KIEKUN KÄYTTÖÖNOTTO - NÄIN SE TAPAHTUU Seija Friman, Kieku-hanketoimiston päällikkö Valtiokonttori, Kieku
Kieku-hankkeen eteneminen Suunnitelmat ja linjaukset 2
Kieku-hanke on siirtynyt vaiheen 2 toimeenpanoon Talouspoliittinen ministerivaliokunta 4.3.2014 - Kiekun käyttöönoton tilanne ja käyttöönottovaiheeseen kaksi siirtyminen - puolsi hankkeen jatkamista 1.4.2014 lukien ja siirtymistä vaiheen kaksi käyttöönottoihin - puolsi, että ministeriöt varmistavat ohjauksellaan Kiekutietojärjestelmän käyttöönottojen etenemisen määritellyssä aikataulussa räätälöityjä ratkaisuja välttäen (Kieku sellaisenaan) ja huolehtivat talous- ja henkilöstöhallinnon uudistuksella tavoiteltavan tuottavuuskehityksen tarvitsemien muutosten toteuttamista hallinnonalallaan. 3
Kiekun käyttöönottoerät HTV Erä 500 Valtiokonttori, 1.1.2011 650 Suomen Akatemia, 1.4.2011 2013 2014 2015 2016 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 1 200 SM1: Pelastusopisto, Migri, 1.5.2012 7 500 VM1: VM, Vero, Palkeet 1.1.2013 7 980 SM2: SM, Häke, Haltik, Pasura 10 980 VM2: TK, AVI, VRK, VER, VATT 11 380 Valtori 1/2013 4/2013 10/2013 3/2014 15 180 RVL 19 180 Erä 1: PLM, UM, YM, ARA, PHRakl 4/2014 4/2014 21 480 Erä 2: Tulli 31 980 Erä 2: Poliisi 37 980 Erä 3: MMM, OKM, TPK 42 280 Erä 4: STM ja tutkimuslaitokset 54 280 Erä 5: TEM, LVM 10/2014 1/2015 4/2015 10/201 5 1/2016 ja 4/2016 66 280 Erä 6: OM, VNK, EK, Luke 10/2016 4
Tärkeimmät kehitystoimenpiteet vuodelle 2014 käyttöönottojen varmistaminen Kieku-käyttöönottojen aiempaa jämäkämpi ohjaus Kieku sellaisenaan -periaatteella virastokohtaisia räätälöintejä välttäen Virastojen johdon sitouttaminen toimintatapamuutokseen sekä virastojen johdon tukeminen muutoksessa Käyttöönottojen edellyttämän resursoinnin järjestäminen Tietojärjestelmän suorituskyvyn varmistaminen kasvavaa käyttäjämäärää silmälläpitäen Parannetun käyttöönottomenetelmän jalkautus 5
Tärkeimmät kehitystoimenpiteet vuodelle 2014 tuottavuuden varmistaminen Henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkentaminen ja käyttöönotto ja automaatiotason nosto erityisesti palkanlaskennassa Palkkakustannusten käsittelyn kehittäminen sisäisen laskennan tarpeisiin Tietojen oikeellisuustarkistusten kattava käyttöönotto myös niissä virastoissa, joilta ne vielä puuttuvat Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) tuotannon käyttöönoton kyvykkyyden kehittäminen skaalaetujen varmistamiseksi Kieku-tuotannon nopeampi reagointi virastojen ongelmatilanteisiin 6
Kiekun käyttöönotto Käyttöönottoprojektin sisältö ja vaiheet 7
Omistajuus sekä päätöksenteko hankkeen läpiviennissä Omistajuus ja päätöksentekokyky on todettu hankkeen riskianalyyseissä tärkeäksi onnistumisen edellytykseksi Hyötyjen toteutuminen vaatii vahvaa konsernijohtamista Valtion konserniohjauksen tulee ilmentyä selkeänä ja muutoksia vaativana Muutosprosessi vaatii hallinnonalojen johdolta sitoutumista prosessin päämääriin sekä ymmärrystä muutoksen syistä Ministeriöiden ohjausotteen hallinnonalaansa oltava jämäkkä 8
Omistajuus sekä päätöksenteko hankkeen läpiviennissä Hankkeen hyötytavoitteiden toteutumisen ohjauksen ja seurannan tulisi kytkeytyä virastojen tulostavoitteiden ohjaukseen Eriytyneiden ratkaisujen yhtenäistäminen Muutos- ja uudistusvalmiuden varmistaminen Yhteisten toimintamallien jalkautus Volyymietujen tavoitteleminen ja hyödyntäminen Ilman virastojen johdon sitoutumista talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien uudelleen organisoimiseen, hyödyt jäävät vähäisiksi. Johdon näkyvällä sitoutumisella ja muutosviestinnän ylläpidolla on tärkeä rooli Kiekun hyötyjen eteenpäinviemisellä 9
Kieku sellaisenaan Peruslähtökohta on se, että Kieku on valtionhallinnon yhteinen ratkaisu. - toteutetaan vain toiminnallisuuksia, jotka yhteisiä - poikkeuksena esim. virkaehtosopimus Käyttöönottohankkeissa pyritään yhdessä selvittämään, kuinka asiakasvirastojen ja Palkeiden toiminnalliset tarpeet saadaan täytettyä rikkomatta yhteisen ratkaisun periaatetta ja pyrkien käyttöönottamaan Kieku mahdollisimman pitkälle sellaisenaan - vaihtoehtoina: Kiekun ulkopuolelle liittymä toimintatapamuutos 10
Viraston käyttöönottohankkeen tavoite Ottaa Kieku-ratkaisu käyttöön virastossa sovittuna päivänä: talous- ja henkilöstöhallinnon yhteiset toimintatavat tietojärjestelmä Palkeiden palvelut Käyttöönottohanke on toiminnan kehittämisen hanke Tutustumalla oman hankkeesi hanke- ja projektisuunnitelmiin saat lisätietoa mm. tavoitteista Suunnitelmat tehdään valmisteluvaiheen lopussa 11
Käyttöönoton projektit ja vaiheet > 6kk* 2 kk 2 kk 5 kk 3 kk 2 kk Valmistelu Muutosten määrittely Mukautus Tuotantokäytön valmistelu Tehostettu tuki Hankehallinta Muutosjohtaminen Palvelut (ml. käyttövaltuushallinta) Taloushallinto (ml. perustiedot, konversiot ja analyysiraportointi) Henkilöstöhallinto (ml. perustiedot, konversiot ja portaali) Liittymät Tekniset edellytykset (ml. tietoturva) * Vaiheiden kestot ohjeellisia 12
Valmistautumisen tavoitteet Virasto Lähtötilanteen arviointi (esim. Viitta), sovellusympäristön arviointi, sopimukset ja hankesalkku, perustietojen putsaus, ym. Tuottavuus- ja kehittämispotentiaalin arviointi, tavoitteiden asettaminen Projektin organisoinnin suunnittelun aloitus, budjetointi Keskeisten muutosten ja sidosryhmien tunnistaminen, muutosvalmiuden arviointi Mikä Kieku on? Mikä muuttuu? Mitä vaaditaan? Kiekun ja viraston hallintojohdon tapaamiset Kiekun ja viraston ylimmän johdon tapaamiset Taha/hehaasiantuntijoiden tilaisuudet Hanke Virastojen tilanteeseen tutustuminen Asiakasanalyysitilaisuudet Palkeiden kanssa Kieku sellaisenaanratkaisun soveltuvuuden arviointi; vaikutukset aikatauluun ja resursointiin 13
Hankehallinnasta Virastosta mukana ne, jotka vastaavat Kiekun kattamista palveluista ja niiden sopimisesta Palkeiden kanssa ja Palkeista näiden henkilöiden vastinparit - Olennaiset erot nyky- ja Kieku-toiminnan välillä huomattava riittävän ajoissa Viraston omalla projektilla (osuudellaan koko hankkeesta) on projekti-päällikkö, joka järjestää omat virastokohtaiset projektikokouksensa Virastolla on oma ohjausryhmänsä ohjaamassa ja tukemassa projektiaan ja vastaamalla tarvittaessa hankkeen esittämiin periaatteellisempiin kysymyksiin Valtio Expo, Seija Friman 20.5.2014 14
Hankehallinnasta Suunnitelmat tulevat valtaosin hankkeelta, mutta on myös viraston itse suunniteltavaa tekemistä Käyttöönottohankkeen hankepäällikkö (VK) tukee viraston projektipäällikköä ja toimii tarvittaessa eskalointikanavana hankkeen suuntaan Koko hankkeen kannalta Valtiokonttorin projektipäälliköt johtavat käyttöönottohankkeen virastoja pääsääntöisesti yhtenä yhteisenä kokonaisuutena ja tekevät virastokohtaisia käsittelyjä ja niiden suunnitelmia vain, kun on pakko Valtio Expo, Seija Friman 20.5.2014 15
Hankehallinnasta Ministeriöiltä hanke odottaa ensisijaisesti Kieku-ratkaisun käyttöönoton sisällöllistä ohjausta - Seurantakohteiden, esimieskäytäntöjen, jne. yhtenäistäminen Tarvittaessa ministeriö toimii eskalointikanavana lähinnä käyttöönottohankkeen ohjausryhmissä (oma, strateginen) 16
Muutosten määrittelyvaihe Onnistunut ja huolellisesti toteutettu määrittelyvaihe on erittäin tärkeä onnistuneen käyttöönoton edellytys Tässä vaiheessa tulee tuoda esille kaikki viraston tarpeet, jotta niille voidaan etsiä sopiva ratkaisu. - Tavoitteena Kieku sellaisenaan -ratkaisu. - Ratkaisu voi siis olla muutakin kuin muutos Kieku-järjestelmään tai toimintatapaan Määrittelydokumenttien tarkka lukeminen ja kommentointi (katselmointi) on erityisen tärkeää tässä vaiheessa, jotta kaikki tarpeet tulevat huomioitua ja virheet huomataan ajoissa Vaiheen lopussa laaditaan hankkeen vaiheen hyväksyminen - asiakirja, jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät muutosten määrittelyvaiheen lopputuotokset 17
Mukautusvaihe Kiekun kehitys-, testi- ja koekonversioympäristöt mukautetaan asiakkaan tiedoilla toimittaja ja hanke testaavat asiakkaan tiedoilla täydennetyt ympäristöt koekonversiot, joissa asiakkaan lähdejärjestelmässä oleva tieto muutetaan Kieku-ympäristöön sopivaan muotoon ja tehdään tiedonsiirto Kiekun rajapintaan 18
Mukautusvaihe suunnitellaan ja toteutetaan viraston toiminnan mukautusta yhteiseen talous- ja henkilöstöhallinnon toimintamalliin hankkeen mukautusvaiheen hyväksyminen -asiakirja, jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät mukautusvaiheen lopputuotokset. 19
Tuotantokäytön valmisteluvaihe kaikki osapuolet valmistelevat omalta osaltaan tuotantokäyttöä kokonaisuutena hankkeen hektisin ja työllistävin vaihe valmistellaan tuotantoympäristössä tarvittavat liittymät ja tietoliikenneyhteydet ja tehdään tarvittavat asennukset toteutetaan tuotantokonversiot toteutetaan ammattikäyttäjien, esimiesten ja virkamiesten koulutukset 20
Tuotantokäytön valmisteluvaihe päivitetään viraston määräykset, ohjeet, käsikirjat. laaditaan hankkeen vaiheen hyväksyminen -asiakirja, jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät tuotantokäytön valmisteluvaiheen lopputuotokset. käyttöönottoerän ohjausryhmä antaa tuotannon aloitusluvan. 21
Tehostettu tuki kaksi ensimmäistä kuukautta tuotantoon lähdön jälkeen Palkeiden, viraston ja hankkeen tuotannon tiivistä yhteistyötä tuotantokäytön onnistuneen alun varmistamiseksi käyttöönottoprojektin viimeinen vaihe, jossa suoritetaan hallittu vastuunvaihto hankkeelta tuotannolle Valtio Expo, Seija Friman 20.5.2014 22
Tehostettu tuki tehostetun tuen aikana hanke on sitoutunut normaalia laajempaan tuotannon tukeen tehostetussa tuessa on viisi keskeistä osaa: 1. Käyttöönottoerän ohjausryhmän kokoukset 2. Palkeiden johtamat tehostetun tuen palaverit 3. Viraston osaamista tukevat lisäkoulutukset ja työpajat 4. Palkeiden osaamista tukeva toimittajatuki ja Palkeiden oma tukitiimi 5. Ongelmanhallintaprosessi 23
Tervetuloa Kiekun käyttäjäksi! Lisätietoa Kiekusta: www.valtiokonttori.fi/kieku Kysymyksiä, yhteydenottopyynnöt: kieku@valtiokonttori.fi 24