Mika Tolonen, Account Manager, Basware Tehokas osto- ja matkalaskujärjestelmä. Oma järjestelmä vai pilvipalvelu? Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti
Ostoreskontraprosessien haasteet Hallittavuus & säännöstenmukaisuus Epäselvät/huonosti noudatetut hyväksymissäännöt Puutteellinen laskuhistoria/ kirjausketjussa aukkoja Mm. SOX-, IAS-vaatimukset eivät täyty Kustannukset Ostoreskontraprosessin korkeat kustannukset Hyödyntämättömiä käteisalennuksia/ turhia viivästysseuraamuksia Ei reaaliaikaista kassaennustenäkymää Prosessitehokkuus Turhaa henkilötyötä tapahtumakäsittelyssä Tarve sisäisille lisäarvopalveluille lisääntyy jatkuvasti Parhaita käytäntöjä ei tunneta/ei ole otettu käyttöön 2
Konkreettisia keinoja laskuautomaatioasteen nostoon Lisää verkkolaskuja Skannauspalvelu tai automaattinen laskujen perustietojen tunnistus käyttöön Sopimuksiin perustuvien laskujen käsittelyn automatisointi Tilauksiin perustuvien laskujen täsmäytys tilauksiin Automaattitiliöinnit Automaattinen kiertoon lähetys Arkistointi. 3
Hankinnasta maksuun -prosessi Laskuautomaatio Kilpailutus Sopimustenhallinta Hankinta- Hankinta- Tilaus ehdotuksen ehdotuksen luominen hyväksyminen Vastaanotto Laskun Täsmäytys saapuminen Laskun hyväksyminen Siirto maksatukseen Automaatio Sähköinen käsittely! Basware Invoice Automation (IA) maailmanluokan laskujenkäsittely- ja täsmäytystuoteperhe Basware Invoice Processing, markkinajohtajaratkaisu ostolaskujenkäsittelyprosessin hallintaan Basware Order Matching, täsmäyttää ostolaskuja hyväksyttyihin tilauksiin Basware Contract Matching, automatisoi toistuvaislaskujen tai sopimuspohjaisten laskujen käsittelyn. Basware eoffice / InvoiceReady selainpohjainen järjestelmä osto- ja matkalaskujen käsittelyyn hallintaan, automatisointiin sekä arkistointiin 4
Basware Invoice Automation pähkinänkuoressa Helppokäyttöinen järjestelmä ostolaskujen käsittelyprosessin hallintaan ja automatisointiin Paperilaskut skannataan järjestelmään tai vastaanotetaan verkkolaskuina. Sopimuspohjaiset, tilaukselliset ja toistuvat laskut voidaan käsitellä täysin automaattisesti Basware Matching moduulilla. Hyväksymiskiertoa hallitaan sähköpostiviestien avulla. Kaikki laskut tallentuvat käsittelijöiden (tarkastajat ja hyväksyjät) henkilökohtaisiin arkistoihin. Laskut arkistoidaan organisaation käytössä olevaan arkistointijärjestelmään. 5
Basware eoffice pähkinänkuoressa Helppokäyttöinen, kokonaan selainpohjainen järjestelmä osto- ja matkalaskujen käsittelyyn hallintaan, automatisointiin sekä arkistointiin. Paperilaskut skannataan tai vastaanotetaan verkkolaskuina. Sopimuspohjaiset toistuvaislaskut voidaan käsitellä täysin automaattisesti. Tilauksiin perustuvat laskut täsmäytetään tilauksiin. Matkalaskujen käsittely integroitu järjestelmään. Automaattinen ja avoin arkisto. Yhdellä sähköpostiviesteillä ilmoitus käyttäjille käsittelyä odottavista osto- ja matkalaskuista. 6
