Netvisor matkalaskuliittymä

Transkriptio

1 Päiväys: Laatinut: Riitta Kemppainen

2 Sisällysluettelo 1 ValueFrameen tehtävät määritykset Yleiset ValueFrame-määritykset Matkalaskun kululajit Laskentakohteet Henkilön tiedot Matkalaskujen lähetys Yksittäisen matkalaskun siirto Matkalaskujen siirto matkalaskuraportilta Matkalaskujen siirto tapahtumaraportilta Matkalaskut Netvisorissa Matkalaskut Netvisorissa

3 1 ValueFrameen tehtävät määritykset 1.1 Yleiset ValueFrame-määritykset ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä Netvisorin kanssa. Asiakasyrityksen edustaja avaa ulkopuolisen ohjelmistorajapinnan Netvisor -ympäristössä ja luo integraatiotunnukset sekä -avaimen. Rajapintatunnukset luodaan Netvisorissa valinnalla Hallinta --> Palvelun hallinta --> Yrityksen tiedot --> Ulkoisen järjestelmän tunnisteet. ValueFramen asiantuntija määrittää tunnukset ValueFrameen. Asiakasyritys määrittää kohdassa Ylläpito - Yleiset järjestelmäasetukset - Yhtiöt yhtiön y-tunnuksen (pakollinen). Mikäli asiakasyrityksellä on jo käytössä jokin muu ValueFramen ja Netvisorin välinen rajapinta (esim. myyntilaskujen siirto), voidaan käyttää samoja rajapintatunnuksia. 1.2 Matkalaskun kululajit Matkalaskujen kululajit tulee määritellä molempiin järjestelmiin. Huom! Varmistathan että kululajien kirjoitusasu on yhdenmukainen molemmissa järjestelmissä. ValueFramessa matkalaskun kululajien ylläpito löytyy valinnalla Ylläpito Projektinhallinta - Matkalaskun kululajit. ValueFramen matkalaskun kululajeihin määritellään ainoastaan matkalaskun muut kulut, kilometrikorvaukset ja päivärahat lasketaan automaattisesti matkan keston ja pituuden mukaan. 3

4 1.3 Laskentakohteet Matkalaskuliittymässä on mahdollista käyttää samat laskentakohteet kuin myyntilaskujen rajapinnassa. ValueFramessa mahdollisia laskentakohteita on: Osaprojekti: Jotta ValueFramen osaprojektit siirtyvät Netvisoriin laskentakohteiksi, tulee aktivoida käyttöön myös osaprojektien automaattinen siirto. Henkilö: Laskentakohteeksi viedään henkilön nimi. Kustannuspaikka: Henkilön kustannuspaikka. Laskentakohteiden käyttö määritellään aina yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa. 1.4 Henkilön tiedot Yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa määritetään halutaanko henkilöt tunnistaa Netvisorin ja ValueFramen välillä henkilön numeron vai henkilötunnuksen perusteella. Ennen matkalaskujen siirtoa varmista, että ValueFramessa on syötetty henkilön tietoihin haluttu tunnistustapa Luottamukselliset tiedot välilehdelle. Kuvan esimerkissä tunnistus tehdään henkilön numeron mukaan. 4

5 2 Matkalaskujen lähetys Yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa voidaan määrittää merkitäänkö matkalasku siirron yhteydessä suoraan myös maksetuksi. Vaihtoehtoisesti maksettu merkinnän voi tehdä matkalaskulle myös erikseen. Siirron jälkeen matkalasku merkitään lukituksi eikä sitä voi siirtää enää uudelleen. 2.1 Yksittäisen matkalaskun siirto Yksittäinen matkalasku on mahdollista siirtää Netvisoriin heti hyväksynnän yhteydessä. Hyväksynnän jälkeen valitse Siirrä Netvisoriin jolloin ValueFrame muodostaa automaattisesti siirtoaineiston ja siirtää tiedon 10 minuutin sisällä Netvisoriin. 2.2 Matkalaskujen siirto matkalaskuraportilta Valinnalla Raportit» Matkalaskut» Matkalaskuraportti voidaan hakea matkalaskuraportille kaikki siirtämättömät matkalaskut halutulta aikaväliltä. Rajaus- hakuehtoon voidaan myös yhdistää mukaan hyväksytyt matkalaskut mukaan. Näin esimerkiksi esimiehet voivat hyväksyä alaistensa matkalaskut ja taloushallinto siirtää ne kaikki keskitetysti Netvisoriin maksatukseen. Raportille haetut matkalaskut siirretään valinnalla Siirrä Netvisoriin. 5

6 2.3 Matkalaskujen siirto tapahtumaraportilta Valinnalla Raportit» Projektinhallinta» Tapahtumaraportti voidaan valita matkalaskut jotka halutaan siirtää Netvisoriin. Raportin hakuehtojen lisävalinnoista voidaan valita Kirjauksen tila (siirtämätön/hyväksytty/hyväksymätön jne.), joten hakuehtoina voidaan käyttää samoja valintoja kuin kappaleessa 2.2. Toisin kuin matkalaskuraportilla, tässä voidaan valita mitkä matkalaskut halutaan siirtää ja jättää osa matkalaskuista myöhäisempään maksatukseen esimerkiksi puuttuvan kuitin vuoksi. Raportilla valitut matkalaskut siirretään valinnalla Siirrä Netvisoriin. 6

7 3 Matkalaskut Netvisorissa 3.1 Matkalaskut Netvisorissa Siiretyt matkalaskut löytyvät Netvisorista avoimista matkalaskuista Klikkaamalla matkalaskua saadaan sen tiedot muokattavaksi: 7