Hankintaohjeen pykäläviittaukset viittaavat hankintalakiin.

Transkriptio

1 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 1 HANKINTAOHJEET 1. Hankintalain soveltaminen Laki julkisista hankinnoista astui voimaan Lakia (348/2007) ja hankinta asetusta (Vnp 614/2007) sovelletaan kaikkiin hankintoihin, jotka on aloitettu jälkeen. Hankintalain periaatteina ovat olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen sekä tarjoajien tasapuolinen, syrjimätön kohtelu ja avoimuus. Sen soveltamisalaan kuuluvat kuntien ja muiden julkisyhteisöjen tavara, palvelu ja urakkahankinnat, jotka ylittävät kansalliset tai EU:n kynnysarvot. Euroopan yhteisöjen komissio tarkistaa kynnysarvot kahden vuoden välein. Säätämällä kansalliset kynnysarvot ja jättämällä kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat hankintalainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle on pyritty yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä sekä vähentämään hallinnollisia kustannuksia pienissä hankinnoissa. Hankintaohjeen pykäläviittaukset viittaavat hankintalakiin. Valtion ja kuntien viranomaisten sekä muiden hankintayksiköiden* tulee noudattaa lakia kaikissa EY kynnysarvon ja kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa: * EU kynnysarvot, direktiivin mukaiset menettelyt EU kynnysarvot alkaen (hankintalain 16 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Valtion keskushallintoviranomainen Muut hankinta viranomaiset Tavarahankinnat ja palveluhankinnat Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat Suunnittelukilpailut (Erityisalojen hankintalain 12 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Tavara ja palvelu hankinnat Rakennusurakat Suunnittelukilpailut Menettelyt on tarkistettava erikseen. Niitä ei käydä läpi tässä ohjeessa. * Kansalliset kynnysarvot Tavarat ja palvelut Sosiaali ja terveysala Rakennusurakat * Hankintarajoja on sovellettava myös muun kuin laissa mainitun julkisen hankinnan tekijän silloin, kun se saa hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta. Hankinnan arvon laskemisen perustana on koko hankintasopimuksen voimassaoloaikana tehtävien hankintojen arvonlisäveroton kokonaisarvo, mukaan luettuna mahdollinen optio lisätilauksesta. Optio ei voi ylittää puolta alkuperäishankinnan kokonaisarvosta. Hankintaa ei saa pilkkoa

2 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 2 keinotekoisesti. Yhteishankinnoissa otetaan huomioon kaikkien hankintamenettelyyn osallistuvien hankintayksiköiden sopimuskokonaisuuksien arvo. 2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankintailmoitus Kaikilla toimittajilla on oltava mahdollisuus saada riittävä tieto hankinnasta ja tarjouskilpailuun osallistumisesta. Hankinnoista on sen vuoksi ilmoitettava valtakunnallisella julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA), (avoin hankintamenettely). Laadittava tarjouspyyntö on hyvä liittää hankintailmoituksen liitteeksi. Rajoitetussa hankintamenettelyssä hankintailmoituksella ilmoittautuneista halukkaista tavarantoimittajista valitaan erikseen ne, jotka voivat jättää tarjouksen. Suorahankinta on mahdollinen vain, kun lain mainitsemat ehdot täyttyvät. Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö on laadittava kirjallisesti ja sen on oltava niin selkeä, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Ns. tekninen vuoropuhelun mahdollisten tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnön laadintaa on sallittua ja suotavaa. Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa pyydetään toimittajia esittämään tarjouksensa kirjallisesti ja määräaikaan mennessä (40 ). Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua. Tarjousten valintaperusteet on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailu tulee perustaa näihin valintaperusteisiin. Tarjoajien kelpoisuus pakottavat hylkäämisperusteet harkinnanvaraiset hylkäämisperusteet Tarjousten vertailu Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi on myös suoritettava ennen tarjousten vertailua. Hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen tarjous voidaan tarjoajan kuulemisen jälkeen hylätä. Kuuleminen on tehtävä kirjallisesti. Jos valintaperusteita ei ole erikseen ilmoitettu, ratkaisee valinnan hinta. Käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Tarjouksen vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi laatua, hintaa, teknisiä ansioita, esteettisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristöystävällisyyttä, käyttökustannuksia, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja, toimituspäivää tai toimitus tai toteutusaikaa taikka elinkaarikustannuksia (62 ). Älä käytä kuitenkaan sellaisia vertailuperusteita, joita et voi konkreettisesti mitata tai todentaa. Esim. ympäristöystävällisyys ei sellaisenaan kelpaa perusteeksi. Myöskään standardia ei voi vaatia ainoana vaihtoehtona = oltava vaihtoehtoinen tapa osoittaa vaatimusten täyttyminen. Tarjoajan referenssit huomioidaan tarjoajan kelpoisuusehtoina, ei tarjouksen valintaperusteina. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätöksessä kuvataan hankintamenettely, saadut tarjoukset ja tehty ratkaisu. Hintatieto on julkinen tieto. Hankintapäätös tulee aina perustella. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen jättäneille. Päätökseen tulee liittää oikaisuvaatimusohje ja kirjallinen ohje asian saattamiseksi markkinaoikeuteen (valitusosoitus). Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus (74 ).

