Automatisoi ja nopeuta tilausprosessia

Transkriptio

1 A Basware Presentation Automatisoi ja nopeuta tilausprosessia Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti Jari Lampinen, Senior Account Manager, Basware Oyj

2 Automatisoi ja nopeuta tilausprosessia Agenda: Basware Sanomanvälityspalvelut Hankinnasta maksuun prosessin vaiheet Statistiikkaa Lähetä tilaukset suoraan toimittajien tilausjärjestelmään Vastaanota tilausvahvistukset automaattisesti Integroi toimittajat tiiviimmin osaksi tilaustoimitusketjua Baswaren Yhteyspalveluiden avulla Kysymyksiä? Vastauksia? Linja-autokuljetus hotelleille lähtee kello 16:30 Sibelius-talon edestä

3 Basware Sanomanvälitys lyhyesti Globaali toimija Yli sata (100) yhdysliikenne sopimusta ympäri maailman Lähes kaksi (2) miljoona välitettyä sanomaa kuukaudessa yhteyspalveluiden kautta Verkkolaskut, Hankintasanomat, S&C, Printing Aktivointipalvelut, Arkisto, Katalogi palvelut Toiminnassa jo v.2000 Henkilöstön määrä yli 350 3

4 Analyytikoiden suusta; sähköiset hankintaratkaisut Basware kärjessä maailman parhaiden hankintajärjestelmien vertailussa Yhdysvalloissa maaliskuussa 2011 julkaistu tutkimus sähköisten hankintaratkaisujen toimittajista The Forrester Wave : eprocurement Solutions, Q1 2011: Baswaren vahvuuksia ovat hankinnasta maksuun -ratkaisut sekä avoimen verkon strategia The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change. 4

5 Baswaren avoimelle verkkolaskuverkostolle kansainvälinen Green Apple Award Ohjelmistoyhtiö Baswarelle on myönnetty kansainvälinen Green Apple Award -palkinto yhtiön rakentamasta globaalista ja avoimesta verkkolaskuverkostosta. Palkinnon saajia oli ehdolla 500. Baswaren avoin verkkolaskuverkosto koostuu yli 100 operaattorista, kattaen kaikki maanosat. Euroopassa lähetettiin vuonna 2009 n. 30 miljardia sanomaa - Suomessa n. 75 milj. sanomaa Yksittäinen lasku sisältää keskimäärin kolme sivua, jolloin paperintarve on 90 miljardia A4-sivua. Siirtyminen paperilaskuista verkkolaskuihin säästäisi pelkästään Euroopassa 12,6 miljoonaa puuta, yli sata miljardia sivua paperia ja 13 miljardia litraa vettä. Sähköä säästyisi yksistään paperintuotannosta 5,4 miljardia kilowattituntia. Yrityksille on tarjottava palvelut ja ratkaisut, joilla sanoman välitykseen siirtyminen on helppoa ja edullista. 5

6 Hankinnasta maksuun prosessin vaiheet 6

7 Hankinnasta maksuun mittareita voi tarkastella monesta eri näkökulmasta Osaamisen rakentaminen tuo näkyvyyttä taloudellisiin mittareihin Mitattava osa-alue Mittari Kehittyvä organisaatio Toimittajayhteistyö Alenevat kustannukset Parantunut tehokkuus Lisääntynyt kontrolli ja yhdenmukaisuus Koordinoidut toiminnot Verkottuminen Dynaamiset prosessit % aitoja verkkolaskuja < 10% 20-30% 50-60% > 80% % sähköisiä maksuja < 5% 5-15% 25-40% > 50% % hankinnoista perustuu tuoteluetteloihin Ei yhtään 10-25% hankinnoista 25-50% hankinnoista >50% hankinnoista % toimittajista integroitu osaksi prosessia 0-20% 20-40% 40-60% 60-80% Kustannus per tilaus 44 17,50 13 < 7 Kustannus per lasku n ,50 3,50-7 < 3 Ostoreskontran %osuus liikevaihdosta 0.08% 0.061% 0.053% 0.032% Hankintatoimen %osuus liikevaihdosta 1% 0.80% 0.70% 0.60% Laskun kiertoaika ~ 15 päivää 10 päivää 5 päivää < 3 päivää Hankintaehdotuksesta tilaukseen -kiertoaika Ei näkyvyyttä ~ 10 päivää ~5 päivää < 3 päivää % kustannuksista kontrollissa Ei näkyvyyttä 50% 50% - 70% >90% % laskuista maksetaan oikea-aikaisesti <50% 80% 95% >99% % tilauksista perustuu sopimuksiin 10% - 30% 30%-60% 60% - 80% 95% % ohiostamista 60% <40% <20% <10% Kasvu tuottavuudessa Tuottavuus - käsiteltyä laskua per ostoreskontrahenkilö 15,000 30,000 60,000 >100,000 Tuottavuus Ostoreskontran henkilöstökulut ($) per miljoonaa liikevaihdosta

