BASWARE PORTAL. Verkkolaskutuksen uusi ikkuna

Transkriptio

1 BASWARE PORTAL Verkkolaskutuksen uusi ikkuna

2 Basware Commerce Network mahdollistaa globaalin kaupankäynnin Käyttäjiä >100 maassa Yli Basware-sovelluksen loppukäyttäjää ~ aktiivista ostajaa/toimittajaa >80 miljoonaa verkkolaskua vuodessa >170 yhdysliikenne kumppania >60 tuettua laskuformaattia ALVsäännöstenmukaisuus > 50 maassa Baswaren palvelussa välitettävien transaktioiden arvo >500 miljardia $

3 Basware Commerce Network & Basware Portal VAS Sähköpostimuistutukset & laskun tarkastelu/lataus Laskun tallennus & tilauksen kääntö Verkkolaskut Basware Portaliin Sähköposti Virtuaalitulostus Laskutukseen integroitu Basware Commerce Network Verkkolaskut ostolaskujärjestelmään Skannauspalvelu CloudScan Asiakasaktivointi Toimittajaaktivointi Tulostuspalvelu Toimittajat yhdysliikennekumppanien kautta Ostajat yhdysliikennekumppanien kautta

4 Portalin palvelut Laskun tallennus & ostotilauksen kääntö laskuksi Pienille toimittajille Laskun tilan seuranta Toimittajille (ja ostajille) Laskujen vastaanotto Vastaanottajille, joiden ostolaskujärjestelmässä ei ole verkkolaskuvalmiutta

5 BASWARE PORTAL FOR TRACKING

6 Tarjoa toimittajillesi näkyvyys laskun käsittelyn eri vaiheisiin Palvelu on ihanteellinen suurille ostajille, joilla on suuri määrä pieniä toimittajia. Tarjoa toimittajillesi reaaliaikainen tieto laskun käsittelyvaiheesta Basware Portal palvelun avulla. Laskun käsittely ostolaskujärjestelmässä säilyy ennallaan, mutta toimittajat voivat seurata laskun käsittelyn etenemistä verkossa toimivan Basware Portal -palvelun avulla. Tieto laskun käsittelyn etenemisestä on välittömästi toimittajien käytettävissä helpottaen toimittajan kassavirran ennustamista. Palvelu voidaan liittää osaksi mitä tahansa ostolaskujärjestelmää, joka kykenee tuottamaan laskun käsittelyvaiheen konekieliseen muotoon.

7 Laskun käsittelyvaiheen seuranta Toimittajat kutsutaan rekisteröitymään Basware Portalin käyttäjiksi. Portaaliin sisäänkirjautumisen jälkeen toimittajat voivat tarkastella kaikkia lähettämiään laskuja ja niiden käsittelyvaiheita. Portaalissa näkyvät laskun käsittelyvaiheet riippuvat ostolaskujärjestelmän kyvystä tuottaa tarvittava tieto. Käsittelyvaiheita voivat olla esim. Asiakas on vastaanottanut laskun Asiakas on hylännyt laskun Asiakas on hyväksynyt laskun Lasku on siirretty maksatukseen Maksettu EDUT Toimittajan ei tarvitse arvata tai soittaa selvittääkseen laskun käsittelyvaiheen Ostoreskontran hoitaja voi keskittyä ydintehtäviinsä Lisääntynyt läpinäkyvyys syventää liikesuhdetta Palvelu on ostajan kaikkien toimittajien käytettävissä Palvelu on toimittajille ilmainen

8 Palvelun käyttöönotto uudelle toimittajalle 1. Laskun käsittelyvaihetta koskeva tieto (esim. Hyväksytty) ladataan ostajan ostolaskujärjestelmästä portaaliin. 2. Toimittaja vastaanottaa sähköpostitse kutsun rekisteröityä palvelun käyttäjäksi. Viesti sisältää linkin portaalin rekisteröitymissivulle Toimittaja 3. Toimittaja määrittää salasanan ja kirjautuu palveluun. 4. Toimittaja voi seurata laskun käsittelyn etenemistä vaiheesta toiseen. Basware 1. Ostaja

