Toimii kaikille laskuille tyypistä tai muodosta riippumatta

Transkriptio

1 OSTOLASKUJEN KÄSITTELYN AUTOMATISOINTI PARHAAT KÄYTÄNNÖT READSOFTIN SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN RATKAISUN AVULLA Toimii kaikille laskuille tyypistä tai muodosta riippumatta ON-BOARDING TOOL INCLUDED R E A D Y - T O S E - U Säästä aikaa ja rahaa käsittelemällä kaikki laskusi (myös paperilaskut) samalla tavalla. Voit lisätä toimittajasi ReadSoftin sähköiseen laskutusratkaisuun ja kasvattaa sähköisten laskujen osuutta toiminnassasi kustannustehokkaasti. ReadSoftin sähköisen laskutusratkaisun avulla toimittajat on helppo tavoittaa ja lisätä verkostoon, jotta he voivat aloittaa sähköisten laskujen lähettämisen. Säästät aikaa ja rahaa sekä toiminta on täysin hallinnassasi. Ainutkertaisen työkalun avulla voit tarkastella sijoituksen tuottoa ja maksimoida sen, kun kaikki toimittajasi voivat siirtyä sähköiseen laskutukseen.

2 Näin se toimii Lisää toimittajasi Kun lataat toimittajarekisterisi palveluun, voit lähettää valmiita ja muokattavia kutsuja sähköpostilla tai kirjeenä. Voit myös lähettää muistutuksia. Voit tarkastella säästöjäsi tosiaikaisesti, kun muutama toimittaja on liittynyt järjestelmään. Vastaanota laskuja Otamme sähköiset laskusi vastaan automaattisesti ja muutamme ne sinulle sopivaan muotoon. Virheelliset sähköiset laskut (esimerkiksi viitekenttä puuttuu) palautetaan automaattisesti lähettäjälle täydennystä varten. Täydelliset sähköiset laskut lähetetään takaisin hyväksyntää varten. Paperilaskut skannataan ja digitoidaan samaan ratkaisuun, PDF-laskut valmistellaan vahvistusta varten. Laskujen vahvistus Summat, toimittajan tiedot, päiväykset ja ALV tarkastetaan automaattisesti sinun tarvitsee vahvistaa vain laskut, joissa on poikkeuksia. Laskut, joiden tiedot vastaavat täysin järjestelmässä olevia tietoja, lähetetään suoraan hyväksyttäväksi tai talousjärjestelmään ilman minkäänlaista manuaalista käsittelyä. Hyväksyntä ja tiliöinti Kululaskut ja ostotilauksiin perustuvat laskut lähetetään automaattisesti tiliöintiin hyväksyntää ja maksua varten. Kaikkien laskujen kuvat sekä laskujen tila ovat tarkasteltavissa koko prosessin ajan. ReadSoftin ratkaisusta saatavia etuja Toimittajat on nopea ja helppo lisätä järjestelmään itse tai meidän avullamme. Toimittajien lisäämistä voi hallita ja tarkastella sekä sijoituksen tuoton voi laskea. Kaikki laskumuodot yhdessä ratkaisussa. Poikkeamat on helppo käsitellä, sillä laskun kuva säilytetään automaattisesti kerättyjen tietojen yhteydessä. Ratkaisu on jo integroitu markkinoiden johtaviin kierrätys- ja talousjärjestelmiin. Ratkaisu perustuu 20 vuoden kokemukseen ja tuotekehitykseen. Toimintoja, joilla on väliä Helppokäyttöisessä työkalussa on valmiita kutsu- ja muistutusmalleja nämä tulevat tuotteen mukana ilman lisämaksua. Toimittajien automaattinen tunnistus. Laskun tarkistus ennen maksua. Laskutietojen tehokas lukeminen järjestelmään rivitasolla. Uudet toimittajat tarkistetaan toimittajarekisteristä. Yksinkertainen ja tehokas ratkaisu toimittajillesi Olemme nähneet sen ennenkin: yksi asiakkaistamme onnistui siirtämään 60 prosenttia toimittajistaan paperilaskuista sähköisiin laskuihin vaivaisessa kolmessa kuukaudessa. Se on yli kaksinverroin tehokkaampaa kilpailijoiden tuloksiin ja alan keskiarvoon verrattuna. Salaisuutemme? Meillä on 20 vuoden kokemus alalta ja olemme oppineet sitä sun tätä asiakkaittemme liiketoimintaprosessien tehostamisesta ja jaamme tämän osaamisen mielellämme kanssasi. Ota yhteyttä ReadSoftiin jo tänään kirjoittamalla osoitteeseen info-fi@readsoft.com tai käymällä osoitteessa readsoft.fi readsoft.fi

3 OSTOLASKUJEN KÄSITTELYN AUTOMATISOINTI PARHAAT KÄYTÄNNÖT READSOFTIN SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN RATKAISUN AVULLA Sähköiset laskut kaikissa muodoissa suoraan nykyiseen järjestelmääsi ON-BOARDING TOOL INCLUDED R E A D Y - T O S E - U ReadSoft osti keväällä Expert Systemsin, ja nyt olemme integroineet InvoicePortal-palvelun INVOICES- ja ReadSoft Online -tuotteisiimme. Asiakkaallemme se tarkoittaa, että yritys voi nyt lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja Pohjoismaiden suurimmassa sähköisten laskujen verkostossa. Säästä aikaa ja rahaa käsittelemällä kaikki laskusi (myös paperilaskut, niin kauan kuin niitä enää käytät) samalla tavalla. Voit lisätä toimittajasi ReadSoftin uuteen sähköiseen laskutusratkaisuun ja kasvattaa siten sähköisten laskujen osuutta toiminnassasi kustannustehokkaasti. Lue lisää siitä, mitä InvoicePortal (laskutusportaali) tarkoittaa asiakkaalle, joka jo käyttää jotakin ReadSoft-ratkaisua. Seuraavalla sivulla vastaamme asiakkaittemme esittämiin yleisiin kysymyksiin. Toivottavasti vastauksista on sinulle apua!