8 Kustannustehokkuus Kohti sähköistä toimittajaverkostoa Sähköiset hankintasanomat Täysin sähköinen tilausketju Ei manuaalista työtä, virheiden eliminointi Reaaliaikainen hankintasanomien välitys valvotussa palvelussa Toimittajien aktivointi Asiakaskohtaiset katalogit toimittajilta Toimittajien integrointi yhdessä Baswaren kanssa 5-10 merkittävintä toimittajaa Basware Purchase Management Prosessi-työkalut Katalogipohjainen ostaminen Sisältö Omat katalogit Katalogit sähköisesti toimittajalta Tehokas ratkaisu hankintojen hallintaan Ohi ostaminen kuriin sopimukset käyttöön 8 Prosessitehokkuus

9 Kuinka monta prosenttia kaikista laskuistanne täsmää tilaukseen? (Sekä epäsuorat että suorat hankinnat) Ei tietoa siitä kuinka suuri osa laskuista täsmää tilauksista 23 % 0 20 % 21 % - 40 % 41% - 60 % 5 % 7 % 11 % 64 % aikoo kehittää täsmäytystä 24 kk:n aikana 56 % :lla tavoite yli 80 % 61 % - 80 % 24 % yli 80 % 30 % 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 9

10 Jos laskujen ja tilausten täsmäyttäminen ei ole vielä tavoitteen mukaista tai sitä ei tehdä, mitkä seikat vaikuttavat siihen? Laskun ja tilauksen täsmäytys ei ole kenenkään vastuulla 9 % Talous ja hankinta eivät tee yhteistyötä täsmäytyksen Täsmäytystä ei koeta organisaatiossa hyödylliseksi; 8 % 11 % Toimittajat eivät lisää laskulle tarvittavia tietoja Ostoista ei ole tilauksia 45 % 43 % Ostoista ei ole sähköisiä tilauksia järjestelmässä 65 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 10

11 Baswaren hankinnasta maksuun -ratkaisu Basware Yhteyspalvelut Toimittajien katalogien välitys Hankintasanomien välitys Aktivointipalvelut Toimittajaportali Tulostuspalvelu Skannauspalvelu Verkkolaskujen välitys Basware Hankintatoimi Basware Laskuautomaatio Basware RFx Management Basware Contract Lifecycle Management Basware Purchase Management Basware Contract Matching Basware Order Matching Basware Invoice Processing Basware Travel & Expense Management (TEM) Basware Document / e-invoicing Archiving 11

12 A Basware Presentation Basware Toimittajayhteydet, Hankinsanomat

13 Basware Toimittajayhteydet lyhyesti Basware Toimittajayhteydet Kokonaisuus, jonka avulla voidaan automatisoida ja yhdenmukaistaa toimittajan ja ostajan välistä viestintää hankinnasta maksuun prosessissa Ominaisuudet Katalogien välitys sähköisesti. Hankintasanomien välitys sähköisesti Verkkolaskut Hyödyt Nopeammat käsittelyajat ja edullisemmat kustannukset paperipohjaisiin toimittajayhteyksiin verrattuna Hankinnasta maksuun prosessin parempi laatu Ratkaisut Basware Business Transactions Basware Supplier Portal

14 Hankintasanomat verkkolaskupalvelussa Uusi sanomatyyppi BT palvelussa Mitkä sanomat? Välitetään tilaus, tilauksen muutos ja tilauksen peruutus toimittajille Toimittajalta tilaajalle tilausvahvistus, tilauksen muutos sekä katalogi Sovelletaan NES (Northern European Subset) määrityksiä suomalaisten operaattoreiden määrittelemillä tarkennuksilla NES: Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska, Islanti, Iso-Britannia 14

15 Hankintasanomat teknisesti BT-palvelun käyttö mahdollistaa yhden rajapinnan asiakkaan PM järjestelmän ja toimittajien välillä Integraatio PM -järjestelmään Tilaus (muutos tai peruutus) lähetetään Business Transactions (BTS) palvelun kautta Tilausvahvistus vastaanotetaan Business Transactions (FTP) palvelun kautta Toimittajaintegraatio Tilaus (muutos tai peruutus) vastaanotetaan Business Transactions (FTP) palvelun kautta Tilausvahvistus lähetetään Business Transactions (BTS) palvelun kautta Välityksessä käytetään UBL 2.0 -formaattia Konversio UBL2.0 formaattiin sisältyy ratkaisuun lisäpalveluna 15

