönottoprojektin kustannusten jakaantumisperiaatteista (VM:n kirje 06/2010) 1. Keskitetysti rahoitettavat kustannukset a. sovellustoimittajan työkustannukset b. hankkeen yhteisten tehtävien hoitamisesta aiheutuneet kustannukset 2. Keskitetysti rahoitettavat virastokohtaiset käyttöönottokustannukset a. yleisimpien liittymien ja integraatioiden rakentaminen liittymät valtion yhteisiin järjestelmiin (esim. Rondo, M2, tilaustenhallinta) liittymät maksuliikeohjelmistoihin n. 5 virastokohtaista liittymää tietojen välittämiseen viraston operatiivisiin tietojärjestelmiin tai operatiivisista tietojärjestelmistä tietojen teknisen konversion kustannukset (nykyjärjestelmistä Kiekutietojärjestelmään) määriteltyjen ammattikäyttäjien koulutus b. Liittymä- ja konversiotarpeet samoin kuin ammattikäyttäjien lukumäärä arvioidaan virastokohtaisesti käyttöönottoa valmisteltaessa Tekijän nimi 16.12.2010 15
Käyttöönottoprojektin kustannusten jakaantumisperiaatteista (VM:n kirje 06/2010) 3. Viraston rahoittamat kustannukset a) Välttämättömät virastossa tehtävän projektityön kustannukset pp, asiantuntijat esimiesten ja henkilöstön koulutus (ns. loppukäyttäjät) VIP:n edellyttämä tietoturva-auditointi b) Harkinnanvaraiset erillisestä sopimuksesta palvelukeskuksesta projektiin tilattava työ esim. tietojen manuaalinen konvertointi, tallennus ja tarkastus Kiekutietojärjestelmään mahdollisten laajempien liittymäkokonaisuuksien toteutuksen kustannukset erityispiirteinä voidaan toteuttaa vain talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvät virastojen substanssilainsäädännön vaatimat välttämättömät perustarpeet Tekijän nimi 16.12.2010 16
Käyttöönottoprojektin kustannusten jakaantumisperiaatteista (VM:n kirje 06/2010) Yksikköhinta Virasto (300 htv) Viraston projektikoordinaattori ( 1 htv) 60 000 /htv 60 000 Viraston muu henkilötyö ( 6 x 0,33 htv = 2 htv) 50 000 /htv 100 000 Palvelukeskuksen henkilötyö 60 000 /htv 60 000 Esimiesten ja henkilöstön koulutus 900 /tilaisuus 9 000 Muutoksen johtaminen virastossa 5 000 + 20 /htv 11 000 Tietoturva-auditointi 5 500 /htv 5 500 Muut kustannukset 20 / htv 6 000 A) Viraston "pakolliset kustannukset" yhteensä, 251 500 joista ulkoisia kustannuksia yhteensä (ilman osaamisen hallintaa) 91 500 Viraston "harkinnanvaraiset" liittymät ja integraatio 35000 / liittymä 105 000 Osaamisen hallinnan projektikustannukset 30 000 Osaamisen hallinnan koulutus 900 /tilaisuus 5 400 B) Viraston "harkinnanvaraiset" kustannukset yhteensä 140 400 Ammattikäyttäjien koulutus 500 /htv 4 500 Tietojen konversiot 30 000 Yhteiset liittymät ja integraatio 100 000 C) Hankkeen rahoittamat virastokohtaiset kustannukset yhteensä 134 500 Taulukko 2. Esimerkki virastokohtaisten kustannusten jakautumisesta viraston ja hankkeen välillä, viraston koko 300 htv:tä Tekijän nimi 16.12.2010 17
Virastojen konversio-, liittymä- ja koulutuskustannusten hallinnoinnin periaatteet Virastojen konversio-, liittymä- ja koulutustarpeiden määrittely tehdään käyttöönoton valmisteluvaiheessa osana kunkin osa-alueen tehtäviä Hankkeen esitys viraston konversio-, liittymä- ja koulutustarpeista ja niiden toteuttamisen kustannuksista käsitellään käyttöönottoerän ohjausryhmässä valmisteluvaiheen aikana - Hyväksytyt tarpeet ja kustannukset dokumentoidaan ohjausryhmän pöytäkirjan liitteeseen - Jos asioista ei päästä yksimielisyyteen, haetaan linjauksia Kiekun strategiselta (VM) ohjausryhmältä Hankkeen maksamien kustannusten osalta hankkeen osa-alueesta vastaavan tulee olla mukana kaikissa liittymien, konversioiden tai koulutuksen töiden teettämiseen liittyvissä neuvotteluissa ja seurata kustannusten kertymistä 18
Virastojen konversio-, liittymä- ja koulutuskustannusten suunnittelu ja seuranta Virastokohtaisia konversio- ja liittymäkustannuksia suunnitellaan ja seurataan erikseen Sovellustoimittajan (Logica) työn osalta on tehtävä aina muutospyyntö - Muutospyynnöllä otetaan myös kantaa siihen tulevatko muutokset hankkeen vai viraston maksettavaksi - Liittymien osalta otetaan kantaa myös siihen onko liittymä kaikille virastoille yhteinen vai virastokohtainen Hankkeen talouden suunnittelussa ja seurannassa otetaan käyttöön seurantakohteet virastokohtaisille konversio, liittymä- ja koulutuskustannuksille - Yksityiskohdat vielä sopimatta Hankkeen maksettavaksi tulevat laskut suoraan toimittajalta hankkeelle - Myös ns. 3. osapuolet - Vastaava koskee tilauksia: hanke tilaa toimittajalta 19
Konversiokustannukset Hanke vastaa tarvittavien tietojen teknisestä konvertoinnista nykyjärjestelmistä Kieku-tietojärjestelmään ja tästä aiheutuneista kustannuksista - Sisältäen myös tietojen poiminnan nykyjärjestelmistä Hanke vastaa myös nykyjärjestelmien tietojen puhdistamisesta aiheutuvista kustannuksista siltä osin kuin puhdistusta voidaan ja kannattaa antaa ulkopuolisen palveluntarjoajan suoritettavaksi - Esim. toimittajatietojen puhdistus ja kooditus - Vastaavaa hyötyä ei saatane henkilötiedoille ja asiakkaille - Hanke kilpailuttaa puhdistuksen sisältäen myös jatkuvan toiminnan tuotannossa Virasto vastaa viraston oman työn kustannuksista - Tehdään työtä virastossa tai teetetään palvelukeskuksissa - Esim. konversioiden määrittelyyn osallistuminen, sisäisesti tehtävät tietojen puhdistukset, (perus)tietojen vieminen käsin Kiekuun, konversiotulosten tarkistaminen 20
Liittymien rakentamisen kustannukset 1/5 Hanke vastaa kaikille virastoille yhteisten liittymien toteutuksen kustannuksista. Nämä ovat: - Rondo R8 - M2 - maksuliikeohjelmisto (Basware, OpusCapita) - myynti- ja korkolaskut sekä maksukehotukset Itellaan - Keskuskirjanpito - Tahti - VTV - YAP (entinen järjestöpalvelut, ay-jäsenmaksut) - Palkkalaskelmat e-kirjeenä palkkionsaajille - verottaja (henkilöverotiedot, vuosi-/kausi-ilmoitukset) - Palvelussuhderekisteri, (PSR) - Tilha-liittymä Rondon kautta - Rahakas 21
Liittymien rakentamisen kustannukset 2/5 Kaikille virastoille yhteisten liittymien lisäksi, hanke vastaa max viiden virastokohtaisen (substanssi)liittymän rakentamisen kustannuksista kullekin virastolle - Sisältäen myös tietojen poiminnan tai lataamisen substanssijärjestelmästä/-ään - Koskee liittymiä, joiden toteuttamisesta on sovittu VM:n virastoille 21.6.2010 lähettämän kirjeen jälkeen Jolloin sovittu lisärahoitus virastokohtaisiin liittymiin - Jos virasto käyttää liittymien toteutuksessa valtiohallinnon yhteisten palveluiden (esim. VIA) lisäksi virastokohtaisia palveluita (esim. Haltik EAI), vastaa virasto tältä osin aiheutuvista kustannuksista. 22
Liittymien rakentamisen kustannukset 3/5 Tyypillisiä virastojärjestelmiä, joihin tarvitaan liittymät Kiekuun ovat: - Operatiiviset järjestelmät, jotka tuottavat kirjanpidon tapahtumia - Kieku sisältää laskutuksen ja myyntireskontran osana tulojen käsittelyä Virastolla mahdollisesti myös kassajärjestelmä - Viraston kulunvalvontajärjestelmät, käyttövaltuushallintaratkaisut ja henkilöresurssien operatiivisen toiminnan suunnittelu Esim. henkilöiden perustiedot Kiekusta - Kuluvalvontajärjestelmistä leimaustiedot Kiekuun / saldotiedot Kiekusta kulunvalvontajärjestelmään - Johdon (analyysi)raportointi Kieku tuottaa talouteen ja henkilöstöön liittyviä tietoja, joita yhdistetään viraston substanssijärjestelmien tuottamaan operatiiviseen tietoon 23
Liittymien rakentamisen kustannukset 4/5 Haasteena on liittymän yksikäsitteinen määritelmä - Kahden järjestelmän väliseen tietojen siirtoon voidaan tarvita useita liittymätiedostoja, jotta kaikki tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä - Yhtä (teknistä) liittymätiedostoa ei kuitenkaan aina voida määritellä yhdeksi liittymäksi Kieku-hanketta ja erityisesti sen kustannusten suunnittelua ja seurantaa varten liittymä määritellään seuraavasti: - Liittymä on yhdensuuntaista tiedonsiirtoa kahden järjestelmän välillä pääosin yhtä käyttötarkoitusta varten. Jos siirrettyjä tietoja voidaan vastaanottavassa järjestelmässä käyttää muihinkin käyttötarkoituksiin, liittymästä puhutaan edelleen yhtenä. Jos vastaanottava järjestelmä tarvitsee erilaisia perustietoja varsinaisten siirrettävien tapahtumatietojen lisäksi pystyäkseen käsittelemään tapahtumatietoja, näiden perustietojen siirrot kuuluvat samaan liittymään. - Esimerkkinä Kiekun myyntireskontraan vastaanotettava laskutettu aineisto (tapahtumatiedot) tarvitsee myös laskutettujen asiakkaiden perustiedot tai niiden muutokset 24
