Innostava uudistuminen kestävä kasvu
Tämän teoksen osittainenkin kopiointi ja saattaminen yleisön saataviin on tekijänoikeuslain (404/61, siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen) mukaisesti kielletty ilman nimenomaista lupaa. Lupia teoksen osittaiseen valokopiointiin, skannaamiseen tai muuhun digitaaliseen kopiointiin myöntää tekijöiden ja kustantajien valtuuttamana KOPIOSTO ry. Muuhun käyttöön luvat on kysyttävä suoraan kunkin teoksen oikeudenhaltijoilta. JULKAISIJA Teknologiateollisuus ry KUSTANTAJA Teknologiainfo Teknova Oy MYYNTI Eteläranta 10, 4. krs 00130 HELSINKI puh. (09) 19231/julkaisumyynti www.teknologiainfo.net 978-952-238-152-1 978-952-238-153-8 epub Teknologiainfo Teknova Oy Piirroskuvitus kannessa ja välilehdillä Minttu Harju Taitto sekä graafiset havainnekuvat Graafinen muotoilu M-L Muukka Painopaikka Grano Oy, Tampere, 2016
Kai Laamanen Teijo Räsänen Anssi Juutilainen Innostava uudistuminen kestävä kasvu
Esipuhe Oletko viime aikoina ollut tekemisessä muutoksen kanssa? Useimmat varmaan vastaavat Kyllä. Millainen oli se muutoshanke, johon sinä olet osallistunut tai jota mahdollisesti ollut jopa toteuttamassa tärkeässä roolissa? Pysähdyitkö yksin tai yhdessä muiden osallistujien kanssa pohtimaan tekijöitä, jotka vaikuttavat uudistumisen hankkeen onnistumiseen? Jos vastauksesi on myönteinen, mitkä olivat tärkeimpiä oivalluksianne? Jos vastauksesi on kielteinen, mistä arvelet sen johtuvan? Meistä kirjoittajista on ollut hämmästyttävää, että kaikki puhuvat muutoksesta ja sen tarpeellisuudesta, mutta harva näyttää panostavan muutoksen toteuttamisen ja muutosjohtamisen ymmärtämiseen. Vielä erikoisempaa tämä on siksi, että monet muutokset näyttävät epäonnistuvan. Organisaatioiden yhdistymisissä ei onnistuta realisoimaan synergiaetuja. Tietotekniikkahankkeet eivät johda parempaan tehokkuuteen. Lean-hankkeet hiipuvat saaden aikaan vain hetken innostuksen. Verkkokauppa ei lähde lentoon ja tuo uusia asiakkaita ja lisää liikevaihtoa. Työhyvinvointihankkeista huolimatta ihmiset ovat tyytymättömiä organisaatioonsa ja uupuvat työkuormansa alla. Kasvustrategioista huolimatta organisaatiot eivät kasva, josta ikävänä seurauksena on saneerausten negatiivinen kierre. Muutenkin johtajien suurimpana huolen aiheena on strategioiden käytäntöön vienti. Organisaatio uudistuu liian hitaasti. Mikä on sinun kokemuksesi muutosten toteuttamisesta ja muutosjohtamisesta? Mitä sinä tästä kaikesta ajattelet? Jos etsit yksinkertaista mallia tai prosessia, jonka avulla onnistut omissa muutoksissasi, tämä kirja ei ehkä ole sinua varten. Yksinkertaiset muutokset kannattaa toteuttaa yksinkertaisesti. Monimutkaiset toimintakulttuurin uudistumiset harvoin tapahtuvat yksinkertaisella tavalla. Tyypillisesti tällaiset hankkeet liittyvät strategisten kyvykkyyksien kehittämiseen kuten laatuun, innovaatiokykyyn, työhyvinvointiin, digitaalisuuteen, brändiin, asiakaspalveluihin, asiakassuhteisiin, liikelaitostamiseen, yhtiöittämiseen, ulkoistamiseen, Leaniin, Six Sigmaan, ketteryyteen, kansainvälistymiseen, kokeilukulttuuriin, tiimeihin, osallistavaan johtamiseen ja niin edelleen. Mikä on sinun muutoshankkeesi teema? Millä tavalla sinun organisaatiosi aikoo menestyä tulevaisuudessa? Yleensä tällaiset hankkeet edellyttävät ajattelutapojen, asenteiden ja arvojen muuttumista organisaatiossa, jotta myös ihmisten toiminta ja käyttäytyminen muuttuu.
Uudistumisessa onnistumiseen vaikuttavat mm. poliittinen taistelu suunnasta, huoli omasta tulevasta asemasta ja pärjäämisestä, keskinäinen syyttely tai tuki, aikaisemmat onnistumiset ja epäonnistumiset, luottamuksen ja keskinäisen avunannon ilmapiiri tai sen puute, ihmisten erilaiset intressit, motivaatiot ja sitoutuminen, sosiaalisten ja teknisten systeemien toimivuus ja erityisesti luottamus johtajiin. Pitäisikö meidän vain ummistaa silmämme kaikelta tältä monimutkaisuudelta ja jatkaa entiseen malliin? Vai olisiko sittenkin parempi kohdata tämä sosiaalinen todellisuus ja uuden ymmärryksen avulla johtaa ja toteuttaa muutokset paremmin tuloksia tuotavalla tavalla? On monia suhteellisen yksinkertaisia tapoja tuhota muutoshanke: Esimerkiksi emme kiinnitä riittävästi huomiota vaikuttavaan viestintään, aktivoivaan osallistamiseen, nopeiden tulosten aikaan saamiseen. Tai emme osaa käsitellä rakentavalla tavalla muutosvastarintaa, tai arjen kiireet vievät kaiken ajan, minkä myötä panostukset uudistumiseen jäävät vähäisiksi. Saatamme myös edetä organisaation rytmiin tai ulkoisiin olosuhteisiin nähden liian nopeasti tai liian hitaasti. Saatamme kehittää toimintaamme ratkomalla vääriä ongelmia. Tavallista on myös, että ihmiset eivät jaksa, viitsi tai muuten vain suhtautuvat välinpitämättömästi organisaation tulevaisuuteen. Tämä voi johtua organisaatiomme ilmapiiristä tai henkilöiden haastavasta elämäntilanteesta. Oletko huomannut omassa muutoshankkeessasi jotain tällaista? Käsityksemme mukaan jokainen muutoshanke on ainutlaatuinen. Jokaisella organisaatiolla on oma toimintakulttuurinsa, jossa sille ominaiset asiat tapahtuvat sille ominaiseen tapaan. Se mikä toimii muutoksen äärellä yhdessä organisaatiossa, ei välttämättä toimi toisessa organisaatiossa toisenlaisessa tilanteessa. Voimme oppia toisiltamme, mutta uusi idea vaatii aina sovittamista kunkin organisaation tilanteeseen. Kirjamme koostuu erilaisista näkökulmista muutokseen. Lähdemme jokaisessa luvussa liikkeelle itsearvioinnilla. Arvioinnin vastausten seuraukset voi lukea kirjamme liitteestä Arvioinnin vaikutusten analyysi. Eniten hyödyt kirjasta, jos sinulla on käsillä konkreettinen muutoshanke. Jos sinulla ei sellaista ole juuri nyt meneillään, niin voit palauttaa mieliin jonkin aikaisemman hankkeen. Voit verrata oman hankkeesi muutosjohtamista tässä kirjassa esitettyihin ajatuksiin. Ehkä voit kirjata ajatuksiasi muistikirjaan tai tämän kirjan marginaaliin tulevia koitoksia ajatellen. Ehdotuksemme on, että jos huomaat itsellesi hyödyllisen idean, lähdet rohkeasti kokeilemaan sitä käytännössä. Jokainen luku on itsenäinen kokonaisuus. Kirja ei muodosta yhtenäistä tarinaa Näin viet onnistuneen muutoksen läpi. Sen sijaan voit lukea kirjaa haluamassasi järjestyksessä. Luonnollisesti kannattaa valita pohdinnan kohteeksi lukuja, jotka ovat sinulle juuri nyt ajankohtaisia omassa muutoshankkeessasi. Esimerkiksi jos organisaatiossasi on luotu strategia kyvykkyyksien kehittämiseksi ja pohditte muutoshankkeen toteutusta, kannattaa aloittaa kirjan alusta. Voit paneutua lukuihin 1. Miten minun organisaationi uudistuu? ja 2. Miten vältän pahimmat virheet uudistumishankkeen alussa? Toisaalta jos sinusta tuntuu, että
