LEMPÄÄLÄN SEURAKUNNAN HANKINTAOHJE Käsitelty työalavastaavien kokouksessa 22.4.2009 Käsitelty työntekijäkokouksessa 29.4.2009 Käsittely kirkkoneuvoston taloudellisessa jaostossa 5.5.2009 Hyväksytty kirkkoneuvostossa 12.5.2009
2 Johdanto Tämä hankintaohje on laadittu noudatettavaksi Lempäälän seurakunnassa. Seurakunnan työntekijöistä lähes kaikki tekevät hankintoja, jotka kuitenkin ovat rahamääräisesti pieniä. Edellisestä johtuen tässä ohjeessa on pyritty antamaan tietoja nimenomaan pienien hankintojen kilpailutuksesta ja hankinnasta. Käytännössä talouspäällikkö hoitaa EU- ja kansalliset kynnysarvot ylittävien hankintojen prosessit. Tämän ohjeen laatimisessa on käytetty pohjana kirkkohallituksen ylläpitämillä sivustoilla olleita seurakunnille tarkoitettuja ohjeita hankinnoista: - hankintalain noudattaminen seurakunnissa - suuntaviivoja pienhankintojen suunnitteluun ja ohjeistamiseen (7.5.2007) Lempäälässä 17.4.2009 Aulikki Puntola
3 Yleistä Pääperiaatteena julkisissa hankinnoissa on avoimuus, tasapuolisuus, ehdokkaiden ja tarjoajien syrjimätön kohtelu sekä julkisuus. Kun hankintayksikkö (joka voi olla seurakunnan työntekijä, toimielin tai luottamushenkilö) tekee hankintoja, on yksikön käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet. Koska julkisia hankintoja säädellään tarkoin lailla, julkisen hankinnan toteuttaminen noudattaa aina pääpiirteittäin samaa kaavaa: hankintaprosessia. Seurakunnat noudattavat hankinnoissaan - lakia julkisista hankinnoista (348/2007; hankintalakia), - asetusta julkisista hankinnoista (614/2007; hankinta-asetusta), - tilaajavastuulakia (1233/2006, voimaan 1.1.2007), - julkisuuslakia ja - hallintolakia. Erityisalojen hankintalaki ei koske seurakuntia, joten sen säädöksiä ei esitetä tässä hankintaohjeessa. Hankintalakia ja -asetusta tarkennettiin 1.6.2007. Hankinta-asetuksella säädetään mm. hankintailmoitusten ilmoittamisvelvoitteista, ilmoitusten lähettämisessä käytettävistä viestintävälineistä, ilmoitusten sisällöstä, julkaisemisesta ja muista ilmoittamisvelvollisuuteen liittyvistä seikoista. Hankintalain rakenne 1. osa sisältää yhteiset säännökset periaatteista ja soveltamisalasta; 2. osa sisältää EU-kynnysarvon ylittäviä tavarahankintoja, liitteen A mukaisia ensisijaisia palveluhankintoja, rakennusurakoita, käyttöoikeusurakoita ja suunnittelukilpailuja koskevat säännökset; 3. osa sisältää kansallisia menettelyjä koskevat säännökset; ja
4. osa sisältää yhteisiä säännöksiä hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen tekemisestä, oikeusturvakeinoista sekä erinäiset säännökset. 4 Tilaajavastuulaista lyhyesti Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä tuli voimaan 1.1.2007. Tarkoituksena on edistää tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista. Lain mukaan tilaajan tulee ennen vuokratyövoiman käyttöä koskevan sopimuksen tekemistä pyytää sopimuspuoleltaan selvitys lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta ja sovellettavista työehdoista. Hankintalaissa hankinnat jaotellaan kolmiportaisesti hankintahinnan perusteella EU-hankinnoilla tarkoitetaan EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Kynnysarvot ovat tavara- ja palveluhankinnoissa 206 000 euroa ja rakennusurakoissa ja käyttöoikeusurakoissa 5 150 000 euroa. - direktiivien mukaiset kilpailuttamismenettelyt EU-laajuinen ilmoitusvelvoite valitusosoitus markkinaoikeuteen Kansallisilla hankinnoilla tarkoitetaan kansallisia kynnysarvojen ylittäviä, mutta EUkynnysarvojen alittavia hankintoja. Kynnysarvot ovat tavara- ja palveluhankinnoissa 15 000 euroa ja rakennusurakoissa 100 000 euroa. kilpailuttamisvelvoite, mutta menettelyt joustavampia kuin EU-hankinnoissa kansallinen ilmoitusvelvoite valitusosoitus markkinaoikeuteen Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisten kynnysarvojen alle jääviä hankintoja. hankintalain soveltamisalan ulkopuolella ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen seurakunnallinen oikaisuvaatimus mahdollinen. Lukumääräisesti suuri osa Lempäälän seurakunnan hankinnoista on pienhankintoja. Vaikka hankintalakia ei niihin sovelleta, on myös pienhankintoja soveltuvin osin kilpailutettava ja silloin kilpailutuksessa tulee noudattaa hankintalain periaatteita. Hankintaa ei saa pilkkoa osiin tavoitteena esim. kynnysarvon alittaminen.
5 Yleiset hankintaperiaatteet Kaikki hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet (HL 2 ). Tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin sen mukaan kuin tarjouspyynnössä on esitetty. Hankinnoissa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Hankintaoikeudet Hankintaoikeudet ja niiden valta- ja vastuuasiat sisältyvät sisäisen valvonnan toimintaohjeeseen, joten niitä ei käsitellä tässä ohjeessa. Hankintamenettelyt Ensisijaisia hankintamenetelmiä ovat avoin ja rajoitettu menettely. Muista hankintamenettelyistä yleisin on suorahankinta. Neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä ja puitemenettelyä ei käsitellä tässä ohjeessa. EU- ja kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa on käytettävä hankintamenetelmiä. Avoin menettely Avoin menettely tarkoittaa, että hankintayksikön on julkaistava tulevasta hankinnasta ilmoitus osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tämän lisäksi ilmoitus voidaan julkaista sanomalehdessä tai muulla tavalla. Rajoitettu menettely Rajoitettu menettely tarkoittaa, että hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen, jonka perusteella toimittajat voivat ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua tarjouskilpailuun. Kiinnostuksensa ilmaisseista toimittajista seurakunta valitsee vähintään 5 soveltuvaa toimittajaa, joilla on mm. riittävä tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys hankinnan toteuttamiseen ja joille lähetetään tarjouspyyntö.
6 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyä käytetään poikkeuksellisesti, mikäli saatua tarjousta ei voida hyväksyä sellaisenaan tai kun muuten on ilmeistä, ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Neuvottelumenettely ei oikeuta poikkeamaan tarjolla olevien kilpailumahdollisuuksien käytöstä eikä saatujen tarjousten tasapuolisesta kohtelusta. Suora hankinta Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on mahdollinen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai, jos tarjouskilpailun järjestäminen olisi - ilmeisen kohtuutonta, - epätarkoituksenmukaista tai - aiheuttaisi kohtuuttomia kustannuksia mahdollisesti tulevaan hyötyyn verrattuna. Lempäälän seurakunnan hankinnoissa, joiden arvo on - alle 5 000 euroa, voidaan käyttää suorahankintaa - 5 000 10 000 euron välillä, on hankintapäätös tehtävä vähintään 2 tarjouksen perusteella ja - 10 000 15 000 euron välillä, on hankintapäätös tehtävä kilpailutuksen perusteella ja pyrittävä noudattamaan hankintalain säännöksiä. Jos hankinnan arvo on yli 1 000 euroa, hankinnasta pitää kuitenkin tehdä kirjallinen päätös ja antaa oikaisuvaatimus, joka annetaan kirkkoneuvostolle. Tätä sovelletaan kaikkiin viranhaltijoiden tekemiin hankintapäätöksiin. Suorahankinta on mahdollinen myös ennalta arvaamattomissa ja kiireellisissä tilanteissa, jotka eivät johdu seurakunnan toiminnasta (esim. vesivahingot). Suora osto pienhankinnoissa ei ole sama asia kuin hankintalain mukainen suorahankinta. Rakennusurakoiden osalta päätökset kilpailutuksesta tehdään tapauskohtaisesti. Suorahankintaa käytetään hyvin paljon Lempäälän seurakunnassa, koska hankinnat ovat pieniä.
7 Seurakunnan yhteishankinnat Seurakunnan jatkuvat alle 10 000 euron hankinnat hoidetaan pääsääntöisesti yhteishankintoina, joista vastaa talouspäällikkö ja vie tarvittaessa asian taloudellisen jaoston ratkaistavaksi. Hankintojen keskittäminen Tietotekniset hankinnat tekee Tampereen seurakuntien it-palvelukeskus. Palvelukeskus voi hankkia yhteisesti myös tulostimia, kopiokoneita, skannereita ja puhelimia. Tampereen seudun seurakunnat ovat päättäneet selvittää myös laajempaa yhteistyötä hankintojen osalta. Tavoitteena on taloudellinen hyöty edullisempien hankintahintojen ja -ehtojen saavuttamiseksi (hankintavolyymit suuremmat), päällekkäisen työn vähentäminen ja asiantuntijapalvelusten saaminen. Hankintojen tarkoituksenmukainen tekeminen edellyttää työntekijöiden yhteistyötä. Yhteistyöllä pyritään myös toiminnan tehostamiseen. Hankintailmoitukset EU- ja kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat on ilmoitettava julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA), internetosoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Myös kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan ilmoittaa samassa osoitteessa. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista löytää erikoisalojen osaajia, joita muilla keinoilla on vaikea löytää. Tarkempia ohjeita hankintailmoituksen tekemisestä, määräajoista yms. on edellä mainitussa nettiosoitteessa. Tarjouspyyntö Ehkä tärkein asiakirja hankintaprosessissa on tarjouspyynnön laadinta. Esimerkkikaavake tarjouspyynnöstä on liitteenä 1. Tarjouspyynnön on oltava niin selkeä, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti. Suullinen tarjouspyyntö on vain poikkeuksellisesti mahdollinen suorahankinnassa ja neuvottelumenettelyssä. Tarjouspyynnön tekemiseen kannattaa käyttää aikaa, resursseja ja asiantuntijoita.
8 Tarjouspyynnössä seurakunta määrittelee hankinnan määrän, laadun ja muut hankintaan liittyvät osatekijät. Kilpailutettavaa hankintaa ei saa määritellä siten, että se suosisi jotain tuotemerkkiä, yritystä tai muuta toimijaa. Tarjouspyynnössä tulee ilmoittaa mm. seuraavia asioita: - tiedot hankintayksiköstä - hankinnan sisältö eli hankittavien tavaroiden tai palvelujen määrä ja erityisominaisuudet samoin kuin rakennustyön tekninen sisältö. Myös toimitukselta edellytettävät laatuvaatimukset on määriteltävä. - sovellettava hankintamenettely (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely jne.) - ilmoitus toimittajien kelpoisuusvaatimuksista ja sen osoittamiseksi vaadittavista asiakirjoista - tarjouksen valintaperusteet (kokonaistaloudellisesti edullisin / halvin tarjous) ja yksityiskohtaiset vertailuperusteet (sekä valintaperusteiden tärkeysjärjestys tai painoarvot) - voidaanko kokonaistarjouksen lisäksi tehdä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia - vaatimus huolto- ja käyttöohjeista sekä koulutuksesta, joiden tulee sisältyä tarjoukseen - mahdollisten varaosien saantimahdollisuudet, tuotteen huolto- ja korjausmahdollisuudet ym. - hankittavan tavaran toimitusaika ja -paikka (-paikat) - määräaika kellonaikoineen tarjouksen jättämiselle sekä osoite, johon tarjous on toimitettava, samoin kuin tarjouskuoren päälle merkittävä tunnus - mihin päivämäärään saakka tarjouksen pitää olla voimassa - maksuehdot ja mahdolliset vakuudet - edellytetäänkö tarjoukselta kiinteää hintaa vai hyväksytäänkö myös hinnanmuutosperusteeseen sidottu hinta, jolloin sidonnaisuus on ilmoitettava tarjouspyynnössä - vakuuttamisvelvollisuus - asiakirjoista mahdollisesti perittävä maksu - sovellettavat toimialakohtaiset yleiset sopimusehdot (YSE, KSE, JYSE, VYSE jne.) - erimielisyyksien käsittelypaikka; yleisen alioikeuden nimi (N:n käräjäoikeus) - hankintasopimuksen sitova alkamisajankohta - maininta, että seurakunnalla on oikeus hylätä saadut tarjoukset esimerkiksi sen
vuoksi, että hintatarjoukset ylittävät oleellisesti talousarvioon varatut määrärahat sekä 9 Tarjouspyynnössä on mainittava valintaperuste eli tehdäänkö hankintapäätös a) kokonaistaloudellisesti edullisimman vaihtoehdon vai b) hinnaltaan halvimman tarjouksen perusteella. Kokonaistaloudellisesti edullisimmassa vaihtoehdossa kriteereinä voivat olla esim. hinta, laatu, käyttökustannukset, ympäristöystävällisyys jne. Kriteereille on annettava painotusarvot, joiden on käytävä ilmi tarjouspyynnöstä. Yhtenä vaihtoehtona on aina hinta ja sen painoarvo on yleensä huomattava. Mitä tarkemmin määritellään hankinnan kohde, sitä pienempi määrä valintakriteerejä tarvitaan. Hankintaprosessin aikana ei valintaperusteita saa muuttaa. Tarjouspyynnössä on mainittava määräaika, johon mennessä toimittajan tulee antaa tarjous. Määräajan jälkeen jätetyt tarjoukset on hylättävä. Tarjousten tekemiseen on annettava riittävästi aikaa. Tarjousten käsittely Paras vaihtoehto tarjousten jättämiseen on suljettu kirjekuori. Tarjousten päälle merkitään vastaanottoaika ja vastaanottajan nimi. Mikäli seurakunta on poikkeuksellisesti hyväksynyt tarjousten antamisen sähköisesti, on tarjousten vastaanotto järjestettävä siten, että tarjousten sisältö ei tule kenenkään tietoon. Sähköisesti annetut tarjoukset suljetaan kirjekuoreen, johon merkitään tarjouksen saapumisaika, lähettäjän nimi, tarjouksen kohde sekä vastaanottajan nimi. Tarjoukset avataan tarjousten antamiseen varatun määräajan päätyttyä. Avaamistilaisuudessa on läsnä vähintään 2 henkilöä ja tilaisuudesta laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittavat läsnäolijat. Avaustilaisuudessa saadut tiedot eivät ole julkisia. Hankintalaissa on kerrottu, millä perusteilla tarjous voidaan hylätä. Hyväksytyistä tarjouksista on tehtävä vertailu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Vertailussa ei saa ottaa mukaan perusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyynnössä. Toimittajilta ei saa enää tinkiä lisäalennuksia tai muuta vastaavaa.
10 Hankintalaissa on määritelty millaisin perustein tarjoukset voidaan hylätä. Näitä perusteita ovat mm: tarjous on tarjouspyynnön vastainen, tarjous on saapunut myöhässä jne. Talousrikollisuus sulkee tarjoajan kilpailusta. Tarjousten osalta kiellettyjä arviointiperusteita ovat kaikki välilliset edut, esim.: - kotimaisuus - kotikunta (eli kunnan oma yrittäjä, työllisyyden hoito, verotulot). Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee se viranhaltija tai toimielin, jolle hankintaoikeus on määrätty seurakunnan sisäisen valvonnan ohjeessa. Hankintapäätökset on kirjattava pöytäkirjaan tai päätösluetteloon siten, että niistä ilmenevät hankintaprosessin keskeiset vaiheet. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintapäätös ja ohje oikaisuvaatimuksen ja kirkollisvalituksen tekemisestä on annettava tiedoksi niille, joita asia koskee. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintapäätökseen tulee liittää kirjallinen ohje asian saattamisesta markkinaoikeuteen. Hankinta-asiakirjojen julkisuus - Tieto, keneltä tarjoukset on pyydetty on julkinen. - Tarjouspyyntö liitteineen on julkinen allekirjoituksen jälkeen. - Tarjousten avaus sitä edellytettäessä on julkinen. - Hankinta-asiakirjat ovat julkisia asianosaisille, kun päätös hankinnasta on tehty. - Hankinta-asiakirjat ovat julkisia yleisölle, kun sopimus hankinnasta on tehty. - Tarjoushinta on julkinen tieto. - Liike- ja ammattisalaisuudet on pidettävä salassa Lisäinformaatio - ajantasaiset säädökset http://www.finlex.fi/fi/
11 - hankintasäädöksistä ja niiden soveltamisesta http://www.tem.fi - julkisten hankintojen neuvontayksikkö (lakiasiat) http://www.hankinnat.fi - Markkinaoikeus http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus/13986.htm - julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilma http://www.hankintailmoitukset.fi