9 Basware Portal, sisäänkirjautuminen: portal.basware.com

10 Basware Portal for Tracking (laskujen etsiminen)

11 Basware Portal for Tracking (laskun käsittelyvaiheen tarkastelu)

12 BASWARE PORTAL FOR RECEIVING

13 Siirrä asiakkaasi verkkolaskuaikaan Basware Portal for Receiving on turvallinen ja helppokäyttöinen toimitustapa laskujen lähettämiseen verkkolaskuina erityisesti niille asiakkaille(nne), joilla ei ole ostolaskujärjestelmässään valmiuksia vastaanottaa verkkolaskuja. Ratkaisu tekee laskutuksessa 100% sähköistä heti alusta alkaen riittää, että tiedät asiakkaasi sähköpostisoitteen, me huolehdimme lopusta. Portaalia voidaan käyttää verkkolaskuun siirtymisen liittyvän keskustelun avauksena niissä tapauksissa, joissa et tiedä asiakkaidesi valmiutta vastaanottaa laskut verkkolaskuina. Moderni, käyttäjäystävällinen käyttöliittymä Helposti asiakkaiden hyväksymä Laskun toimitustavan oletusarvo

14 Verkkolaskujen lähetys portaaliin Laskudatan pitää sisältää vastaanottajan sähköpostiosoite. Jos asiakas ei ennestään käytä portaalia, Basware lähettää automaattisesti kutsun rekisteröityä portaalin käyttäjäksi. Kutsu sisältää linkin rekisteröitymissivulle, josta asiakas voi kirjautua palveluun ja tarkastella vastaanottamiaan laskuja. Asiakas saa sähköpostiviestin aina, kun palvelussa on uusia laskuja.

15 Portalin keskeiset ominaisuudet EDUT Laskuja voi tarkastella, lajitella, tallentaa ja ladata portaalista. Laskun otsikko- ja rivitiedot, sekä laskun käsittelyn historiatiedot esitetään portaalissa visuaalisesti. Laskuja voi tarkastella ja ladata myös PDF ja XML-muodossa. Laskuun liittyvän epäselvyyden selvitys tai kommentointi voidaan tehdä portaalin välityksellä. Keskusteluun osallistuvat saavat tiedon uudesta kommentista tai vastauksesta sähköpostitse. Lähettäjä: Helposti kaikki laskut verkkolaskuksi Tarjoaa yksinkertaisen ja turvallisen käyttökokemuksen asiakkaillenne Vastaanotetut ja avaamattomat laskut listattavissa helposti Laskuihin liittyvien epäselvyyksien käsittely keskitetysti & sähköisesti Alentaa laskutuksen kustannuksia merkittävästi (verrattuna laskujen tulostamiseen paperille) Vastaanottaja: Laskujen vastaanotto verkkolaskuina Kaikkien laskujen turvallinen tallennus

16 Miten ratkaisu toimii käytännössä? 1. Lähetä kaikki laskut Baswarelle 2. Basware toimittaa laskut vastaanottajille seuraavasti: 2a. Verkkolaskut ostolaskujärjestelmään (reititys verkkolaskuosoitteen perusteella) 2b. Sähköpostiviesti Basware Portalissa laskunsa vastaanottaville (reititys sähköpostiosoitteen perusteella) 2c. Jos verkkolasku-/sähköpostiosoite ei ole tiedossa, laskut ohjataan tulostuspalveluun 3. Vastaanottaja rekisteröityy ja voi tarkastella kaikkia laskujaan 4. Lähettäjä näkee kaikki lähettämänsä laskut ja voi poimia avatut ja avaamattomat laskut 5. Vastaanottaja voi aloittaa laskuun liittyvän epäselvyyden selvityksen tai kommentoida laskua 6. Sähköpostiviesti asianosaisille kun uusi laskuun liittyvä keskustelu aloitetaan, muistutusviesti vastaanottajalle (jos vastaanottaja ei ole avannut laskua) tai informaatio lähettäjälle (jos vastaanottaja ei reagoi 3. 2a. 2b. 2c. Verkkolaskuja vastaanottavat Portaalissa vastaanottavat Paperilaskuja vastaanottavat

18 Basware Portal for Receiving: Lasku

19 Basware Portal for Receiving: Keskustelu

20 Sähköpostiviesti: Uusi keskustelu/kommentti From: Sent: 23. April :46 To: Demo Supplier Subject: Basware Portal: New Discussion from Demo Buyer Ltd. - Question - Invoice IN90012 Dear Customer, Your business partner portal.demo.buyer@gmail.com from Demo Buyer Ltd. added a comment regarding invoice IN To view the message and to reply to your business partner, please click the following link: Best regards, Basware This message was delivered by Basware Portal. Please do not reply to this message.

