Verkkolaskun hyödyntäminen myyntilaskuissa. Basware Experience - Käyttäjäpäivät

Transkriptio

1 Verkkolaskun hyödyntäminen myyntilaskuissa Basware Experience - Käyttäjäpäivät

2 Parhaat tuotteet ja kokonaisratkaisut Keskitymme kiinteistön ylläpitoon, siivoukseen, turvallisuus- ja ruokailupalveluihin sekä valittujen asiakassegmenttien tukipalveluihin ja integroituihin kokonaispalveluratkaisuihin.

3 ISS:n asiakkaita segmenteittäin Kauppa Julkinen sektori Kruunupyy Teollisuus Kiinteistönomistajat Toimistot Liikenne- ja logistiikka

4 ISS maailmalla työntekijää Toimii 53 maassa Euroopan kolmanneksi suurin yksityinen työnantaja Vuoden 2011 liikevaihto 10,4 miljardia euroa Vuoden 2011 käyttökateprosentti 5,7% Kasvu vuonna 2011: 6,2% Yksityisomistuksessa, omistajat EQT ja Goldman Sachs Asiakkaina muun muassa Alankomaat, Argentiina, Australia, Belgia, Brasilia, Brunei, Chile, Espanja, Filippiinit, Indonesia, Intia, Irlanti, Islanti, Iso-Britannia, Israel, Italia, Itävalta, Japani, Kanada, Kiina ja Hongkong, Kreikka, Kroatia, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malesia, Meksiko, Norja, Puola, Portugali, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Singapore, Slovakia, Slovenia, Sri Lanka, Suomi, Sveitsi, Taiwan, Tanska ja Grönlanti, Thaimaa, Tšekki, Turkki, Unkari, Uruguay, Uusi- Seelanti, Venäjä, Viro, Yhdysvallat

5 ISS Suomessa 2011 ISS Palveluiden tunnusluvut Liikevaihto, milj. eur Liikevoitto CBill, milj. eur Liikevoitto CBill % Liikevaihto / työntekijä tuhat eur Työntekijämäärä ,3 7,8 7, Liikevaihdon jakauma (%) Siivouspalvelut Kiinteistönhuolto ja tekniset palvelut Turvallisuuspalvelut Tukipalvelut Ruokailupalvelut Rakennuttamispalvelut Henkilöstön jakauma palveluittain Siivouspalvelut Kiinteistönhuolto Tekniset palvelut 648 Ruokailupalvelut 334 Tukipalvelut 668 Turvallisuuspalvelut Rakennuttamispalvelut 170 Toimihenkilöt Henkilöstöpalvelut 383

6 ISS Palvelujen myyntilaskujen tulostus Myyntilaskuja lähetetään n kpl / kk verkkolaskuina noin 49 % verkkolaskuja lähetetty v.2001 alkaen verkkolaskuoperaattorina toiminut Basware alusta saakka Aiemmin laskujen tulostukset kahden eri tulostusoperaattorin kautta, verkkolaskut Baswaren- ja paperilaskut toisen operaattorin kautta 11/2011 alkaen kaikki myyntilaskujen tulostukset yhden tulostusoperaattorin kautta Basware

7 Myyntilaskujen tulostus yhden operaattorin kautta Miksi haluttiin yksi tulostusoperaattori? laskulomakkeiden ylläpito yhdessä paikassa muutosten hallinta helpompaa yhden kumppanin kanssa kustannustehokkuus Baswarella vahvuutena sähköisten ratkaisujen kehittäminen - ISS:llä tahtotila lisätä sähköistä laskutusta paperilaskujen sijaan