3 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 3 Hankintaprosessi voidaan myös keskeyttää, jos hankinta on esim. käynyt tarpeettomaksi, kilpailua ei synny, hankintayksikön varat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen tms. objektiivisin perustein. 3. Kansallisen kynnysarvon alittavat ns. pienhankinnat Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon ( ilman arvonlisäveroa) alittavia tavaroiden ja palvelujen hankintoja. Pienhankintoja tehtäessä ei noudateta hankintalakia. Niistä ei esimerkiksi ole pakko ilmoittaa HILMAssa. Niissä on kuitenkin huomioitava hyvän hallinnon yleinen periaate, joka takaa tarjoajille tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Hankintamenettelyn eri vaiheet on tässäkin tapauksessa syytä dokumentoida asianmukaisesti. Mikäli kyse on usein toistuvasta saman sisältöisestä pienhankinnasta, on tarkoituksenmukaista tehdä puitesopimuskilpailutus. Maakuntaliitto voi myös hyödyntää esimerkiksi KL kuntahankintojen kilpailuttamia sopimuksia. Maakuntaliiton pienhankinnoissa noudatetaan seuraavia raja arvoja: 1) Jos hankinnan arvo on alle 7000, niin soveltuvin osin tarkistetaan hankinnan kohteen käypähinta esimerkiksi verkkokauppavertailuin. 2) Hankinnan ennakoidun arvon ollessa , pyydetään tarjoukset 2 5 toimittajalta sähköpostilla tai verkkokauppojen päivähintoja vertailemalla. Hankinta dokumentoidaan esimerkiksi erilliseen muistioon. Jos asiasta tehdään viranhaltijapäätös, samat tiedot tulee sisällyttää päätökseen. Dokumentoinnin tulee sisältää tiedot hankintamenettelystä, hintatiedot, asian ratkaisu ja perustelut päätökselle. Hyvän hallintotavan mukaisesti ratkaisu on suotavaa lähettää tiedoksi tarjouksen antaneille. 3) Jos pienhankinnan ennakoitu arvo on , hankinta kilpailutetaan. Tarjoukset pyydetään kirjallisena (sähköpostitse) vähintään kolmelta toimittajalta. Tarjouspyynnössä mainitaan valintakriteerit, ellei asiaa haluta ratkaista hinnan perusteella. Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös, josta käy ilmi hankintamenettely, hintatiedot, asian ratkaisu ja päätöksen perustelut. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen jättäneille. Siihen liitetään oikaisuvaatimusohje. Liiton toteuttamissa EU hankkeissa pienhankintaraja on Määritelmät Avoin menettely Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön toimesta. Ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjousasiakirjat ja tehdä tarjous. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttyjen tarjousten perusteella. Rajoitettu menettely (kansallisen kynnysarvon alittava) Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa.

4 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 4 Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi (ns. tinkimiskierros) on kiellettyä. Tässä tarkoituksessa neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta erityisestä neuvottelumenettelystä. Neuvottelumenettely Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin ilman erityistä syytä toisin kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvottelumenettely toi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä. Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suora hankinta on sallittua jäljempänä mainituin edellytyksin. Hankinta ilman kilpailutusta (suora hankinta) Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa mainittujen perusteiden lisäksi mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava myös hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat hinta tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia eli ns. transaktiokustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen (ja hankintayksiköstä riippumattomasta syystä kiireinen) hankinta. Suorassa hankinnassa suoritetaan tilaus ilman tarjouspyyntöä tai tehdään hankintapäätös tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Suora hankinta on erotettava tilauksista, jolta hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. 5. Hankintaprosessin tiivis kuvaus Tutustu hankinnan kohteeseen ennen tarjouspyynnön ja teknisten vaatimusten kirjoittamista Selvitä, onko kyseessä kynnysarvon ylittävä hankinta, jolloin toimenpiteet määräytyvät sen mukaan Aseta mahdollisille tarjoajille kelpoisuusvaatimukset (tarjoajien referenssit) Tee selkeä tarjouspyyntö, jossa järkevät/mitattavat valintaperusteet Kynnysarvon ylittävässä hankinnassa tee ilmoitus HILMAan Kynnysarvon alittava hankinta kts. maakuntaliiton ns. pienhankintaohje Tarjousten avaus kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa keskitetysti ja myös dokumentoidusti, myös pienemmissä hankinnoissa dokumentointia suositellaan. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

5 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 5 Tarjousten kelpoisuuden arviointi Tarjousten keskinäinen vertailu Hankintapäätös: Viranhaltijapäätös Dynastyssä (aina yli euron hankinnoista, muista harkinnan mukaan, mukaan liitteiksi kaikki olennaiset asiakirjat): talousarvion toimeenpanopäätöksessä vuosittain vahvistetaan euromääräiset hankintarajat. Päätöksen tiedoksianto tarjoajille, hankintapäätös on asianosaisjulkinen eli tieto kaikesta, mikä on vaikuttanut päätökseen. Hankintasopimus vasta, kun muutoksenhakuaika on kulunut Kaikki hankinta asiakirjat tulevat julkisiksi kun hankintasopimus on tehty (yleisöjulkisuus) liikesalaisuuksia lukuun ottamatta. 6. Ohjeita Suomen kuntaliitto: Kuntien yleiset hankintaohjeet Kuluttajat ja markkinat, Julkiset hankinnat