Laskuautomaatio SaaS -palveluna Mukavuus Joustavuus Hallittavuus Helposti & heti ensimmäisestä päivästä alkaen Basware InvoiceReady Pääsy Internetin kautta Palvelun hallinta & Tuki Ostolaskut Matkalaskut Asiakaskohtaiset postilokerot Ulkoistettu laskujen skannaus Tarkasta Kierrätys Hyväksy Sähköinen arkisto Hosting Toimittajien aktivointipalvelu (valinnainen) Kululaskut Toistuvais laskujen täsmäytys Pysyväis arkisto (valinnainen) Integraatio kirjanpito- / maksatusjärjestelmään
Skannauspalvelun prosessikaavio Paperiposti Sähköpostilaskut Sisäinen skannaus Postilokero Skannauserän valmistelu Skannaus Laskutietojen tunnistaminen Validointi Laadunvarmistus Paperipostin käsittely Asiakirjojen säilytys ja hävittäminen Toimitus asiakkaan laskujen käsittelyjärjestelmään 8
Laskun täsmäytys tilaukseen/sopimukseen Verkkolasku Tietojen Tiliöinti Asiatarkastus Laskun poiminta hyväksyminen Siirto maksatukseen Laskun skannaus ja laskun tietojen optinen tunnistus TAI verkkolaskujen vastaanotto Laskujen tiliöinti mallitiliöintien ja suosikkilistojen avulla Laskun aiheellisuuden ja oikeellisuuden tarkastus Laskun hyväksyminen (henkilökohtaiset hyväksymisoikeudet ja rajat) Laskun siirto maksatukseen ja muihin talousjärjestelmiin 9
Laskuautomaatio Verkkolasku Tietojen poiminta Täsmäytys Siirto maksatukseen Laskun skannaus ja laskun tietojen optinen tunnistus TAI verkkolaskujen vastaanotto Automaattinen täsmäytys laskun ja sopimuksen tai tilauksen kanssa Laskun siirto maksatukseen ja muihin talousjärjestelmiin 10
Tilauksellisten / Sopimuksellisten laskujen automaattinen käsittely Hankintaehdotuksen luominen Hankintaehdotuksen hyväksyminen Tilaus Vastaanotto Laskun vastaanotto Informatiivinen kierto Täsmäytys Lasku ja tilaus täsmäävät Siirto maksatukseen Laskun hyväksyminen Automaatio Lasku ja tilaus eivät täsmää (poikkeama) 11
Matkalaskujen käsittely AUTOMAATTINEN SIIRTO MAKSATUKSEEN JA ARKISTOON ILMOITUS VEROTTAJALLE MATKASUUNNITELMAN LUOMINEN VEROTTAJA MATKALASKUN TARKASTUS MATKALASKUTUS MATKALASKUN HYVÄKSYNTÄ eoffice MATKASUUNNITELMAN TARKASTUS MATKASUUNNITELMA MATKASUUNNITELMAN HYVÄKSYNTÄ MATKALASKUN LUOMINEN MATKAJÄRJESTELYT SÄHKÖINEN ARKISTO
Avoin arkisto eofficessa MUUT JÄRJESTELMÄT: Kirjanpitoaineisto Myyntilaskut Palkka-aineisto BASWARE EOFFICE ARKISTO AVOIMET LIITTYMÄT KÄYTTÖOIKEUKSIEN RAJAUS AUTOMAATTINEN ARKISTOINTI PYSYVÄISARKISTO BASWARE EOFFICE Ostolaskut Matkalaskut liitteineen BASWARE MAKSU- LIIKENNE Tiliöintiyhteenvedot Tiliotteet Maksuerittelyt Viitesuoritukset liitteineen BASWARE FINANCE Tiliöintiyhteenvedot BASWARE PALVELU- KASSA Tiliöintiyhteenvedot Korttimaksut Viitemaksut Kassojen saldot
Kahvit kello 15:05 15:20 Metsähallissa Linja-autokuljetus hotelleille lähtee kello 16:30 Sibelius-talon edestä Lisätietoa Mika Tolonen, Account Manager, Basware 14 27.9.2011
Kiitos! Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti