1 TARJOUSPYYNTÖ SÄHKÖINEN PÄIVÄHOITOASIOINTI Hankintayksikkö ja lisätiedot Pälkäneen kunnan varhaiskasvatus pyytää tarjoustanne sähköisestä päivähoitoasioinnista, johon sisältyy päiväkotien, perhepäivähoidon ja ryhmäperhepäivähoidon työntekijöiden työvuorojen suunnittelu ja seuranta, yhteys palkanlaskentaohjelmaan ja laskutukseen sekä lasten hoitoaikojen sähköinen suunnittelu, läsnäolo- ja poissaolotiedot. Sähköisen järjestelmän tulee mahdollistaa myös tuntiperusteinen laskutus. Ohjelmaan tulee voida tallentaa tiedot esim. lapsen huoltajista, varahakijoista ja allergioista. Tarjouksen tulee sisältää myös käyttöönotto, ylläpito, tietojen migraatio nykyisestä järjestelmästä (Pro Consona) ja koulutus. Tarjouksesta tulee käydä ilmi kaikki tilaajalle aiheutuvat kustannukset. Sopimuskausi alkaa niin pian kuin mahdollista ja on voimassa kiinteänä kolme (3) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankinnan kohde Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 13.4.2015 sähköpostitse osoitteella juha.forsman@palkane.fi tai harri.pinola@palkane.fi Sähköpostin otsakkeena tulee olla lisätietoja. Vastaukset on luettavissa 17.4.2015 mennessä internetsivulla www.palkane.fi/ajankohtaista Vain kirjalliset annetut vastaukset tiedusteluihin ovat tilaajia sitovia. Pälkäneen kunta Keskustie 1 36600 Pälkäne Yhteyshenkilö: Varhaiskasvatuksen päällikkö Juha Forsman p. 0400 830221 tai Tietohallintopäällikkö Harri Pinola p. 0401821112 Hankinta koskee Pälkäneen kunnan varhaiskasvatuksen käyttöön tulevaa päivähoidon sähköistä asiointia, sen käyttöönottoa, ylläpitoa ja koulutusta. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo kolmelta vuodelta ylittää kansallisen kynnysarvon. Tarjouksen sisältö Hankinnan kuvaus (vaatimusmäärittelyt) löytyy liitteestä 1. Tarjous tulee tehdä tarjouslomakkeella (liite 2 ja 3).
2 Hankinnan sopimuskausi Sopimuskausi on kolme vuotta hankintasopimuksen tekopäivästä, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ostajan puolelta kuuden (6kk) irtisanomisajalla ja tarjoajan puolelta vuoden (12 kk) irtisanomisajalla. Palvelusopimus tehdään niin pian kuin mahdollista. Osatarjoukset Alihankinta Hankintamenettely ja aikataulu Tarjousta ei voi antaa osatarjouksena. Tarjousta ei voi toimittaa alihankintana. Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinta ei ylitä EUkynnysarvoa. Hankintailmoitus on ilmoitettu HILMA ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi Tarjoukset tulee jättää 30.4.2015 mennessä. Tarjouksen tekijän tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, mihin päätös toimitetaan. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (L348/2007). Tarjoukset käsitellään aikataulussa, joka mahdollistaa palvelun käyttöönoton mahdollisimman nopeasti. Hankinnassa noudatetaan IT- hankintojen sopimusehtoja (JIT 2007 PAL- VELUT). Tarjoajan kelpoisuus Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tilaajavastuulakia sovelletaan tilaajaan: 1. joka käyttää vuokrattua työntekijää, tai 2. jonka työtiloissa tai työkohteessa työskentelee työntekijä, joka on tilaajan kanssa sopimuksen tehneen työnantajan palveluksessa ja jonka työtehtävät liittyvät tilaajan toiminnassa tavanomaisesti suoritettaviin työtehtäviin tai tilaajan tavanomaiseen toimintaan liittyviin kuljetuksiin. Tilaajavastuulain piiriin eivät kuulu alle 7500 arvoiset alihankintasopimukset tai enintään 10 työpäivän vuokratyön käyttöä koskevat sopimukset. Mikäli tilaajavastuulaki tulee noudatettavaksi hankinnassa, seuraavat tilaajavastuulain mukaiset selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia: - verovelkatodistus - ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuden täyttämisestä - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta
3 - selvitys, mitä työehtosopimusta hankinnan kohteena olevan työn toteuttamisessa sovelletaan Vaihtoehtoisesti tarjoaja voi ilmoittaa tarjouksessaan, että tarjoajan tilaajavastuulain mukaiset tiedot ovat saatavissa Tilaajavastuu.fi/Luotettava Kumppani palvelusta. Hankinnan vaatimukset Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Liitteessä 1 on esitetty tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät vaatimukset sekä tarjouksen ehdottomat vaatimukset. Tämä lomake liitteineen tulee täyttää tarjouksen liitteenä. Toimitusaika Toimitus tulee tehdä viimeistään marraskuun 2015 loppuun mennessä. Sopimussakko toimituksen myöhästymisestä 5 % jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun määräpäivän 10 viikkoon asti. Tarjous tulee antaa tarjouslomakkeilla (liite 2 ja 3) + liite 1 Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan tulee noudattaa julkisten hankintojen IT- hankintojen sopimusehtoja, JIT 2007 PALVELUT. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Jos tarjouksentekijä on toiminut tarjousmenettelyssä vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti, hylätään tarjous. Tarjous hylätään, jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, että hankintaa ei myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Tarjoukset voidaan hylätä myös, mikäli tarjousten hintataso on liian korkea tai olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksen mukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitellyllä tavalla.
4 Hankinnan valintaperusteet Toimittajan tarjoamien tukipalveluiden (esim. käytönaikainen asiakastuki), palvelutasot ja hinnat tulee eritellä tarjouksessa. Määräajassa jätetyistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta arvioitaessa käytetään seuraavia valintaperusteita: 1. Kokonaishinta 70 % Edullisin tarjous saa 70 pistettä. Laskentakaava: (halvin hinta/vertailtava hinta) x 70 pistettä Hinta lasketaan ohjelman, sen käyttöönoton, koulutuksen ja 36 kk ylläpitokustannusten yhteenlaskettuna kokonaissummana. 2. Toiminnalliset ominaisuudet 30 % Eniten pisteitä saanut tarjous saa 30 pistettä ja muut seuraavan laskukaavan mukaan: Laskentakaava: (x määrän pisteitä saanut tarjous/ parhaat pisteet saanut tarjous) x 30 Liitteistä 2 ja 3 löytyvät tarkemmat kuvaukset kokonaishinnan laskemisesta ja toiminnallisten ominaisuuksien valintaperusteista. Asiakirjojen julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Tarjous on pyrittävä tekemään siten, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, pyydetään ne ilmoittamaan erillisinä liitteinä. Hinnat Hinnat tulee esittää verottomina kokonaishintoina tarjouslomakkeessa edellytetyllä tavalla. Hinnat ovat kiinteät 36 kk. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan hinnankorotusperuste sopimuskauden jälkeen. Laskutus ja maksuehto 14 pv. Netto, laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. Kummallakin osapuolella on oikeus ja velvollisuus tarkastaa laskujen oikeellisuus. Toimittajalla ei ole oikeutta periä laskutuslisää. Hankintapäätös, hankintasopimus ja sopimuksen irtisanominen Hankintapäätöksestä tehdään kirjallinen sopimus, joka astuu voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimuksessa noudatetaan JIT 2007 PALVE- LUT ehtoja.
5 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetun ilmoitetusta viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjouksen käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan kelpoisuuden arvioiminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto. 6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen soveltamisessa noudatetaan asiakirjojen pätevyysjärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Hankintapäätös 4. Julkisen hallinnon IT hankintojen sopimusehdot (JIT 2007 palvelut) 5. Palveluntuottajaksi valitun tarjoajan tarjous liitteineen Tarjousten jättöaika ja paikka Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee laatia suomen kielellä ja toimittaa suljetussa kuoressa merkinnällä Tarjous, varhaiskasvatuksen mobiili 30.4.2015 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Pälkäneen kunta Kirjaamo Keskustie 1 36600 Pälkäne Juha Forsman Varhaiskasvatuksen päällikkö LIITTEET Liite 1 Tarjouspyyntöön liittyvät vähimmäisvaatimukset Liite 2 Vertailukriteerit ja pisteytys Liite 3 Tarjouslomake