Valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä VAHVA. Suvi Albert, hankepäällikkö. 1 #VNvahva #digivn. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.

Transkriptio

1 Valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä VAHVA Suvi Albert, hankepäällikkö 1 #VNvahva #digivn

2 Asianhallinta valtioneuvostossa Valtioneuvostossa on käytössä noin 15 erillistä asianhallintajärjestelmää, joista osa on ohittanut elinkaarensa pään. Tämä aiheuttaa järjestelmien ylläpidossa päällekkäisiä kustannuksia. Asian- ja dokumentinhallinnan käytännön toteutus ei ole yhdenmukaista prosessienkaan tasolla; kaikki toimintatavat eivät tue nykyaikaista käsitystä asianhallinnasta. Asianhallinnan yhtenäistyessä yhtenäistyvät myös asianhallintaa sivuavat prosessit, kaikissa ministeriöissä tarkoittaa laajaa muutosta toiminnassa! Tulevaisuudessa virkamiehet voivat keskittyä substanssiin; asianhallintajärjestelmä tuntee prosessin ja eri vaiheiden tuotokset 2 #VNvahva #digivn

3 Asianhallintajärjestelmässä toteutettavat prosessit Istuntoprosessi Hallinnonalan ohjaus Säädösvalmisteluprosessi EU-asianhallinta Lausuntoprosessi Valtionavustus Asianhallintajärjestelmä Ym.jne.ym.jne Reaaliaikainen, turvallisesti avoin tieto 3 #VNvahva #digivn

4 Työ uudistuu kaikkialla ministeriöissä! Asianhallinta ulottuu jokaisen valtioneuvoston virkamiehen arkeen sitä riittää kirjaamoista ministeriöiden substanssiprosesseihin Valtioneuvostossa toimii yhteinen kirjaamo; sen työ tehostuu ja yhdenmukaistuu Tiedonohjaussuunnitelma antaa selkärangan yhteisille asianhallinnon prosesseille Jokaisen virkamiehen työ tulee muuttumaan asianhallinnan menettelyjen uudistuessa! 4 #VNvahva #digivn

5 VAHVA uusi asianhallintaratkaisu valtioneuvostolle 1/2 Keskiössä tulee olemaan tieto ei organisaatio, järjestelmä tai yksittäinen virkamies Yhteiset asianhallinnan menettelyt, toimintatavat ja prosessit Yksi ja yhteinen, käyttäjälähtöinen asianhallintaratkaisu Kokonaistaloudellinen ratkaisu 5 #VNvahva #digivn

6 VAHVA uusi asianhallintaratkaisu valtioneuvostolle 2/2 Uudessa ratkaisussa huomioidaan: Kokonaisten prosessiketjujen toteuttaminen VAHVAan Käyttöönottomahdollisuus myös valtioneuvoston ulkopuolella Rajapinnat ministeriöiden ja hallinnonalan välillä Käytettävyys eri päätelaitteilla 6 #VNvahva #digivn

7 Hankkeen vaiheistus ja aikataulu Hankinta toteutettiin helmikuussa 2016 tammikuussa 2017 VAHVA toteuttaa toimintatapojen ja prosessien uudistamista neljässä vaiheessa: Vaihe 1: Perustoiminnot (2018) Vaihe 2: Säädösvalmisteluprosessin tukeminen (PTJ) (2019) Vaihe 3: ST III aineisto (2020) Käyttöönotot: Toteutetaan organisaatioittain periaatteella: kiireelliset ensin PTJ korvataan kaikille vaiheen 2 päättyessä Lopputuloksena valtioneuvoston yhteinen, käyttäjälähtöinen asianhallintaratkaisu Vaihe 4: EU-asianhallinta (2020) 7 #VNvahva #digivn

8 Käyttöönottoaikataulu alustava Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Kampuksen ja VAHVA käyttöönotot VNK TEM UM UM VAHVA SM SM VAHVA YM VM OKM Perustietotekniikan yhtenäistämishanke: 5 Valtti työasema- ja 5 Reitti lähiverkkoprojektia (2017 -> VNK, OM,YM, OKM, LVM + PLM valmiina Q3/2017) OM PLM LVM STM MMM TPK EU pj.kausi Työpöydän julkaisu, Työpöytä korvaa Senaattorin ja Kabinetin OKV VNK VAHVA 30.9 Hanke päättyy!

9 VAHVA-hanke: hankinnan ja toteutuksen kokonaisaikataulu Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Kilpailutus VAHVA ympäristön rakentaminen Toteutus 1 Toteutus 2 Toteutus 3 Määrittely Määrittely Määrittely Toteutus 4 Määrittely POC V1a V1b V2a V2b V2c V3 V4 Käyttöönotto 1 Käyttöönotto 2 Käyttöönotto 3 Käyttöönotto 4 PLM OM YM Versio 1a ja b MAHTI- Ministeriöt STM TPK Versio 2a, b, c + Versionnostot PTJ UM OKM MMM Versio 3 + versionnostot STIII SM Eutori Versio 4 + Versionnostot 9 Hyväksyntätestaus * Käyttöönotto sisältää version integraatioiden käyttöönotot

10 Kiitos! 10 #digivn