TARJOUSPYYNTÖ VARHAISKASVATUKSEN TOIMINNANOHJAUSJÄRJETELMÄSTÄ

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ VARHAISKASVATUKSEN TOIMINNANOHJAUSJÄRJETELMÄSTÄ Ruokolahden kunta pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä. Hankinnan kohde Hankinta koskee Ruokolahden kunnan käyttöön tulevaa varhaiskasvatuksen tietojärjestelmää, sen käyttöönottoa, koulutusta, ylläpitoa ja tukea. Ruokolahden kunnassa on käytössä Pro Consona-ohjelmisto, johon tarjottu ohjelmisto tulee olla liitettävissä tai se voi korvata kokonaan Pro Consonaohjelmiston. Järjestelmän avulla päivähoidon hallinnon on voitava tehdä mm. sijoitusja maksupäätökset, laskutus (lasten läsnäolojen perusteella syntyvien laskutustietojen hyväksyntä ja siirto laskutusjärjestelmään), perhepäivähoitajien kulukorvausten hyväksyntä ja siirto palkanmaksuun. Järjestelmän on mahdollistettava tuntiperusteinen laskutus. Päiväkodissa käytettäviä sovelluksen ominaisuuksia on ainakin työvuorojen suunnittelu vanhempien tekemien hoitoaikavarausten perusteella, ruokatilaukset hoitoaikavarausten perusteella, erilaiset koonnit ja raportit sekä yhteydenpito vanhempiin (viestit, lupakyselyt, ilmoitustaulut, jne.). Järjestelmään tulee voida tallentaa tiedot esim. perheistä, lapsen huoltajista, varahakijoista ja allergioista. Vanhemmille tarjottavassa sähköisessä palvelussa on vanhempien voitava tehdä hoitoaikavaraukset. He voivat myös seurata reaaliajassa toteumia ja toteumien suhdetta sovittuun hoidon tarpeeseen. Lisäksi vanhempien palvelussa on viestintä päiväkotiin. Päiväkodin mobiilisovelluksessa nähdään tiedot hoitoon tulevista lapsista sekä suunnitelluista tuloajoista ja läsnäolotiedot. Myös työntekijöiden suunnitellut työajat näkyvät mobiilisovellukessa. Vanhemmilta tulleet viestit näkyvät myös mobiilisovelluksessa. Järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu liitteessä 2. Kaikki vaatimukset ovat pakollisia. Tarjoja merkitsee rastilla (x), mitkä vaatimukset toteutuvat tarjotussa järjestelmässä Toimintaympäristö Kunnassa toimii n. 130 lapsen päiväkoti, jossa henkilökuntaa on n. 30. Päiväkodissa toimii seitsemän lapsiryhmää. Lisäksi esiopetusta järjestetään päiväkodin lisäksi kolmessa erillisessä yksikössä. Kunnan perhepäivähoitajia ei liitetä palvelun piiriin muutoin kuin kulukorvausten maksatuksen osalta. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee sisältää asennukset, liittymät, käyttöönotto, koulutus, ylläpito ja tuki sekä tarvittavien tietojen migraatio nykyisestä järjestelmästä, jollei liittymää ole saatavilla. Järjestelmä hankitaan toimittajalta pilvipalveluna. Tarjouksessa tulee käydä ilmi vuotuiset maksut.

2 Hankinnan sopimuskausi Sopimuskausi on kolme (3) vuotta hankintasopimuksen tekopäivästä, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ostajan puolelta kuuden (6kk) irtisanomisajalla ja tarjoajan puolelta vuoden (12 kk) irtisanomisajalla. Palvelusopimus tehdään niin pian kuin mahdollista. Osatarjoukset Alihankinta Hankintamenettely ja aikataulu Tarjousta ei voi antaa osatarjouksena. Tarjousta ei voi toimittaa alihankintana. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo kolmelta vuodelta alittaa kansallisen kynnysarvon. Hankintamuotona käytetään rajoitettua menettelyä. Hankintayksikkö ja lisätiedot Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee laatia suomen kielellä ja palauttaa sähköpostilla otsikolla varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä klo mennessä osoitteeseen kirjaamo@ruokolahti.fi. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (L348/2007). Tarjoukset käsitellään aikataulussa, joka mahdollistaa palvelun käyttöönoton mahdollisimman nopeasti. Hankinnassa noudatetaan IT- hankintojen sopimusehtoja. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteella Matti.Backman@ruokolahti.fi tai Anna.Lankinen@ruokolahti.fi. Sähköpostin aihe-kentässä tulee olla Lisätietopyyntö: varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä Vain kirjalliset annetut vastaukset tiedusteluihin ovat tilaajaa sitovia. Ruokolahden kunta Virastotie 3, Ruokolahti Yhteyshenkilöt: Tieto- ja viestintätekniikkapäällikkö Matti Backman tai Varhaiskasvatuspäällikkö Anna Lankinen