8 Myyntilaskujen tulostuspalvelu Baswaren kautta Nykyiseen tulostusliittymään sisältyvät verkkolaskujen lähetys paperilaskujen tulostus ja lähetys (kumppanin kautta) lasku ensin ISS laskuttajalle sähköpostiin (laskuttaja tulostaa ja postittaa laskun mahdollisten liitteiden kera) lasku asiakkaan sähköpostiosoitteeseen laskujen arkistointi ISS:n omaan laskuarkistoon - Basware muodostaa laskuista tulostuksen yhteydessä duplikaatin ISS:llä käytössä oma laskujen arkistointiohjelma OnBase (Kibi Oy:n edustama tuote, käytössä laajalti esim. terveydenhuoltosektorilla) ISS tuottaa arkistointipalvelua omille asiakkailleen, mm. pankkisektorille, käytössä sama arkisto-ohjelmisto, uudessa tulostusliittymässä käyttöön myös omille myyntilaskuille

9 Miksi ISS haluaa lähettää verkkolaskuja? Arvo asiakkaalle - mm. laskun käsittelyn automatisointi ja rutiinitöiden väheneminen Nopeus - lasku per heti lähettämisen jälkeen asiakkaan järjestelmässä - positiivinen vaikutus kassavirtaan Ympäristöystävällisyys paperinsäästö, hiilijalanjälki Kustannussäästö mm. ei paperitulosteita, postituskulut Asiakastyytyväisyys Asiakkaan arvo verkkolaskusta = laskuttajan hyöty

10 Vastaanottajan hyödyt verkkolaskusta Laskun käsittelyn automatisointi, mm. ohjaaminen oikealle käsittelijälle, tai tiliöintien automatisointi esim. CM - contract matching, tai OM - Order matching Nopeus - lasku per heti lähettämisen jälkeen asiakkaalla Ei kirjekuorien avaamista/laskujen skannaamista - manuaalityön väheneminen Perustiedot laskulla, rutiinityön väheneminen - työajan käyttö muihin tehtäviin Ympäristöystävällisyys paperinsäästö, hiilijalanjälki Kustannussäästö

11 Toimenpiteet jatkossa lisätä ISS:n verkkolaskuja Kevään/kesän aikana käyty läpi asiakaskantaa ja lisätty verkkolaskutukseen tunnistetut verkkolaskujen vastaanottajat Edelleen säännöllisin väliajoin uusien asiakasnumeroiden tarkistus/verkkolaskutukseen lisääminen Mahdollisesti Baswaren kautta verkkolaskujen vastaanottajien aktivointi Laskuttajien ohjeistus verkkolaskun mukaan voidaan liittää sähköinen liite (.pdf tai sovituissa asiakkuuksissa.xlsx) Yksityishenkilöille e-laskuja Myös paperilaskujen mukaan liite (pdf) - ei laskuja toimistolle postitettavaksi - ei manuaalityötä liitteen ja laskun yhdistämisestä sekä kuorittamisesta

12 Haasteita ISS:n näkökulmasta verkkolaskutuksessa Liiteformaatit eivät yhtenäisiä mm. kaikki operaattorit eivät välitä excel-liitteitä, asiakkaalla tai asiakkaan operaattorilla voi olla vanhempi pdf-versio jne. Pankkioperaattorit eivät välitä liitteitä Hajautetussa laskutuksessa miten hallinnoitavissa? Kenelle voidaan lähettää verkkolasku, jossa sähköinen liite mukana, kenelle ei? Pankkioperaattorit eivät välitä laskun kuvaa - laskun ulkonäkö sekava Hajautettu asiakashallinto uusia asiakasnumeroita avattaessa ei tallenneta verkkolaskutusosoitetta

13 Yleisimmät virhetilanteet ISS:n verkkolaskuilla Verkkolaskuun liitetty liite, jota ei ole toimitettu operaattorin palveluun - lasku jää virhetilille Vastaanottajaa ei löydy - puuttuu TIEKE:n verkkolaskuosoitteistosta, jolloin pyydettävä erikseen Baswarelta reititys, tai mahdollisesti virheellinen/vanhentunut verkkolaskuosoite Operaattorilta saapuneet virheilmoitukset pyritään käsittelemään päivittäin

14 Verkkolaskuja lähettävät ISS yhtiöt Verkkolaskutuksen yhteystiedot:

15 Kiitos! Merja Hauskamaa puhelin / merja.hauskamaa@iss.fi