4 Sama ratkaisu kaikille laskuille Laskutusportaalissa voit kutsua ja lisätä toimittajia palveluun verkkokäyttöliittymässä. Prosessit ovat täysin hallittavissasi ja valitset itse, miten ja milloin toimittajille lähetetään muistutuksia. Laskujen lähetystavalla ja -muodolla ei ole sinulle mitään merkitystä, sillä laskutusportaali huolehtii siitä, että laskusi siirretään INVOICES- tai ReadSoft Online -sovellukseen. Tämä minimoi oman ja toimittajiesi työmäärän, mikä on yksi syy sille, miksi laskutusportaalin käyttäjät kasvattavat nopeasti sähköisen laskutuksen osuutta toiminnassaan. Mikä InvoicePortal on? Se on laskutusvaihde, jonka avulla voit vastaanottaa sähköisiä laskuja kaikissa muodoissa yhdestä Pohjoismaiden suurimmasta sähköisestä laskutusverkostosta. Voit myös lähettää sähköisiä laskuja asiakkaille InvoicePortal-palvelusta. Mikä on ainutlaatuista InvoicePortal-palvelussa? Tarjolla on monia riittävän laajoja laskutusvaihteita (sähköisen laskutuksen verkostoja), ja InvoicePortal on yksi sieltä paremmasta päästä. InvoicePortal-palvelusta tekee ainutlaatuisen työkalu, jonka avulla siihen lisätään toimittajia, sekä valmis liittymä INVOICES- ja ReadSoft Online -sovellukseen. Kun InvoicePortalpalvelun käyttäjien tuloksia verrataan muiden vaihteiden käyttäjien tuloksiin, asiakkaittemme käyttöönottovauhti (sähköisten laskujen osuus toiminnassa kasvaa nopeammin) on selvästi suurempi ja kustannukset pienemmät. Miten InvoicePortal-palvelun käyttö aloitetaan? InvoicePortal-palvelun voi integroida INVOICES-ohjelmiston versioon 5-6 tai sitä uudempaan, jossa on toimiva Smart XML -palvelu, tai vaihtoehtoisesti ReadSoft Online -palveluun. Jos käytössäsi on tätä vanhempi INVOICES-versio, suosittelemme päivittämistä versioon INVOICES 5-7 (jonka tunnistustoimintoja on parannettu entisestään). Voit varmistaa meiltä kysymällä, että käytössäsi on oikea INVOICES-versio. Sen jälkeen luomme sinulle tilin InvoicePortal-palveluun ja sovimme puhelimitse pidettävästä esittelytilaisuudesta, jossa perehdytämme sinut portaalin toimintaan. Paljonko InvoicePortal maksaa? InvoicePortal kuuluu INVOICES-ohjelmiston tai ReadSoft Online -palvelun 36 kuukauden tilaukseen. Toimittajien lisäämisestä tai portaaliin päästystä ei tarvitse maksaa: ne kuuluvat tällöin ReadSoft-lisenssiisi. Näin saat lisäämishankkeesi onnistumaan: Ennen aloittamista: päätä, miten tärkeää sähköiseen laskutukseen siirtyminen on sinulle. Asiakkaamme työskentelevät monin eri tavoin. Osa vaatii ostajiltaan, että ostoja saa tehdä vain toimittajilta, jotka voivat lähettää sähköisiä laskuja, ja osa haluaa paperilaskuja. Muilla on pehmeämpi siirtyminen: he lähettävät toimittajille kutsun järjestelmään vaatimatta sen käyttöönottoa. Yksi InvoicePortalpalvelun käyttäjiltä saatu opetus on, että mitä suo rasanaisemmin ja ankarammin toimittajilta vaaditaan mukaantuloa, sitä parempia tulokset ovat. Lataa toimittajarekisterisi InvoicePortal-palveluun (mielellään yritystunnuksen tai pankkitilin kera). Valitse ensin kutsuttavat toimittajat (sen perusteella, kuinka monta toimittajaa ehdit syöttää) ja lähetä kutsu kirjeellä tai sähköpostilla (suosittelemme kirjettä, koska siten saa usein parempia tuloksia). Säästä aikaa käyttämällä valmiita kirjemallejamme, joita testataan ja optimoidaan. Lähetä toimittajille muistutus kolmen viikon välein, mielellään kolme kertaa. Suosittelemme, että asetat takarajan 3 viikon päähän. Soita asiasta toimittajille, jotka eivät vastaa kutsuun tai muistutuksiin. Voimme auttaa lisäämishankkeessa, jos et itse ehdit tai haluat hyödyntää kokenutta henkilökuntaamme. Miten InvoicePortal-palvelun tukea saa? ReadSoft Expert Systems -palvelumme asiantuntijat vastaavat kaikkiin InvoicePortal-palvelua koskeviin kysymyksiin. Jos sinulla on INVOICES- tai ReadSoft Online -järjestelmässä oleviin laskuihin liittyviä kysymyksiä, niihin liittyvä tuki hoidetaan entiseen tapaan (ReadSoft tai kumppani). Jos haluat lisätietoja Osallistu johonkin meidän sähköisen laskutuksen verkkoseminaareistamme, joissa esittelemme InvoicePortalpalvelun toimintaa: Saanko apua lisäämishankkeeseen? Autamme tietenkin lisäämishankkeessa, jos haluat apua. Voimme tehdä sen puolestasi kokonaan tai jakaa työn. Voit pyytää apua koska tahansa: sitä ei tarvitse tehdä InvoicePortal-palvelun esittelyn yhteydessä. readsoft.fi