12 Liite 1 Kynnysarvion alittava tavarahankinta Tarjouspyyntö Diaarinumero Kynnysarvon alittava tavarahankinta Hankintayksikkö Nimi Osoite Puhelinnumero Telefax WWW-osoite Yhteyshenkilö Nimi: Sähköpostiosoite: Puhelinnumero Toimitusosoite Osatarjoukset osatarjoukset otetaan huomioon Vaihtoehdot vaihtoehdot otetaan huomioon Tärkeimmät sopimusehdot Toimitusehto osatarjouksia ei oteta huomioon vaihtoehtoja ei oteta huomioon Maksuehto Takuuehdot Muut Noudatettavat yleiset sopimusehdot Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot Muut yleiset sopimusehdot: Hankittavan tuotteen yksilöinti Tuote Määrä Yksikkö Yksilöinti on liitteenä
13 Tekniset eritelmät Tarjouksiin liitettävät liitteet ja selvitykset kaupparekisteriote selvitys toimittajan taloudellisesta asemasta ennakkoperintärekisterin ote todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista referenssiluettelo selvitys käytettävistä alihankkijoista Muu selvitys selvityksiä ei tarvitse liittää tarjoukseen. Hankintayksikkö pyytää erikseen tarjousvertailussa menestyneitä tarjoajia toimittamaan yllämainitut selvitykset. Tarjouksen valintaperusteet ja niiden painoarvot Tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin Tarjouksista valitaan seuraavien arviointiperusteiden mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin: hinta laatu toimitusaika käyttökustannukset tekniset ansiot esteettiset tai toiminnalliset ominaisuudet huoltopalvelut tekninen tuki toimitusvarmuus ympäristövaikutukset Arviointikriteerien tärkeysjärjestys on merkitty numeroin tai suhteellinen painoarvo prosentein. Tarjousten jättöaika Tarjoukset tulee jättää klo mennessä. Osoite: Sähköpostiosoite: Hankinnan tunnus: Sitovat tarjoukset tulee jättää suljetussa kirjekuoressa, jonka päälle on merkitty hankinnan tunnus. Tarjousten tulee olla voimassa saakka. Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden jakaa hankinta sekä oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Hankintayksiköllä on oikeus myös hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia, kun sopimus asiasta on tehty.
14 Allekirjoitus Päivämäärä Liitteet: Nimi Virka-asema
15 LIITE 2 VALAEHTOINEN VAKUUTUS Tarjoaja vakuuttaa valaehtoisesti seuraavaa (kyllä = väite pitää paikkaansa; Ei = väite ei pidä paikkaansa) a. tarjoaja on sijoittautumismaassaan merkitty elinkeinorekisteriin Kyllä Ei b. tarjoaja ei konkurssissa eikä konkurssihakemusta ole vireillä; tarjoajaa ei ole asetettu yrityssaneeraukseen tai muuhun maksukyvyttömyysmenettelyyn eikä menettelyä koskevaa hakemusta ole vireillä, Kyllä Ei c. tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa maan, jossa hankintayksikkö on, lainsäädännön mukaiset sosiaaliturvamaksut, Kyllä Ei d. tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa maksaa maan, jossa hankintayksikkö on, lainsäädännön mukaiset verot, Kyllä Ei e. tarjoaja tai sen vastuuhenkilö eivät ole syyllistyneet 1) rikoslain 17 luvun 1 a :n mukaiseen osallistumiseen järjestäytyneen rikollisjärjestön toimintaan; 2) rikoslain 16 luvun 13 :n mukaiseen lahjuksen antamiseen, 16 luvun 14 :n mukaiseen törkeä lahjuksen antamiseen tai 30 luvun 7 :n mukaiseen lahjomiseen elinkeinotoiminnassa; 3) rikoslain 29 luvun 1 :n mukaiseen veropetokseen tai 29 luvun 2 :n mukaiseen törkeään veropetokseen, 29 luvun 5 :n mukaiseen avustuspetokseen, 29 luvun 6 :n mukaiseen törkeään avustuspetokseen, 29 luvun 7 :n mukaiseen avustuksen väärinkäyttöön; 4) rikoslain 32 luvun 6 :n mukaiseen rahanpesuun tai 32 luvun 7 :n mukaiseen törkeään rahanpesuun; taikka 5) rikoslain 47 luvun 3 a :n mukainen kiskonnantapaiseen työsyrjintään. 6) muussa valtiossa kohdissa 1. 5. mainittuja rikoksia vastaaviin rikoksiin. Kyllä Ei f. tarjoaja tai sen vastuuhenkilö ei ole saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaista tuomiota. Kyllä Ei, kuun päivänä 20 Tarjoajan nimi: Laillisen edustajan nimi Allekirjoitus