21 BASWARE PORTAL FOR SUPPLIERS

22 Basware Portal for Suppliers Uusi ympäristö laskujen tallentamiseen ja tilausten kääntämiseen laskuiksi Pääsy Basware Commerce Network verkostoon webissä Keskeiset ominaisuudet: Laskun tallennus Tilauksen kääntö laskuksi Laskujen käsittelyvaiheen seuranta Yhteistyö/keskustelu Korvaa Supplier Portalin vuoden 2014 aikana Uusi piirteitä ja parannuksia mm. Uusi käyttöliittymä Validointipalvelu & sääntöjen editori Toimittajakampanjointi & työkalut toimittajien aktivointiin

23 Miten ratkaisu toimii? 1) Ostaja lähettää tilauksen toimittajalle 2) Toimittaja saa tiedon tilauksesta sähköpostilla 3) Toimittaja kirjautuu portaaliin 4) Toimittaja tarkastaa tilauksen, hyväksyy sen ja kääntää tilauksen laskuksi tai tallentaa laskun 5) Toimittaja lähettää verkkolaskun 6) Kumpikin osapuoli voi käynnistää laskua koskevan keskustelun (sähköpostimuistutukset) 7) Toimittaja voi seurata laskun etenemistä reaaliajassa 8) Toimittaja voi etsiä ja ladata dokumentteja ja ylläpitää omia tietojaan 9) Portal toimii ympäristönä aikaisen maksamisen ratkaisulle (powered by MasterCard)

24 Kenelle ratkaisu on tarkoitettu? Ostajille, joilla on paljon toimittajia, jotka lähettävät vähän laskuja Toimittaja lähettää nyt paperilaskuja tai PDF:iä sähköpostitse Alle 20 laskua kuukaudessa (jos sähköisiä tilauksia, määrä voi olla isompi) Globaalisti toimiville ostajille, jotka vaativat toimittajiltaan verkkolaskuja (ja lähettävät sähköisiä tilauksia) ja samanaikaisesti haluvat tarjota toimittajille modernin, ILMAISEN ratkaisun verkkolaskujen lähettämiseen mahdollistaa verkkokeskustelun toimittajilleen tarjota toimittajille näkyvyden laskujen käsittelyn etenemiseen ja mahdollistaa aikaisen maksamisen ratkaisun kassavirran ja toimittajasuhteiden tehostamiseksi

25 Hyödyt Ostajalle Kaikki toimittajat mukaan sähköisten sanomien maailmaan Helppo toimittajalle Aito verkkolasku suoraan ostolaskujärjestelmään (liiketoimintasäännöt & validointi Hankinta- ja ostolaskuprosessien tehokkuuden parannus Toimittaja-ostaja suhteiden parantaminen Toimittajalle Vastaus asiakkaan verkkolaskuvaateeseen Erittäin helppokäyttöinen tallenna lasku tai käännä tilaus laskuksi Saavuta parempi näkyvyys ja kassavirran kontrolli Ilmainen toimittajille

27 Tilauksen hyväksyminen

28 Tilauksen kääntö laskuksi

29 Laskutietojen täydennys ja lähetys ostajalle

30 Lähetetty lasku

31 Laskua koskevan keskustelun aloitus

32 Laskun tallennus

33 BASWARE PORTAL OSANA TOIMITUSKETJUN SÄHKÖISTÄMISTÄ

34 Miten aktivoit pienet toimittajat verkkolaskutukseen? PK-toimittajat ILMAISET ratkaisut Basware Commerce Network & Basware Portal Suuri ostaja Basware Portal (laskun tallennus & tilauksen kääntö laskuksi) Tilausvahvistukset ja verkkolaskut Aikainen maksu Sähköiset tilaukset Integraatio hankinta / ERP järjestelmään Hankintajärjestelmä Yhteistyö Lite (PDF-laskuja sähköpostitse) Verkkolaskut Laskun käsittelyvaiheen seuranta Verkkolaskut Integraatio ostolaskujärjestelmä / ERP Ostolaskujärjestelmä Yhdysliikennekumppanien palveluja käyttävät Toimittaja-aktivointi