3 Hankinnan vaatimukset Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Liitteessä 1 on esitetty tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät vaatimukset sekä tarjouksen ehdottomat vaatimukset. Toimitusaika Tarjotun ohjelman toimitusaika tulee olla 6 viikkoa kirjallisen sopimuksen tekemisestä. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan tulee noudattaa julkisten hankintojen IT- hankintojen sopimusehtoja, JIT PALVELUT. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Jos tarjouksentekijä on toiminut tarjousmenettelyssä vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti, hylätään tarjous. Tarjous hylätään, jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Tarjoukset voidaan hylätä myös, mikäli tarjousten hintataso on liian korkea tai olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksen mukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitellyllä tavalla. Toimittajan tarjoamien tukipalveluiden (esim. käytönaikainen asiakastuki), palvelutasot ja hinnat tulee eritellä tarjouksessa. Hankinnan valintaperusteet Määräajassa jätetyistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta arvioitaessa käytetään seuraavia valintaperusteita: 1. Kokonaishinta 60 % Edullisin tarjous saa 60 pistettä. Laskentakaava: (halvin hinta/vertailtava hinta) x 60 pistettä Hinta lasketaan ohjelman, sen käyttöönoton, koulutuksen ja 36 kk ylläpitokustannusten yhteenlaskettuna kokonaissummana.

4 Toiminnalliset ominaisuudet 40 % Eniten pisteitä saanut tarjous saa 40 pistettä ja muut seuraavan laskukaavan mukaan: Laskentakaava: (x määrän pisteitä saanut tarjous/ parhaat pisteet saanut tarjous) x 40 Asiakirjojen julkisuus Hinnat Kaikki tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Tarjous on pyrittävä tekemään siten, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, pyydetään ne ilmoittamaan erillisinä liitteinä. Hinnat tulee esittää verottomina kokonaishintoina tarjouslomakkeessa edellytetyllä tavalla. Hinnat ovat kiinteät 36 kk. Laskutus ja maksuehto 14 pv. Netto, Laskutussykli sovitaan sopimusneuvottelussa. Kummallakin osapuolella on oikeus ja velvollisuus tarkastaa laskujen oikeellisuus. Toimittajalla ei ole oikeutta periä laskutuslisää. Hankintapäätös, hankintasopimus ja sopimuksen irtisanominen Hankintapäätöksestä tehdään kirjallinen sopimus, joka astuu voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimuksessa noudatetaan JIT PALVE- LUT ehtoja. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetun ilmoitetusta viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjouksen käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan kelpoisuuden arvioiminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto. 6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen soveltamisessa noudatetaan asiakirjojen pätevyysjärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Hankintapäätös

5 Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT PALVE- LUT) 5. Palveluntuottajaksi valitun tarjoajan tarjous liitteineen Eija Markkanen Sivistystoimenjohtaja LIITTEET Liite 1 Tarjouspyyntöön liittyvät ehdottomat- ja vähimmäisvaatimukset Liite 2 Tarjouslomake (palautetaan täytettynä mahdollisine liitteineen tarjouksen liitteenä)

6 Tarjouksen jättävää yritystä koskevat kelpoisuusehdot Vastaukset seuraavassa lueteltuihin tarjouksen jättävää toimittajaa koskevaan kelpoisuusehtoon on annettavana omana selkeänä erillisenä tarjouksen liiteasiakirjana. Voidakseen jättää tarjouksen tähän tarjouskilpailuun tulee tarjouksen jättäjän täyttää seuraavat ehdot: 1: Tarjoajan tulee pystyä nimeämään viisi (5) sellaista julkista suomalaista asiakasreferenssiä, jossa toimittajan tarjouksessa esittämä järjestelmä on ollut tuotannossa vuonna Referenssin on täytettävä kaikilta kohdilta annetut vaatimukset. Referensseissä on mainittava asiakasreferenssin yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa. Tilaaja voi tarkistaa referenssien paikkansa pitävyyden. Mikäli järjestelmä on jokin muu kuin Pro Consona, referensseistä vähintään kaksi (2) pitää olla sellaisia, joissa järjestelmä on korvannut Pro Consonan ja tässä yhteydessä on suoritettu migraatio tarvittavien tietojen osalta. 2: Tarjoajalla on oltava Suomessa yksi tai useampi toimipiste, jossa työskentelee suomea äidinkielenään puhuvia teknisiä asiantuntijoita. Seuraavat selvitykset ja todistukset tulee tarjoajan esittää pyydettäessä. Tilaaja edellyttää asioiden olevan näiltä osin kunnossa. 3: Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin tai selvitys rekisteröimättömyyden perusteista 4: Kaupparekisteriote tai vastaavat tiedot 5: Selvitys, ettei yrityksellä ole verovelkaa tai viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä ja maksusopimus. 6: Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta sekä näiden vakuutusmaksujen suorittamisesta (jos maksuja ei suoritettu, niin selvitys siitä, että maksusopimus on tehty) 7: Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai muista keskeisistä työehdoista 8: Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä