VAHVA - Valtioneuvoston asianhallinta ja prosessit uudistuvat

Transkriptio

1 VAHVA - Valtioneuvoston asianhallinta ja prosessit uudistuvat 1 #VNvahva

2 Valtioneuvoston asianhallinnan toimintaympäristö 2

3 Työ uudistuu kaikkialla ministeriöissä! Käytössä on noin 15 erillistä asianhallintajärjestelmää, mistä aiheutuu päällekkäisiä järjestelmien ylläpitokustannuksia. Osa järjestelmistä on jo ohittanut elinkaarensa pään. Asian- ja dokumentin hallinnan käytännön toteutustavat vaihtelevat. Asianhallinnan yhtenäistyessä yhtenäistyvät myös asianhallintaa sivuavat prosessit kaikissa ministeriöissä tarkoittaa laajaa toiminnan muutosta! Jokaisen virkamiehen työ tulee muuttumaan asianhallinnan menettelyjen uudistuessa! 3 Tulevaisuudessa virkamiehet voivat keskittyä substanssiin; asianhallintajärjestelmä tuntee prosessin ja eri vaiheiden tuotokset. #VNvahva

4 VAHVA uusi asianhallintaratkaisu valtioneuvostolle Keskiössä tulee olemaan tieto ei organisaatio, järjestelmä tai yksittäinen virkamies Yhteiset asianhallinnan menettelyt, toimintatavat ja prosessit Yksi ja yhteinen, käyttäjälähtöinen asianhallintaratkaisu Kokonaistaloudellinen ratkaisu 4 #VNvahva

5 Hankkeen vaiheistus ja aikataulu 1/2 Hankinta toteutettiin helmikuussa 2016 tammikuussa 2017 VAHVA toteuttaa toimintatapojen ja prosessien uudistamista neljässä vaiheessa: Vaihe 1: Perustoiminnot (2018) Vaihe 2: Säädösvalmisteluprosessin tukeminen (PTJ) (2019) Vaihe 3: ST III aineisto (2020) Käyttöönotot: Toteutetaan organisaatioittain periaatteella: kiireelliset ensin PTJ korvataan kaikille vaiheen 2 päättyessä Lopputuloksena valtioneuvoston yhteinen, käyttäjälähtöinen asianhallintaratkaisu Vaihe 4: EU-asianhallinta (2020) 5 #VNvahva

6 Hankkeen vaiheistus ja aikataulu 2/2 6

7 VAHVAn kevät 2017 Hankintasopimus allekirjoitettiin Tieto Oy:n kanssa Säädösvalmistelun Proof of Concept (PoC) helmihuhtikuu 2017 Määrittelytyöpajat ja testiympäristön rakentaminen kevään 2017 aikana Valtioneuvoston yhteisen tiedonohjaussuunnitelman laadinta jatkuu Käyttöönoton suunnittelu alkaa

8 VAHVAn syksy 2017 Muutosverkoston toiminta alkaa VAHVAn ytimen hyväksymistestaus Ministeriökohtaisiin käyttöönottoihin valmistautuminen Valtioneuvoston yhteisten prosessien kehittäminen Koulutussuunnittelu ja koulutusmateriaalin tuottaminen

9 VAHVA käyttöönottoaikataulu Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Vaihe 1: Vaihe 2: Vaihe 3: Vaihe 4: Käyttöönotot PLM OM YM Mahtiministeriöt STM OKM MMM TPK PTJ UM ST III SM Eutori Vaihe 1 Vaihe 2 Vaihe 3 Vaihe 4 Ylläpito Sopimuksen allekirjoitus Päivitysversio 2a: PLM OM YM Päivitysversio 2b: Mahti STM PLM OM YM Päivitysversio 2c: Mahti STM PLM OM YM OKM MMM TPK Päivitysversio 3: Mahti STM PLM OM YM OKM MMM TPK PTJ UM Päivitysversio 4: Mahti STM PLM OM YM OKM MMM TPK PTJ UM SM 9

10 Yhteystiedot Anne Niemi/Valtioneuvoston kanslia Suvi Albert/Valtioneuvoston kanslia 10

11 VAHVA-hankkeen eteneminen Valtorissa Tuomo Kouhia

12 VAHVA-asianhallinta virastoille Valtori kilpailutti yhdessä valtioneuvoston kanssa kaikille asiakkailleen mahdollisuuden hankkia järjestelmä ja siihen liittyvää asiantuntijatyötä Valtorin kautta. Erilaisina käyttötarpeina tunnistettiin: Virasto-VAHVA (Public-360 tuotteen ominaisuuksiin ja valtioneuvostolle (pääosin vaihe 1) tai muille virastoille tuotettuihin lisäominaisuuksiin perustuva ratkaisu. Diaaritoiminnallisuus, asianhallinta, TOS (Sähke2) ja asiakirja-arkisto + muut välttämättömät toiminnot Yhteiset integraatiot (sähköiset työtilat, Kieku, Valtiolle.fi, sähköinen arkistointi ja asioiden siirto toiselle VAHVA-käyttäjäorganisaatiolle) Kustannusten minimoiseksi ja käyttöönottojen nopeuttamiseksi luodaan yhteinen käyttöympäristö, jossa virastot näkevät vain omat asiat ja asiakirjat. Virastojen toimintatapojen, prosessien ja TOS:in yhtenäisyys nopeuttaa käyttöönottoa ja laskee kustannuksia.

13 VAHVA-asianhallinta virastoille Erilaisina käyttötarpeina tunnistettiin (jatkuu): Räätäli-VAHVA (Public-360 tuotteen ominaisuuksia ja muille virastoille toteutettuja ominaisuuksia hyödyntävä ratkaisu), jonka lopullisen kokoonpanon asiakasvirasto teettää Tiedon asiantuntijatyönä. Tämä on hitaampi ja merkittävästi kalliimpi vaihtoehto toteuttaa ja käyttää asianhallintajärjestelmää. Osaratkaisu substanssijärjestelmän yhteyteen (Public-360 tuotteen ominaisuuksia ja muille virastoille toteutettuja ominaisuuksia hyödyntävä osaratkaisu, joka integroidaan asiantuntijatyönä. Mahdollisia käyttökohteita: Sähköinen arkisto Dokumentinhallinta Sähköinen allekirjoitus VAHVA-järjestelmän soveltuvuudesta yleiseen virastokäyttöön saadaan huomattavasti lisätietoa pilottivirastojen yhteydessä.

14 VAHVA-asianhallinta virastoille, etenemisaikataulu Vuoden 2017 aikana Virasto-VAHVAn pilottien valmistelu käynnistyy Public- 360-tuotteen ja valtioneuvoston ratkaisun pohjalta Valtori itse toimii pilottivirastona. Oikeushallinnosta ovat pilottivastoina ORK, KKO ja Helsingin KO. Rahoitusvakausviraston kanssa on tarkoitus pilotoida kevyttä asianhallintaa, jossa painopiste on sähköisissä työtiloissa. Virasto-VAHVAn testiympäristön rakentaminen käynnistyy syksyllä Tavoitteena on saada pilottivirastojen käyttöönotot ajoittumaan toiselle kvartaalille 2018 häiritsemättä valtioneuvoston VAHVA-hanketta. Muiden virastojen käyttöönottojen valmistelu voi käynnistyä vuonna 2018.

15 VAHVA-asianhallinta virastoille, yhteydenotot Jos virastolla on kiinnostusta VAHVA-asianhallintaa kohtaan, ottakaa yhteyttä Valtoriin. Tässä vaiheessa ensisijaisesti arvioidaan ratkaisun ja aikataulun soveltuvuutta viraston tarpeisiin ja kerätään järjestelmän toiminnallisuuksiin kohdistuvia odotuksia karkealla tasolla. Virastojen käyttöönottojärjestyksessä huomioidaan nykyjärjestelmien elinkaari. Viraston sijoittumisesta Virasto-VAHVAn suunnitteluputkeen voidaan sopia. Valtori ja Tieto järjestävät syksyllä info- ja esittelytilaisuuksia Virasto-VAHVA:sta. Valtorin Vahva-hankkeen miehitys tulee täydentymään lähikuukausina. Yhteydenotot (toistaiseksi): Valtorin asiakaspalvelupäälliköt Projektipäällikkö Merja Lehtinen, tai