16 Toimittajan Tilaus/Myyntijärjestelmä Basware Yhteyspalvelut Basware Purchase Management Hankintasanomat, PM Toimittajaportaali Tilaus Toimittaja Katalogit Tilausvahvistuskuittaus Ostaja Tilausvahvistus Vastaanottokuittaus Ulkoinen tuotekatalogi (OCI)

17 Hankintasanomien hyötyjä Täysin automatisoitu tilausketju Täydellinen jäljitettävyys takaa toimitusketjun läpinäkyvyyden Nopea tilausten lähetys ja vastaanotto Valvottu palvelu takaa sanomien perillemenon Yhteyspalvelut yhdistää toimittajat ja ostajat Ei enää point-to-point -yhteyksiä toimittajien ja ostajien välillä Toimittajan itsepalvelu mahdollista 24/7 Ei lisätyötä hankintaosastolle Manuaalisen prosessin virheiden riskit eliminoituvat Ei enää paperisia tilauksia ja muita tilausdokumentteja Tilauksen ja laskun tiedot kerralla oikein Toimittaja-aktivointi aktivoi toimittajat mukaan sähköiseen toimintaan asiakkaan puolesta

18 Basware Service Specialist Toimittajien aktivointiprosessi Valitaan aktivoitavat toimittajat Yhteydenotto aktivoitaviin toimittajiin Basware hoitaa yhteydenotot Käydään toimittajien kanssa läpi vaihtoehdot katalogien toimittamiseksi Koulutus valitun työkalun käytöstä Autetaan toimittajaa ensimmäisen katalogin toimittamisessa Tukia toimittajille New Products! Confidential -

19 Toimittajaportaali lisää tilaus-täsmäytysprosessin laatua Toimittajat voivat vastaanottaa tilauksia, tilausvahvistuksia ja tilausmuutoksia Toimittajat voivat vahvistaa tilaukset sekä muuttaa tietoja ennen vahvistuksen lähettämistä Mitä uutta! - Toimitusvahvistus, osatoimitus Tilaukset voi ladata pdf-muodossa Tilaus voidaan muuttaa laskuksi Online (Flip) Laskutustiedot heti valmiina Käytettävissä 24/7 19

20 Toimittajaportaali Hyväksy tilaus

21 Toimittajaportaali Luo lasku 21

22 Case Plandent: Purukaluston parhaaksi Plandent-liiketoimintaryhmä Plandent-liiketoimintaryhmä on eurooppalainen hammastarvikeliikkeiden ketju, joka tarjoaa palveluita hammasalan ammattilaisille. Liiketoimintaryhmän pääkonttori sijaitsee Helsingissä, ja ryhmä toimii Pohjoismaissa, Saksassa, Alankomaissa, Englannissa, Tšekeissä, Itävallassa ja Baltian maissa. Perustamisensa jälkeen 1972 Plandent-ryhmä on kasvanut yhdeksi Euroopan merkittävimmäksi hammasalan toimittajaksi, ja monet ryhmän yrityksistä ovat oman markkina-alueensa johtajia. Menestys perustuu pitkään kokemukseen alasta sekä tiiviiseen yhteistyöhön asiakkaiden kanssa. Plandent-liiketoimintaryhmän tavoitteena on olla Euroopan johtava hammasalan ammattilaisten työtä helpottavia ratkaisuja tarjoava yritysryhmä sekä tavoitelluin yhteistyökumppani niin asiakkaille kuin valmistajillekin. 22

23 Kysy lisää Verkkolaskupisteeltä Metsähallista Verkkolaskupisteellä saat vastauksen kaikkiin verkkolaskutuksen ja toimittajaportaaliin liittyviin kysymyksiisi Keksi paperilaskulle parempaa käyttöä - osallistu myös Origami-kilpailuun! Paras origami palkitaan illallisella Linja-autokuljetus hotelleille lähtee kello 16:30 Sibelius-talon edestä

24 A Basware Presentation Kysymyksiä?

25 A Basware Presentation Basware laskuautomaatio - Yhteyspalvelut lisäävät tehokkuutta Verkkolaskujen lähetys 2011

26 Mikä on verkkolasku? Verkkolasku koostuu laskudatasta ja laskun kuvasta Laskudata on XML-muotoinen tiedosto Sisältää laskun oleelliset tiedot, jotta lasku voidaan käsitellä mahdollisimman automaattisesti laskun vastaanottajalla. Laskun kuva on järjestelmän käyttäjiä varten luotu html-, pdf- tai tif-muotoinen tiedosto. 26

27 Laskudata 27

28 Laskun kuva 28

29 A Basware Presentation Ratkaisut verkkolaskujen lähettäjille

30 Baswaren verkkolaskuratkaisu Laskutusohjelmisto Myyjä (lähettäjä) Lähetysohjelmisto BT- Monitor Portaalipalvelu Basware Business Transactions Vastaanottoohjelmisto Ostaja (vastaanottaja) Ostaja (vastaanottaja) Ostoreskontra Skannaus ja tiedon sieppaus Tulostus Operaattoriyhteydet Toimittajien aktivointipalvelu / Vastaanottajien aktivointi 30

31 Baswaren verkkolaskupalvelu Yli organisaatiota liitetty palveluun Globaalin verkkolaskuoperaattori-verkoston (yli 100 partneria) kautta tavoitetaan lähes yritystä Toiminnassa vuodesta 2000 Noin 15 miljoonaa välitettyä viestiä (pääasiassa verkkolaskuja) vuonna 2010 Valvottu ja turvallinen verkkolaskupalvelu Laskut välitetään automaattisesti toimittajan laskutusjärjestelmästä asiakkaan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään tai tulostuspalveluun yhden liittymän kautta, tiedostomuodoista riippumatta 31

32 Baswaren tarjoamat lähetysliittymät Basware Toimittajaportaali Laskuja < 10 kpl/kk Verkkolaskut sähköpostilla Laskuja kpl/kk Myyjä (laskuttaja) Verkkolaskut virtuaalitulostimella Laskuja kpl/kk Basware Business Transactions Ostaja Laskuja > 500 kpl/kk BT Sender Vastaanottajien aktivointipalvelu 32

33 BT Sender laskutukseen integroitu ratkaisu Arkisto Sähköposti B-to-B/ B-to-C Vastaanottaja Laskutusjärjestelmä Myyjä (laskuttaja) Basware Maksuliikenne Business Transactions Sender Basware Business Transactions Jakajapankki Verkkolasku Tulostuspalvelu B-to-B Vastaanottaja B-to-B / B-to-C Vastaanottaja Baswaren Maksuliikenne ohjelmistoa hyödyntäen laskuttaja tekee laskuttajailmoituksen ja vastaanottaa e- laskun haluavan kuluttaja-asiakkaansa vastaanottoilmoituksen ja verkkolaskuosoitteen Vastaanottajien aktivointipalvelu e-lasku B-to-C Kuluttajan verkkopankki 33

34 Ominaisuus Business Transactions Sender Lähetystapa Tietoturva Esitysmuoto Laskuttajan palvelimelle asennetaan BTS-ohjelmisto Verkkolaskut, hankintasanomat ja tuoteluettelot Valvottu palvelu Salattu HTTPS yhteys Ilmoitukset esim. teknisistä ongelmista Business Transactions Monitor laskun käsittelyvaiheen selvittämiseksi Basware tarkkailee palvelun toimivuuden sydänääneen perustuen Laskut voi muodostaa mistä tahansa järjestelmästä, joka kykenee tallentamaan laskun levytiedostoksi Vastaanottajan laskutusosoite tallennettava laskutusjärjestelmään Laskun sisältö Käyttöönotto Kaikki määritellyt tiedot sisältyvät laskudataan. Liitteenä laskun kuva ja muut liitteet Lyhyt käyttöönottoprjekti Lisäarvopalvelut Sähköinen allekirjoitus Muunnospalvelu Visualisointipalvelu Dokumentin ohjaus toisaalle Toimitus sähköpostitse Ohjaus tulostuspalveluun Ohjaus kuluttaja-asiakkaalle verkkopankkiin Vastaanottajien aktivointi Verkkolaskuarkisto 34

35 Muunnospalvelu Business Transactions Sender Toimittaja BTS/ FTP vaihtoehto 1 (ei muunnostarvetta) TEAPPS XML, suomi Finvoice, suomi Svefaktura, ruotsi OIOXML, tanska E2b, norja Papinet, paperiteollisuus BT-palvelukuvauksessa kattava luettelo TEAPPS Basware Business Transactions Finvoice Svefaktura Business Transactions Sender vaihtoehto 2 (muunnos tuettuun esitysmuotoon) - EDIFACT - Micros Opera - CSV - SAP idoc - UBL - Muu ASCII tai XML tiedosto Toimittaja BTS/ FTP Esiprosessointi Basware Business Transactions EDI idoc XML