kaipaat ideoita yleisempiin johtamiskysymyksiin ja on epäselvää, mihin kyvykkyyksiin oman organisaatiosi tilanteessa pitäisi panostaa, kannattaa ehkä aloittaa lukeminen luvusta 9. Huippumenestyvän organisaation johtaminen. Kaikkien muutosten ytimessä on yksilöllinen oppimisprosessi. Voimme ajatella muutosjohtamista tuon oppimisprosessin organisointina. Polttava kysymys on, miten ihmiset sitoutuvat ja innostuvat uudistumisesta. Jos oppimiseen ja sitoutumiseen liittyviä ilmiöitä ei ymmärretä, ei muutosjohtamisesta voi tulla hyvää. Ihminen oppii parhaiten vuorovaikutuksessa, ja luonnollisin vuorovaikutuksen areena on oma työryhmä tai tiimi. Tiimin onnistumisen kannalta on erityisen tärkeää, miten tiimin vetäjä toimii muutoksen puolesta. Tätä teemaa käsittelemme luvussa 3. Miten minun organisaationi ihmiset sitoutuvat muutokseen? ja luvussa 4. Miten minun organisaationi ryhmissä tai tiimeissä suhtaudutaan muutokseen? Muutosta kannattaa ajatella aina prosessina, ei esimerkiksi projektina tai sankarillisena johtajuutena. Me organisoimme ja ohjaamme uudistumisen prosessia muutosohjelmalla. Luvussa 5. Miten vien uudistumista eteenpäin prosessina? tarjoamme kolme erilaista vaihtoehtoa. Useimmissa organisaatioissa ehkä noudatetaan perinteistä muutosjohtamisen mallia visiosta käytännön toiminnaksi. Tähän rinnalle esitämme dialogisen muutosprosessin ja nopeiden tulosten ketterän kehittämisen mallit. Käytännön toteutuksessa on usein elementtejä kaikista näistä vaihtoehdoista. Prosessi ei synny tyhjästä. Prosessien ja toiminnan taustalla on sekä sosiaalinen että tekninen arkkitehtuuri. Jos haluamme pysyvän muutoksen, tulee tätä arkkitehtuuria muuttaa. Sitä mihin erityisesti sosiaalisen arkkitehtuurin piirteisiin tulee käsityksemme mukaan kiinnittää huomiota, olemme kuvanneet luvussa 6. Miten luon uudistumista tukevan arkkitehtuurin? Luvun 7. Miten johdan uudistumista omassa organisaatiossani? olemme omistaneet johtajalle. Vaikka muutoksen toteutus on organisaatiossa kaikkien asia, niin johtaja toimii suunnannäyttäjänä. Muutoksen toteutuksen kannalta on ratkaisevaa johtajan tahto ja kyky vaikuttaa muihin. Haluamme edistää valmentavan johtajuuden ideaa. Johtaja ei voi saada muutoksia aikaan yksin. Hänen tärkeä yhteistyökumppaninsa on taitava fasilitaattori. Tämä on meille Innotiimin konsulteille tuttu rooli. Luvussa 8. Miten autan ihmisiä onnistumaan uudistumisessa? tarkastelemme tuen järjestämistä ihmisille heidän oppimisprosessissaan. Viimeisessä luvussa 10. Miten tästä eteenpäin? tarkastelemme oppimista reflektion näkökulmasta. Jos haluat muutosjohtamisen huippuosaajaksi, sinun kannattaa ehkä aloittaa kirjan lukeminen viimeisestä luvusta. Voit ehkä omassa organisaatiossa tai verkostossasi muodostaa oppimisryhmän, jossa syvennätte osaamistanne kokeilun, dialogin ja reflektion keinoin kirjan tarjoamista aiheista. Meidän oma muutosjohtamisen ymmärryksen kehittämisemme alkoi tällä tavalla.
Sisällysluettelo 1 miten minun organisaationi uudistuu? Kas siinäpä pulma 11 1.1 Arvioin oman organisaationi muutoskyvykkyyden 1.2 Haen kestävää kasvua 1.3 Teen tärkeän strategisen valinnan: Mitä muutan ja mitä säilytän? 1.4 Valitsen uudistumisstrategian 2 miten vältän pahimmat virheet uudistumishankkeen alussa? aloituksen voi tehdä vain kerran 31 2.1 Arvioin hankkeen käynnistämisen edellytykset 2.2 Ensimmäiseksi pohdin: Mitä ja miksi juuri nyt? 2.3 Tunnistan avainroolit ja perustan suunnitteluryhmän 2.4 Suunnittelen muutoksen vaiheita ja näkyviä tuloksia 2.5 Suunnittelen muutosviestinnän ja osallistamisen 2.6 Suunnittelen seurantaa ja onnistumisen arviointia 2.7 Arvioin muutoshankkeen riskejä ja varaudun niihin 3 miten minun organisaationi ihmiset sitoutuvat muutokseen entä minä itse? 59 3.1 Teen oman muutoshaluni inventaarin 3.2 Vastustanko vai kannatanko vai olisiko sittenkin parasta katsoa sivusta? 3.3 Tunnistan omat innostuksen lähteeni ja puhun niistä muille 3.4 Opin uusia tehtäviä ja ajattelutapoja 3.5 Pidän huolta omasta jaksamisestani 3.6 Edistän luottamuksen ilmapiirin vahvistumista 3.7 Teen yhteistyötä erilaisten ihmisten kanssa haasteita ja huikeita innovaatioita 4 miten minun organisaationi ryhmissä tai tiimeissä suhtaudutaan muutokseen? 97 Ryhmässä tyhmyys tai viisaus tiivistyy 4.1 Arvioin muutoksen vaikutuksia ryhmään tai tiimiin 4.2 Käyn ratkaisevan keskustelun uudistumisesta ryhmässä tai tiimissä 4.3 Toimin ryhmän esimiehenä tai tiimin vetäjänä muutoksen puolesta 4.4 Organisoin uudelleen ryhmiä tai tiimejä 4.5 Osoitan arvostusta kanssaihmisille 4.6 Annan palautetta edistymisestä tehdäkseni uudistumisen näkyväksi arjessa
5 miten vien uudistumista eteenpäin prosessina? Kaikkea ei voi suunnitella etukäteen 127 5.1 Arvioin uudistumisprosessin toimivuutta ja edistymistä 5.2 Tavoittelen nopeitakin tuloksia 5.3 Vien muutoksen läpi visiosta käytännön toiminnaksi 5.4 Toteutan muutoksen dialogista uuteen toimintaan 5.5 Teen transformatiivisen muutoksen 6 miten luon uudistumista tukevan arkkitehtuurin? Rakenteet ratkaisevat pysyvyyden 165 6.1 Arvioin uudistumista tukevaa arkkitehtuuria 6.2 Luon uusia käsitteitä, joiden avulla ymmärrämme haasteet ja mahdollisuudet uudella tavalla 6.3 Autan tunnistamaan ja muokkaamaan uskomuksia mahdollistaakseni uudenlaista ajattelua ja asennetta 6.4 Suunnittelen roolit uusiksi näytelmä muuttuu 6.5 Toimin oikeaan aikaan ja sopivalla rytmillä 7 miten johdan uudistumista omassa organisaatiossani? Muutos on tahdon asia 191 7.1 Arvioin uudistumishankkeen johtamista 7.2 Perustelen uudistumisen tarpeen tai mahdollisuuden itselleni ja muille 7.3 Luon yhdessä innostavan vision, jota käsittelen riittävän usein organisaationi ihmisten kanssa 7.4 Kuuntelen ihmisiä herkällä korvalla 7.5 Osallistan ihmisiä uusien käytäntöjen suunnitteluun, kokeiluun ja toteutukseen 7.6 Puhun meille tärkeästä hankkeesta vaikuttavalla tavalla 7.7 Valitsen innostuneet ihmiset uusiin avainrooleihin 7.8 Kohtelen kanssaihmisiä oikeudenmukaisesti 7.9 Autan ihmisiä oppimaan tai ajattelemaan uudella tavalla 7.10 Seuraan uudistumisen edistymistä ja arvioin onnistumista 7.11 Imperiumin vastaisku, olenko valmis kaikkeen tähän? 8 miten autan ihmisiä onnistumaan uudistumisessa? Harva onnistuu ilman tukea 245 8.1 Arvioin uudistumisen tuen tarpeen 8.2 Entä jos sovin, että tehdään nyt vaan näin? 8.3 Kuuntelen työpajojen kalketta ja papereiden kahinaa muuttuuko arki? 8.4 Käytän OPERAa, HOPEa ja ryhmämessuja 8.5 Kun tiedän, mitä olen tekemässä, toteutan projektin 8.6 Hankin apua hankkeen läpivientiin tarpeen mukaan 9 Huippumenestyvän organisaation johtaminen jatkuva haaste 281 9.1 Arvioin huippumenestyvän organisaation johtamista 9.2 Mikä on organisaatiomme arvopohja, jolta ponnistamme? 9.3 Visionäärinen johtajuus suuntaa ja vapauttaa työyhteisön energiaa 9.4 Ainutlaatuiset osaamiset ja kyvykkyydet, todellinen kilpailuedun lähde 9.5 Innostava valtuuttaminen, linkki ihmisen innostuksen aiheista työyhteisön tavoitteisiin 9.6 Arvoa luova yhteistyö asiakkaan kokemus ratkaisee 9.7 Tehokkaat järjestelmät ja systeemit toimimaan tyhjästä on paha nyhjästä 9.8 Ketterä innovointi, oppiminen ja parantaminen ainoa pysyvä kilpailuetu 10 miten tästä eteenpäin? 299 10.1 Reflektoin kirjan sanoman oman hankkeeni kannalta Liitteet, lähteet ja suositeltavaa kirjallisuutta 309 Liite Muutosjohtaminen pähkinänkuoressa Liite Arvioinnin vaikutusten analysointi Lähteet ja suositeltavaa kirjallisuutta