Liittymien rakentamisen kustannukset 5/5 Jos virastolla on nykyisiin talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiinsä enemmän kuin kustannettavaksi luvatut viisi liittymää, viraston on harkittava, tarvitseeko se edelleen nämä liittymät ja maksaako se ne omalla kustannuksellaan, vai voidaanko tarvittava tietojen siirto hoitaa muulla tavalla - Näitä viidennen yli meneviä liittymiä kutsutaan tämän vuoksi harkinnanvaraisiksi liittymiksi Muistutettakoon siitä, että Kiekuun ei voida konversioiden tai liittymien kautta tuoda tai viedä tietoa, jota ei ole Kiekun tietomallissa - Jos jokin tieto mallista puuttuu, syytä tarkkaan miettiä, kuuluuko se todella Kiekun kattamaan yhteiseen talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuun, vai tiedon paikka pikemminkin virastojärjestelmän puolella 25
Liittymien ylläpidon kustannukset Valtiokonttori vastaa yhteisten järjestelmien välisten liittymien ylläpidon kustannuksista Lisäksi Valtiokonttori vastaa substanssi-/virastolittymien ylläpidon kustannuksista siltä osin kuin liittymien kautta tulevat tiedot - tuodaan Kiekusta ns. VIA-liittymän rajalle muokattavaksi ja siirrettäväksi virastojärjestelmään tai - poimitaan Kiekuun, kun ne on tuotu virastojärjestelmästä VIA-liittymän rajalle ja muokattu Kiekun edellyttämään muotoon Virasto siis vastaa VIA:n ja virastojärjestelmän välisen tietojen siirron ylläpidon kustannuksista (ml. tietojen muunnokset virastojärjestelmän muodosta Kiekun edellyttämään muotoon ja päinvastoin) 26
Koulutuskustannukset Hanke vastaa virka- ja esimiesten koulutusten HAUS:in kanssa tehtävän tuotteistamisen kustannuksista sekä ammattikäyttäjien koulutuksen kustannuksista Virasto vastaa virka- ja esimiesten varsinaisen koulutuksen kustannuksista - Käytettiin HAUS:in tarjoamaa tuotteistettua koulutuspakettia tai ei 27
Valmistautuminen käyttöönottoon - huomioitavaa Yhteistyö Kieku-hankkeen kanssa voidaan aloittaa vasta valmisteluvaihetta aloitettaessa - Monia yhtä aikaisia käyttöönottoeriä, joissa hankeresurssit kiinni => keskittyminen meneillään oleviin Viraston suunniteltua aikataulua aikaisempi mahdollinen esivalmistelu tulee olla toteutettavissa ilman hankeresurssien ohjausta - Varottava liian aikaista aloittamista => riskinä turha työ ja sotkut Tilaisuus, Esittäjä 28
Mistä voi aloittaa? 1. Seurantakohdemalli - Perehtyminen - Käyttöönotto hallinnonalalla, ministeriön rooli ohjauksessa 2. Käyttöönoton budjetointi VM:n kirjeen pohjalta 3. Resurssien nimeäminen ja järjestelyt 4. Muiden hankkeiden aikataulutuksen suunnittelu 5. Organisoitumisen ja hallinnonalan ohjauksen alustava suunnittelu 6. Tuottavuusvaikutustavoitteiden suunnittelu ja asettaminen 7. Järjestelmäkokonaisuuden hahmottaminen - Järjestelmäarkkitehtuurikartan laatiminen Perustiedot, tietovirrat, erityistoiminnallisuudet 8. Muutosjohtaminen - On large projects, change management can return 6.50 on every 1 spent Seija Friman 16.12.2010
Virastoittain selvitettäviä asioita Käytetäänkö taha/heha-järjestelmiä myös substanssijärjestelminä? - Käytetäänkö järjestelmiä laajemmin kuin tukitoiminnoissa - Millaisia räätälöintejä järjestelmiin on tehty - Onko jotain erityistoiminnallisuuksia Onko asioita, jotka lisäävät kompleksisuutta? Millaisia liittymiä tarvitaan? Onko merkittävästi paikallisorganisaatioita? Onko erityisiä tietoturvavaatimuksia? Onko muita palvelukeskusratkaisuja/keskitettyjä toimintoja käytössä kuin Palkeet? - Esim. tietotekniikkakeskukset Millaisia muutoksia on menossa? 16.12.2010 30
Ota yhteyttä www.kiekuhanke.fi kieku@valtiokonttori.fi Seija.Friman@valtiokonttori.fi