36 Visualisointipalvelu: Asiakaskohtainen laskun kuva

37 Vastaanottajien aktivointipalvelu Basware ottaa yhteyttä vastaanottajiin laskuttajan puolesta Palvelun tavoitteena on tunnistaa mahdollisimman monta toimittajan asiakasta, jotka kykenevät vastaanottamaan verkkolaskuja Lähettäjän asiakaslista verrataan y-tunnuksien perusteella Baswaren tietokantaa vasten (sisältää myös Tieken tiedot) Basware toimittaa löydetyt vastaanottajat lähettäjälle Aktivointi: Basware informoi vastaanottajia uusista lähettäjistä osana toimittajien aktivointikampanjoita 37

38 Määräystenmukainen ja automatisoitu verkkolaskuarkisto Laskutusjärjestelmä Laskuttaja Basware Business Transactions Vastaanottaja Ostoreskontra Business Transactions Arkisto 38

39 Baswaren tarjoamat lähetysliittymät Basware Toimittajaportaali Laskuja < 10 kpl/kk Verkkolaskut sähköpostilla Laskuja kpl/kk Laskuttaja Verkkolaskut virtuaalitulostimella Laskuja kpl/kk Basware Business Transactions Ostaja Laskuja > 500 kpl/kk BT Sender Vastaanottajien aktivointipalvelu 39

40 Verkkolaskut sähköpostilla Laskuttaja PDF Basware Monitor Basware Business Transactions Operaattoriyhteydet Ostaja Ostaja 40

41 Ominaisuus Verkkolaskut sähköpostilla Lähetystapa Ennalta sovituista sähköpostiosoitteista olemassa olevalla sähköposti-järjestelmällä. Tietoturva Valvottu palvelu Ilmoitukset esim. teknisistä ongelmista. Business Transactions Monitor laskun käsittelyvaiheen selvittämiseksi. Esitysmuoto Laskut voi muodostaa mistä tahansa PDF:iä tulostamaan kykenevästä järjestelmästä. Yksi laskumalli ja yksi kieli Vastaanottajan verkko-laskuosoite sähköpostiviestin vastaanottajakenttään. Laskun sisältö Otsikkotason tiedot ja alkuperäinen PDF liitteenä. Ei erillisiä liitteitä Käyttöönotto Ei asennusta Käytettävissä nopeasti tilauksen jälkeen Lisäarvopalvelut Sähköinen allekirjoitus 41

42 Verkkolaskut sähköpostilla: Näin se toimii Palvelun käyttöönotto 1. Tilaa palvelu ( 2. Kerää asiakkaidesi verkkolaskuosoitteet 3. Lähetä tilausvahvistuksen yhteydessä saamiesi ohjeiden mukaisesti 5-10 esimerkkilaskua 4. Esimerkkilaskuista saadun palautteen jälkeen voit aloittaa verkkolaskujen lähetyksen Verkkolaskujen lähettäminen 1. Lisää asiakkaan verkkolaskuosoite sähköpostiviestin vastaanottajakenttään 2. Liitä PDF-lasku sähköpostiviestin liitteeksi 3. Lähetä sähköposti

43 <- Vastaanottajan <- Lasku viestin liitteenä 43

44 Tilauskanava: Verkkolaskut sähköpostilla 44

45 Baswaren tarjoamat lähetysliittymät Basware Toimittajaportaali Laskuja < 10 kpl/kk Verkkolaskut sähköpostilla Laskuja kpl/kk Laskuttaja Verkkolaskut virtuaalitulostimella Laskuja kpl/kk Basware Business Transactions Ostaja Laskuja > 500 kpl/kk BT Sender Vastaanottajien aktivointipalvelu 45

46 Toimittajaportaali, uusi lasku 46

47 Haluan kaikki myyntilaskut verkkolaskuiksi -> Yhteydenottopyyntö palautelomakkeella Asiakas vaatii/haluan osan myyntilaskuista verkkolaskuiksi -> -> Controlled Performance

48 Kysy lisää Verkkolaskupisteeltä Metsähallista Verkkolaskupisteellä saat vastauksen kaikkiin verkkolaskutuksen ja toimittajaportaaliin liittyviin kysymyksiisi Keksi paperilaskulle parempaa käyttöä - osallistu myös Origami-kilpailuun! Paras origami palkitaan

49 Mahdollisesti käytettäviä kuvia omaan esitykseen

50 Kiitos! Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti