Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitos, Kamreerintie 8 A

Espoon kaupunki Pöytäkirja 20.08.2013 Sivu 1 / 35 Kokoustiedot Aika 20.08.2013 tiistai klo 17:30-20:20 Paikka Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitos, Kamreerintie 8 A Saapuvilla olleet jäsenet Johanna Horsma, puheenjohtaja Marita Backman Veikko Granqvist, Saapui klo 17.56 23 Miia Kaukinen, Saapui klo 17.57 23 Liisa Kivekäs Kari Kuusisto Teemu Leppänen Janne Mikkola, Saapui klo 17.46 23 Jussi Päiviö Juhani Mäntylä Päivi Salli Pirkko Sillanpää Satu Soini Muut saapuvilla olleet Mauri Suuperko Hellen Junninen Anu Hilpi Maija Lehtinen Kari Sirviö Auli Hackman Petteri Mussalo Kristiina Karaman Katariina Kaukonen liiketoimintajohtaja vs. toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja henkilöstön edustaja sihteeri

Espoon kaupunki Pöytäkirja 20.08.2013 Sivu 2 / 35 Allekirjoitukset Johanna Horsma puheenjohtaja Katariina Kaukonen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: 27.8.2013 Teemu Leppänen Pöytäkirjan nähtävänäolo 31.12.2012 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 29.8.2013 osoitteessa Virastopiha 2 B, Espoon keskus.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 20.08.2013 Sivu 3 / 35 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 52 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 53 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 5 54 Espoo Catering -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta 6 31.7.2013 55 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I 10 tilanteesta 31.7.2013 56 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen seurantaraportti I 14 tilanteesta 31.7.2013 57 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I 18 tilanteesta 31.7.2013 58 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen seurantaraportti I 23 tilanteesta 31.7.2013 59 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I 27 tilanteesta 31.7.2013 60 Johtokunnan alaisten viranhaltijoiden päätökset 32

Espoon kaupunki Pöytäkirja 52 20.08.2013 Sivu 4 / 35 52 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Päätösehdotus Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Selostus Johtokunta on kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla 14.8.2013 päivätyllä johtokunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla. Päätös Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 53 20.08.2013 Sivu 5 / 35 53 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Päätösehdotus Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Teemu Leppänen. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Teemu Leppänen.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 54 20.08.2013 Sivu 6 / 35 1031/02.02.02/2013 54 Espoo Catering -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta 31.7.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Pirkko Hagerlund, puh. (09) 816 222290 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Tuotantopäällikkö Hellen Junninen Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013 tiedoksi. Päätös Johtokunta: Johtokunta merkitsi tiedoksi liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma - Rahoituslaskelma - Riskiarviointi Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Koulu- ja päiväkotiruokailussa kasvisruoka- sekä aamu- ja välipalareseptejä on uudistettu. Tavoitteena on hakea välipaloille Sydänmerkki-sertifikaattia ja tuoda näin esille välipalojen terveellisyyttä. Vanhusten pitkäaikaishoidossa ruokavalioiden kehittämistä on jatkettu ja keväällä ruokavalioihin lisättiin välipaloille voimajuoma kohentamaan energiansaantia. Espoo Catering osallistuu valtakunnalliseen Seniorisapuska-hankkeeseen, jonka tavoitteena on saada markkinoille ikäihmisille sopivia aterioita.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 54 20.08.2013 Sivu 7 / 35 Tuotettujen aterioiden arvioidaan vuoden lopussa olevan 16,1 milj. ateriaa ja ylittävän talousarvion 0,1 milj. ateriaa asiakasmäärien lisäyksestä johtuen. Ruoan kylmävalmistuksen testausta ja siihen liittyvän reseptiikan kehittämistä on jatkettu. Aromi-järjestelmän käyttöä on laajennettu. Ennustepankkia pilotoitiin talven 2013 aikana. Aromin kautta saadaan suoraan teollisuudelle ennustetieto Espoo Cateringin tarvitsemista raaka-aine- ja tuotemääristä. Ennustepankki-toiminto yksinkertaistaa ja tehostaa prosesseja ja on vähentänyt manuaalista laskentaa ja työtä. Ostolaskujen kohdistumis- ja hyväksymisprosessi on otettu käyttöön tuotantokeittiöissä ja laskuista yli 90 % maksetaan automaattisesti. Kevään aikana käyttöönotetun Sintostuotetietopankin avulla saadaan raaka-aineiden tuote- ja ravintosisällöt siirrettyä nopeasti ja turvallisesti mm. erityisruokavalioasiakkaiden tarpeisiin. Hallinnossa toteutettiin EFQM mallin mukainen itsearviointi keväällä. Henkilöstön ympäristötietoisuutta lisättiin koulutusten ja tiedottamisen avulla. Ekotukihenkilöiden määrä on kasvanut 20 henkilöllä (28 henkilöä) ja ympäristöpassin suorittaneiden määrä 22 henkilöllä (136 henkilöä) verrattuna vuoden 2012 lopun tilanteeseen. Kestävät Hankinnat -hankkeen myötä Espoo Cateringille on kilpailutettu yksi lähiruokatuote, pakastettu mansikkasose. Sitä käytetään pitkäaikaishoidon laitoksissa tuoremarjasoseena aamupurojen kera elokuusta 2013 lähtien heinäkuun 2014 loppuun. Valtakunnallisen Kestävät Hankinnat -hankkeen tavoitteena on lisätä kestävien elintarvikkeiden hankintaosaamista. Kuntien elintarvikevalvojien tekemiä keittiöiden ja elintarvikemyymälöiden tarkastusten tuloksia on alettu julkaista internetissä toukokuusta alkaen. Oiva-valvontakäyntien tuloksia Espoo Cateringin keittiöihin on julkaistu 13 kpl heinäkuun loppuun mennessä. Cateringin keittiöt ovat saaneet valvontakäynneistä joko erittäin hyvän tai hyvän tarkastustuloksen. Omavalvonnan automatisoitujen seuranta- ja valvontajärjestelmien testaaminen jatkuu syksyyn 2013 saakka. Espoo Cateringin sähköisestä Uutisia Sinulle -asiakaslehdestä toteutettiin maaliskuussa lukijatutkimus. Tutkimuksen mukaan lehti on informatiivinen ja sen ilmestymistiheys on sopiva. Kokonaisarvosanaksi saatiin 3,05 asteikolla 1-4, parhaan arvosanan olleessa 4. Valmistelu yhteisöllisen median vuosina 2013-2014 tapahtuvaa käyttöönottoa varten on aloitettu.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 54 20.08.2013 Sivu 8 / 35 2. Talous 2.1 Tuotot Tuotot ylittävät talousarvion 0,1 milj. euroa sisäisten ostajien asiakasmäärien lisäyksestä johtuen. 2.2 Kulut Materiaalit ja palvelut alittavat talousarvion 0,3 milj. euroa. Palvelujen ostoissa työvoimanvuokrauspalvelujen ostot ja kuljetuksissa kotiateria-asiakkaiden määrät ovat vähentyneet. Edellisen vuoden vastaavaa ajankohtaa suurempi toteuma johtuu laskujen entistä reaaliaikaisemmasta maksamisesta ja sisäisten palvelujen laskutuksen lisääntymisestä. Liiketoiminnan muissa kuluissa sisäiset vuokrat ovat maksettavien kohteiden tarkistuksista johtuen lisääntyneet. 2.3 Tulos Tuloksen arvioidaan muodostuvan 0,1 milj. euroa ylijäämäiseksi. Tulosta korjaavana toimenpiteenä talousennusteeseen sisältyy erityisruokavaliokriteereiden tarkentaminen. Interventio-kokeilu n. 1000 päivähoidossa olevalle allergiselle lapselle on aloitettu keväällä. 2.4 Investoinnit Investointeihin ei ole varattu määrärahaa. Investoinneista hankitaan erillispäätöksen mukaisesti omalla tulorahoituksella katettavat ruoankuljetusvaunut, yhteisarvoltaan 120 000 euroa. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä heinäkuun lopussa oli 477 henkilöä, joka mikä on neljä henkilöä edellisvuotta pienempi. Vuonna 2012 tehtyjen osaamiskartoitusten perusteella laadittiin keväällä asiakasryhmäkohtainen suunnitelma asiakaspalvelukoulutuksista. Koulutukset koko henkilöstölle toteutetaan syksyllä. Keväällä koko henkilöstö koulutettiin Oiva-valvontajärjestelmän käyttöönottoa varten. 4. Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutuu. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 54 20.08.2013 Sivu 9 / 35 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Keskuskeittiön suunnittelua on jatkettu. Suunnitelmat KVR-urakan kilpailutusta varten ovat valmiit. Keskuskeittiön tuotantoprosessien ja logistiikan hiomista on jatkettu. Keskuskeittiön arvioitu valmistumisaika on kevät 2015. Valmistuminen tulee tehostamaan toimintaa ja vaikuttamaan laajasti koko Espoo Cateringin ruokatuotannon järjestämiseen. Espoo Catering on yhdessä Kiinteistöpalvelujen kanssa työstänyt kevään aikana kaksi erilaista toimintamalliehdotusta palveluiden järjestämiseksi niissä päiväkodeissa, joissa tällä hetkellä työskentelee päivähoidon palveluksessa oleva päivähoidon kanssa yhteinen avustava henkilöstö. Toimintamalleissa joko Kiinteistöpalvelut tai Espoo Catering hoitavat siivous- ja ruokapalvelutyön. Mallit esitellään suomen- ja ruotsinkieliselle päivähoidolle syyskuussa 2013. Henkilöstön saatavuuden parantamiseksi ja sairauspoissaolojen vähentämiseksi palkkarakennetta uudistetaan. Tavoitteena on lisätä työhyvinvointia, kannustaa kehittymään sekä varautua keskuskeittiöön. Entisestä yksiportaisesta palkkarakenteesta siirrytään ammattiryhmäkohtaiseen kolmitasoiseen rakenteeseen. Kevään aikana on aloitettu portaittaisten työn vaativuuden arviointien tekemiset jokaisesta ammattiryhmästä. Uusi malli hyväksytetään syksyllä kaupunkitasoisessa TVA-ryhmässä ja tavoitteena on ottaa se käyttöön tammikuussa 2014. Sairauspoissaolojen vähentämiseksi on hyödynnetty varhaisen puuttumisen mallia ja henkilöstöä on informoitu palveluliiketoimen ja Cateringin omasta työsuojelun toimintaohjelmasta. 6. Valtuuston neuvottelutoimikunnan pöytäkirjamerkintä Neuvottelusopimuksen pöytäkirjamerkinnäksi kirjattiin: Ruokapalveluiden tarjoajien kilpailutukseen lisätään jatkossa tiukemmat kriteerit, jotta ruoan laatutasoa saadaan nostetuksi. Tehostetaan kriteerien toteutumisen seurantaa. Ruoka- ja ateriapalvelusopimus Blue Service Partners Oy:n kanssa on voimassa 1.8.2012-31.7.2015 (+mahdollinen optiokausi 2 v.). Tuotteiden ja palvelun laatua on seurattu Espoo Cateringin tekemien tarkastuskäyntien, tilaaja-asiakkaiden puhelinkontaktien ja tapaamisten sekä asiakkaiden, toimittajan ja Espoo Cateringin välisten kehityskokousten avulla. Laadun seurantaa jatketaan edelleen. Lisäksi reklamointiprosessi on kuvattu ja opastettu rehtoreille sekä päiväkotien johtajille. Ruoan palveluun ja laatuun liittyvien palautteiden määrä on vähentynyt syksyn 2012 tilanteesta 60 prosenttia. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 20.08.2013 Sivu 10 / 35 1031/02.02.02/2013 55 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta 31.7.2013 Valmistelijat / lisätiedot: etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Johtokunta: Johtokunta merkitsi tiedoksi liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013. - Tuloslaskelma - Rahoituslaskelma - Riskiarviointi Selostus Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportti ja ennakkotilinpäätös yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Henkilöstöpalvelut aloitti toimintansa liikelaitoksena 1.1.2013 ja toiminta on lähtenyt käyntiin suunnitellusti. Toimialojen kanssa on tehty palvelusopimukset ja pidetty kehittämiskokoukset. Asiakasraportointisivut ovat valmistuneet kaupungin ryhmätyötilaan. Sivuilta löytyvät palvelusopimukset, kehittämiskokousten materiaali sekä laskutus- ja

Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 20.08.2013 Sivu 11 / 35 suoritetietoja. Palvelutuotannon manuaaliprosessien kehittäminen sähköiseksi on käynnistetty, lähtötilanne on kartoitettu ja suunnitelma ja aikataulu toteutuksesta on tehty. Palvelussuhdepalvelujen sisäistä työnjakoa on kehitetty resurssien ja osaamisen kohdentamisella työn nykyisten vaatimusten mukaan ja siten varmistetaan laadukkaampi asiakaspalvelu. Uuden työnjaon mukaan toimitaan elokuusta alkaen. Uusi Näin pääset alkuun palvelussuhdeasioissa -koulutus käynnistettiin vuoden alussa ja palautteet ovat olleet erittäin positiiviset. Hajanaisen HR-viestinnän vahvistamiseksi on suunniteltu kaupunkitasoista HR-uutiskirjettä yhteistyössä viestinnän ja konsernihallinnon HR-yksikön kanssa. Ensimmäinen esimiesten HRuutiskirje ilmestyy alkusyksyn aikana ja näin jatkossa esimies saa kaikki HR-asiat yhden kanavan kautta. Palvelussuhdeasioiden yhteydenottoja on ollut 8774 kpl ja tavoitteen ennustetaan ylittyvän noin 1500 yhteydenotolla ja HR-järjestelmäpalvelujen yhteydenottoja on ollut 9120 kpl ja niiden ennustetaan yltävän tavoitteeseen. Työhyvinvointitoiminnassa painottuivat ensisijaisesti Kunta 10 -tutkimuksen tuloksiin liittyvät tehtävät. Tuloksia on esitelty ja käsitelty johtoryhmissä, henkilöstötoimikunnissa ja esimiestilaisuuksissa. Tulosten hyödyntämistä tuettiin Essiin laadituilla materiaaleilla ja esimiesten Kunta 10 - tikettikyselyllä. Toisena painoalueena olivat esimies- ja johtoryhmäkonsultaatiot johtoryhmätyöskentelyn kehittämisestä, muutostilanteista, työyhteisön ristiriidoista ja kriiseistä, työyhteisön hyvinvoinnin johtamisesta ja varhaisesta tukemisesta. Lisäksi esimiehille on pidetty puheeksiottamiskoulutusta. Uusien esimiesten koulutuksissa on käyty luennoimassa työhyvinvoinnista. Henkilöstölle on pidetty työhyvinvointitilaisuuksia esimiesten tilauksesta. Työhyvinvointitilaisuuksiin on osallistunut vajaa 500 henkilöä. Osaamisen kehittämisen palvelualueella kehitettiin sähköisiä tuotteita ja otettiin käyttöön sähköinen koulutuskalenteri ja lähiesimiesten verkkokurssi. Kaupunkitasoisesti järjestettiin uusien työntekijöiden ja kesätyöntekijöiden perehdytyskoulutukset sekä viisi esimieskoulutusta. Jetoppisopimuskoulutuksia oli kaksi. Uusina esimieskoulutuksina aloitettiin palvelussuhdekoulutukset. Asiantuntijaluentoja oli kolme. Osaamisen kehittämisen järjestämiin koulutustilaisuuksiin osallistui lähes 2300 osallistujaa, mikä on noin 71 % koko vuoden tavoitteesta. Lisäksi järjestettiin kaupunginvaltuutettujen perehdytykset sekä Sharepoint-Lync - ja Espro -koulutusten koulutussihteeripalvelut. Stipendikukkaron kevään hakuun tuli hakemuksia reilut 250 kpl, joista myönteisen päätöksen sai 243 hakemusta. Rekrytointipalvelut on hoitanut rekrytointitilauksia 1664 kpl (perus-, oppisopimus-, kesätyö-, harjoitteluhakuja jne.). Määrä on n. 8 % (noin 200 hakua) vähemmän kuin vuonna 2012. Vakituisten palkkaaminen on vähentynyt noin 14 %. Rekrytointipalvelut on avustanut 361 haastattelussa ja wopi-työtapa -arviointeja on tehty 238 työntekijälle. Hakemuksia kaupungille on saapunut tähän mennessä 42 514, joista kesätyöpaikkahakemusten osuus on lähes puolet. Hakemuksia on

Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 20.08.2013 Sivu 12 / 35 saapunut kaupungille edellisvuotta enemmän. Uutta rekrytointimarkkinoinnissa oli radiomainoskampanja NRJ & Nostalgia - kanavassa. Kampanjassa korostettiin erityisesti sairaanhoitajien kesätyöpaikkoja. Rekrytointipalvelut otti käyttöönsä chatin asioidessaan työnhakijoiden kanssa, helmikuussa. Uuden rekrytointijärjestelmän hankinta on käynnistynyt. Työterveyspalvelujen johtamisjärjestelmää on kehitetty ja täsmennetty: kokouskäytännöt, palvelupäälliköiden roolien muutokset ja työterveyshoitajien rooli. Acute-potilastietojärjestelmä otettiin käyttöön 1.1. ja e-resepti 1.4. alkaen. Manuaalisia prosesseja sähköistetään neljän projektin avulla. Sairauspoissaoloprosessia on kehitetty eteenpäin ja uusia kuntoutusvalmennuspalvelutuotteita on otettu käyttöön. Sairausvastaanottokäyntejä on ollut 5 389 kpl, työpaikkaselvityksiä 120 kpl ja terveystarkastuksia 2 353 kpl. Lisäksi työkykyarviointeja on ollut 390 kpl. 2. Talous 2.1 Tuotot Liikevaihdon toteuma on 3,8 milj. euroa ja sen ennustetaan hieman alittavan talousarvion. Sisäinen laskutus on tehty heinäkuun loppuun pois lukien työterveyspalvelujen ammattiryhmähintaista tuntilaskutusta kesäheinäkuulta. Espoon kaupungilla on ollut ulkoisessa haussa 8 %:a vähemmän työpaikkoja edellisvuoden vastaavaan ajankohtaan verrattuna ja siksi perusrekrytointien suoritemäärän ennustetaan alittuvan n. 200. Liiketoiminnan muissa tuotoissa on budjetoitu 1,9 milj. euron kela-korvaus, josta tehdään tulojäämäarvio vasta loppuvuodesta ja sen ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. 2.2 Kulut Materiaalien ja palvelujen toteuma on 1,7 milj. euroa ja niiden ennustetaan ylittävän talousarvion 0,4 milj. euroa. Työterveyspalveluissa on ollut alkuvuoden avoinna kaksi omaa virkalääkärivakanssia, joita ei ole saatu täytettyä. Tästä johtuen vuokralääkärikulujen ennustetaan ylittyvän palvelujen ostoissa. Ulkoisten palvelujen ostojen ennustetaan ylittyvän 370 000 euroa ja sisäisten palvelujen ostojen ylittyvän 40 000 euroa. Henkilöstökulujen toteuma on 2,4 milj. euroa ja niiden ennustetaan alittuvan 0,4 milj. euroa. Kahden lääkärivakanssin lisäksi on avoimia vakansseja joiden täyttäminen on siirtynyt keväältä syksyyn. Liiketoiminnan muiden kulujen toteuma on 0,4 milj. euroa ja niiden ennustetaan hieman alittavan talousarvion. 2.3 Tulos Liikelaitoksen tuloksen ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 20.08.2013 Sivu 13 / 35 2.4 Investoinnit Investointien ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. Työterveyspalveluissa on vuoden alusta käyttöönotettu uusi Acute työterveysjärjestelmä ja 1.4. alkaen e-resepti toiminnallisuus. Työterveyden investointirahoista ennustetaan säästyvän n. 35 000 euroa. Uuden rekrytointijärjestelmän määrittely- ja kehitystyö voitaisiin aloittaa v. 2013 puolella työterveydestä säästyvillä investointirahoilla. 3. Henkilöstö Heinäkuun lopun henkilöstömäärä on 84. Alkuvuodesta asti on ollut avoimena joitakin vakansseja mm. kaksi lääkäriä ja erityissuunnittelija Jotkut vakanssit tulevat täytettäväksi vasta syksyllä. Lisäksi meillä on ollut kesätyöntekijä ja kaksi harjoittelijaa sekä yksi henkilö maahanmuuttajarekrytointimallilla. Kunta 10 tulokset on käsitelty kaikilla palvelualueilla ja sovittu jatkotoimenpiteistä. Kehityskeskustelut on pääosin käyty. 4. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Henkilöstöpalveluissa nimettiin seuraavat kolme tavoitetta vuodelle 2013: - Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin - Palvelutuotevalikoima ja hinnoittelu tarkistettu - Asiakasraportointimalli kehitetty ja käytössä Tavoitteissa on edetty suunnitelmien mukaisesti. Asiakasraportointi on käytössä, manuaaliprosessien sähköistämisen suunnitelma on valmis ja se etenee toteutukseen tämän ja ensi vuoden aikana. Liikelaitoksen palvelutuotevalikoima ja hinnoittelu tarkistetaan syksyn aikana. Lisäksi liikelaitoksella on omia pienempiä tavoitteita, joiden toteutumista seurataan systemaattisesti. 5. Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia Tavoite toteutuu Liikelaitoksen tulos on positiivinen Tavoite toteutuu 6. Valtuuston neuvottelukunnan pöytäkirja merkinnät Ei pöytäkirjakirjamerkintöjä Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 56 20.08.2013 Sivu 14 / 35 1031/02.02.02/2013 56 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta 31.7.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Sisko Rantamäki, puh. (09) 816 25742 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Anu Hilpi Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Johtokunta: Johtokunta merkitsi tiedoksi liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013. - Tuloslaskelma - Rahoituslaskelma - Riskiarvioinnit Selostus Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1 Toimintakatsaus Tulos on negatiivinen 1 200 000 euroa, mutta lomakaudesta johtuen rakentamista ja ylläpidon lisätöitä ei ole voitu laskuttaa heinäkuussa, laskuttamatta noin 1 300 000 euroa. Jos laskuttamatta olevat työt huomioidaan, on tulos 100 000 euroa.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 56 20.08.2013 Sivu 15 / 35 Metrolouheen vastaanotosta aiheutuvista lisäkustannuksista, maan vastaanottotoiminnan hiljenemisestä ja talven poikkeuksellisesta lumimäärästä ja veloitusperiaatteiden muutoksesta johtuen 500 000 euron säästötavoite ei toteutune. 1.1 Rakentaminen Kadunrakentamisen ja viherrakentamisen alkuvuoden rakennushankkeet ovat edenneet budjetoidun mukaisella volyymitasolla tilausten mukaisesti. Hankkeet ovat valmistuneet hyvin sovituissa aikatauluissa. Alkuvuonna valmistuneiden kadun- ja viherrakennushankkeiden kustannukset ovat olleet keskimäärin tilausten mukaiset. Rakentamishankkeiden laskutus on jäljessä vuosilomien vuoksi, mutta taloudellisen tuloksen ennustetaan korjaantuvan elokuun aikana positiiviseksi. 1.2 Ylläpito Ylläpitotöitä on tehty vuosisopimuksen ja tilausten mukaisesti. Talvikausi oli runsasluminen ja vaati runsaasti ylitöitä ja ulkopuolisten palvelujen käyttöä. Alkuvuonna lumen poistoa ja siirtoa oli ennakoitua enemmän, minkä vuoksi ylläpidon tulos on jonkin verran miinuksella. Tuloksen ennakoidaan paranevan loppuvuoden aikana. Pohjois-Espoon alueurakka siirtyy EKA:lta yksityiselle urakoitsijalle 1.10.2013 alkaen, jolloin myös tulot pienenevät. Samanaikaisesti EKA ottaa omaan tuotantoon Länsi-Espoosta urakoitsijan ylläpidossa olleita alueita, jotta koko henkilöstön työllisyys voidaan turvata. 1.3 Ympäristöpalvelut Ympäristöpalvelun alkuvuoden toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet on saavutettu. Taloudellinen tilanne vaihtelee yksiköittäin ja töitä on jonkin verran laskuttamatta lomakauden vuoksi. Loppuvuoden aikana taloudellisen tuloksen ennustetaan paranevan edelleen. Maanvastaanotossa on ollut hyvin poikkeuksellinen vuosi. Vastaanottotoiminta on vakiintunut uudelle Takapellon alueelle. Maamassoja on vastaanotettu alkuvuonna ennätyksellinen määrä 609 000 m3 (501 000 m3 v. 2012). Vastaanotetusta määrästä 142 000 m3 on ollut ilmaista välivarastoitavaa Länsimetro Oy:n tunnelilouhetta, joten vertailukelpoinen vastaanottomäärä on 467 000 m3. Maamassatulot ovat pienentyneet viime vuoteen verrattuna. Louheen vastaanotosta ja Kalliosuon jatkeen vara-alueen rakentamisesta aiheutuu lisäksi ylimääräisiä konekustannuksia tälle vuodelle yli 300 000 euroa. Louhetta on tarkoitus hyödyntää myöhempinä vuosina EKA:n omissa rakentamiskohteissa. Louheesta valmistetaan mursketta, jota käyttämällä saadaan säästöjä omien rakentamishankkeiden materiaalikustannuksissa. Maanvastaanoton

Espoon kaupunki Pöytäkirja 56 20.08.2013 Sivu 16 / 35 tämän vuoden tuloksen ennustetaan olevan positiivinen, mutta noin 500 000 edellisvuotta pienempi. 2. Talous 2.1 Tuotot Toimintatuotot olivat 30,6 milj. euroa. Toimintatuottoja on lumenajojen- ja siirtojen osalta jäänyt tilaajalta saamatta n. 500 000. Asiasta käydään elokuun aikana tilaajan kanssa neuvottelut. Maamassat tulot ovat vuoteen 2012 verrattuna pienentyneet. Muutoin tulojen ennustetaan toteutuvan KS:n mukaisesti. 2.2 Toimintamenot olivat 31,7 milj. euroa. Kulujen ennustetaan olevan KS:n mukaiset. 2.3 Tulos oli 1,2 milj. euroa negatiivinen, koska rakennushankkeita ja ylläpidon lisätöitä ei ole kesälomista johtuen laskutettu. Asia korjautuu elokuun laskutuksessa. 2.3 Investoinnit Investointien toteuma on 0,068 milj. euroa. Investointien kokonaisbudjetti v. 2013 on 0,635 milj. euroa. Rakentamiseen on hankittu valssijyrä ja pienkuormaaja yhteensä 48 000, Takapellon tukikohtaa rakennettu 6100 eurolla yhteensä noin 54 100 euroa. Lisäksi aineettomia on investoitu 14 500 euroa. Investointeja on toteutunut 68 000 euroa. Loppuvuoden investointeja ovat mm. pienkoneet kaivantoelementit, ympäristöpalveluiden maanvastaanoton tukikohdan rakentaminen, kaupungin puutarhan kasvihuoneen parantaminen, sähköisen vastaanottojärjestelmän rakentaminen. 3. Henkilöstö Liikelaitoksessamme 31.7 on 383 työntekijää, joista vakituisia on 324 ja määräaikaisia 65. Kunta 10-kyselyn tulokset on käsitelty henkilöstön kanssa työpistekokouksissa. Kyselyn tulosten perusteella esiin nousseet kehitysehdotukset otetaan käsittelyyn syksyn aikana. Liikelaitoksen oma Työhyvinvointi -kysely tehdään syksyn aikana. Kehityskeskustelut henkilöstön kanssa on käyty. Liikelaitoksesta on osallistuttu toimialan yhteisiin prosessiryhmiin. 4. Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 %. Tavoite toteutuu.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 56 20.08.2013 Sivu 17 / 35 Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu. 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Henkilöresurssit ja kalusto optimaalisessa käytössä: Kaluston käyttöasteen mittaukset on aloitettu. Aurausreitit optimoitu GPS seurantatulosten analysointien perusteella Työaikaa on katuylläpidossa hieman aikaistettu Yksityisen kaluston työn tehokkuuden seurannasta tehdyn tutkimuksen tuloksia hyödynnetään parhaillaan uudessa maansiirtokoneiden kilpailutuksessa. Rakentamisen tarjouslaskenta ja projektiseuranta on yhtenäistetty ja systematisoitu: Kustannuslaskentaohjelman käytön koulutukset suoritettu rakentamisessa Ohjelmisto otettu käyttöön Hankkeiden taloutta seurataan säännöllisesti kuukausiraportein ja hankkeista laaditaan hankeselostus aikatauluineen. Mahdolliset haasteet kirjataan ja otetaan huomioon tuotannon suunnittelussa. Tilauskannan seuranta on ajan tasalla: Tilauskantaa seurataan rakentamisen kuukausiraporteissa. Ylläpidossa tilauskanta on sopimuksen mukainen. Lisätöitä seurataan uudella lisätilausjärjestelmällä. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 57 20.08.2013 Sivu 18 / 35 1031/02.02.02/2013 57 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta 31.7.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Päivi Turunen, puh. (09) 816 25062 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Maija Lehtinen Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: Johtokunta merkitsi tiedoksi liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013. - Tuloslaskelma - Rahoituslaskelma - Riskiarviointi Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Kiinteistöpalvelujen toiminnan riskikartoitus toteutettiin liikelaitoksen johdon ja konsernihallinnon riskipäällikön yhteistyöllä kevään aikana. Liikelaitoksen riskiprofiilissa on yhteensä 37 riskiä, joista 17 on hallinnoitu toimivalla tavalla, 16 on hallittu kohtalaisesti ja neljän riskin hallintakeinot eivät ole riittävät. Työ toiminnan riskien tunnistamiseksi, hallinnoimiseksi ja ennakoimiseksi jatkuu.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 57 20.08.2013 Sivu 19 / 35 Toimialojen kanssa on pidetty useita pieniä kehityskokouksia eri ajankohtaisten aihealueiden ympäriltä ja toimintaa on kehitetty saatujen palautteiden mukaan. Erityisesti on keskitytty uuteen Apuvälinekorjauspalvelut yksikön palvelujen kehittämiseen yhteistyössä Sosiaali -ja terveystoimen kanssa Puolarmetsässä ja Aurorakodissa. Tilakeskus-liikelaitoksen kanssa on pidetty kuusi seurantakokousta ja yksi yhteinen kehittämispäivä, jossa käsiteltiin kiinteistöjen kunnossapidon ja kiinteistönhoidon toimintaa ja liikelaitosten yhteistyön muotoja. Kiinteistönhoidossa valmistaudutaan Tilakeskuksen hankkiman Ryhtihuoltokirjan käyttöönottoon syksyllä. Liikelaitoksen kehityskokous eri toimialojen kanssa pidettiin 12.6. Kehityskokouksista saadun palautteen perusteella toimialat ovat olleet kohtalaisen tyytyväisiä liikelaitoksen palvelujen ja toiminnan suuntaan ja saamiinsa palveluihin. Kehityskokouksessa nousi esiin erityisesti kehittämiskohteiksi käyttäjäpalvelujen laskutuksen yksinkertaistaminen ja tiedottamisen parantaminen. Palvelusopimukset asiakkaiden kanssa on päivitetty vuoden alussa. Kunnossapidon korjausten tiedottamista on parannettu kevään aikana uuden viestintästrategian mukaisesti. Liikelaitoksen kunnossapidossa on ottanut käyttöön korjausten infotiedotteet ja suuremmissa korjauksissa työmaakyltit. Siivouspalveluissa toimistosiivouksen ja terveyskeskusten siivouksen mitoitusta on päivitetty. Toimistotiloissa käyttöön otettu 2Team -malli on lisännyt siivouksen tehokkuutta ja parantanut laatua. Puolarmetsän ja Aurorakodin sisäiset huoltokuljetukset siirtyivät liikelaitoksen palvelutuotteeksi 1.4 alkaen. Huoltokuljetusten palvelukuvaukset on päivitetty ja toimintaa kehitetään Sosiaali- ja terveystoimen Puolarmetsän ja Aurorakodin henkilöstön sekä Espoo Cateringin kanssa. 2. Talous Talouden seuranta, raportointi ja ennustaminen on parantunut merkittävästi vuoden ensimmäisellä puoliskolla liikelaitoksen oman controllerin aloitettua työnsä. Kaikki palvelut laskutetaan kuukausittain sopimuksiin tai tilauksiin perustuen. Yleiskulua on laskutettu Tilakeskus - liikelaitokselta 1,9 milj. euroa. Harmaan talouden torjuntamalli on käytössä. 2.1 Tuotot Toiminnan tuotot ovat 32,2 milj. euroa. Tulojen arvioidaan nousevan 2,1 milj. euroa, johtuen uusista tilauksista. Palveluverkkorahoilla tehtävistä muutostöistä tuotot kasvavat 1,0 milj. euroa ja käyttäjäpalveluista 0,8 milj. euroa sekä ulkoisista tuloista 0,3 milj. euroa budjetoitiin nähden. 2.2 Kulut

Espoon kaupunki Pöytäkirja 57 20.08.2013 Sivu 20 / 35 Toiminnan kulut ovat 31,6 milj. euroa. Kulujen ennustetaan ylittävän budjetin 1,3 milj.eurolla. Henkilöstömenojen ennustetaan alittuvan 0,7 milj. euroa. Palvelujen ostoissa ylitys on 1,4 milj. euroa, aineissa ja tarvikkeissa ylitys on 0,4 milj. euroa sekä vuokrissa 0,2 milj. euroa. 2.3 Tulos Tilikauden tuloksen arvioidaan ylittyvän 0,8 milj.euroa. Siivouspalvelut ylittää tulostavoitteen ja muissa yksiköissä tulos on budjetin mukainen. 2.4 Investoinnit Koki -tietopalvelun kehittämiseen on investoitu 17 000 euroa. 3. Henkilöstö Espoo Logistiikasta siirtyi Puolarmetsän ja Aurorakodin huoltokuljetukset yksikön 9 työntekijää liikelaitokseemme 1.4. Huoltokuljetukset liitettiin Sähkötekniset kunnossapitotyöt palveluyksikön Apuvälinekorjauspalvelut yksikköön. Liikelaitoksessamme 31.7 oli 646 työntekijää, joista 619 on vakituisia ja 22 määräaikaisia. Naisia on yhteensä 338 ja miehiä 308. Työntekijät palveluyksiköittäin jakautuvat seuraavasti, tuotannon tuki 14, siivouspalvelut 338, kiinteistönhoitopalvelut 111, aula- ja turvallisuuspalvelut 90 sekä rakennustekniset, sähkötekniset ja LVIA tekniset kunnossapitotyöt 91, joista tuntipalkkaisia on 44. Oppisopimusoppilaita on kaksitoista, joista seitsemän kiinteistönhoidossa, kaksi siivouspalveluissa, yksi kunnossapidossa ja kaksi aula-ja turvallisuuspalveluissa. Työllistettäviä yhteensä 5. Kunta10 -kyselyn tulokset on käsitelty henkilöstön kanssa työpistekokouksissa. Kyselyn tulosten perusteella esiin nousseet kehitysehdotukset otetaan käsittelyyn syksyn aikana. Kehityskeskustelut henkilöstön kanssa on käyty. Henkilöstön koulutukseen on panostettu. Ensiapu, tulityö ja työturvallisuuskoulutuksia on järjestetty liikelaitoksessa keskitetysti kaikille työntekijöille. Kiinteistönhoitajat ovat jatkaneet talotekniikkakoulutuksessa ja heille on järjestetty myös kalustonajokoulutusta yhteistyössä Espoo Logistiikan ja Omnian kanssa. Esimiehet ovat osallistuneet kaupungin johtamiskoulutukseen ja liikelaitoksesta on osallistuttu toimialan yhteisiin prosessiryhmiin.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 57 20.08.2013 Sivu 21 / 35 4. Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutuu. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu. 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Kohteessa palvelevat henkilöt toimivat yhteisvastuullisesti. Tavoitteena on käyttäjien arjen helpottaminen ja liikelaitoksen eri palveluyksiköiden työntekijöiden ja esimiesten yhteistyön joustava sujuminen kohteissa. Ensimmäisessä vaiheessa kehittämisen kohteiksi on valittu Sivistystoimen isoimmat, yli 400 oppilaan, yläasteet ja lukiot sekä Sosiaali- ja terveystoimen käytössä olevat Puolarmetsän sairaala ja Aurorakoti. Myös Kalajärven monitoimitalo, joka on useiden toimialojen käyttössä, valittiin kohteeksi. Näissä kaikissa pilottikohteissa on liikelaitoksen toimijoina vahtimestari, laitoshuoltaja ja kiinteistönhoitaja. Puolarmetsässä ja Aurorakodissa näiden lisäksi vielä liikelaitoksen huoltomies ja apuvälinekorjaaja. Tavoitteen eteenpäin vieminen aloitettiin keväällä pidetyillä kohdekokouksilla. Esimiesvastuu jaetaan kohteittain ja työntekijöiden yhteistyötä hiotaan niin, että toiminta on sujuvaa, tunnetaan toisten vastuualueet ja annetaan toisille apua ongelmatilanteissa. Tavoitteen loppuvaiheen toteutuksessa myös käyttäjät otetaan mukaan kehittämiskokouksiin. Tavoite on aikataulussa. Laskutusmenettely toimii Liikelaitoksen laskutus perustuu sopimusten mukaiseen kuukausilaskutukseen ja erillisten tilausten perusteella tehtävään käyttäjäpalvelujen laskutukseen. Kuukausilaskutus on ajan tasalla. Käyttäjäpalvelujen laskutus tehdään kun työ on valmistunut ja sen on tilaaja hyväksynyt. Laskutus tehdään kokonaan manuaalisena. Liikelaitos osallistuu Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen kanssa Teknisen ja ympäristötoimen rahoittaman ja kilpailuttaman tuotannonohjausjärjestelmän hankintaprosessiin. Tuotannonohjausjärjestelmä on parhaillaan kilpailutettavana ja päätöksen hankinnasta tekee Tekninen ja ympäristötoimi syksyn aikana. Liikelaitos tulee käyttämään järjestelmää tilaajan vaatimalla tavalla. Tuotannossa käytössä yhteiset toimintamallit Eri palveluyksiköiden toimintamallien yhtenäistäminen aloitetaan Tilakeskuksen toimitilakäsikirjan päivityksen yhteydessä. Tavoitteena on luoda toimintamallit, jotka otetaan käyttöön kaikissa palveluyksiköissä.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 57 20.08.2013 Sivu 22 / 35 Tällä saadaan toimintaan sujuvuutta, yhtenäisyyttä ja tehokkuutta. Tavoite on aikataulussa. 6. Valtuuston neuvottelukunnan pöytäkirjan merkinnät Ei pöytäkirjamerkintöjä. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 58 20.08.2013 Sivu 23 / 35 1031/02.02.02/2013 58 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta 31.7.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Jarkko Mikkonen, puh. (09) 816 54203 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Kari Sirviö Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: Johtokunta merkitsi tiedoksi liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013. - Tuloslaskelma - Rahoituslaskelma - Riskiarviointi Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Asiakkaat Toimialojen kanssa käytiin toukokuussa kehyskokoukset. Kehyskokouksista saadun palautteen perusteella toimialat ovat olleet tyytyväisiä liikelaitoksen palveluyksiköiden tuottamiin palveluihin. Palvelusopimukset asiakkaiden kanssa on päivitetty.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 58 20.08.2013 Sivu 24 / 35 Kuljetus- ja varastopalvelut -palveluyksikkö on tehostanut asiakkaille tiedottamista. 1.2 Palvelut Kuljetus- ja varastopalveluista on siirtynyt 1.4.2013 alkaen Puolarmetsän sairaalan ja Aurorakodin sisäiset kuljetukset Espoo Kiinteistöpalvelut - liikelaitokseen sekä lisäksi 1.5.2013 alkaen ei-kiireellinen potilaskuljetus HUS-Logistiikkaan. Kuljetus- ja varastopalveluissa sekä postipalveluissa suoritteiden määrä/henkilömäärä on kasvanut. Muiden palveluyksiköiden osalta suoritemäärät ovat pysyneet pääosin samansuuruisina kuin vuonna 2012. Mankkaan toimipisteessä sijaitsevan sähköautojen pikalatauspisteen toiminta on saatu palvelemaan myös julkista käyttöä. 2. Talous 2.1 Tuotot Liikevaihdon toteuma on 9,5 milj. euroa. Alkuvuoden toteuman perusteella liikevaihdon arvioidaan alittavan talousarvion 0,4 milj. euroa johtuen volyymikasvun pienenemisestä. Liiketoiminnan muut tuotot eivät jakaannu tasaisesti kuukausittain vaan ne muodostuvat sen mukaisesti, miten poistetun irtaimiston myynnit vuoden aikana tapahtuvat. 2.2 Kulut Materiaalien ja palvelujen toteuma on 5,5 milj. euroa ja sen arvioidaan alkuvuoden toteuman perusteella alittavan talousarvion 0,5 milj. euroa. Aineiden ja tarvikkeiden arvioidaan alittavan talousarvion 0,4 milj. euroa johtuen raaka-aineiden hintojen alenemisesta ja palvelujen ostojen vähenemisestä 0,1 milj. euroa. Liiketoiminnan muiden kulujen arvioidaan ylittävän talousarvion 0,1 milj. euroa johtuen ajoneuvokaluston vakuutusmaksujen kasvusta. 2.3 Tulos Tilikauden tuloksen arvioidaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. Tuloksen ennusteessa ei ole huomioitu Kuljetus- ja varastopalveluihin mahdollisesti osittain loppuvuoden aikana siirtyviä henkilökuljetuksia sosiaali- ja terveystoimesta sekä sivistystoimesta. 2.4 Investoinnit Investointien arvioidaan toteutuvan budjetin mukaisesti.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 58 20.08.2013 Sivu 25 / 35 Auto- ja konepalvelut -palveluyksikkö on määritellyt hankinnoissa noudatettavat investointiperiaatteet. Harmaan talouden torjuntamalli on käytössä. Hankinnoissa on huomioitu kestävän kehityksen periaatteet. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä oli vuoden alussa 72 henkilöä. Tilanteessa 31.7.2013 henkilöstömäärä oli 47 henkilöä. Henkilöstömäärän väheneminen johtuu suurelta osin Kuljetus- ja varastopalvelut -palveluyksikön toiminnan uudelleenorganisoinnista, jossa Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitokseen siirtyi yhdeksän työntekijää. Lisäksi Kuljetus- ja varastopalveluista on siirtynyt kahdeksan työntekijää HUS-Logistiikkaan. Alkuvuoden aikana eläkkeelle on jäänyt 3 henkilöä eikä heidän tilalle samoihin tehtäviin ole palkattu uusia henkilöitä. Kunta10 -kyselyn tulokset on käsitelty henkilöstön kanssa ja kyselystä esille nousseet aiheet on tiedostettu. Kyselystä esille nousseet kehitysehdotukset on käsitelty työpistekokouksissa. Kehityskeskustelut henkilöstön kanssa on käyty. Henkilöstön osaamisen kehittämiseen on panostettu. Esimiehet ovat osallistuneet kaupungin johtamiskoulutukseen. Toiminnassa huomioidut riskit on kartoitettu yhdessä henkilöstön kanssa. Liikelaitoksesta on osallistuttu toimialan yhteisiin prosessiryhmiin. Vuoden alusta toimialalla aloitettiin controller -toiminta kaikissa liikelaitoksissa. Toiminnalla tavoitellaan hyvää talouden analysointia, ennustamista sekä tukea johdon päätöksentekoon. 4. Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutuu. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu. 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Investointien hallinta Investointisuunnitelma vuodelle 2014 on tehty sekä investointiperiaatteet on määritelty. Varastopalvelujen uusi toimintamalli on laadittu ja hyväksytetty Toimintamalli on hyväksytty kaupungin johtoryhmässä. Kilpailutukset ja hankintapäätös toteutuu syksyn aikana. Henkilökuljetusten haltuunotto hallitusti

Espoon kaupunki Pöytäkirja 58 20.08.2013 Sivu 26 / 35 Projektisuunnitelma on hyväksytty. Kilpailutukset ja hankintapäätökset on tehty. Muita liikelaitoksen tavoitteita: Työhyvinvointi pysyy vähintään vuoden 2012 tasolla. Tyhymatriisin lukuarvo saadaan vuoden 2014 alussa. Osaamisperustainen henkilöstösuunnittelun malli on käytössä kaikissa palveluyksiköissä ja suunnitelma tukee palvelujen järjestämistä. Palveluyksiköissä osaamisen kartoitukset on tehty kehityskeskustelujen yhteydessä. Kokonaisvaltaisen työhyvinvoinnin ohjelma on käynnissä. Espoo Logistiikka -liikelaitos osallistuu toimialan kokonaisvaltaisen työhyvinvoinnin kehittämisohjelmaan. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 59 20.08.2013 Sivu 27 / 35 59 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta 31.7.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Seija Rupponen, puh. (09) 816 24050 etunimi.sukunimi@espoo.fi 1031/02.02.02/2013 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Petteri Mussalo Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013 tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: Johtokunta merkitsi tiedoksi liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa 31.7.2013. - Tuloslaskelma - Rahoituslaskelma - Riskiarviointi Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Talouspalvelut liikelaitos aloitti toimintansa 1.1.2013. Kehityskokous asiakkaiden kanssa toteutettiin alkuvuodesta hieman edellisvuodesta poikkeavalla tavalla. Kokouksen antia on jatkotyöstetty eri palvelualueilla ja useissa prosessikohdissa on saavutettu merkittäviä parannuksia. Liikelaitoksen työntekijöitä on kannustettu ideoimaan parempia palveluprosesseja ja työvaiheiden parannuksia. Työtehtävien uudelleenjärjestelyt ovat edenneet hyvin ja lähes kaikissa tehtävissä on siirrytty tiimityöskentelyyn jolla on saatu varmistettua tehtävien häiriötöntä

Espoon kaupunki Pöytäkirja 59 20.08.2013 Sivu 28 / 35 etenemistä varsin onnistuneesti. Työntekijät ovat enimmäkseen suhtautuneet positiivisesti tehtäväalueittensa laajennuksiin, sillä samalla se on tarkoittanut työruuhkien tasoittumista useammalle tekijälle sekä sitä, ettei työntekijän poissaolojen aikana työt kasaudu samalla tavalla kuin ennen. Tiimityöskentely on jouduttanut palveluprosessien sekä työtapojen kehittämistä. Myös työyhteisön kokonaisosaaminen palvelualueeltamme on kasvanut. Palkanlaskennassa on otettu loppukevään aikana käyttöön sähköinen palkka-ajon tarkastus. Tämä nopeuttaa palkka-ajojen tarkastamista sekä poistaa tältä osin paperitulosteiden arkistoinnin. Kansaneläkelaitoksen esara asiointijärjestelmän vaatimien muutosten tekeminen palkanlaskentajärjestelmäämme on edennyt suunnitelmien mukaisesti ja se tullaan ottamaan käyttöön hyvissä ajoin ennen vuoden vaihteen määräaikaa. Luottamushenkilöiden palkkioiden käsittelyprosessiin tehtiin muutoksia vuoden vaihteessa ja se aiheutti palkanlaskennassa merkittäviä hankaluuksia joka viivästytti luottamushenkilöiden palkkioiden maksatusta. Kokousjärjestelmän muutosten vaikutuksia palkkioiden maksatukseen ei selvitetty riittävästi eikä järjestelmän suunnittelussa oltu otettu riittävästi huomioon palkkioiden maksatuksen tarvitsemien tietojen saatavuutta. Tilanne saatiin kevään kuluessa hallintaan, mutta läheskään kaikkia kokousjärjestelmän kehittämisessä suunniteltuja hyötyjä ei tulla saamaan käyttöön. Ostolaskujen käsittelyssä on tehty suurehkoja muutoksia tietojärjestelmiin liittyen. Espoo Catering liikelaitos on ottanut käyttöön Aromi-järjestelmän jonka kautta tehtyjen tilausten ostolaskujen käsittely helpottuu huomattavasti. Aromi-järjestelmällä tehdyistä tilauksista Espoon kaupungille saapuvat ostolaskut kohdistuvat suoraan ostotilauksiin eikä erillistä tiliöintiä, tarkastusta ja hyväksyntää ostolaskulle tarvita vaan kyseiset ostolaskut siirtyvät suoraan reskontrassa odottamaan maksatusta (edellyttäen, että ostolaskun ja ostotilauksen tiedot täsmäävät toisiinsa). Laskujen kohdistumisessa on ollut suuria hankaluuksia, mutta tilanne on saatu hallintaan. Järjestelmän uskotaan olevan täydessä käyttökunnossaan ennen vuoden vaihdetta. Tällä hetkellä Espoo Catering liikelaitoksen ostolaskuista 46,5 % kohdistuu sähköiseen tilaukseen. Espoo Talouspalvelut liikelaitoksen käsittelemistä koko kaupungin ostolaskuista kohdistuu sähköiseen tilaukseen tällä hetkellä 13 %. Vastaava luku koko kaupungin osalta on ollut edellisinä kolmena vuonna 2,4 % (2012), 2,5 % (2011) ja 2,8 % (2010). Toinen merkittävä tietojärjestelmän kehitystyötä vaatinut prosessimuutos ostolaskujen palvelualueella koskee ns. tietosuojalaskujen (ostolaskuja mitkä sisältävät henkilötietolain tms. lainsäädännön mukaan salassa pidettäviä tietoja) käsittelyä. Kehitystyön tuloksena myös tietosuojalaskut (vuodessa noin 35.000 kappaletta) voidaan nyt ottaa vastaan kaupungin järjestelmään sähköisesti eikä tietoja tarvitse enää poistaa laskuilta manuaalisesti. Tietosuojalaskut merkitään esikirjauksessa tietosuojalaskuiksi ja laskun kuva salataan, jolloin laskua pääsee katsomaan vain henkilöt, joille siihen on erikseen annettu oikeus.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 59 20.08.2013 Sivu 29 / 35 Kirjanpidon ja myyntilaskujen palvelualueen työt keskittyivät vuoden alussa pitkälti tilinpäätöksen tekemiseen. Myyntilaskujen osalta on käyty eri laskutusprosesseja läpi ja yhtenäistetty laskutusrutiineja sekä kehitetty mm. laskutustoimeksianto-lomakkeistoa yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Perintätoiminnan kilpailutus valmisteltiin ja toteutettiin Uusi perintäsopimus solmittaneen syksyn aikana. Hankintapalveluiden johtaja aloitti tammikuussa. Hänen johdollaan hankintatoimen toimintamallia on uudistettu merkittävästi ja hankintapalveluiden resursointia on saatu muutenkin vahvistettua. Hankintapalvelujen organisaatiota on muutettu tukemaan uutta hankintakategoriamallia. Kilpailutuksia on suunniteltu entistä vahvemmin yhdessä asiakkaiden kanssa tavoitteena aiempaa edullisemmat ja laadullisesti korkeatasoisemmat hankinnat. Hankintapalveluiden henkilöstö on erittäin sitoutunut muutoksiin, mikä näkyy esimerkiksi sairauspoissaolojen selvänä vähenemisenä alkuvuoden osalta (3,4% --> 1,7%). 2. Talous Liikelaitoksen tuotot ja kulut ovat toteutuneet varsin hyvin talousarvion mukaisina eikä suuria poikkeamia odoteta myöskään loppuvuoden osalta. 2.1 Tuotot Liikevaihto on toteutunut alkuvuoden osalta hieman talousarviota suurempana (toteuma 5,51 M, talousarvio 5,47M ) ja vuoden liikevaihdon arvioidaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. Kirjanpito ja myyntilaskut palvelualueen liikevaihto on toteutunut selvästi talousarviota pienempänä ja vastaavasti kaikkien muiden palvelualueiden liikevaihdot ovat toteutuneet hieman talousarviota suurempina. Erot johtuvat lähes poikkeuksetta budjetoinnin epätarkkuudesta, sillä budjetointia tehtäessä meillä ei ollut käytettävissä kovin tarkkoja volyymitietoja. Ostolaskut palvelualueella liikevaihdon ylityksestä osa johtuu Espoo Catering liikelaitoksen Aromi-järjestelmän käyttöönoton aiheuttamasta lisätyöstä. Järjestelmän aiheuttamat hankaluudet ovat suurelta osin jo ratkaistu ja loppuvuoden osalta Espoo Catering liikelaitokselta ostolaskujen käsittelystä tultaneen laskuttamaan vastaavasti talousarviota vähemmän. 2.2 Kulut Toimintakulut ovat alkuvuoden osalta toteutuneet talousarvion mukaisesti. Henkilöstökulut ovat toteutuneet hieman talousarviota suurempina (3,80 M vs. 3,74 M ). Ylitys muodostuu lomarahojen kirjautumisesta heinäkuulle (talousarviossa jaettu tasaisesti joka kuukaudelle). Myös Varhe-maksut sekä Eläkemenoperusteinen eläkemaksu ovat selvästi yli talousarvion. Nämä eläkemaksujen ylitykset tullaan korjaamaan kirjanpidossa ennen vuoden päättymistä (kirjausvirhe). Eläkemaksujen ylitys on suuruudeltaan noin 25.000 euroa. Varsinaiset kuukausipalkat on toteutunut talousarviota pienempänä. Ero johtuu lähinnä korvausrekrytointien yhteydessä tulleista vakanssien täyttöviiveistä.